هل يمكنك إلغاء إرسال بريد إلكتروني؟ (ها هي الإجابة الحقيقية)

لقد قمت بالضغط على زر الإرسال لرسالة بريد إلكتروني كتبتها للتو ، ثم أدركت أنها ذهبت إلى الشخص الخطأ ، أو احتوت على شيء لا يجب أن تقوله ، أو مليء بالأخطاء المطبعية. في كلتا الحالتين ، تريد استعادته قبل أن يقرأه المستلم. إنه يحدث لنا جميعًا ، ويمكن أن يكون شعورًا مقززًا حقًا.

ما الذي تستطيع القيام به؟ هل يمكنك إلغاء إرسال الرسالة؟ حسنًا ، نعم ولا. إنه سؤال صعب نوعًا ما. يعتمد ذلك على عميل البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. الإجابة المختصرة هي أنه يمكنك ذلك ، في بعض الحالات المحدودة. لذا ، على الرغم من إمكانية ذلك ، إلا أنه ليس شيئًا يجب الاعتماد عليه.

دعنا نلقي نظرة على رسائل البريد الإلكتروني غير المرسلة – لماذا ستحتاج إلى ذلك في المقام الأول ، وإمكانية القيام بذلك مع خدمات وعملاء مختلفين. سننظر أيضًا في كيفية منع الحاجة إلى إلغاء إرسال بريد إلكتروني.

لماذا أحتاج إلى إلغاء إرسال بريد إلكتروني؟

هناك مواقف نرسل فيها رسالة ، ثم نكتشف أننا لم نكن مستعدين تمامًا لإرسالها أو ما كان يجب أن نرسلها على الإطلاق.

تتطلب وظيفتي غالبًا أن أعمل بمعلومات حساسة. يجب أن أتأكد من أن ما أرسله سيذهب إلى الأشخاص المناسبين وأنه يمكنهم رؤيته. هذا هو أحد السيناريوهات التي يمكن أن يكون فيها إلغاء إرسال بريد إلكتروني منقذًا حقًا. إذا كانت وظيفتك على الخط ، فأنت لا تريد إرسال معلومات حساسة إلى الشخص الخطأ. نأمل ، إذا قمت بذلك عن طريق الصدفة ، يمكنك إلغاء إرسال الرسالة قبل فوات الأوان.

الخطأ الأكثر شيوعًا هو إرسال رسالة مليئة بالأخطاء الإملائية. قد يكون الأمر محرجًا ، لكنه ليس نهاية العالم – ما لم يكن ذلك لصاحب عمل أو عميل محتمل. في هذه الحالة ، قد يعني ذلك فقدان فرصة عمل أو عميل.

خطأ آخر هو إرسال بريد إلكتروني غاضب إلى زميل عمل أو رئيس أو أي شخص آخر. عندما نتصرف بغضب دون أن نوقف أنفسنا ، غالبًا ما نتفاعل مع شيء ما ونكتب شيئًا نتمنى ألا نفعله. اضغط على زر الإرسال دون تفكير ، وقد تكون في موقف سيئ.

في عالم الأعمال ، من أكثر الأخطاء شيوعًا إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الخطأ. تكتب اسم المستلم ، وفي بعض الأحيان تُدخل الملء التلقائي مستلمًا غير صحيح.

البريد الإلكتروني غير المرسل

تعتمد القدرة على إلغاء إرسال بريد إلكتروني على الخدمة و عميل البريد الإلكتروني انت تستخدم. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك إلغاء الإرسال ، ولكن عليك أن تكون سريعًا حيال ذلك. إذا كنت تستخدم تطبيق Microsoft Outlook على خادم Microsoft Exchange ، فقد تتمكن من استدعاؤه. قد تحتوي التطبيقات أو الخدمات الأخرى على طرق لاستعادة البريد الإلكتروني المشكوك فيه. العديد من الآخرين ، مثل ياهو ، لا يفعلون ذلك.

جوجل
يمكنك إلغاء إرسال رسالة في Gmail ، ولكن هناك وقتًا محدودًا للقيام بذلك. لديك ثوان فقط لاتخاذ إجراء ، ويجب عليك القيام بذلك قبل النقر فوق أي نافذة أو علامة تبويب أخرى. بمجرد الابتعاد عن شاشة البريد الإلكتروني أو مرور الوقت ، تم إرسال الرسالة.

لا تؤدي ميزة ‘إلغاء الإرسال’ أو ‘التراجع’ في Gmail حقًا إلى إلغاء إرسال البريد الإلكتروني. ما يحدث هو أن هناك تأخيرًا قبل إرسال الرسالة. عند النقر فوق الزر ‘إرسال’ ، يتم ‘تعليق’ الرسالة لفترة الوقت التي تم تكوينها. عندما تضغط على زر ‘تراجع’ ، لا يرسل Gmail الرسالة.

يمكنك تكوين التأخير ليكون من 5 إلى 30 ثانية. يمكن إعداد هذا في علامة التبويب ‘عام’ من إعدادات Gmail. انظر أدناه.

عملية إلغاء إرسال بريد إلكتروني بسيطة إلى حد ما. بمجرد النقر فوق ‘إرسال’ في رسالتك ، سيظهر إشعار في الزاوية السفلية اليسرى من نافذة Gmail. يجب أن تبدو مثل الصورة أدناه.

