2 γρήγοροι τρόποι για να εισαγάγετε ένα PDF στο Word (με βήματα)

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για εργασία, η δυνατότητα εισαγωγής ενός αρχείου PDF σε ένα έγγραφο μπορεί να είναι κρίσιμη. Ως συγγραφέας τεχνολογίας και μηχανικός λογισμικού, βρίσκω τον εαυτό μου να χρησιμοποιώ αυτή τη δυνατότητα συχνά.

Όταν έχω δημιουργήσει μια αναφορά σε μορφή PDF από άλλη εφαρμογή και πρέπει να την εισαγάγω σε ένα έγγραφο του Word, η χρήση αυτής της δυνατότητας μπορεί να είναι εξοικονόμηση χρόνου. Δεν θέλω να χρειαστεί να πληκτρολογήσω ξανά όλες αυτές τις πληροφορίες στο Word.

Ευτυχώς δεν χρειάζεται, ούτε και εσείς. Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε το PDF στο έγγραφό σας. Μάθετε πώς παρακάτω.

Γρήγορες παρατηρήσεις

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε ένα PDF σε ένα έγγραφο του Word.

Ένας γρήγορος και απλός τρόπος είναι να ανοίξετε το έγγραφο PDF, να επιλέξετε όλο το κείμενο, να το αντιγράψετε και στη συνέχεια να το επικολλήσετε στο Word.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί για κάποιο κείμενο, αλλά εάν το PDF έχει κάποια μορφοποίηση, πιθανότατα θα το χάσετε. Δεν θα φαίνεται σωστό αφού το επικολλήσετε στο Word. Επιπλέον, μπορείτε να χάσετε δεδομένα. Για αυτούς τους λόγους, δεν συνιστούμε αυτήν τη λύση.

Οι άλλες μέθοδοι είναι να εισαγάγετε το αρχείο PDF ή να το σύρετε και να το αποθέσετε στο έγγραφο του Word. Προτιμώ να το εισάγω ως αντικείμενο. Νιώθω ότι έχω περισσότερο έλεγχο στο πού πηγαίνει και πώς προστίθεται. Καλύπτουμε και τις δύο μεθόδους παρακάτω.

Σύνδεση ή μη σύνδεση

Όταν χρησιμοποιείτε μία από τις παρακάτω μεθόδους για να εισαγάγετε το PDF σας, θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να συνδεθεί με το έγγραφο του Word ή όχι. Τι σημαίνει αυτό?

Συνδεδεμένες

Η σύνδεση του PDF μπορεί να είναι εξαιρετική εάν οι πληροφορίες σε αυτό αλλάξουν ή ενημερωθούν. Η χρήση ενός συνδέσμου είναι σαν να έχετε μια συντόμευση: όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο μέσα στο έγγραφο του Word, ανοίγετε το πραγματικό αρχείο PDF στην εξωτερική του θέση.

Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στο PDF θα εμφανίζονται στο έγγραφο του Word. Δεν θα χρειάζεται να το ενημερώνετε κάθε φορά που αλλάζει το PDF. Ακούγεται υπέροχο, σωστά;

Το μειονέκτημα? Το PDF δεν είναι ενσωματωμένο στο πραγματικό έγγραφο του Word. Εξαιτίας αυτού, θα πρέπει πάντα να διατηρείτε ένα αντίγραφο του PDF στην ίδια θέση όπου το συνδέσατε. Εάν το έγγραφο του Word δεν μπορεί να βρει το αρχείο PDF, δεν μπορεί να το ανοίξει και να το εμφανίσει.

Αποσύνδεση

Εάν επιλέξετε να μην γίνει σύνδεση, το Word θα ενσωματώσει το PDF στο έγγραφο του Word. Το PDF θα είναι μέρος του εγγράφου. ανεξάρτητα από το πού το στείλετε, το αντιγράψετε ή το ανοίξετε, το έγγραφο του Word θα εξακολουθεί να έχει το αρχείο PDF μέσα του.

Το θετικό: δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποστολή του εγγράφου PDF και του Word κατά την κοινή χρήση.

Το αρνητικό: αν χρειαστεί να κάνετε ενημερώσεις στο αρχείο PDF, δεν θα εμφανιστούν αυτόματα στο Word. Θα χρειαστεί να διαγράψετε το PDF από το έγγραφο του Word και στη συνέχεια να το εισαγάγετε ξανά.

Μέθοδος 1: Εισαγωγή ως αντικείμενο

Η μέθοδος 1 είναι η προτιμώμενη μέθοδος. Προσφέρει μεγάλο έλεγχο και ακρίβεια.

