Můžete zrušit odeslání e-mailu? (Zde je skutečná odpověď)

Stisknete tlačítko Odeslat u e-mailu, který jste právě napsali, a pak si uvědomíte, že byl zaslán nesprávné osobě, obsahoval něco, co jste neměli říct, nebo je plný překlepů. V každém případě ji chcete vzít zpět, než si ji příjemce přečte. Stává se to každému z nás a může to být opravdu nepříjemný pocit.

Co můžeš udělat? Můžete zrušit odeslání zprávy? No ano i ne. Je to trochu záludná otázka. Záleží na e-mailovém klientovi, který používáte. Krátká odpověď je, že v některých omezených případech můžete. Takže i když je to možné, není to něco, s čím byste měli počítat.

Pojďme se podívat na neodesílané e-maily – proč byste to vůbec měli potřebovat, a na možnost, jak to udělat s různými službami a klienty. Podíváme se také na to, jak zabránit nutnosti zrušit odeslání e-mailu.

Proč bych měl zrušit odeslání e-mailu?

Jsou situace, ve kterých pošleme zprávu, a pak zjistíme, že jsme nebyli připraveni ji odeslat nebo jsme ji vůbec neměli poslat.

Moje práce často vyžaduje, abych pracoval s citlivými informacemi. Musím zajistit, aby to, co posílám, bylo doručeno správným lidem a aby to byly informace, které mohou vidět. Toto je jeden scénář, ve kterém může být zrušení odeslání e-mailu skutečně zachráncem. Pokud je vaše práce na lince, nechcete posílat citlivé informace nesprávné osobě. Doufejme, že pokud tak náhodou uděláte, můžete zrušit odeslání zprávy, než bude příliš pozdě.

Častější chybou je odeslání zprávy plné překlepů. Může to být trapné, ale není to konec světa – pokud to není pro potenciálního zaměstnavatele nebo klienta. V takovém případě by to mohlo znamenat ztrátu potenciálního zaměstnání nebo zákazníka.

Další chybou je odeslání naštvaného e-mailu kolegovi, šéfovi nebo komukoli jinému. Když jednáme v hněvu, aniž bychom se zastavili, často na něco zareagujeme a napíšeme něco, co bychom si přáli, abychom to neudělali. Bezmyšlenkovitě stiskněte tlačítko Odeslat a můžete se dostat do nepříjemné situace.

V obchodním světě je jednou z nejčastějších chyb adresování e-mailu nesprávné osobě. Zadáte jméno příjemce a automatické vyplňování někdy zadá nesprávného příjemce.

Zrušení odeslání e-mailu

Možnost zrušit odeslání e-mailu závisí na službě a e-mailový klient používáte. Pokud používáte Gmail, můžete zrušit odeslání, ale musíte si na to pospíšit. Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook na serveru Microsoft Exchange, možná ji budete moci vyvolat. Jiné aplikace nebo služby mohou mít způsoby, jak vzít sporný e-mail zpět. Mnoho dalších, jako Yahoo, ne.

Gmail
V Gmailu můžete zrušit odeslání zprávy, ale máte na to omezenou dobu. Na akci máte jen několik sekund a musíte to udělat, než kliknete na jakékoli jiné okno nebo kartu. Jakmile se vzdálíte z obrazovky e-mailu nebo uplyne čas, zpráva byla odeslána.

Funkce „Zrušit odeslání“ nebo „Zpět“ v Gmailu skutečně nezruší odeslání e-mailu. Dojde k tomu, že před odesláním zprávy dojde ke zpoždění. Když kliknete na tlačítko „Odeslat“, zpráva bude „zadržena“ po nastavenou dobu. Když stisknete tlačítko „Zpět“, Gmail zprávu neodešle.

Zpoždění můžete nakonfigurovat na 5 až 30 sekund. To lze nastavit na kartě „Obecné“ v nastavení Gmailu. Viz. níže.

Proces zrušení odeslání e-mailu je poměrně jednoduchý. Jakmile u své zprávy kliknete na „odeslat“, v levém dolním rohu okna Gmailu se zobrazí upozornění. Mělo by to vypadat jako na obrázku níže.

