7 trin til at tilføje en professionel e-mail-signatur i Outlook
Hvis du er en hyppig e-mailbruger, har du sikkert set e-mails fra kolleger, kolleger, venner eller familie, der har en underskrift i slutningen. Det kan give deres navn, telefonnummer, jobtitel og andre relevante oplysninger. En signatur kan få en e-mail til at se yderst professionel ud.
Mens de fleste elektroniske kommunikationer nu er i form af instant messaging, tekstbeskeder, videochat eller sociale medier, er e-mail stadig meget brugt i erhvervslivet. På grund af dette er det afgørende at have et professionelt udseende mærke, der skiller sig ud og lader andre vide, hvem de kommunikerer med.
Er du Outlook-bruger? Det er ret simpelt at oprette en e-mail-signatur i Microsoft Outlook; det kan gøres på få minutter.
Hvis du allerede har en, og du har glemt, hvordan du ændrer den, viser vi dig hvordan. Lad os se på, hvordan du tilføjer eller ændrer din e-mailsignatur. Derefter har vi inkluderet nogle noter om, hvordan man får det til at se professionelt ud.
Indholdsfortegnelse
Tilføj en signatur i Microsoft Outlook
Tilføjelse af en signatur i Outlook er en ret ligetil proces. Vi vil gøre dette i webversionen af Outlook, men det kan også gøres ved at bruge næsten identiske trin i Outlook-appen. Skærmbillederne i denne artikel er fra webversionen af Outlook.
Trin 1: Log ind på Microsoft Outlook
Log ind på Microsoft Outlook.
Trin 2: Åbn Outlook-indstillingerne
Åbn dine kontoindstillinger. Gør dette ved at klikke på indstillingsikonet i øverste højre hjørne af din browser.
Trin 3: Klik på ‘Se alle Outlook-indstillinger’
Trin 4: Klik på Mail – Skriv og svar
I indstillingsmenuen skal du klikke på ‘Mail’ og derefter ‘Skriv og svar.’ Øverst i vinduet i højre side af skærmen skal du straks se afsnittet ‘E-mailsignatur’.
Trin 5: Tilføj dine signaturoplysninger
Tilføj alle de ting, du vil have vist i din signatur. Se afsnittet nedenfor om, hvordan du sikrer dig, at din ser professionel ud.
Du kan ændre skrifttyper og bruge andre standardtekstformateringsmuligheder. Det er også muligt at tilføje billeder, hvis du ønsker det.
Trin 6: Vælg Indstillinger
Vælg muligheder for at bestemme, hvornår signaturen skal bruges. Det kan indgå i nye beskeder og beskeder, som du besvarer eller videresender.
Trin 7: Gem dine ændringer
Glem ikke at klikke på ‘Gem’-knappen i nederste højre hjørne. Når du gemmer, er du færdig; du skal have en flot professionelt udseende signatur på dine e-mails.
Opdater din Microsoft Outlook-signatur
Hvis du ikke er tilfreds med, hvordan din nye signatur ser ud, ingen bekymringer. Det er nemt at redigere det. Det er også almindeligt, at du skal foretage ændringer, når kontaktoplysningerne ændres, du modtager en ny stillingsbetegnelse, eller du bare gerne vil opfriske den lidt.
For at opdatere den skal du blot følge de samme trin, som blev brugt til at oprette den nye. Når du kommer til signaturafsnittet af indstillingerne (trin 4), skal du klikke på tekstvinduet i højre side og derefter redigere tekstboksen, så den ser ud, som du gerne vil have. Så enkelt er det. Glem ikke at gemme dine indstillinger.
Sådan får du din Outlook-signatur til at se professionel ud
Der er adskillige måder at sikre, at din e-mailsignatur ser professionel ud. Dine topprioriteter: Inkluder dit fulde navn efterfulgt af dit job eller stilling, derefter kontaktoplysninger. Følgende er elementer, der vil tilføje mest værdi.
1. Navn
Du vil måske bruge dit formelle navn. Udelad eventuelle kaldenavne eller forkortede navne, medmindre du har et mere afslappet arbejdsmiljø eller kunder.
2. Titel
Dette kan være kritisk, især for dem, der måske ikke kender dig godt eller ikke har arbejdet med dig tidligere.
3. Firmanavn
Hvis du arbejder for en virksomhed, skal modtagerne kende dens navn. Hvis du ikke arbejder for en virksomhed, kan du tilføje noget som ‘Uafhængig entreprenør’ eller ‘Freelanceudvikler.’ Du kan også udelade denne del, hvis du ikke repræsenterer en virksomhed.