انقر فوق الزر ‘تراجع’ ، وسيؤدي ذلك إلى إيقاف إرسال الرسالة. سيفتح Gmail رسالتك الأصلية ويسمح لك بتعديلها وإرسالها مرة أخرى. هذا كل ما في الامر.

مايكروسوفت أوتلوك
تختلف طريقة Microsoft Outlook لإلغاء إرسال بريد إلكتروني اختلافًا كبيرًا. يسميها MS Outlook ‘استدعاء’. بدلاً من تأخير إرسال الرسالة لبضع ثوان كما يفعل Gmail ، فإنه يرسل أمرًا إلى عميل البريد الإلكتروني للمستلم ويطلب إزالته. بالطبع ، لا يعمل هذا إلا إذا لم يقرأ المستلم الرسالة ، وإذا كنتما تستخدمان خادم Microsoft Exchange.

هناك عدد قليل من العوامل الأخرى التي يجب أن تكون في مكانها حتى يعمل الاستدعاء. يتضمن استدعاء الرسالة الذهاب إلى رسائلك المرسلة في Outlook ، والعثور على البريد الإلكتروني المرسل ، وفتحه ، والعثور على رسالة ‘الاستدعاء’ في القائمة (انظر الصورة أدناه). سيخبرك Outlook بعد ذلك ما إذا كان الاستدعاء ناجحًا.

إذا كنت ترغب في الاطلاع على مزيد من التفاصيل حول كيفية استخدام استدعاء Microsoft Outlook ، فراجع مقالتنا: كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook.

أدوات ونصائح

هناك العديد من خدمات البريد الإلكتروني والعملاء الآخرين. لدى العديد نوعًا من وظيفة إلغاء الإرسال أو التراجع. يعمل معظمهم بشكل مشابه لـ Gmail ، حيث يوجد تأخير في الإرسال. إذا كنت مهتمًا بكيفية عمل الخدمات / العملاء الآخرين ، فراجع الإعدادات أو التكوين الخاص ببريدك الإلكتروني ومعرفة ما إذا كان يمكن أن يؤخر الإرسال.

يحتوي Microsoft Outlook على إعداد تأخير بحيث إذا لم تتمكن من استخدام ميزة الاستدعاء ، يمكن أن يكون لديك تأخير. لإيقاف البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى الانتقال إلى البريد الصادر وحذفه قبل إرساله. العديد من العملاء الآخرين لديهم ميزات مماثلة يمكن تنفيذها.

Mailbird هو مثال على عميل بريد إلكتروني يمكن تهيئته لتأخير إرسال الرسائل.

يمتلك معظم العملاء ميزات يمكن إعدادها لحمايتك من إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها.

منع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة

على الرغم من أنه يمكن استعادة رسائل البريد الإلكتروني ، إلا أن هناك فرصة جيدة لأن تفشل عملية الاستدعاء أو أنك لن تضغط على زر ‘التراجع’ بالسرعة الكافية. أفضل طريقة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المؤسفة هي عدم إرسالها في المقام الأول.

قم بمراجعة رسائلك بدقة قبل إرسالها: سوف يمنعك التدقيق اللغوي من إرسال رسائل بريد إلكتروني مليئة بالأخطاء المطبعية. ماذا لو لم يكن التدقيق اللغوي هو الشيء الذي تفضله؟ احصل على Grammarly الحساب. إنه تطبيق مفيد للغاية.

إعادة قراءة رسالتك عدة مرات. تحدث معظم المشكلات غالبًا عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان خاطئ ، أو عن طريق العبث بسطر الموضوع ، لذا تأكد من مراجعة هذه المناطق على وجه التحديد.

بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الغاضب الذي ندمت على إرساله – تتلخص أفضل الممارسات في ثلاث كلمات: لا تضغط على الإرسال. هناك قصة مفادها أن أبراهام لنكولن ، كلما كان مجنونًا ، كان يكتب رسالة عنيفة إلى الطرف المخالف. ثم لم يرسلها. بدلاً من ذلك ، كانت سياسته هي ترك الرسالة في الدرج لمدة ثلاثة أيام.

بعد ذلك ، سيفتح الدرج ، ويعيد قراءة الرسالة (غالبًا برأس أكثر برودة) ، ويقرر ما إذا كان سيرسله أم لا. 100٪ من الوقت ، لم يرسلها. ما هو الدرس هنا؟ لا تضرب الإرسال عندما تكون عاطفيًا. ابتعد ، وعد ، وخذ بعض الوقت لتقرير ما إذا كنت تريد حقًا تفجير صديقك أو أحد أفراد أسرتك أو زميلك في العمل.

كلمات أخيرة

قد يكون إرسال بريد إلكتروني مؤسف أمرًا محرجًا. في بعض الحالات ، قد يكلفك ذلك وظيفة أو عميلاً أو صديقًا. لهذا السبب من الضروري مراجعة الرسائل بدقة قبل إرسالها. إذا تم إرسال الرسائل عن طريق الخطأ ، فمن المأمول إلغاء إرسالها قبل خروجها أو قراءتها.

نأمل أن تجد هذه المقالة مفيدة. يرجى التواصل معنا لأية أسئلة أو تعليقات.