Kan du fjerne en e-mail? (Her er det rigtige svar)

Du trykker på send-knappen for en e-mail, du lige har skrevet, og indser derefter, at den gik til den forkerte person, indeholdt noget, du ikke skulle have sagt, eller er fuld af stavefejl. Uanset hvad, vil du tage det tilbage, før modtageren læser det. Det sker for os alle, og det kan være en rigtig syg følelse.

Hvad kan du gøre? Kan du annullere afsendelsen af ​​beskeden? Nå, ja og nej. Det er lidt et tricky spørgsmål. Det afhænger af den e-mail-klient, du bruger. Det korte svar er, at du kan, i nogle begrænsede tilfælde. Så selvom det er muligt, er det ikke noget, du skal regne med.

Lad os tage et kig på ikke-afsendelse af e-mails – hvorfor du skulle have det i første omgang, og muligheden for at gøre det med forskellige tjenester og klienter. Vi vil også se på, hvordan du undgår at skulle slette en e-mail.

Hvorfor skulle jeg fjerne en e-mail?

Der er situationer, hvor vi sender en besked og så opdager, at vi ikke var helt klar til at sende den eller slet ikke burde have sendt den.

Mit job kræver ofte, at jeg arbejder med følsomme oplysninger. Jeg skal sikre, at det, jeg sender, går til de rigtige personer, og at det er information, de kan se. Dette er et scenarie, hvor afsendelse af en e-mail virkelig kunne være en redningsmand. Hvis dit job er på spil, ønsker du ikke at sende følsomme oplysninger til den forkerte person. Forhåbentlig, hvis du gør det ved et uheld, kan du annullere afsendelsen af ​​beskeden, før det er for sent.

En mere almindelig fejl er at sende en besked fuld af stavefejl. Det kan være pinligt, men det er ikke verdens undergang – medmindre det er for en potentiel arbejdsgiver eller klient. I så fald kan det betyde at miste en jobudsigt eller kunde.

En anden fejl er at sende en vred e-mail til en kollega, chef eller nogen anden. Når vi handler i vrede uden at stoppe os selv, vil vi ofte reagere på noget og skrive noget, vi ville ønske, vi ikke havde. Tryk ubetænksomt på send-knappen, og du kan være i en grim situation.

I erhvervslivet er en af ​​de mest almindelige fejl at adressere en e-mail til den forkerte person. Du indtaster modtagerens navn, og autofyld indtaster nogle gange en forkert modtager.

Afsendelse af e-mail

Muligheden for at annullere afsendelsen af ​​en e-mail afhænger af tjenesten og e-mail-klient du bruger. Hvis du bruger Gmail, kan du annullere afsendelsen, men du skal være hurtig. Hvis du bruger Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server, kan du muligvis genkalde den. Andre apps eller tjenester kan have måder at tage en tvivlsom e-mail tilbage på. Mange andre, som Yahoo, gør ikke.

gmail
Du kan annullere afsendelsen af ​​en besked i Gmail, men der er en begrænset tid til at gøre det. Du har kun sekunder til at handle, og du skal gøre det, før du klikker på et andet vindue eller fane. Når du har bevæget dig væk fra e-mail-skærmen, eller tiden er gået, er beskeden sendt.

Funktionen ‘Fortryd’ eller ‘Fortryd’ i Gmail annullerer ikke afsendelsen af ​​e-mailen. Det, der sker, er, at der er en forsinkelse, før beskeden går ud. Når du klikker på ‘Send’-knappen, ‘holdes beskeden tilbage’ i det konfigurerede tidsrum. Når du trykker på knappen ‘Fortryd’, sender Gmail ikke beskeden.

Du kan konfigurere forsinkelsen til at være fra 5 til 30 sekunder. Dette kan konfigureres under fanen ‘Generelt’ i Gmail-indstillingerne. Se nedenunder.

Processen med at fjerne en e-mail er ret enkel. Når du har klikket på ‘send’ på din besked, vises en meddelelse i nederste venstre hjørne af Gmail-vinduet. Det skal se ud som billedet nedenfor.

