كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook (5 خطوات بسيطة)

لقد انتهيت للتو من كتابة رسالة بريد إلكتروني عاجلة إلى زملائك ، وأنت في عجلة من أمرك لإرسالها – ولا يوجد وقت لمراجعتها. تضغط على زر الإرسال. ثم ، بعد ذلك مباشرة ، تحقق النتائج: لقد أرسلت معلومات مجموعتك بالكامل لا ينبغي أن يروها. بلع.

ماذا تفعل؟ إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook ، وكان المستلمون لديك يستخدمون Outlook ، وكنت تتخذ إجراءً سريعًا ، فقد تتمكن من استدعاء الرسالة قبل أن يراها أي شخص.

يمكن أن تكون لقطة طويلة – لكني رأيت أنها تعمل. جاهز لتجربته؟ تابع القراءة لمعرفة كيفية القيام بذلك.

لماذا أحتاج إلى الاستدعاء؟

أعمل أحيانًا مع معلومات حساسة ، وقد أخطأت في إرسالها إلى الشخص الخطأ. ربما يكون هذا هو السيناريو الأسوأ لأن استدعاء الرسالة لا يعمل دائمًا. يجب عليك بالتأكيد عدم الاعتماد عليها عندما يتعلق الأمر بالبيانات الخاصة. سنلقي نظرة أدناه على الحالات التي تعمل فيها عمليات الاسترداد ولا تعمل.

من ناحية أخرى ، فإن إرسال البريد مع وجود أخطاء إملائية ليس بالأمر الكبير. نعم ، إنه أمر محرج ، لكنها ليست نهاية العالم. قد تعطيك فكرة عن من يقرأ رسائلك بالفعل عند إرسالها. يمكن أن يساعدك الاستدعاء في التعافي من كارثة القواعد – ولكن مرة أخرى ، لا تعتمد عليها.

ها هو دووزي: إذا كنت منزعجًا أو غاضبًا من شخص ما ، وفي خضم هذه اللحظة ، اكتب له رسالة قاسية وغير مصفاة ومؤلمة – من النوع الذي يكسر العلاقات. قد يضعك هذا في خزانة مؤلمة ، سواء كان رئيسًا أو زميلًا في العمل أو صديقًا أو شخصًا مهمًا آخر. لقد حدث هذا لي – أتمنى حقًا لو كان لدي زر استدعاء بعد ذلك!

في بعض الأحيان ، لا نهتم بالملء التلقائي عندما نعالج الرسالة ونكتشف بعد فوات الأوان أنها وصلت إلى الشخص الخطأ. تلقيت رسائل بريد إلكتروني مخصصة لشخص آخر ؛ يحدث ذلك في كل وقت. إذا كنت محظوظًا ، فقد تنجح عملية الاستدعاء وتنقذك من خطأك.

أنا متأكد من أن هناك مواقف أخرى لا أفكر فيها ، لكنك تحصل على الصورة. من السهل إرسال بريد لم تكن ترغب في إرساله. دعنا نلقي نظرة على كيفية استدعاء رسائل البريد الإلكتروني داخل تطبيق Microsoft Outlook.

خطوات استدعاء البريد الإلكتروني

سوف تسمح لك الخطوات التالية محاولة لاستدعاء بريد إلكتروني في Outlook. تذكر أن الوقت عامل حاسم. يجب أن تفعل هذا قبل أن يفتحه الشخص! هناك أيضًا عوامل أخرى خارجة عن إرادتك قد تتسبب في فشل العملية. يمكنك قراءة المزيد عن هؤلاء في القسم التالي.

إليك ما يجب فعله:

1. حدد مجلد العناصر المرسلة

في جزء التنقل أو المجلد على الجانب الأيسر من Outlook ، حدد مجلد ‘العناصر المرسلة’.

