9 bedste dokumentscannere til hjemmet og kontoret i 2022

Er du overvældet af papir? Træt af arkivskabe og et rodet skrivebord? Du læser muligvis denne anmeldelsesartikel, fordi du har besluttet, at det er tid til at blive papirløs. Du kan aldrig helt fjerne papir fra dit kontor, men du kan nemt lave en elektronisk version af hvert stykke papir, du har. Dine dokumenter bliver nemmere at få adgang til, nemmere at finde og nemmere at dele. For at komme i gang skal du bruge en kvalitetsdokumentscanner.

En dokumentscanner er designet til hurtigt at scanne flersidede dokumenter og omdanne dem til søgbare elektroniske dokumenter. De har typisk pålidelige arkfødere, der kan rumme snesevis af sider papir, kan scanne begge sider af en side på én gang og leveres med software, der kan gemme alle disse sider i en søgbar PDF.

Mange er nu trådløse, så de behøver ikke at bo på dit skrivebord bundet til din computer. De kan scanne til flere steder, herunder computere, mobile enheder og skyen.

Fujitsus ScanSnap iX1500 anses af mange for at være den bedste dokumentscanner på markedet. Jeg er enig, og har en på mit eget kontor. Den er hurtig og pålidelig, og dens store berøringsskærm giver dig mulighed for at scanne lange dokumenter til en række forskellige steder, uden at en computer overhovedet er involveret.

Til mobil brug Doxie Q er bestemt værd at overveje. Den er let og lille, batteridrevet, tilbyder en grundlæggende arkføder, kan trådløst oprette forbindelse til dine enheder og endda scanne til et SD-kort, uden at andre enheder er nødvendige.

De fleste brugere vil være helt tilfredse ved at vælge en (eller begge) af disse scannere, men de er ikke dine eneste muligheder. Vi inkluderer en række andre højt vurderede scannere, som også kan passe til dig. Læs videre for at finde ud af, hvad der er bedst for dig.

Hvorfor stole på mig for denne købsvejledning?

Jeg har været igennem de samme problemer med papirarbejdet som dig. For seks år siden havde jeg bakker, skuffer og kasser fulde af papirarbejde, og det var ikke altid nemt at finde det rigtige dokument. Jeg var en ivrig Evernote-bruger og havde i et stykke tid overvejet at blive papirløs. Efter at have lavet nogle undersøgelser købte jeg den Fujitsu ScanSnap S1300i.

Før jeg dykkede ind i at scanne alle disse sider, brugte jeg noget tid på at eksperimentere med indstillinger og finde ud af, hvad jeg ville have. Jeg konfigurerede endelig den medfølgende software til at oprette flersidede PDF’er, udføre OCR, så PDF’erne var søgbare, og sende dem direkte til Evernote. Scanning på den måde var hurtig og ubesværet og skete ved et tryk på en knap på scanneren.

Dernæst kom det hårde arbejde: måneders scanning. Jeg gjorde det i min fritid, normalt kun et par minutter ad gangen, nogle gange længere. Jeg havde meget få problemer. Af og til satte en side sig fast (på grund af en hæftning eller rivning), men når jeg først fik løst det, fortsatte maskinscanningen fra det sted, hvor papirstoppet opstod. Jeg behøvede ikke starte forfra. Samlet set var processen meget glat.

Jeg kasserede de fleste dokumenter, da de var blevet scannet. Der var nogle økonomiske dokumenter, jeg skulle opbevare i flere år af juridiske årsager, så jeg lagde disse i store, tydeligt mærkede konvolutter og lagde dem i opbevaring. Jeg beholdt nogle dokumenter af sentimentale årsager. Ethvert nyt papirarbejde blev scannet, efterhånden som det kom ind, men jeg forsøgte at minimere dette ved at sørge for, at mine regninger og anden korrespondance blev sendt til mig.

Jeg har været meget glad for den måde, alt fungerede på. At kunne tilgå og organisere mine dokumenter digitalt har gjort en kæmpe forskel. Så i år besluttede jeg at opgradere til Fujitsu ScanSnap iX1500.

