7 Schritte zum Hinzufügen einer professionellen E-Mail-Signatur in Google Mail

Mit dem Aufkommen von Instant Messaging, Textnachrichten, Videochats, sozialen Medien und mehr haben viele E-Mails vergessen. In der Geschäftswelt ist E-Mail jedoch immer noch ein wichtiges Kommunikationsmittel.

Wenn Sie E-Mails regelmäßig nutzen, insbesondere geschäftlich, ist es wichtig, dass Ihre E-Mails professionell aussehen. Eine professionelle Signatur am Ende Ihrer Nachrichten kann viel dazu beitragen, E-Mails zu formalisieren, die Sie an Kollegen, Manager und Kunden senden.

Wie machst du das? Wenn Sie noch keine E-Mail-Signatur haben oder eine haben, aber vergessen haben, wie Sie sie ändern können, sind Sie hier genau richtig.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen oder ändern und sie professionell aussehen lassen.

So fügen Sie eine Signatur in Google Mail hinzu

Das Hinzufügen einer Signatur in Google Mail ist einfach und schnell erledigt. Verwenden Sie einfach die folgenden Schritte:

Schritt 1: Gehen Sie zu den Gmail-Einstellungen

Klicken Sie in Google Mail auf das Symbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Einstellungen anzeigen“.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“.

Scrollen Sie nach unten und suchen Sie den Abschnitt „Signatur“. Es wird fast am Ende der Seite stehen. Sobald Sie dort sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“.

Schritt 4: Geben Sie den Signaturnamen ein

Nachdem Sie den Namen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Ich habe im folgenden Beispiel nur meinen Namen verwendet, aber Sie können alles eingeben, was Sie wollen.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Unterschrift ein

Im Textfenster rechts neben dem Namen können Sie alle Informationen eingeben, die in Ihrer Signatur enthalten sein sollen. Sie können Text formatieren und sogar Bilder oder URL-Links hinzufügen, wenn Sie möchten.

Welche Informationen sollten Sie hinzufügen, damit Ihre E-Mail-Signatur professionell aussieht? Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt unten.

Schritt 6: Legen Sie die Standardeinstellungen für Signaturen fest

Sie müssen eine Signatur auswählen, die für neue Nachrichten verwendet werden soll, und eine zum Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten. Sie können mehrere hinzufügen, sodass Sie unterschiedliche für neue Nachrichten und Nachrichten zum Antworten/Weiterleiten auswählen können. Wenn Sie mehrere Signaturen haben, werden alle in der Dropdown-Liste angezeigt.

Schritt 7: Änderungen speichern

Vergessen Sie nicht, zum unteren Bildschirmrand zu scrollen und Ihre Änderungen zu speichern. Sobald Sie haben, sind Sie fertig.

So aktualisieren Sie Ihre Gmail-Signatur

Möglicherweise müssen Sie Ihre Signatur aktualisieren, wenn Sie eine neue Kontaktnummer oder Berufsbezeichnung erhalten. Vielleicht möchten Sie es ändern, um professioneller auszusehen. Was auch immer der Fall ist, wenn Ihnen das Aussehen Ihrer Unterschrift nicht gefällt, machen Sie sich keine Sorgen. Es ist einfach zu ändern.

Um es zu aktualisieren, befolgen Sie einfach die gleichen Schritte, die zum Erstellen des neuen verwendet wurden. Wenn Sie in Ihren Einstellungen zum Signaturbereich gelangen (Schritt 2), klicken Sie auf den Namen und nehmen Sie dann die Änderungen im Textfenster auf der rechten Seite vor.

So einfach ist das. Vergessen Sie nicht, zum Ende der Seite zu gehen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Wie Sie Ihre Google Mail-Signatur professionell aussehen lassen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Signatur professionell aussehen zu lassen. Beginnen Sie mit Ihrem vollständigen Namen, gefolgt von Informationen, die sich auf Ihren Job oder Ihre Position beziehen. Die folgenden Dinge werden den größten Mehrwert bringen.

1 Name

Sie möchten wahrscheinlich Ihren offiziellen Namen anstelle von Spitznamen oder abgekürzten Namen verwenden, es sei denn, Sie haben ein lockereres Arbeitsumfeld oder Kunden.

2. Titel

Geben Sie Ihre Berufsbezeichnung an. Dies kann kritisch sein, insbesondere für Empfänger, die Sie möglicherweise nicht gut kennen oder in der Vergangenheit nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben.

3. Firmenname

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, teilen Sie ihm mit, für wen Sie arbeiten. Wenn Sie nicht für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, könnten Sie „unabhängiger Auftragnehmer“ oder „freiberuflicher Entwickler“ angeben.