2. ابحث عن الرسالة المرسلة

في قائمة العناصر المرسلة ، ابحث عن العنصر الذي ترغب في استدعائه وحدده. انقر نقرًا مزدوجًا لفتحه في النافذة الخاصة به.

3. حدد إجراء للاستدعاء

في النافذة ، حدد علامة التبويب ‘رسالة’. ثم ، من قسم ‘نقل’ ، حدد ‘المزيد من إجراءات النقل’.

الآن حدد ‘استدعاء هذه الرسالة’.

4. حدد خيارات

ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد ‘حذف النسخ غير المقروءة من الرسالة’ أو ‘حذف النسخ غير المقروءة واستبدالها برسالة جديدة’. يمكنك أيضًا اختيار تلقي رسالة تخبرك بما إذا كان الاستدعاء ناجحًا أم لا. حدد المربع إذا كنت ترغب في تلقي التأكيد. يوصى بهذا لأنه قد يكون الطريقة الوحيدة التي تعرف بها ما إذا كان يعمل أم لا.

انقر فوق موافق.’ إذا اخترت استبدال الرسالة ، فسوف تفتح نافذة جديدة بالرسالة. قم بإجراء التغييرات اللازمة ، ثم انقر فوق ‘إرسال’ عندما تكون مستعدًا لإرسالها.

5. ابحث عن التأكيد

بافتراض أنك قمت بالتسجيل في الإشعار ، سترى رسالة تخبرك بما حدث. سيخبرك إلى من تم إرسال البريد الإلكتروني الأصلي وموضوعه ووقت إرساله. سترى ما إذا كان الاستدعاء ناجحًا ، جنبًا إلى جنب مع تاريخ ووقت الاستدعاء.

ما تحتاجه للاستدعاء للعمل

لذا ، إذا تم محاذاة النجوم ، فهل استرجاع البريد الإلكتروني يعمل؟ لأكون صريحًا ، إنه crapshoot. ومع ذلك ، فمن الممكن ، لذلك دعونا نلقي نظرة على ما يجب أن يحدث حتى يكون استدعاء البريد الإلكتروني ناجحًا.

تطبيق Outlook

الشرط الأول هو أنه يجب عليك استخدام تطبيق Microsoft Outlook لسطح المكتب. لن تتمكن من الاستدعاء من واجهة الويب الخاصة بـ Microsoft.

مايكروسوفت تبادل

يجب أن تستخدم نظام بريد Microsoft Exchange. يجب أن تكون أنت والمستلم على نفس خادم التبادل. إذا كانت حالة العمل ، فهناك احتمال أن تكون على نفس خادم Exchange مثل زملائك في العمل. هذا يعني أنه قد يعمل لصالحهم ، ولكن ليس مع أي شخص خارج شركتك.

فتح الرسائل

سيعمل الاستدعاء فقط إذا لم يفتح المستلم البريد الإلكتروني بعد. بمجرد فتحه ، يكون قد فات الأوان. تم تنزيله على صندوق الوارد المحلي الخاص بهم.

تم تكوينه لتجاهل الطلب

يمكن تكوين Outlook بحيث لا يمكن استدعاء الرسائل من علبة الوارد الخاصة بك. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة للمستلم الخاص بك ، فلن تعمل عملية الاستدعاء الخاصة بك.

البريد المعاد توجيهه

إذا كان لدى الشخص الذي ترسل إليه بريدًا إلكترونيًا قواعد معدة لنقل الرسائل إلى مجلدات أخرى ، وكانت هذه القواعد تتضمن رسالتك ، فلن يعمل الاستدعاء. وهي تعمل فقط عندما تكون الرسالة غير مقروءة وتبقى في البريد الوارد للشخص.

منع إرسال بريد إلكتروني يحتاج إلى الاستدعاء

كما رأينا ، يمكن استعادة رسالة Outlook ، ولكن هناك فرصة جيدة لفشل الاستدعاء. أفضل طريقة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة هي عدم إرسالها في المقام الأول. يبدو الأمر بسيطًا ، لكنني أعلم أنه ليس كذلك. في الواقع ، يحدث هذا لنا جميعًا ، ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكننا القيام بها لمنع إرسالها.

