2 hurtige måder at indsætte en PDF i Word (med trin)

Hvis du bruger Microsoft Word til arbejdet, kan evnen til at indsætte en PDF-fil i et dokument være kritisk. Som tech-skribent og softwareingeniør bruger jeg ofte denne funktion.

Når jeg har en rapport oprettet i PDF-format fra et andet program, og jeg skal indsætte den i et Word-dokument, kan det være en tidsbesparelse at bruge denne funktion. Jeg ønsker ikke at skulle genindtaste al den information i Word.

Det behøver jeg heldigvis ikke, og det vil du heller ikke. Med et par enkle trin kan du nemt indsætte PDF’en i dit dokument. Lær hvordan nedenfor.

Hurtige noter

Der er flere metoder, du kan bruge til at indsætte en PDF i et Word-dokument.

En hurtig og enkel måde er at åbne PDF-dokumentet, markere al teksten, kopiere den og derefter indsætte den i Word.

Denne metode virker for noget tekst, men hvis PDF’en har nogen formatering, vil du højst sandsynligt miste den; det vil ikke se korrekt ud, når du har indsat det i Word. Derudover kan du miste data. Af disse grunde anbefaler vi ikke denne løsning.

De andre metoder er at indsætte PDF-filen eller at trække og slippe den i dit Word-dokument. Jeg foretrækker at indsætte det som et objekt; Jeg føler, at jeg har mere kontrol over, hvor det går hen, og hvordan det tilføjes. Vi dækker begge metoder nedenfor.

At linke eller ikke at linke

Når du bruger en af ​​metoderne nedenfor til at indsætte din PDF-fil, skal du beslutte, om du vil have den til at blive linket til Word-dokumentet eller ej. Hvad betyder det?

Forbundet

At linke PDF’en kan være fantastisk, hvis oplysningerne i den vil ændre sig eller blive opdateret. At bruge et link er lidt som at have en genvej: Når du klikker på ikonet i Word-dokumentet, åbner du den faktiske PDF-fil på dens eksterne placering.

Eventuelle ændringer, du foretager i PDF’en, vises i dit Word-dokument; det vil ikke være nødvendigt at opdatere den, hver gang PDF’en ændres. Lyder godt, ikke?

Ulempen? PDF’en er ikke indlejret i det faktiske Word-dokument. På grund af dette skal du altid opbevare en kopi af PDF’en på samme sted, hvor du linkede den. Hvis Word-dokumentet ikke kan finde PDF-filen, kan det ikke åbne og vise det.

Unlinked

Hvis du vælger ikke at linke, indlejrer Word PDF’en i Word-dokumentet. PDF’en vil være en del af dokumentet; uanset hvor du sender det, kopierer det eller åbner det, vil Word-dokumentet stadig have PDF-filen i sig.

Det positive: du behøver ikke bekymre dig om at sende PDF’en og Word-dokumentet, når du deler.

Det negative: Hvis du skal lave opdateringer til PDF-filen, vil de ikke automatisk dukke op i Word. Du skal slette PDF’en fra Word-dokumentet og derefter genindsætte den.

Metode 1: Indsættelse som et objekt

Metode 1 er den foretrukne metode. Det giver en stor grad af kontrol og præcision.

Bemærk: Skærmbillederne nedenfor er fra en ældre version af MS Word. Trinene forbliver dog de samme i nyere versioner af Word.

Trin 1: Klik på det sted i Word-dokumentet, hvor du vil indsætte PDF-filen.

Trin 2: I Microsoft Word skal du klikke på menufanen ‘Indsæt’.

Trin 3: Vælg ‘Objekt’ for at indsætte et objekt.

Denne indstilling er normalt placeret i øverste højre side af værktøjslinjen. I nyere versioner af Word viser det muligvis kun et ikon med et lille vindue i afsnittet ‘Tekst’. Hold markøren over ikonerne for at identificere den, der er markeret med ‘Objekt’.

Trin 4: Vælg fanen ‘Opret fra fil’.

Når objektvinduet kommer op, vil du se to faner. Vælg den, der er mærket ‘Opret fra fil.’

Trin 5: Vælg din PDF-fil.

Klik på knappen ‘Gennemse’, naviger til mappen, hvor din PDF-fil er gemt, og vælg filen.

Trin 6: Vælg dine muligheder.

Hvis du ønsker at indsætte PDF’en som et link (som beskrevet ovenfor), skal du markere afkrydsningsfeltet ‘Link til fil’.

Hvis du ønsker, at filen kun skal vises som et ikon, skal du markere afkrydsningsfeltet ‘Vis som ikon’. Det vil vise et ikon, der repræsenterer PDF-filen; Hvis du dobbeltklikker på det, åbnes PDF’en. Hvis du ikke markerer dette felt, vil det indsætte hele dokumentet i dit Word-dokument.

Når du er færdig med dine valg, skal du klikke på knappen ‘OK’. PDF’en vil blive indsat i dit dokument. Se eksemplerne nedenfor. Billedet til venstre viser PDF’en, mens billedet til højre kun viser et ikon.

Metode 2: Træk-og-slip

Træk-og-slip-metoden er enkel, men der er en ulempe: du har ikke meget kontrol over hvordan PDF’en er indsat.

Linket til PDF’en fjernes; afhængigt af den version af Word du bruger, vil det falde ind som et ikon eller som selve dokumentet. Jeg har en gammel 2010-version af Word, som lægger hele PDF-filen ind. Da jeg prøvede det i Word 365, viste det dog kun et ikon.

Følgende er trinene til træk-og-slip-metoden. Jeg bruger en ældre version af Word på en Windows 7-maskine, så din kan se anderledes ud. Trinene udføres dog på samme måde i nyere versioner af Word.

Trin 1: Rul til det sted i Word-dokumentet, hvor du vil indsætte PDF-filen.

Trin 2: Åbn Windows File Explorer og naviger til den PDF, du ønsker at indsætte.

Trin 3: Vælg PDF’en og træk den ind i Word-dokumentet.

For at vælge og trække filen skal du klikke på PDF’en med venstre museknap og holde den nede, og derefter trække filen forsigtigt, så den er over toppen af ​​Word-dokumentet.

Når den er på det sted, du ønsker, skal du slippe venstre museknap, og PDF’en vil blive placeret på det sted.

Hvis du støder på problemer med, hvordan PDF-filen præsenteres, kan du altid slette den fra dokumentet og genindsætte den.

Det afslutter denne tutorial-artikel. Jeg håber du finder det nyttigt. Som altid, lad mig vide, hvis du har problemer med at forsøge at indsætte en PDF i et Word-dokument.