在 Outlook 中添加专业电子邮件签名的 7 个步骤

如果您经常使用电子邮件，您可能会看到来自同事、同事、朋友或家人的邮件，这些邮件末尾有签名。它可能会给出他们的姓名、电话号码、职位和其他相关信息。签名可以使电子邮件看起来非常专业。

虽然现在大多数电子通信都采用即时消息、文本消息、视频聊天或社交媒体的形式，但电子邮件仍然在商业世界中广泛使用。正因为如此，拥有一个具有专业外观的标记非常重要，该标记能够脱颖而出并让其他人知道他们正在与谁交流。

您是 Outlook 用户吗？在 Microsoft Outlook 中创建电子邮件签名相当简单；只需几分钟即可完成。

如果您已经有一个，并且忘记了如何更改它，我们将向您展示如何更改。让我们看看如何添加或修改您的电子邮件签名。在那之后，我们已经包含了一些关于如何使它看起来更专业的注释。

在 Microsoft Outlook 中添加签名

在 Outlook 中添加签名是一个相当简单的过程。我们将在 Outlook 的 web 版本中执行此操作，但也可以在 Outlook 应用程序中使用几乎相同的步骤来完成。本文中的屏幕截图来自 Outlook 的 Web 版本。

第 1 步：登录 Microsoft Outlook

登录到 Microsoft Outlook。

第 2 步：打开 Outlook 设置

打开您的帐户设置。通过单击浏览器右上角的设置图标来执行此操作。

第 3 步：点击“查看所有 Outlook 设置”

第 4 步：点击邮件 – 撰写和回复

在设置菜单上，单击“邮件”，然后单击“撰写和回复”。在屏幕右侧的窗口顶部，您应该会立即看到“电子邮件签名”部分。

第 5 步：添加您的签名信息

添加您想要在签名中显示的所有内容。请参阅下面的部分，了解如何确保您的产品看起来很专业。

您可以更改字体并使用其他标准文本格式选项。如果您愿意，也可以添加图像。

第 6 步：选择选项

选择选项以确定何时应使用签名。它可以包含在您回复或转发的新消息和消息中。

第 7 步：保存更改

不要忘记点击右下角的“保存”按钮。保存后，您就完成了；你的电子邮件应该有一个漂亮的专业签名。

更新您的 Microsoft Outlook 签名

如果您对新签名的外观不满意，请不要担心。编辑它很容易。当联系信息发生变化、您收到新的工作头衔或者您只是想稍微改进一下时，需要进行更改也是很常见的。

要更新它，只需按照用于创建新的相同步骤进行操作。当您进入设置的签名部分（第 4 步）时，单击右侧的文本窗口，然后编辑文本框以显示您想要的方式。就是这么简单。不要忘记保存您的设置。

如何让你的 Outlook 签名看起来很专业

有很多方法可以确保您的电子邮件签名看起来很专业。您的首要任务：包括您的全名，然后是您的工作或职位，然后是联系信息。以下是最能增加价值的项目。

1。名称

您可能想使用您的正式名称。除非您有更随意的工作环境或客户，否则请不要使用任何昵称或简称。

2。标题

这可能很关键，尤其是对于那些可能不太了解您或过去没有与您合作过的人。

3.公司名称

如果您为公司工作，收件人需要知道其名称。如果你不为公司工作，你可能会写“独立承包商”或“自由开发者”之类的东西。如果您不代表公司，您也可以省略这部分。

添加公司信息时，您可以考虑添加您的公司徽标。首先与您的公司联系，看看他们是否有希望您包含的特定内容。

4。认证

您还可以列出您或您的公司拥有的任何认证。认证可能带有一个也可以添加的徽标或符号。

5。联系方式

这可能是最重要的部分。为某人提供与您联系的替代方式。添加您的电话号码、您的企业网站或您可能拥有的任何其他方法。您也可以包含您的电子邮件地址，即使它已经在“发件人”部分的消息中。将它放在人们可以轻松查看和访问它的地方并没有什么坏处。

6。社交媒体

考虑链接到任何专业的社交媒体帐户，例如 LinkedIn 或其他代表您的业务的帐户。

7.图片

你自己的照片是可选的，但人们很高兴看到他们正在与谁交流。如果您的公司文化是正式的，请确保使用具有专业外观的照片。

Outlook 签名中不应包含的内容

如您所见，签名部分将允许您添加大量文本或图片，但保持简单并没有错。目标是提供能够为您的消息增加最大价值的数据。

不要过度。如果添加太多，它可能看起来很混乱。信息过载可能会导致接收者忽略它，尤其是在他们匆忙的时候。

您经常会看到人们在他们的电子邮件签名中包含某种类型的引用或说法。我建议不要这样做，除非它是贵公司的座右铭或口号。引语通常可以是自以为是的、政治的或有争议的；你可能会冒冒犯某人的风险。如果您希望成为专业人士，那么您应该避免引用。

最后要考虑的一件事：避免让您的签名过于分散注意力。你希望它被注意到，但你也不希望它太引人注目以至于它会从你的信息中消失。

签名应该告诉人们你是谁、你做什么、你为谁工作、如何联系你，以及他们可能信任你的原因。

为什么需要 Outlook 的电子邮件签名

有一个预先格式化的名字对象还有其他一些很好的理由。虽然它们看起来很简单，但不要低估它们的重要性。

正如我们已经看到的，电子邮件签名使您的邮件看起来更专业。签名可以节省宝贵的时间。

虽然看起来不多，但发送多封电子邮件并不断添加您的姓名和其他详细信息可能会占用其他任务。使用预先创建的默认设置，您只需为每条消息做的事情就少了。

签名还可以确保您的姓名和其他详细信息始终包含在每封电子邮件中。您不会忘记添加您最重要的联系信息。标准签名使您的联系信息保持不变，以便您知道您正在向每个收件人发送完全相同的内容。

还有最后一个原因：收件人会知道他们从谁那里接收消息。电子邮件地址通常是我们姓名中混杂着数字或其他字母的部分。

因此，接收消息的人可能不知道您的全名。正式签名可确保收件人知道您是谁。

最后的话

您的 Outlook 电子邮件签名是通信的重要组成部分。它提供有关您的信息，并为您的读者提供与您联系的其他方式。它可以节省键入和发送电子邮件的时间，因为您不必不断地填写重复的文本。

设置 Outlook 签名后，请务必经常查看它，并确保在有任何变化时保持最新状态。

希望本文能帮助您在 Outlook 中设置专业的电子邮件签名。如有任何问题或意见，请随时与我们联系。