Klikněte na tlačítko „Zpět“ a odeslání zprávy se zastaví. Gmail otevře vaši původní zprávu a umožní vám ji upravit a odeslat znovu. To je všechno.

MS Outlook
Metoda zrušení odeslání e-mailu v Microsoft Outlooku je značně odlišná. MS Outlook tomu říká „vyvolání“. Namísto odložení odeslání zprávy o několik sekund, jak to dělá Gmail, odešle příkaz e-mailovému klientovi příjemce a požádá o jeho odstranění. To samozřejmě funguje pouze v případě, že příjemce zprávu nečetl a pokud oba používáte server Microsoft Exchange.

Aby stahování fungovalo, musí být splněno několik dalších faktorů. Vyvolání zprávy se skládá z přechodu na odeslané zprávy v Outlooku, nalezení odeslaného e-mailu, jeho otevření a nalezení zprávy „odvolání“ v nabídce (viz obrázek níže). Outlook vám pak dá vědět, zda bylo stažení úspěšné.

Pokud byste chtěli vidět další podrobnosti o tom, jak používat stažení aplikace Microsoft Outlook, podívejte se na náš článek: Jak vyvolat e-mail v aplikaci Outlook.

Nástroje a tipy

Existují různé další e-mailové služby a klienti; mnoho z nich má nějaký typ funkce unsend nebo undo. Většina funguje podobně jako Gmail, kde dochází ke zpoždění odesílání. Pokud vás zajímá, jak fungují ostatní služby/klienti, podívejte se na nastavení nebo konfiguraci vašeho e-mailu a zjistěte, zda může zpozdit odeslání.

Microsoft Outlook má nastavení zpoždění, takže pokud nemůžete použít funkci odvolání, můžete mít zpoždění. Chcete-li zastavit e-mail, budete muset přejít do složky k odeslání a před odesláním jej smazat. Mnoho dalších klientů má podobné funkce, které lze implementovat.

Mailbird je příkladem e-mailového klienta, který lze nakonfigurovat tak, aby oddaloval odesílání zpráv.

Většina klientů má funkce, které lze nastavit tak, aby vás chránily před odesíláním nevyžádaných e-mailů.

Prevence politováníhodných e-mailů

Ačkoli lze e-mailové zprávy vzít zpět, existuje velká šance, že se odvolání nezdaří nebo že tlačítko „zpět“ nestisknete dostatečně rychle. Nejlepší způsob, jak se vypořádat s politováníhodnými e-maily, je v první řadě je neposílat.

Před odesláním si své zprávy důkladně zkontrolujte: korektura vám zabrání posílat e-maily plné překlepů. Co když korektury nejsou vaše věc? Dostat Gramaticky účet. Je to velmi užitečná aplikace.

Opakované čtení vaší zprávy několikrát. Většina problémů se často vyskytuje při odesílání e-mailů na špatnou adresu nebo při zaměňování předmětu, takže si tyto oblasti přečtěte konkrétně.

Pokud jde o rozzlobený e-mail, jehož odeslání litujete – nejlepší postup se scvrkává na tři slova: NETISKEJTE ODESLAT. Existuje příběh, že Abraham Lincoln, kdykoli byl naštvaný, napsal blbý dopis provinilé straně. Pak TO NEODESLAAL. Místo toho jeho zásadou bylo nechat dopis tři dny v šuplíku.

Poté otevřel zásuvku, znovu si přečetl dopis (často s mnohem chladnější hlavou) a rozhodl se, zda jej poslat. Ve 100% případů to neposlal. Co z toho plyne? NETISKEJTE ODESLAT, když jste emocionální. Odejděte, vraťte se a věnujte nějaký čas rozhodnutí, zda opravdu chcete vyhodit do vzduchu svého přítele, milovanou osobu nebo spolupracovníka.

Závěrečná slova

Odeslání politováníhodného e-mailu může být trapné. V některých případech vás to může stát práci, klienta nebo přítele. Proto je nezbytné si zprávy před odesláním důkladně prohlédnout. Pokud se zprávy odešlou omylem, můžete doufejme, že je můžete zrušit, než se dostanou ven nebo budou přečteny.

Doufáme, že vám tento článek pomůže. V případě jakýchkoli dotazů nebo připomínek nás prosím kontaktujte.