Her er hvorfor:

• Dens dokumentbakke kan rumme flere ark papir, så jeg lettere kan starte på nogle store scanningsprojekter, herunder en stor samling af træningsmanualer fra kurser, jeg har lavet.
• Den er trådløs, så den behøver ikke at bo på mit skrivebord.
• Jeg kan placere det et sted, der er mere tilgængeligt, så andre familiemedlemmer kan bruge det.
• Fordi det er trådløst, kan de scanne direkte til deres egne telefoner, så jeg slipper for at sende dem deres scanninger fra min computer.
• Fordi den kan scanne direkte til skyen, kræves ingen computere eller enheder. Det er en alt-i-én løsning.

For at føje til min egen erfaring med at bruge dokumentscannere tjekkede jeg også omhyggeligt andre scannere ud under hensyntagen til industritests og brugeranmeldelser. Jeg håber, at denne roundup hjælper dig med at træffe dit eget valg af en dokumentscanner.

Bedste dokumentscanner: Vinderne

Bedste valg: Fujitsu ScanSnap iX1500

Fujitsu ScanSnap iX1500 er uden tvivl den bedste dokumentscanner, du kan købe. Den er trådløs og byder på en stor berøringsskærm, der gør den nem at bruge, og tilbyder meget hurtig duplex-farvescanning på op til 50 ark ad gangen. Scanninger behandles, så de endda ser bedre ud end det originale dokument, og den medfølgende software vil skabe søgbare flersidede PDF-filer.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 30 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Vægt: 7.5 lb, 3.4 kg

ScanSnap iX1500 er næsten universelt betragtet som den bedste dokumentscanner, der findes, omend en rimelig dyr. De eneste, der ikke synes at kunne lide det, er brugere af den foregående model, ScanSnap iX500.

Mange af disse brugere føler, at den tidligere scanner føltes mere robust, og at det var lettere at trykke på en enkelt knap end at håndtere den nye berøringsskærm. Som et resultat gav mange af dem iX1500 en én-stjernet vurdering – ret uretfærdigt, hvis du spørger mig.

Selvom iX500 nu er udgået, er den stadig tilgængelig til køb og er inkluderet som en mulighed nedenfor. Er det bedre end iX1500 på alle måder? Absolut ikke, og mange brugere er begejstrede for opgraderingen. Der er den nye 4.3-tommer berøringsskærm, der gør den nemmere at bruge, og hvis du scanner direkte til skyen, fungerer den som en selvstændig enhed uden behov for en computer.

Hvorfor er ScanSnap iX1500 så populær? Den har en fremragende kombination af hastighed, funktioner og brugervenlighed. Den er hurtig, scanner begge sider med op til 30 sider i minuttet (selvom tre scannere nedenfor er hurtigere), og scanningen er stille. 50 ark papir passer i dens pålidelige automatiske dokumentføder, og det er meget nemt at oprette forbindelse via Wi-Fi til din computer eller mobilenhed.

Så er der den medfølgende software, der automatisk forbedrer scanningen og fjerner tomme sider og giver mulighed for OCR.

Scanneren registrerer automatisk papirets størrelse, og om det er farve eller sort/hvid, roterer automatisk scanningen, hvis du lægger papiret på den forkerte måde, og kan endda tage stilling til de billedkvalitetsindstillinger, som dokumentet kræver.

Selvom det er meget intelligent, kan du også præcist fortælle scanneren, hvad den skal gøre. Den nemmeste måde at gøre det på er ved at oprette flere scanningsprofiler, der foruddefinerer scanningsindstillingerne, og hvor det scannede dokument sendes. Et ikon for hver profil er tilgængeligt på scannerens berøringsskærm for maksimal bekvemmelighed. Scanneren er ret kompakt og fås i sort eller hvid.

Den kommer ikke med en brugermanual, selvom der er en god en tilgængelig online. Jeg kan især godt lide det detaljerede afsnit ‘Anvendelser’, der forklarer detaljeret, hvordan man bruger scanneren til en lang række applikationer, herunder deling af dokumenter, scanning af magasiner, oprettelse af et fotoalbum, organisering af postkort og scanning af konvolutter og kvitteringer.

Men scanneren er ikke perfekt. Nogle brugere påpeger, at billeder mister en smule kvalitet, og det er sandt – det er trods alt ikke en fotoscanner. Nogle brugere rapporterede fejl i den medfølgende software, men de fleste af dem ser ud til at være blevet løst af efterfølgende opdateringer. Jeg venter stadig på, at teknisk support hjælper mig med et problem om at gemme til skyen, og det ser ud til, at jeg ikke er alene. Men jeg er sikker på et positivt resultat.

