7 trin til at tilføje en professionel e-mail-signatur i Gmail
Med fremkomsten af instant messaging, sms, videochat, sociale medier og mere, har mange glemt e-mail. I erhvervslivet er e-mail dog stadig en kritisk kommunikationsmetode.
Hvis du er en almindelig bruger af e-mail, især for erhvervslivet, er det vigtigt, at dine e-mails ser professionelle ud. At have en professionel signatur i bunden af dine meddelelser kan gå langt i at formalisere e-mails, som du sender til kolleger, ledere og kunder.
Så hvordan gør man det? Hvis du ikke allerede har en e-mailsignatur, eller du har en, men har glemt, hvordan du ændrer den, er du kommet til det rigtige sted.
I denne artikel viser vi dig, hvordan du tilføjer eller ændrer din e-mailsignatur og får den til at se professionel ud.
Indholdsfortegnelse
Sådan tilføjer du en signatur i Gmail
Det er nemt at tilføje en signatur i Gmail og kan gøres hurtigt. Brug blot følgende trin:
Trin 1: Gå til Gmail-indstillinger
I Gmail skal du klikke på ikonet Indstillinger i øverste højre hjørne af skærmen.
Rul ned og find sektionen ‘Signatur’. Det vil være næsten i slutningen af siden. Når du er der, skal du klikke på knappen ‘Opret ny’.
Trin 4: Indtast signaturnavnet
Når du har indtastet navnet, skal du klikke på knappen ‘Opret’. Jeg brugte lige mit navn i nedenstående eksempel, men du kan skrive hvad du vil.
Trin 5: Indtast din signatur
I tekstvinduet i højre side af navnet kan du indtaste alle de oplysninger, du ønsker skal stå i din signatur. Du kan formatere tekst og endda tilføje billeder eller URL-links, hvis du vil.
Hvilke oplysninger skal du tilføje for at få din e-mail-signatur til at se professionel ud? Se afsnittet nedenfor for flere detaljer.
Trin 6: Indstil signaturstandarder
Du skal vælge en signatur, der skal bruges til nye beskeder, og en til at besvare eller videresende beskeder. Du kan tilføje mere end én, så du kan vælge forskellige til nye beskeder og besvare/viderestille beskeder. Hvis du har flere signaturer, vises dem alle i rullelisten.
Trin 7: Gem ændringer
Glem ikke at rulle til bunden af skærmen og gemme dine ændringer. Når du har det, er du færdig.
Sådan opdaterer du din Gmail-signatur
Du skal muligvis opdatere din signatur, når du får et nyt kontaktnummer eller jobtitel. Måske vil du ændre det, så det ser mere professionelt ud. Uanset hvad, så skal du ikke bekymre dig, hvis du ikke kan lide, hvordan din signatur ser ud. Det er nemt at ændre.
For at opdatere den skal du blot følge de samme trin, som blev brugt til at oprette den nye. Når du kommer til signaturafsnittet i dine indstillinger (trin 2), skal du klikke på navnet og derefter foretage ændringerne i tekstvinduet i højre side.
Så enkelt er det. Glem ikke at gå til bunden af siden og gemme dine indstillinger.
Sådan får du din Gmail-signatur til at se professionel ud
Der er forskellige måder at få din e-mail-signatur til at se professionel ud. Start med dit fulde navn efterfulgt af oplysninger, der vedrører dit job eller din stilling. Følgende er ting, der vil tilføje mest værdi.
1. Navn
Du vil sandsynligvis bruge dit formelle navn i stedet for eventuelle kaldenavne eller forkortede navne, medmindre du har et mere afslappet arbejdsmiljø eller kunder.
2. Titel
Angiv din jobtitel. Dette kan være kritisk, især for modtagere, der måske ikke kender dig godt eller ikke har arbejdet med dig tidligere.
3. Firmanavn
Hvis du arbejder for en virksomhed, så lad dem vide, hvem du arbejder for. Hvis du ikke arbejder for en bestemt virksomhed, kan du tilføje ‘Uafhængig entreprenør’ eller ‘Freelanceudvikler’.
