3 schnelle Möglichkeiten, Text in PDF zu schwärzen (Schritt für Schritt)

Wenn Sie mit sensiblen Dokumenten und Informationen arbeiten, wissen Sie, wie wichtig Sicherheit ist. Viele Unternehmen und Regierungsbehörden haben strenge Regeln für den Schutz, die Aufbewahrung und die Entsorgung von Hochsicherheitsdokumenten. Diese Richtlinien sind entscheidend, wenn es um den Umgang mit sensiblen Aufzeichnungen geht.

Es gibt Zeiten, in denen wir Kunden, Auftraggebern oder der Öffentlichkeit Dateien mit sensiblen Informationen zur Verfügung stellen müssen. Wenn wir das tun, kann es eine Situation geben, in der wir sie daran hindern müssen, bestimmte Teile zu sehen. Dazu können vertrauliche, geschützte oder persönlich identifizierbare Informationen (PII) gehören. Was nun? Wir müssen Daten innerhalb des Dokuments schwärzen oder redigieren.

PDF-Dateien sind die gebräuchlichste Methode, um unveränderbare Dokumente über das Internet zu verschieben. Sie sind weitgehend kompatibel und können auf den meisten Computersystemen angezeigt werden. Sie sind einfach zu erstellen und zu versenden. Am wichtigsten ist, dass sie schwer zu ändern sind. Kurz gesagt, Sie können sich einigermaßen sicher fühlen, dass niemand versehentlich oder absichtlich Ihr Original verändern kann.

Gibt es Möglichkeiten, vertrauliche Informationen aus einem PDF zu schwärzen? Unbedingt. Hier sind die gängigsten Methoden, um dies zu erreichen.

Methoden zum Schwärzen von Text in einer PDF-Datei

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Text in einem PDF zu schwärzen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Informationen, die Sie schützen, wirklich geschützt sind. Testen Sie die Markups, die Sie erstellen, nachdem Sie sie abgeschlossen haben.

Wie? Öffnen Sie einfach die Datei und führen Sie eine schnelle Textsuche mit allen Schlüsselwörtern durch, die Sie schwärzen möchten. Wenn die Suche leer ist, wissen Sie, dass Sie in Sicherheit sind. Denken Sie daran: Prüfen Sie, was Sie erwarten.

Die Adobe Acrobat Pro-Methode

Wenn Sie besitzen Adobe Acrobat Pro, dann ist das Schwärzen von Text einfach. Acrobat Pro enthält Schwärzungswerkzeuge; alles, was Sie tun müssen, ist, sie zu verwenden. Verwenden Sie die folgenden Schritte:

Schritt 1: Erstellen Sie eine Kopie des Originals

Dies ist sehr wichtig. Sie möchten keine Änderungen vornehmen und dann Ihre Originaldatei verlieren. Für die Kopie möchten Sie möglicherweise den ursprünglichen Dateinamen verwenden und „-redacted“ an den neuen Dateinamen anhängen. Jetzt können Sie Änderungen vornehmen und haben immer noch Ihr Original, auf das Sie zurückgreifen können, wenn Sie Fehler machen.

Schritt 2: Öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat Pro und öffnen Sie das Redact-Tool

Klicken Sie auf die Registerkarte/das Menü „Extras“. Wählen Sie nach dem Öffnen das Werkzeug „Schwärzen“. Wenn Sie es nicht sofort auf Ihrem Bildschirm sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr anzeigen“. Danach sollten Sie es in der Liste der Tools sehen.

Schritt 3: Wählen Sie den Text zum Schwärzen aus

Klicken Sie in der Schwärzungssymbolleiste direkt über dem Dokument auf „Zum Schwärzen markieren“. Sie werden von einem Popup-Fenster dazu aufgefordert. Wählen Sie „Okay“. Wählen Sie den Text, den Sie schwärzen möchten, entweder durch Doppelklicken aus oder ziehen Sie den Mauszeiger darüber.

Schritt 4: Klicken Sie auf ‘Übernehmen’.

Klicken Sie in der Schwärzungssymbolleiste auf „Übernehmen“. Klicken Sie dann zur Bestätigung auf „Ok“.

Schritt 5: Entfernen Sie versteckte Informationen

Sie werden gefragt, ob Sie versteckte Informationen aus Ihrer PDF-Datei entfernen möchten. Wenn Sie „Ja“ wählen, werden Metadaten entfernt, die Statistiken über das Dokument enthalten. Diese Metadaten können beinhalten, wer sie erstellt hat, als sie erstellt wurde, und ihren Revisionsverlauf. Dies ist immer gut für eine redigierte Kopie.

Schritt 6: Testen Sie die Schwärzung

Testen Sie die Schwärzung, indem Sie nach Wörtern, Sätzen oder Namen suchen, die Sie geschwärzt haben. Bei Erfolg sollte Ihre Suche 0 Ergebnisse ergeben. Dies stellt auch sicher, dass Sie keine Gegenstände übersehen, die Sie verdecken wollten.

Das Schwärzungswerkzeug in Adobe Acrobat Pro kann jedes Vorkommen eines Wortes, Satzes oder Namens entfernen. Das Tool kann auch denselben Abschnitt auf einer Seite über ein gesamtes Dokument hinweg schwärzen. Dies funktioniert gut für Kopf- oder Fußzeilentext.