De fleste brugere virker begejstrede for scanneren. iX1500 er ret holdbar, og en bruger opdaterede sin anmeldelse efter et år for at rapportere, at alt stadig fungerede pålideligt – motorer, ruller, feeds og software. Det lykkes at tage et komplekst job og gøre det så hurtigt og nemt som muligt.

Læs min fulde ScanSnap iX1500 anmeldelse hvis du vil lære mere om denne scanner.

Mest bærbar: Doxie Q

Hvis du leder efter en scanner til bærbar brug, anbefaler jeg Doxie Q. Det genopladelige batteri kan klare 1,000 scanninger på hver opladning, så du behøver ikke at have et strømkabel med. Og du kan gemme dine scanninger direkte på dens 8 GB SD-hukommelse, så du ikke engang behøver at tænde din computer.

Hvis du vil bruge din computer eller iOS-enhed, er scanneren trådløs, så du ikke behøver at have et USB-kabel med dig, og den åbne ADF giver dig mulighed for at scanne dokumenter på op til otte sider.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 8 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Nej,
• Scanningshastighed: 8 ppm (enkeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Vægt: 1.81 lb, 0.82 kg.

Doxie Q er slank og kompakt, og det er den scanner, jeg ville vælge, hvis jeg lavede en masse scanninger på vejen, væk fra kontoret. Den er specielt designet til mobil brug, og du behøver ikke at bære et strømkabel, USB-kabel eller endda en computer.

Som standard vil dine scanninger gå direkte til et hukommelseskort, og dette er fantastisk til mobilbrug, men det betyder også, at du bliver nødt til at udføre OCR på din computer senere, som et ekstra trin. Hvis du foretrækker det, kan du også scanne til din computer via USB ved at aktivere Connected Scanning, men selv da udfører du en automatisk import fra SD-kortet i stedet for at scanne direkte til computeren.

Til bærbar brug virker denne scanner tæt på ideel, men der blev indgået nogle kompromiser for at opnå dens bærbarhed. Den er langsom – næsten en fjerdedel af hastigheden på vores vindende scanner ovenfor – har en ret begrænset automatisk dokumentføder og kan ikke scanne udføre dupleksscanning. At bruge det vil kræve mere tid og kræfter, men du kan gøre det på farten uden selv at tænde for din computer.

For en bærbar scanner virker det rimeligt – men ikke hvis det er din eneste scanner. Doxie Q er alt for langsom, hvis du også vil bruge den regelmæssigt på kontoret.

Hvis du vil have én scanner, der kan det hele, anbefaler jeg Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W nedenfor. De er hurtigere og kan scanne begge sider af siden på én gang, mens de forbliver ret bærbare. Men de kører ikke på batteri, og S1300i tilbyder ikke en trådløs forbindelse – du bliver nødt til at tænde din computer og tilslutte scanneren til en USB-port.

Andre gode bedste dokumentscannere

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Selvom den nu er ophørt, er den ScanSnap iX500 er stadig meget populær og er stadig tilgængelig. Selvom den kun har en enkelt knap og ingen berøringsskærm, elsker mange brugere dens enkelhed og fleksibilitet – at starte en scanning med et kort tryk vil udføre en anden type scanning end et langt tryk. Nogle brugere føler, at denne scanner ser bedre ud og føles mere robust end dens efterfølger, iX1500 (ovenfor).

Ved første øjekast:

• Arkføder: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 25 ppm,
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Vægt: 6.6 lb, 2.99 kg.

Bortset fra manglen på berøringsskærm er iX500 meget lig iX1500 ovenfor: den har den samme 50-arks feeder, 600 dpi opløsning, Wi-Fi og USB-grænseflader og kompakt design. Den scanner lidt langsommere (men stadig i dupleks), og giver dig mulighed for at opsætte scanningsprofiler, selvom du ikke finder et ikon for hver af dem på scanneren.