Når du tilføjer virksomhedsoplysninger, kan du overveje at tilføje dit firmalogo. Tjek først med din virksomhed for at se, om de har specifikke ting, som de gerne vil have, at du medtager.
4. Certificeringer
Du kan også angive eventuelle certificeringer, som du eller din virksomhed har. Certificeringer kan komme med et logo eller symbol, der også kan tilføjes.
5. Kontakt Information
Dette kan være den vigtigste del. Angiv alternative måder, hvorpå nogen kan komme i kontakt med dig. Tilføj dit telefonnummer, din virksomheds hjemmeside eller andre metoder, du måtte have. Du kan også inkludere din e-mail-adresse, selvom den allerede vil være i meddelelsen i sektionen ‘Fra’. Det skader ikke at have det der, hvor nogen nemt kan se det og få adgang til det.
Overvej at linke til alle professionelle sociale mediekonti såsom LinkedIn eller andre, der repræsenterer din virksomhed.
7. Foto
Et billede af dig selv er valgfrit, men det er rart for folk at se, hvem de kommunikerer med. Hvis din virksomhedskultur er formel, så sørg for at bruge et professionelt udseende foto.
Hvad du ikke bør inkludere i din Outlook-signatur
Som du kan se, giver signaturafsnittet dig mulighed for at tilføje en overflod af tekst eller billeder, men der er intet galt i at holde det enkelt. Målet er at levere data, der tilføjer mest værdi til dine budskaber.
Overdriv det ikke. Hvis du tilføjer for meget, kan det se rodet ud. Informationsoverbelastning kan få modtageren til bare at ignorere det, især hvis de har travlt.
Du vil ofte se folk inkludere en form for citat eller ordsprog i deres e-mailsignatur. Jeg fraråder dette, medmindre det er et motto eller slogan for din virksomhed. Citater kan ofte være meningsfulde, politiske eller kontroversielle; du kan risikere at fornærme nogen. Hvis dit ønske er at være professionel, er tilbud noget, du bør undgå.
En sidste ting at tænke på: undgå at gøre din signatur for distraherende. Du vil gerne have, at det bliver bemærket, men du vil heller ikke have, at det skal være så iøjnefaldende, at det fjerner dit budskab.
Signaturen skal fortælle folk, hvem du er, hvad du laver, hvem du arbejder for, hvordan de kontakter dig, og eventuelt hvorfor de kan stole på dig.
Hvorfor du har brug for en e-mail-signatur til Outlook
Der er nogle andre gode grunde til at have en forudformateret moniker. Selvom de kan virke enkle, skal du ikke undervurdere deres betydning.
Som vi allerede har set, får en e-mail-signatur dine beskeder til at se mere professionelle ud. En signatur kan spare værdifuld tid.
Selvom det måske ikke virker af meget, kan det fjerne andre opgaver at sende flere e-mails og konstant tilføje dit navn og andre detaljer. Med en foruddefineret standard er der én ting mindre, du skal gøre for hver besked.
En signatur sikrer også, at dit navn og andre detaljer altid er inkluderet i hver e-mail. Du vil ikke glemme at tilføje dine vigtige kontaktoplysninger. En standardsignatur holder dine kontaktoplysninger konstante, så du ved, at du sender præcis det samme til hver modtager.
Der er en sidste grund: modtageren vil vide, hvem de modtager beskeden fra. E-mailadresser er ofte blandede dele af vores navne kombineret med tal eller andre bogstaver.
Som følge heraf kender den person, der modtager beskeden, muligvis ikke dit fulde navn. En formel underskrift sikrer, at modtageren ved, hvem du er.
Afsluttende ord
Din Outlook-e-mailsignatur er en vital del af din kommunikation. Det giver oplysninger om dig og giver dine læsere alternative måder at kontakte dig på. Det sparer tid, når du skriver og sender e-mails, da du ikke hele tiden skal udfylde gentagne tekster.
Når du har konfigureret din Outlook-signatur, skal du sørge for at gennemgå den ofte og sørge for at holde den opdateret, hvis noget ændrer sig.
Forhåbentlig har denne artikel hjulpet dig med at opsætte din professionelle e-mail-signatur i Outlook. Du er velkommen til at kontakte os med spørgsmål eller kommentarer.
Seneste Artikler