Σημείωση: Τα παρακάτω στιγμιότυπα οθόνης προέρχονται από μια παλαιότερη έκδοση του MS Word. Ωστόσο, τα βήματα παραμένουν τα ίδια σε νεότερες εκδόσεις του Word.

Βήμα 1: Κάντε κλικ στη θέση στο έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε το PDF.

Βήμα 2: Στο Microsoft Word, κάντε κλικ στην καρτέλα μενού ‘Εισαγωγή’.

Βήμα 3: Επιλέξτε ‘Αντικείμενο’ για να εισαγάγετε ένα αντικείμενο.

Αυτή η επιλογή βρίσκεται συνήθως στην επάνω δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων. Σε νεότερες εκδόσεις του Word, μπορεί να εμφανίζει μόνο ένα εικονίδιο με ένα μικρό παράθυρο στην ενότητα που ονομάζεται ‘Κείμενο’. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από τα εικονίδια για να προσδιορίσετε αυτό με την ένδειξη ‘Αντικείμενο’.

Βήμα 4: Επιλέξτε την καρτέλα ‘Δημιουργία από αρχείο’.

Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο αντικειμένου, θα δείτε δύο καρτέλες. Επιλέξτε αυτό με την ένδειξη ‘Δημιουργία από αρχείο’.

Βήμα 5: Επιλέξτε το αρχείο PDF σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση», μεταβείτε στον φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο PDF και επιλέξτε το αρχείο.

Βήμα 6: Επιλέξτε τις επιλογές σας.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε το PDF ως σύνδεσμο (όπως συζητήθηκε παραπάνω), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ‘Σύνδεσμος σε αρχείο’.

Εάν θέλετε το αρχείο να εμφανίζεται μόνο ως εικονίδιο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ‘Εμφάνιση ως εικονίδιο’. Θα εμφανίσει ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το αρχείο PDF. Εάν κάνετε διπλό κλικ, το PDF θα ανοίξει. Εάν δεν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο, θα εισαγάγει ολόκληρο το έγγραφο στο έγγραφο του Word.

Αφού ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί ‘OK’. Το PDF θα εισαχθεί στο έγγραφό σας. Δείτε τα παραδείγματα παρακάτω. Η εικόνα στα αριστερά εμφανίζει το PDF, ενώ η εικόνα στα δεξιά δείχνει μόνο ένα εικονίδιο.

Μέθοδος 2: Σύρετε και αποθέστε

Η μέθοδος μεταφοράς και απόθεσης είναι απλή, αλλά υπάρχει ένα μειονέκτημα: δεν έχετε πολύ έλεγχο πως εισάγεται το PDF.

Το PDF θα αποσυνδεθεί. Ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε, θα εμφανίζεται ως εικονίδιο ή ως το ίδιο το έγγραφο. Έχω μια παλιά έκδοση του Word του 2010 που τοποθετεί ολόκληρο το PDF. Όταν το δοκίμασα στο Word 365, όμως, έδειχνε μόνο ένα εικονίδιο.

Ακολουθούν τα βήματα για τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης. Χρησιμοποιώ μια παλαιότερη έκδοση του Word σε υπολογιστή Windows 7, επομένως η δική σας μπορεί να φαίνεται διαφορετική. Ωστόσο, τα βήματα εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο σε νεότερες εκδόσεις του Word.

Βήμα 1: Κάντε κύλιση στη θέση στο έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε το PDF.

Βήμα 2: Ανοίξτε την Εξερεύνηση αρχείων των Windows και μεταβείτε στο PDF που θέλετε να εισαγάγετε.

Βήμα 3: Επιλέξτε το PDF και σύρετέ το στο έγγραφο του Word.

Για να επιλέξετε και να σύρετε το αρχείο, κάντε κλικ στο PDF με το αριστερό κουμπί του ποντικιού και κρατήστε το πατημένο και, στη συνέχεια, σύρετε προσεκτικά το αρχείο έτσι ώστε να βρίσκεται στην κορυφή του εγγράφου του Word.

Μόλις βρεθεί στη θέση που επιθυμείτε, αφήστε το αριστερό κουμπί του ποντικιού και το PDF θα τοποθετηθεί σε αυτό το σημείο.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον τρόπο παρουσίασης του PDF, μπορείτε πάντα να το διαγράψετε από το έγγραφο και να το εισαγάγετε ξανά.

Αυτό ολοκληρώνει αυτό το άρθρο εκμάθησης. Ελπίζω να το βρείτε χρήσιμο. Όπως πάντα, ενημερώστε με εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την εισαγωγή ενός PDF σε ένα έγγραφο του Word.