Brugere kalder det en arbejdshest. Det har været tilgængeligt siden 2013, så der har været mange muligheder for at teste dets holdbarhed, og nogle brugere scanner hundredvis af sider hver dag. Det ser ud til at være en favorit på advokatkontorer, hvor personalet skal håndtere en vanvittig mængde papirarbejde. Et advokatkontor købte et i 2022, og da det døde i 2022, gik de ud med det samme og købte et andet.

En anden bruger købte en til et scanningsprojekt, som de troede ville tage uger og blev færdig på en dag. Det skyldes ikke kun scannerens hastighed, men også brugervenligheden.

Men at dømme efter nogle brugeres kommentarer, ser det ud til, at opsætningen af ​​Wi-Fi ikke er så let som med iX1500. Nogle brugere fandt softwaren sværere at sætte op, end de havde forventet, og disse brugere kommer fra både Windows- og Mac-lejrene. Men når først ScanSnap-softwaren er konfigureret, plejer tiden, der går fra du trykker på Scan-knappen til at få en søgbar, flersidet PDF-fil, være betydeligt hurtigere end printere fra andre producenter.

2. RavenScanner Original

RavenScanner Original er en højt vurderet scanner med mange funktioner til fælles med vores vinder. Den har en stor berøringsskærm til computerløs scanning, en 50-arks dokumentføder, en maksimal opløsning på 600 dpi og fungerer enten trådløst eller kablet (men bruger Ethernet i stedet for USB). Dens scanningshastighed er dog næsten halvdelen af ​​vores vinder.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 17 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet,
• Vægt: 6.17 lb, 2.8 kg.

Du kan gøre endnu mere fra scannerens touchskærm end med vores vinder. Ligesom ScanSnap iX1500 kan RavenScanner sende dine scannede dokumenter til en række steder, inklusive skyen, men kan også e-maile eller faxe dem direkte fra scanneren og gemme dem på et tilsluttet flashdrev. Du kan endda lave grundlæggende dokumentredigering ved hjælp af den 7-tommer berøringsskærm.

Denne scanner er et nyt produkt for 2019, så det er svært at måle, hvordan den tåler langvarig brug. Brugere virker meget tilfredse indtil videre, og scanneren har den højeste vurdering ud af nogen i denne anmeldelse, men har endnu ikke nok anmeldelser til at give den vurdering for meget vægt. Brugere elsker at kunne scanne uden en computer og sammenligner det meget positivt med Fujitsu scannerne.

Hvis du leder efter noget lidt mere kraftfuldt og er villig til at betale ekstra, tilbyder virksomheden også en dyrere scanner med bedre specifikationer, RavenScanner Pro. Den har en 8-tommer berøringsskærm, 100-arks arkføder og kan scanne 60 sider i minuttet.

3. Epson DS-575

Epson DS-575 ligner vores vinder, når den er lukket, men har en række knapper og lys i stedet for en berøringsskærm. Den har også lignende specifikationer, inklusive en lidt hurtigere scanningshastighed. Selvom den har eksisteret længere end iX1500, har den ikke fået samme trækkraft på markedet.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 50 ark, 96 anmeldelser,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 35 ppm (dobbeltsidet)
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Vægt: 8.1 lb, 3.67 kg.

Epson DS-575 har mere til fælles med den ældre ScanSnap iX500 end den nye iX1500. Den tilbyder trådløs eller USB-forbindelse, giver dig mulighed for at scanne til din computer, mobilenhed eller skyen og inkluderer en 50-arks arkføder og meget hurtige dupleksscanningstider. Profiler kan oprettes til forskellige typer scanninger. Men den har ikke en berøringsskærm, hvilket gør dig mere afhængig af din computer eller enhed, når du vælger scanningsmuligheder.

Forbrugeranmeldelser er generelt positive. Brugere fandt softwaren nemmere at installere end Fujitsus – selvom de klagede over at skulle downloade den – men mindre egnet, når den først var installeret. Brugere fandt også ud af, at det ikke er så smertefrit at komme sig efter et papirstop, som når man bruger en ScanSnap – selvom papirstop heldigvis virker ret sjældent – ​​og sort-hvide scanninger er ikke af samme kvalitet som farvescanninger.