قد تبدو الطريقة التالية غريبة ، لكنها مفيدة: يمكنك تكوين Outlook بحيث يكون لديك تأخير قبل أن يرسل البريد الإلكتروني. هذا يعني أنه عندما تضغط على زر الإرسال ، تظل الرسالة في صندوق الصادر الخاص بك لفترة محددة قبل إرسالها. يمنحك ذلك فرصة لحذف / إلغاء رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها فعليًا. للحصول على إرشادات حول كيفية القيام بذلك ، ألق نظرة على هذه المقالة من Microsoft.

في رأيي ، أفضل شيء تفعله هو مراجعة ما كتبته بدقة أو تدقيقه قبل إرساله. أعلم أننا في بعض الأحيان في عجلة من أمرنا ، لكن التدقيق اللغوي الذاتي سيكتشف 95٪ من أخطائك. إذا لم تكن جيدًا في التدقيق اللغوي ، فجرب المدقق النحوي مثل Grammarly، والتي يمكن استخدامها لمراجعة النص الخاص بك في Outlook.

يمكن أن تمنع إعادة قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات حدوث العديد من المشاكل. يضمن لك معرفة ما ترسله. لا تنس مراجعة قائمة المستلمين (حتى قائمة CC) والموضوع ، لأن هذا هو المكان الذي تحدث فيه أي مشاكل غالبًا.

بالنسبة إلى البريد الإلكتروني السيئ الذي ندمت على إرساله إلى زميلك في العمل ، فقد يكون ذلك مختلفًا بعض الشيء. لقد وجدت أن أفضل شيء للقيام بذلك هو كتابة الرسالة أولاً. لا تخاطبها لأي شخص حتى الآن ، لأنك لا تريد إرسالها عن طريق الخطأ.

بمجرد كتابتها ، أعد قراءتها. ثم ابتعد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على الأقل من Outlook. عد إليها بعد حوالي 15 إلى 20 دقيقة وأعد قراءتها. هل أنت سعيد بما قلته؟ هل هذه هي الطريقة التي تريد التواصل بها مع الشخص؟

يمنحك الابتعاد عنك فرصة لمنع رد الفعل السريع هذا على المكان الذي تقول فيه أشياء تندم عليها. سيسمح لك هذا أيضًا بمراجعة النص إذا كان بإمكانك التفكير في طريقة أكثر هدوءًا لشرح مشكلتك.

إذا كنت تشعر أن رسالتك قاسية جدًا أو غير مناسبة ، فيمكنك دائمًا حذفها وكتابة رسالة جديدة لاحقًا. إذا كنت مستعدًا حقًا لإرساله ، فاملأ الحقل ‘إلى’ باسم المستلم وأرسله. تمنحك هذه العملية على الأقل فرصة للتهدئة والتأكد من أنك تتخذ قرارًا عقلانيًا.

كلمات أخيرة

إذا كنت في مأزق بسبب رسالة بريد إلكتروني ندمت على إرسالها ، فمن المحتمل أن تساعدك ميزة استدعاء Outlook في إزالة البريد الإلكتروني قبل قراءته من قبل المستلمين.

هذه الميزة بالتأكيد ليست شيئًا يجب أن تعتمد عليه. العديد من المتغيرات تدخل في جعلها تعمل. من المحتمل أن يقرأها الشخص قبل أن تتمكن من إرسال طلب الاستدعاء.

أفضل ممارسة هي أن تأخذ وقتك ، وتصحح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وتحاول عدم إرسال رسائل تفاعلية لم تمضِ وقتًا في التفكير فيها. بمعنى آخر ، الوقاية هي أفضل علاج لرسائل البريد الإلكتروني المؤسفة.