Jak vyvolat e-mail v aplikaci Outlook (5 jednoduchých kroků)

Právě jste dokončili sepsání naléhavého e-mailu pro své kolegy a spěcháte s jeho odesláním – není čas na korekturu. Stiskli jste tlačítko odeslat. Poté, bezprostředně poté, dojde k realizaci: odeslali jste celé své skupině informace, které by neměli vidět. Doušek.

Co děláš? Pokud používáte Microsoft Outlook a vaši příjemci používají Outlook a vy rychle zasáhnete, můžete si zprávu vyvolat, než ji někdo uvidí.

Může to být běh na dlouhou trať – ale viděl jsem, že to funguje. Jste připraveni to vyzkoušet? Přečtěte si, jak na to.

Proč bych potřeboval připomenout?

Někdy pracuji s citlivými informacemi a udělal jsem chybu, že jsem je poslal nesprávné osobě. Toto je pravděpodobně nejhorší scénář, protože vyvolání zprávy ne vždy funguje. Rozhodně byste se na něj neměli spoléhat, pokud jde o soukromá data. Níže se podíváme na to, kdy stažení funguje a kdy nefunguje.

Na druhou stranu odesílání pošty s překlepy není tak velký problém. Ano, je to trapné, ale není to konec světa. Může vám dokonce poskytnout představu o tom, kdo skutečně čte vaše zprávy, když je posíláte. Recall vám možná pomůže vzpamatovat se z gramatické katastrofy – ale opět s tím nepočítejte.

Tady je hloupost: pokud jste na někoho naštvaní nebo naštvaní a v zápalu okamžiku mu napište kousavou, nefiltrovanou, zraňující zprávu – takovou, která naruší vztahy. To by vás mohlo dostat do zraněné skříňky, ať už jde o šéfa, spolupracovníka, přítele nebo někoho dalšího. To se mi stalo – opravdu bych si přál, abych tehdy měl tlačítko pro vyvolání!

Někdy nevěnujeme pozornost automatickému vyplňování, když zprávu adresujeme a příliš pozdě zjistíme, že byla odeslána nesprávné osobě. Dostal jsem e-maily určené pro někoho jiného; děje se to pořád. Pokud budete mít štěstí, odvolání může fungovat a ušetří vás vaší chyby.

Jsem si jistý, že existují další situace, na které nemyslím, ale chápete. Je snadné odeslat e-mail, který si přejete, abyste jej neodesílali. Pojďme se podívat na to, jak vyvolat e-maily v aplikaci Microsoft Outlook.

Kroky k odvolání e-mailu

Následující kroky vám to umožní pokus pro vyvolání e-mailu v aplikaci Outlook. Pamatujte, že čas je kritickým faktorem. Musíte to udělat, než to ten člověk otevře! Existují také další faktory mimo vaši kontrolu, které mohou způsobit selhání procesu. Více si o nich můžete přečíst v další části.

Zde je co dělat:

1. Vyberte složku Odeslaná pošta

V navigačním panelu nebo podokně složek na levé straně aplikace Outlook vyberte složku „Odeslané položky“.

2. Najděte odeslanou zprávu

V seznamu odeslaných položek najděte a vyberte tu, kterou chcete vyvolat. Dvojitým kliknutím jej otevřete ve vlastním okně.

3. Vyberte Action to Recall

V okně vyberte kartu „Zpráva“. Poté v části „Přesunout“ vyberte „Další akce přesunu“.

Nyní vyberte „Odvolat tuto zprávu“.

4. Vyberte Možnosti

Budete se muset rozhodnout, zda chcete „Smazat nepřečtené kopie zprávy“ nebo „Smazat nepřečtené kopie a nahradit je novou zprávou“. Můžete si také vybrat, zda chcete obdržet zprávu, která vás informuje o úspěšnosti odvolání. Pokud chcete potvrzení obdržet, zaškrtněte políčko. To se doporučuje, protože to může být jediný způsob, jak zjistit, zda to funguje.

Klikněte na „OK“. Pokud jste zvolili nahrazení zprávy, otevře se nové okno se zprávou. Proveďte potřebné změny a poté klikněte na „Odeslat“, až budete připraveni zprávu odeslat.

5. Hledejte potvrzení

Za předpokladu, že jste se zaregistrovali k odběru oznámení, zobrazí se vám zpráva, která vás informuje, co se stalo. Řekne vám, komu byl původní e-mail odeslán, jeho předmět a čas odeslání. Uvidíte, zda bylo odvolání úspěšné, spolu s datem a časem odvolání.

Co potřebujete k práci s odvoláním

Takže pokud jsou hvězdy zarovnány, funguje vyvolání e-mailu? Abych byl upřímný, je to blbost. To znamená, že je to možné, takže se pojďme podívat na to, co se musí stát, aby bylo odvolání e-mailu úspěšné.