Et andet meget lignende alternativ fra Epson er ES-500W. Den har identiske specifikationer og et meget ens design, men er sort i stedet for hvid. Et problem med Epsons lineup er mangel på differentiering. Disse scannere er så ens, at det er svært at vide, hvorfor du ville vælge den ene frem for den anden. Ikke-trådløse versioner af begge scannere fås også til nedsat pris.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

S1300i er ScanSnap iX1500s lillebror. Det er halvdelen af ​​hastigheden og skal tilsluttes din computer for at fungere. Den er mere kraftfuld end Doxie Q, men ikke så bærbar. Jeg brugte en til at scanne tusindvis af ark papir i en årrække, og havde aldrig et problem.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 10 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 12 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Vægt: 3.09 lb, 1.4 kg.

Selvom det ikke er så hurtigt som vores vinder, er 12 dobbeltsidede sider i minuttet ikke dårligt. (Men bemærk, at hastigheden falder til kun 4 ppm, når du bruger USB-strøm, så til større scanningsopgaver vil du helt sikkert gerne tilslutte strømmen). gjort dobbelt så hurtigt med iX1500, men hvis portabilitet eller pris er vigtigt for dig, er denne scanner et glimrende alternativ.

Dokumentføderen rummer kun 10 sider, men jeg nåede nogle gange at få plads til flere. Og for meget store dokumenter lykkedes det mig at tilføje flere sider, da det sidste ark blev scannet for at producere en enkelt flersidet PDF, der indeholder hver side.

Betjeningen med en enkelt knap var ret intuitiv, og jeg var i stand til at oprette en række scanningsprofiler på min computer. Jeg var dog ikke i stand til at vælge dem fra scanneren, ligesom du kan med iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

For en bærbar scanner er Brother ADS-1700W har en masse funktioner. Den har en 2.8-tommer berøringsskærm, trådløs forbindelse og en 20-arks automatisk dokumentføder. Den kan udføre dupleksscanning med hurtige 25 ppm (betydeligt hurtigere end de andre bærbare scannere, vi dækker).

Men du skal tilslutte den til en stikkontakt. Den har ikke et batteri som Doxie Q eller fungerer fra USB-strøm som ScanSnap S1300i.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 20 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 25 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, mikro-USB,
• Vægt: 3.3 lb, 1.5 kg.

Ligesom ScanSnap iX1500 kan du oprette genveje til bestemte typer scanninger, og disse vil blive vist som ikoner på touchskærmen. Du kan scanne direkte USB-flashhukommelse, så scanning uden computer er mulig.

Alternativt kan du scanne direkte til din computer eller mobilenhed. Brugerne blev dog overraskede over at lære, at scanneren ikke kan scanne direkte til skyen, FTP eller e-mail uden hjælp fra en computer. Den officielle hjemmeside ser ud til at være lidt misvisende her.

Scanningshastighederne er betydeligt hurtigere end andre bærbare scannere, og den automatiske dokumentføder kan rumme 20 ark, bedre end konkurrenterne igen. Det gør dette til en fremragende scanner, hvis du vil bruge den både på kontoret og på farten. Mens du skal have en netledning med dig, gør Wi-Fi-forbindelsen det valgfrit at bære et mikro-USB-kabel.

Selvom jeg synes, at Doxie Q tilbyder den bedste bærbare oplevelse – du behøver ikke at tilslutte strømmen eller tage en computer med – er ADS-1700W et bedre valg for brugere, der prioriterer hurtigere scanning og en dokumentføder med større kapacitet. Bare vær opmærksom på, at den er dobbelt så tung, og du skal have et strømkabel med dig.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Lad os vende os til nogle dyrere muligheder. Det Brother ADS-2800W er større og tungere end vores vinder, men tilbyder hurtigere 40 ppm scanning og et udvalg af Wi-Fi, Ethernet og USB. Den er designet til små til mellemstore arbejdsgrupper og understøtter scanningsdestinationer, der er mere relevante for det miljø, såsom netværksmapper, FTP, SharePoint og USB-flashhukommelsesdrev.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 50 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 40 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Vægt: 10.03 lb, 4.55 kg.

Ligesom ScanSnap iX1500 giver ADS-2800 dig mulighed for at scanne til en række destinationer direkte fra enhedens (lidt mindre) 3.7 tommer touchskærm. Det scannede billede er optimeret ved at fjerne huller, rydde op i kanter og fjerne baggrundsstøj.