Klik på knappen ‘Fortryd’, og det vil stoppe beskeden i at blive sendt. Gmail åbner din oprindelige besked og giver dig mulighed for at ændre den og sende den igen. Det er alt, hvad der skal til.

MS Outlook
Microsoft Outlooks metode til at fjerne en e-mail er meget anderledes. MS Outlook kalder det ‘genkaldelse’. I stedet for at forsinke afsendelsen af ​​beskeden i et par sekunder, som Gmail gør, sender den en kommando til modtagerens e-mail-klient og beder om at fjerne den. Dette virker selvfølgelig kun, hvis modtageren ikke har læst beskeden, og hvis I begge bruger en Microsoft Exchange-server.

Der er et par andre faktorer, der skal være på plads, for at tilbagekaldelsen virker. Genkaldelse af meddelelsen omfatter at gå til dine sendte meddelelser i Outlook, finde den sendte e-mail, åbne den og finde ‘genkald’-meddelelsen i menuen (se billedet nedenfor). Outlook vil så fortælle dig, om tilbagekaldelsen lykkedes.

Hvis du gerne vil se flere detaljer om, hvordan du bruger Microsoft Outlooks tilbagekaldelse, så tjek vores artikel: Sådan husker du en e-mail i Outlook.

Værktøjer og tips

Der er forskellige andre e-mail-tjenester og klienter; mange har en eller anden form for unsend- eller fortryd-funktion. De fleste fungerer på samme måde som Gmail, hvor der er en forsinkelse i afsendelsen. Hvis du er nysgerrig efter, hvordan andre tjenester/klienter fungerer, så se på indstillingerne eller konfigurationen for din e-mail og se, om det kan forsinke afsendelsen.

Microsoft Outlook har en forsinkelsesindstilling, så hvis du ikke kan bruge genkaldsfunktionen, kan du få en forsinkelse. For at stoppe e-mailen skal du gå til udbakken og slette den, før den bliver sendt. Mange andre klienter har lignende funktioner, som kan implementeres.

Mailbird er et eksempel på en e-mail-klient, der kan konfigureres til at forsinke afsendelse af beskeder.

De fleste klienter har funktioner, der kan konfigureres til at beskytte dig mod at sende uønskede e-mails.

Forebyggelse af beklagelige e-mails

Selvom e-mail-beskeder kan tages tilbage, er der en god chance for, at tilbagekaldelsen mislykkes, eller at du ikke trykker på ‘fortryd’-knappen hurtigt nok. Den bedste metode til at håndtere beklagelige e-mails er ikke at sende dem i første omgang.

Gennemgå dine beskeder grundigt, før du sender dem: Korrekturlæsning forhindrer dig i at udsende e-mails med stavefejl. Hvad hvis korrekturlæsning ikke er din ting? Få en Grammarly konto. Det er en yderst hjælpsom app.

Genlæser din besked flere gange. De fleste problemer opstår ofte ved at sende e-mails til den forkerte adresse eller ved at rode i emnelinjen, så sørg for at gennemgå disse områder specifikt.

Med hensyn til den vrede e-mail, som du fortryder at sende – den bedste praksis koger ned til tre ord: SLIP IKKE SEND. Der er en historie om, at Abraham Lincoln, når han var sur, ville skrive et blæret brev til den fornærmende part. Så sendte han det IKKE. I stedet var hans politik at lægge brevet i en skuffe i tre dage.

Derefter åbnede han skuffen, læste brevet igen (ofte med et meget køligere hoved) og besluttede, om han ville sende det. 100 % af tiden sendte han det ikke. Hvad er lektien her? SLIP IKKE SEND, når du er følelsesladet. Gå væk, kom tilbage, og brug lidt tid på at beslutte, om du virkelig vil sprænge din ven, elskede eller kollega i luften.

Afsluttende ord

At sende en beklagelig e-mail kan være pinligt. I nogle tilfælde kan det koste dig et job, en kunde eller en ven. Derfor er det vigtigt at gennemgå beskeder grundigt, før du sender dem. Hvis beskeder bliver sendt ved en fejl, kan du forhåbentlig annullere afsendelsen, før de kommer ud eller bliver læst.

Vi håber, at du finder denne artikel nyttig. Kontakt os venligst for spørgsmål eller kommentarer.