Wenn Sie Firmeninformationen hinzufügen, möchten Sie vielleicht Ihr Firmenlogo hinzufügen. Fragen Sie, ob Ihr Unternehmen ein Standardformat für E-Mail-Signaturen hat.

4. Zertifizierungen

Möglicherweise möchten Sie alle Zertifizierungen auflisten, die Sie oder Ihr Unternehmen haben. Einige Zertifizierungen sind mit einem Logo oder Symbol versehen, das Sie ebenfalls hinzufügen können.

5. Kontaktinformationen

Bieten Sie Ihrem Empfänger alternative Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren. Fügen Sie Ihre Telefonnummer, Unternehmenswebsite oder andere Kontaktinformationen hinzu. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse angeben, auch wenn sie bereits in der Nachricht im Abschnitt „Von“ enthalten ist. Es schadet nicht, es dort zu haben, wo es leicht zu finden ist.

6. Social-Media-Informationen

Sie können erwägen, mit einem beliebigen professionellen Social-Media-Konto wie LinkedIn zu verlinken.

7. Foto

Das Einfügen eines Fotos von Ihnen ist optional, obwohl es für die Leute schön sein könnte, zu sehen, mit wem sie kommunizieren. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie ein professionell aussehendes Foto verwenden.

Was Sie nicht in Ihre Gmail-Signatur aufnehmen sollten

Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie zu viele Informationen hinzufügen, wird Ihre Unterschrift unübersichtlich und schwer lesbar. Wenn es voller Informationen ist, die niemanden interessieren, besteht eine gute Chance, dass der Empfänger sie insgesamt ignoriert.

Sie werden manchmal sehen, dass Leute ein Lieblingszitat in ihre Gmail-Signatur aufnehmen. Ich würde es vermeiden, so etwas hinzuzufügen, es sei denn, es handelt sich um ein Motto oder einen Slogan, den Ihr Unternehmen verwendet. Zitate, die eigensinnig, politisch oder kontrovers sind, könnten jemanden beleidigen – und das ist nicht der Arbeitsplatz, an dem Sie das tun möchten.

Lassen Sie Ihre Gmail-Signatur nicht ablenken. Machen Sie es nicht so auffällig, dass es vom Text Ihrer E-Mail-Nachricht abweicht.

Die Signatur sollte Informationen enthalten, die den Menschen mitteilen, wer Sie sind, was Sie tun, für wen Sie arbeiten, wie sie Sie kontaktieren können und warum sie Ihnen vielleicht vertrauen können. Nichts davon sollte von Ihrer Botschaft ablenken.

Warum brauche ich eine E-Mail-Signatur für Gmail?

E-Mail-Signaturen verleihen Ihrer Kommunikation einen Hauch von Professionalität. Sie sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Nachricht, auch wenn sie automatisch ausgefüllt werden, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.

Eine gute E-Mail-Signatur spart Zeit. Wenn Sie viele E-Mails versenden, kann das automatische Hinzufügen Ihres Namens und Ihrer Informationen am Ende viel Frustration und Verwirrung ersparen.

Es verhindert auch, dass Sie vergessen, Ihre Kontaktinformationen anzugeben, was passieren kann, wenn Sie es eilig haben, eine wichtige Nachricht zu versenden.

Schließlich sorgt eine Gmail-Signatur für Konsistenz. Es sendet jedes Mal die gleichen Informationen korrekt. Haben Sie sich jemals Sorgen gemacht, ob Sie die richtige Telefonnummer angegeben haben, oder sich gefragt, ob Ihr Empfänger nicht weiß, von wem Ihre E-Mail stammt?

Ihre E-Mail-Adresse kann sich stark von Ihrem tatsächlichen Namen unterscheiden. Eine E-Mail-Signatur in Gmail stellt sicher, dass der Empfänger weiß, von wem die Nachricht stammt.

Final Words

E-Mail-Signaturen können ein wichtiger Bestandteil Ihrer Gmail-Nachrichten sein. Sie enthalten wichtige Informationen über Sie und geben den Lesern alternative Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren. Sie sparen Zeit, indem sie das Wesentliche automatisch für Sie ausfüllen. Schließlich stellen sie sicher, dass Sie konsistent die gleichen Informationen an alle Ihre Empfänger senden.

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Signatur für Google Mail eingerichtet haben, überprüfen Sie sie regelmäßig und stellen Sie sicher, dass Sie sie auf dem neuesten Stand halten, wenn sich Ihre Informationen ändern.

Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen beim Entwerfen Ihrer professionellen E-Mail-Signatur in Gmail geholfen. Bitte zögern Sie nicht, sich mit Fragen oder Kommentaren an uns zu wenden.