Men på trods af den hurtige scanningshastighed, blev en bruger frustreret over den tid, det tog at behandle dokumentet efter scanningen. Han rapporterede, at et 26-siders dokument tog 9 minutter og 26 sekunder, og scanneren var ubrugelig i det tidsrum. Det ser ud til, at han brugte en kraftig computer, og jeg er ikke sikker på, at der var nogen brugerfejl involveret.

Softwaren lyder mere begrænset end Fujitsus. For eksempel, når du starter scanninger fra berøringsskærmen, kan kun én computer være destinationen. For at sende scanninger til andre computere skal du starte scanningen fra den computer.

Hvis du vil have mere strøm og er villig til at betale for det, så overvej Broder ImageCenter ADS-3000N. Den tilbyder endnu hurtigere 50 ppm scanning og er designet til mellemstore til store arbejdsgrupper, men har ikke en berøringsskærm eller understøtter Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsus ScanSnap-serie af scannere er designet til hjemmekontoret. Det fi-7160 er en af ​​deres arbejdsgruppescannere. Den koster markant mere, men har en dokumentføder, der kan rumme 80 sider (i stedet for 50), og scanner med 60 sider/min (i stedet for 30). Enheden er dog større og tungere og mangler en touchskærm.

Ved første øjekast:

• Arkføder: 80 ark,
• Dobbeltsidet scanning: Ja,
• Scanningshastighed: 60 ppm (dobbeltsidet),
• Maksimal opløsning: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Vægt: 9.3 lb, 4.22 kg.

Denne scanner er designet til at gøre det muligt for en arbejdsgruppe at scanne store flersidede dokumenter hurtigere end nogensinde før. For at opnå dette tilbyder den en hurtigere scanningshastighed og større dokumentføder end nogen anden scanner, som vi dækker, og den er vurderet til at håndtere enorme 4,000 scanninger om dagen. Hvis dit mål er at tage en no-nonsense tilgang til at fuldføre et stort scanningsjob, er fi-7160 et godt valg.

Men denne kraft har en pris: denne scanner tilbyder ikke trådløs forbindelse eller en berøringsskærm. Du bliver nødt til at holde printeren tilsluttet USB-porten på en computer på kontoret og vælge dine scanningsmuligheder fra den medfølgende software, der kører på den computer.

Brugere finder det en solid scanner, når de behandler store mængder papir ved et enkelt skrivebord, for eksempel på et advokatkontor, og mange kontorer køber flere enheder. Kvaliteten af ​​output er meget høj, og med den rigtige konfiguration kan du normalt bare starte en scanning ved at trykke på knappen på maskinen.

Hvorfor gå papirløs?

‘Hvor er det dokument?’ ‘Hvorfor er mit skrivebord så rodet?’ ‘Skal vi arkivere alfabetisk?’ ‘Kan du fotokopiere det til mig?’ ‘Jeg tror, ​​det er på side 157.’ ‘Undskyld, jeg efterlod dokumentet derhjemme.’

Det er seks ting, du aldrig behøver at sige, når du først er blevet papirløs. Enhver virksomhed bør overveje det. Her er seks gode grunde:

• Du sparer plads. Du kan få adgang til alle dine dokumenter fra din computer eller mobilenhed. Du vil ikke have bunker af papir på dit skrivebord eller et rum fyldt med arkivskabe.
• Søg. Du kan nemmere finde den information, du ønsker. Du vil være i stand til at søge efter den fil, du har brug for, og hvis optisk tegngenkendelse er blevet udført, søg også efter tekst inde i filen.
• Adgang når som helst og hvor som helst. Du kan få adgang til alle dine dokumenter fra din computer og tage dem med dig på en mobilenhed.
• Dokumentorganisation. Brug filsystemet til at organisere og synkronisere dine dokumenter, eller placer dem i et dokumenthåndteringssystem som Confluence, Microsoft SharePoint eller Adobe Document Cloud for større fleksibilitet.
• Deling og kommunikation. Digitale dokumenter kan tilgås af alle på dit kontor, og de kan nemt deles med andre via e-mail og forskellige cloud-tjenester.
• Sikkerhed. Digitale dokumenter kan nemt sikkerhedskopieres, kodeordsbeskyttes og gemmes på sikre medier.

Hvad du behøver at vide på forhånd om at blive papirløs

Det er et stort arbejde at scanne hvert papirdokument på dit kontor. Gør det ikke sværere, end det behøver at være. Det begynder med at vælge det rigtige værktøj til jobbet.

