如何在 Outlook 中撤回电子邮件(5 个简单步骤)

您刚写完一封给同事的紧急电子邮件,并且急于将其发送出去——没有时间校对。 你点击了发送按钮。 然后,紧接着,意识到:你发送了他们不应该看到的整个团队信息。 .

你做什么工作? 如果您使用的是 Microsoft Outlook,而您的收件人正在使用 Outlook,并且您迅速采取行动,您可能能够在任何人看到之前撤回该邮件。

这可能是一个长镜头——但我已经看到它奏效了。 准备好尝试了吗? 继续阅读以了解如何操作。

未发送电子邮件前景

为什么我需要召回?

我有时会处理敏感信息,但我犯了将其发送给错误的人的错误。 这可能是最坏的情况,因为召回消息并不总是有效。 当涉及到私人数据时,你绝对不应该依赖它。 我们将在下面看看召回何时起作用和不起作用。

另一方面,发送带有拼写错误的邮件并不是什么大问题。 是的,这很尴尬,但这不是世界末日。 它甚至可以让您了解在您发送消息时谁实际阅读了您的消息。 回忆可能会帮助你从语法灾难中恢复过来——但同样,不要指望它。

这是一个笨蛋:如果你对某人感到不安或生气,并且一时冲动,给他们写一个严厉的、未经过滤的、伤害性的信息——那种破坏关系的信息。 无论是老板、同事、朋友还是重要的其他人,这都可能让你陷入受伤的储物柜。 这发生在我身上——我真希望那时我有一个召回按钮!

有时,当我们处理消息并发现它发给了错误的人时,我们并没有注意自动填充,为时已晚。 我收到了发给其他人的电子邮件; 它一直在发生。 如果你幸运的话,召回可能会奏效,让你免于犯错。

我敢肯定还有其他我没有想到的情况,但你明白了。 发送一封您希望没有发送的邮件很容易。 让我们看看如何在 Microsoft Outlook 应用程序中调用电子邮件。

召回电子邮件的步骤

以下步骤将允许您 尝试 在 Outlook 中撤回电子邮件。 请记住,时间是一个关键因素。 您必须在该人打开它之前执行此操作! 还有其他您无法控制的因素可能会导致流程失败。 您可以在下一节中阅读有关这些内容的更多信息。

这是做什么:

1.选择已发送邮件文件夹

在 Outlook 左侧的导航或文件夹窗格中,选择“已发送邮件”文件夹。

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2.找到发送的消息

在已发送项目列表中,找到并选择您要召回的项目。 双击以在其自己的窗口中打开它。

3. 选择要召回的操作

在窗口中,选择“消息”选项卡。 然后,从“移动”部分中,选择“更多移动操作”。

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现在选择“撤回此消息”。

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4. 选择选项

您需要决定是要“删除邮件的未读副本”还是“删除未读副本并替换为新邮件”。 您还可以选择接收一条消息,让您知道召回是否成功。 如果您想收到确认,请选中此框。 建议这样做,因为它可能是您知道它是否有效的唯一方法。

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点击“确定”。 如果您选择替换消息,它将打开一个带有消息的新窗口。 进行必要的更改,然后在准备发送时单击“发送”。

5.寻找确认

假设您注册了通知,您会看到一条消息,让您知道发生了什么。 它会告诉您原始电子邮件的收件人、主题和发送时间。 您将看到召回是否成功,以及召回的日期和时间。

召回工作需要什么

那么,如果星星是对齐的,那么召回电子邮件是否有效? 老实说,这是一个废话。 也就是说,这是可能的,所以让我们来看看电子邮件召回成功需要发生什么。

展望应用

第一个要求是您必须使用 Microsoft Outlook 桌面应用程序。 您将无法从 Microsoft 的 Web 界面中调用。

MICROSOFT EXCHANGE

您必须使用 Microsoft Exchange 邮件系统。 您和收件人必须在同一个交换服务器上。 如果是工作环境,您有可能与您的同事在同一台 Exchange 服务器上。 这意味着它可能适用于他们,但不适用于公司以外的任何人。

打开的消息

仅当收件人尚未打开电子邮件时,召回才会起作用。 一旦他们打开它,那就太迟了。 它已被下载到他们的本地收件箱中。

配置为忽略请求

Outlook 可以配置为无法从收件箱中撤回邮件。 如果您的收件人是这种情况,您的召回将不起作用。

重定向邮件

如果您要发送电子邮件的人设置了将邮件移动到其他文件夹的规则,并且这些规则包括您的邮件,则撤回将不起作用。 它仅在邮件未读并保留在此人的收件箱中时才有效。

防止发送需要召回的电子邮件

正如我们所见,可以收回 Outlook 邮件,但收回失败的可能性很大。 处理令人遗憾的电子邮件的最佳方法是一开始就不要发送它们。 这听起来很简单,但我知道事实并非如此。 实际上,它发生在我们所有人身上,但我们可以做一些事情来防止发送它们。

以下方法可能听起来很奇怪,但很有帮助:您可以将 Outlook 配置为在发送电子邮件之前有延迟。 这意味着当您点击发送按钮时,消息会在您的发件箱中保留一段时间,然后再发送。 这使您有机会在实际发送电子邮件之前删除/取消电子邮件。 有关如何执行此操作的说明,请查看 这篇文章来自微软.

在我看来,最好的办法是在发送之前彻底审查或校对您所写的内容。 我知道有时我们很匆忙,但自我校对会抓住你 95% 的错误。 如果您不擅长校对,请尝试使用语法检查器,例如 grammarly破解,可用于在 Outlook 中查看您的文本。

多次重读您的电子邮件可以防止许多问题。 它确保您知道您要发送的内容。 不要忘记查看收件人列表(甚至是抄送列表)和主题,因为这是经常出现问题的地方。

至于您后悔发送给您的同事的讨厌的电子邮件,这可能会有所不同。 我发现为此最好的办法是先写下消息。 暂时不要将其发送给任何人,因为您不想意外发送。

写完后,再读一遍。 然后离开您的计算机或至少离开 Outlook。 大约 15 到 20 分钟后回到它并重新阅读。 你对你说的话满意吗? 这就是你想与人交流的方式吗?

走开让你有机会防止对你说你后悔的话的瞬间反应。 如果您能想出一种更冷静的方式来解释您的问题,这也将允许您修改文本。

如果您觉得您的信息过于苛刻或不恰当,那么您可以随时删除它并稍后再写一条新的。 如果您真的准备好发送它,请在“收件人”字段中填写收件人的姓名并将其发送出去。 这个过程至少让你有机会冷静下来并确保你做出理性的决定。

最后的话

如果您因为发送了一封后悔的电子邮件而陷入困境,Outlook 的撤回功能可能会帮助您在收件人阅读之前删除该电子邮件。

此功能绝对不是您应该依赖的。 许多变量使它起作用。 在您发送召回请求之前,此人可能会阅读它。

最好的做法是慢慢来,校对你的电子邮件,并尽量不要发送你没有花时间思考的反应性消息。 换句话说,预防是对令人遗憾的电子邮件的最佳补救措施。