Alternative Methoden

Die obige Methode funktioniert ganz gut und ist super einfach. Die einzige Einschränkung ist, dass Sie Adobe Acrobat Pro besitzen müssen. Für dieses Tool ist ein kostenpflichtiges monatliches Abonnement erforderlich. Wenn Sie dies für Ihren Job tun und Ihr Unternehmen dafür bezahlt, ist das möglicherweise kein Problem.

Wenn Sie das Tool nicht zur Verfügung haben, gibt es andere Möglichkeiten, Text in einer PDF-Datei zu schwärzen.

Die Screen-Capture-Methode

Hier ist der einfachste Weg, PDF-Text mit Bildschirmaufnahme zu redigieren.

1. Öffnen Sie Ihr PDF mit dem Adobe-Viewer Ihrer Wahl.
2. Passen Sie den Zoomfaktor so an, dass die gesamte Seite auf den Bildschirm passt.
3. Machen Sie von jeder Seite einen Screenshot. Speichern Sie jeweils als Bilddatei. Sie können dies mit tun SnagIt oder das Snipping Tool von Fenstern bereitgestellt.
4. Öffnen Sie die Bilddateien im Bildbearbeitungsprogramm Ihrer Wahl.
5. Verwenden Sie Ihre Bildbearbeitungssoftware, um Text zu schwärzen, der redigiert werden muss – löschen Sie Bereiche oder verwenden Sie einen Pinsel. Sie können ein schwarzes Rechteck mit einer schwarzen Füllung verwenden, um Wörter zu umranden und sie zu verdecken. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Text entfernen oder vollständig abdecken.
6. Testen Sie die Schwärzungen, um sicherzustellen, dass die Wörter wirklich unlesbar sind. Vergrößern Sie Ihre Redaktion; Stellen Sie sicher, dass Sie es nicht lesen können. In einigen Fällen, wenn Sie ein Füllwerkzeug verwenden und sich die Farbe leicht vom Text unterscheidet, können Sie die Wörter möglicherweise immer noch lesen, wenn Sie hineinzoomen.
7. Speichern Sie die Datei, falls Sie weitere Änderungen vornehmen müssen.
8. Wenn Sie mit Ihrem Bildeditor die Datei als PDF speichern können, tun Sie dies.
9. Wenn dein Bildeditor das Speichern von PDFs nicht zulässt, wähle das gesamte Bild aus und kopiere es dann.
10. Öffnen Sie einen Texteditor wie Microsoft Word oder Google Docs und fügen Sie das Bild in den Texteditor ein. Möglicherweise müssen Sie die Größe des Bildes im Texteditor anpassen, damit es auf die Seite passt oder diese ausfüllt.
11. Wenn Sie mehrere Seiten haben, wiederholen Sie den Vorgang für jede Seite und fügen Sie jedes neue Bild als neue Seite in den Texteditor ein.
12. Sobald Sie alle Seiten in Ihrem Texteditor haben, speichern Sie das Dokument im PDF-Format. Sowohl MS Word als auch Google Docs werden dies tun.
13. Sie haben jetzt eine redigierte Version Ihrer PDF-Datei.

Diese Methode kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie viele Seiten haben, wird es sehr mühsam. Wenn Sie nur eine Seite oder nur wenige Seiten haben, ist dies eine praktische Lösung. Stellen Sie nur sicher, dass der Text beim Vergrößern nicht lesbar ist.

Die Druck-, Markierungs- und Scanmethode

Diese Methode ist etwas schneller und einfacher, wenn Sie ein großes Dokument mit vielen Seiten haben.

1. Öffnen Sie das PDF im PDF-Viewer Ihrer Wahl.
2. Drucken Sie das PDF aus.
3. Verwenden Sie einen hochwertigen schwarzen Marker, um alles zu schwärzen, was Sie redigieren möchten.
4. Scannen Sie das Dokument mit einem Scanner. Wenn Sie keinen Scanner haben, verwenden Sie Ihr Telefon oder Ihre Digitalkamera, um Bilder von den Seiten zu machen.
5. Öffnen Sie jedes der Bilder, wählen Sie sie aus, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in einen Texteditor wie MS Word oder Google Docs ein.
6. Sobald alle Bilder in den Editor eingefügt wurden, speichern Sie die Datei als PDF.
7. Stellen Sie sicher, dass der geschwärzte Text unleserlich ist, indem Sie hineinzoomen und sicherstellen, dass Sie keine Wörter sehen oder lesen können.

Auch diese Methode kann eine Weile dauern, ist aber viel einfacher, wenn Sie mehrere Seiten zu schwärzen haben.

Final Words

In diesem Artikel haben wir Ihnen drei Methoden gezeigt, um Text in einer PDF-Datei zu schwärzen. Die erste erfordert, dass Sie eine kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat haben. Es ist am einfachsten, obwohl es eine Gebühr gibt. Wenn Sie regelmäßig PDFs redigieren, kann dies eine lohnende Investition sein. Die Verwendung von Acrobat Pro macht den Vorgang schnell und schmerzlos.

Wenn Sie Acrobat Pro nicht kaufen möchten, funktionieren die beiden anderen Methoden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie sich viel Zeit nehmen; Sie sind beide viel mehr beteiligt. Wenn Sie eine dieser drei Methoden verwenden, sollten Sie immer überprüfen, ob die Informationen vollständig unkenntlich gemacht wurden, bevor Sie die Dokumente versenden.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen helfen kann, die vertraulichen Daten in Ihren PDF-Dokumenten zu schützen. Bitte teilen Sie uns wie immer mit, wenn Sie Fragen oder Kommentare haben.