Du ejer sandsynligvis allerede en scanner – sandsynligvis en flatbed-scanner, der er tilsluttet en billig printer. Du kan blive fristet til at starte med den scanner, men du vil sikkert fortryde det. At placere hver side på scanneren manuelt og langsomt scanne én side ad gangen er en opskrift på frustration. Du er mere tilbøjelig til at give op end færdig. Et job, der ville tage sekunder på den rigtige scanner, vil tage dig timer.

En dokumentscanner er designet til hurtigt at scanne store flersidede dokumenter. De har en dokumentføder, der giver dig mulighed for at scanne op til 50 sider ad gangen, og vil typisk scanne begge sider af papiret på én gang (dupleksscanning). Den medfølgende software vil gemme dem som flersidede PDF’er og udføre optisk tegngenkendelse for at gøre dem søgbare – alt sammen i realtid.

Men det er nyttigt at beholde andre typer scannere. En fotoscanner vil gøre et mere præcist job med billeder, og en flatbed-scanner vil håndtere indbundet materiale og sart papir bedre. En scanningsapp på din telefon giver dig mulighed for at scanne en kvittering på en restaurant der og da, i stedet for at skulle huske at gøre det senere.

Når du har scannet alle dine dokumenter, skal du holde styr på det, mens der kommer nyt papirarbejde ind, og forsøge at stoppe oversvømmelsen. Hvis der er en mulighed for at modtage det papirarbejde elektronisk, så tag det!

Hvordan vi valgte disse bedste dokumentscannere

Positive forbrugervurderinger

Jeg har scannet dokumenter i årevis, men har kun reel erfaring med to scannere, så jeg skal trække på en bredere vifte af erfaringer. I denne anmeldelse har jeg taget branchetests og forbrugeranmeldelser i betragtning.

Test fra brancheeksperter giver et detaljeret billede af, hvad man kan forvente af en scanner. For eksempel har Wirecutter brugt 130 timer på at undersøge og teste en række scannere over en årrække. Forbrugeranmeldelser er lige så nyttige. En person, der har købt en scanner for deres egne penge, har en tendens til at være ærlige og ærlige om deres positive og negative oplevelser.

I denne roundup har vi inkluderet scannere med en forbrugervurdering på 3.8 stjerner og derover, helst med anmeldelser efterladt af hundredvis af brugere.

Kabelforbundet eller trådløs

Traditionelt ville en dokumentscanner sidde på dit skrivebord og være sat i en af ​​din computers USB-porte. I mange situationer fungerer det perfekt, og det var mit setup i mange år.

Men det gør det svært for andre at få adgang til scanneren og tilføjer rod på dit skrivebord. Når en scanner bruges af flere personer, giver det mening at vælge en trådløs model, der kan placeres centralt og scanne til en række steder, herunder mobile enheder, eller endda direkte til skyen.

Hurtig scanning af flere sider

Som et indledende skridt vil mange mennesker have et stort efterslæb af papirarbejde, der skal scannes. Det var bestemt min oplevelse. I så fald kan en hurtig scanner spare dig for ugers arbejde.

Vælg en scanner med en automatisk dokumentføder (ADF), der lader dig scanne op til 50 ark på én gang. Det er især nyttigt for meget lange dokumenter, hvor du forventer at have en flersidet PDF. Se også efter hurtige scanningshastigheder (målt i sider pr. minut eller ppm) og muligheden for at scanne begge sider af papiret på én gang.

Overførsel

Hvis dit job tager dig væk fra kontoret i flere dage ad gangen, vil du måske gerne købe en mere bærbar scanner. Mange af de mest bærbare dokumentscannere har ikke en arkføder. De er velegnede til kun at scanne én side ad gangen, men bliver frustrerende med større opgaver.

Så vi har kun inkluderet bærbare scannere med en ADF i denne roundup. Hvis du køber en anden scanner til dette formål, anbefaler jeg Doxie Q. Hvis du foretrækker kun at købe én scanner til både kontoret og rejser, tilbyder Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W en bedre balance mellem funktioner.

Er der andre gode dokumentscannere, der er værd at komme ind på denne anbefalede liste? Fortæl os din mening.