Aplikace Outlook

Prvním požadavkem je, že musíte používat desktopovou aplikaci Microsoft Outlook. Nebudete moci vyvolat z webového rozhraní společnosti Microsoft.

Microsoft Exchange

Musíte používat poštovní systém Microsoft Exchange. Vy a příjemce musíte být na stejném serveru Exchange. Pokud se jedná o pracovní situaci, existuje šance, že budete na stejném serveru Exchange jako vaši spolupracovníci. To znamená, že jim to může fungovat, ale ne s nikým mimo vaši společnost.

Otevřené zprávy

Odvolání bude fungovat pouze v případě, že příjemce ještě neotevřel e-mail. Jakmile to otevřou, pak už je pozdě. Byl stažen do jejich místní doručené pošty.

Nakonfigurováno tak, aby ignorovalo požadavek

Outlook lze nakonfigurovat tak, aby nebylo možné vyvolat zprávy z vaší doručené pošty. Pokud je to případ vašeho příjemce, vaše odvolání nebude fungovat.

Přesměrovaná pošta

Pokud má osoba, které posíláte e-mail, nastavena pravidla pro přesun zpráv do jiných složek a tato pravidla zahrnují vaši zprávu, odvolání nebude fungovat. Funguje to pouze tehdy, když byla zpráva nepřečtená a zůstane v doručené poště dané osoby.

Zabraňte odesílání e-mailů, které je třeba odvolat

Jak jsme viděli, zprávu aplikace Outlook lze vzít zpět, ale existuje velká šance, že odvolání selže. Nejlepší způsob, jak se vypořádat s politováníhodnými e-maily, je v první řadě je neposílat. Zní to jednoduše, ale vím, že to tak není. Ve skutečnosti se to stává každému z nás, ale existuje několik věcí, které můžeme udělat, abychom jim zabránili.

Následující metoda může znít divně, ale je užitečná: Outlook můžete nakonfigurovat tak, aby měl zpoždění před odesláním e-mailu. To znamená, že když stisknete tlačítko Odeslat, zpráva zůstane ve vaší poště k odeslání po nastavenou dobu, než ji odešlete. To vám dává možnost smazat/zrušit e-maily dříve, než budou skutečně odeslány. Návod, jak na to, se podívejte na tento článek od společnosti Microsoft.

Podle mého názoru uděláte nejlépe, když si to, co jste napsali, před odesláním důkladně zkontrolujete nebo zkorigujete. Vím, že někdy spěcháme, ale vlastní korektura zachytí 95 % vašich chyb. Pokud nejste dobří v korekturách, zkuste gramatiku jako např Gramaticky, který lze použít ke kontrole textu v aplikaci Outlook.

Opakovaným přečtením e-mailu můžete předejít mnoha problémům. Zajišťuje, že víte, co posíláte. Nezapomeňte zkontrolovat seznam příjemců (dokonce i seznam CC) a předmět, protože zde často dochází k problémům.

Pokud jde o ošklivý e-mail, který litujete, že jste ho poslali svému spolupracovníkovi, může to být trochu jiné. Zjistil jsem, že nejlepší, co pro to udělat, je nejprve napsat zprávu. Zatím to nikomu neadresujte, nechcete to poslat náhodou.

Jakmile to napíšete, přečtěte si to znovu. Pak odejděte od počítače nebo alespoň od Outlooku. Vraťte se k tomu asi o 15 až 20 minut později a přečtěte si to znovu. Jsi spokojený s tím, co jsi řekl? Je to způsob, jakým chcete s danou osobou komunikovat?

Když se vzdálíte, budete mít šanci předejít té prudké reakci na to, co říkáte, čeho litujete. To vám také umožní revidovat text, pokud vás napadne klidnější způsob, jak vysvětlit váš problém.

Pokud máte pocit, že je vaše zpráva příliš drsná nebo nevhodná, můžete ji kdykoli smazat a napsat novou později. Pokud jste opravdu připraveni odeslat, vyplňte pole „Komu“ jménem příjemce a odešlete. Tento proces vám alespoň dává šanci vychladnout a zajistit, že se rozhodnete racionálně.

Závěrečná slova

Pokud jste ve vazbě kvůli e-mailu, jehož odeslání litujete, je možné, že funkce odvolání aplikace Outlook vám pomůže odstranit e-mail dříve, než si jej přečtou příjemci.

Tato funkce rozhodně není něco, na co byste se měli spoléhat. Aby to fungovalo, závisí na mnoha proměnných. Je pravděpodobné, že si to dotyčná osoba přečte, než budete moci odeslat žádost o odvolání.

Nejlepší praxí je dát si čas, zkontrolovat e-maily a snažit se neposílat reaktivní zprávy, o kterých jste nevěnovali čas přemýšlení. Jinými slovy, prevence je nejlepší lék na lítostivé e-maily.