Når du tilføjer virksomhedsoplysninger, vil du måske tilføje dit firmalogo. Spørg, om din virksomhed har et standardformat for e-mailsignaturer.
4. Certificeringer
Du ønsker måske at liste eventuelle certificeringer, som du eller din virksomhed har. Nogle certificeringer kommer med et logo eller symbol, som du også kan tilføje.
5. Kontakt Information
Angiv alternative måder, hvorpå din modtager kan kontakte dig. Tilføj dit telefonnummer, din virksomheds hjemmeside eller andre kontaktoplysninger. Du kan også inkludere din e-mailadresse, selvom den allerede vil være i meddelelsen i ‘Fra’-sektionen. Det skader ikke at have det, hvor nogen nemt kan finde det.
Du kan overveje at linke til enhver professionel social mediekonto, såsom LinkedIn.
7. Foto
Det er valgfrit at inkludere et billede af dig selv, selvom det kan være rart for folk at se, hvem de kommunikerer med. Bare sørg for at bruge et professionelt udseende foto.
Hvad du ikke bør inkludere i din Gmail-signatur
Overdriv det ikke. Tilføjelse af for mange oplysninger vil gøre din signatur rodet og svær at læse. Hvis det er fyldt med information, som ingen bekymrer sig om, er der en god chance for, at modtageren vil ignorere det helt.
Du vil nogle gange se folk inkludere et yndlingscitat i deres Gmail-signatur. Jeg ville undgå at tilføje sådan noget, medmindre det er et motto eller et slogan din virksomhed bruger. Citater, der er meningsfulde, politiske eller kontroversielle, kan støde nogen – og arbejdspladsen er ikke der, hvor du ønsker at gøre det.
Undgå at gøre din Gmail-signatur distraherende. Gør det ikke så iøjnefaldende, at det fjerner kroppen i din e-mail.
Signaturen skal give oplysninger, der fortæller folk, hvem du er, hvad du laver, hvem du arbejder for, hvordan de kontakter dig, og måske hvorfor de kan stole på dig. Intet af det burde forringe dit budskab.
Hvorfor har jeg brug for en e-mailsignatur til Gmail?
E-mail-signaturer giver en atmosfære af professionalisme til din kommunikation. De er en vital del af din besked, selvom de udfyldes automatisk, før du trykker på send-knappen.
En god e-mail-signatur sparer tid. Hvis du sender mange e-mails ud, kan det spare en masse frustration og forvirring ved at tilføje dit navn og oplysninger i bunden automatisk.
Det forhindrer dig også i at glemme at give dine kontaktoplysninger, hvilket kan ske, når du har travlt med at sende en vigtig besked.
Endelig giver en Gmail-signatur konsistens. Den sender den samme information, korrekt, hver gang. Er du nogensinde bekymret, hvis du har angivet det korrekte telefonnummer eller spekulerer på, om din modtager ikke ved, hvem din e-mail er fra?
Din e-mailadresse kan være meget forskellig fra dit faktiske navn. En e-mail-signatur i Gmail sikrer, at modtageren ved, hvem beskeden kommer fra.
Afsluttende ord
E-mailsignaturer kan være en vigtig del af dine Gmail-beskeder. De giver vigtige oplysninger om dig og giver læserne alternative måder at kontakte dig på. De sparer tid ved automatisk at udfylde væsentlige ting for dig. Endelig sikrer de, at du konsekvent sender de samme oplysninger til alle dine modtagere.
Når du har konfigureret din e-mailsignatur til Gmail, skal du sørge for at gennemgå den ofte og sørge for at holde den opdateret, når nogen af dine oplysninger ændres.
Jeg håber, at denne artikel har hjulpet dig med at designe din professionelle e-mail-signatur i Gmail. Du er velkommen til at kontakte os med spørgsmål eller kommentarer.
Seneste Artikler