Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook (5 απλά βήματα)

Μόλις ολοκληρώσατε τη σύνταξη ενός επείγοντος email στους συναδέλφους σας και βιάζεστε να το στείλετε—δεν υπάρχει χρόνος για διόρθωση. Πατάς το κουμπί αποστολής. Στη συνέχεια, αμέσως μετά, η συνειδητοποίηση χτυπά: στείλατε σε ολόκληρη την ομάδα σας πληροφορίες που δεν έπρεπε να δουν. Χαψιά.

Τι κάνεις? Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook και οι παραλήπτες σας χρησιμοποιούν το Outlook και αναλάβετε δράση γρήγορα, ενδέχεται να μπορείτε να ανακαλέσετε το μήνυμα πριν το δει κάποιος.

Θα μπορούσε να είναι μια μακρινή λήψη — αλλά το έχω δει να λειτουργεί. Είστε έτοιμοι να το δοκιμάσετε; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς.

Γιατί πρέπει να ανακαλέσω;

Μερικές φορές δουλεύω με ευαίσθητες πληροφορίες και έχω κάνει το λάθος να τις στείλω σε λάθος άτομο. Αυτό είναι πιθανώς το χειρότερο σενάριο, επειδή η ανάκληση του μηνύματος δεν λειτουργεί πάντα. Σίγουρα δεν πρέπει να βασίζεστε σε αυτό όταν πρόκειται για προσωπικά δεδομένα. Θα ρίξουμε μια ματιά παρακάτω στο πότε οι ανακλήσεις λειτουργούν και πότε δεν λειτουργούν.

Η αποστολή αλληλογραφίας με τυπογραφικά λάθη, από την άλλη πλευρά, δεν είναι τόσο μεγάλη υπόθεση. Ναι, είναι ντροπιαστικό, αλλά δεν είναι το τέλος του κόσμου. Μπορεί ακόμη και να σας δώσει μια ιδέα για το ποιος πραγματικά διαβάζει τα μηνύματά σας όταν τα στέλνετε. Η ανάκληση μπορεί ενδεχομένως να σας βοηθήσει να ανακάμψετε από μια γραμματική καταστροφή — αλλά και πάλι, μην το υπολογίζετε.

Εδώ είναι ένα θλιβερό: εάν είστε στενοχωρημένοι ή θυμωμένοι με κάποιον και, στη ζέστη της στιγμής, γράψτε του ένα καυστικό, αφιλτράριστο, πληγωτικό μήνυμα—το είδος που διαλύει τις σχέσεις. Αυτό θα μπορούσε να σας βάλει σε μια πληγωμένη ντουλάπα, είτε πρόκειται για αφεντικό, συνάδελφο, φίλο ή σημαντικό άλλο. Αυτό μου συνέβη—θα ήθελα πραγματικά να είχα ένα κουμπί ανάκλησης τότε!

Μερικές φορές δεν δίνουμε προσοχή στην αυτόματη συμπλήρωση όταν απευθύνουμε το μήνυμα και ανακαλύπτουμε, πολύ αργά, ότι πήγε σε λάθος άτομο. Έχω λάβει email που προορίζονται για κάποιον άλλο. Συμβαίνει όλη την ώρα. Εάν είστε τυχεροί, μια ανάκληση μπορεί να λειτουργήσει και να σας σώσει από το λάθος σας.

Είμαι σίγουρος ότι υπάρχουν και άλλες καταστάσεις που δεν σκέφτομαι, αλλά καταλαβαίνετε την εικόνα. Είναι εύκολο να στείλετε ένα μήνυμα που θα θέλατε να μην είχατε στείλει. Ας ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο ανάκλησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή Microsoft Outlook.

Βήματα για την ανάκληση ενός email

Τα παρακάτω βήματα θα σας το επιτρέψουν απόπειρα για να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook. Να θυμάστε ότι ο χρόνος είναι κρίσιμος παράγοντας. Πρέπει να το κάνετε αυτό πριν το ανοίξει το άτομο! Υπάρχουν επίσης άλλοι παράγοντες πέρα ​​από τον έλεγχό σας που μπορεί να προκαλέσουν την αποτυχία της διαδικασίας. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτά στην επόμενη ενότητα.

Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:

1. Επιλέξτε The Sent Items Folder

Στο παράθυρο πλοήγησης ή φακέλου στην αριστερή πλευρά του Outlook, επιλέξτε το φάκελο ‘Απεσταλμένα’.

2. Βρείτε το απεσταλμένο μήνυμα

Στη λίστα των απεσταλμένων αντικειμένων, βρείτε και επιλέξτε αυτό που θέλετε να ανακαλέσετε. Κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε στο δικό του παράθυρο.

3. Επιλέξτε Ενέργεια για ανάκληση

Στο παράθυρο, επιλέξτε την καρτέλα ‘Μήνυμα’. Στη συνέχεια, από την ενότητα ‘Μετακίνηση’, επιλέξτε ‘Περισσότερες ενέργειες μετακίνησης’.

Τώρα επιλέξτε «Ανάκληση αυτού του μηνύματος».

4. Επιλέξτε Επιλογές

Θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να ‘Διαγράψετε μη αναγνωσμένα αντίγραφα του μηνύματος’ ή ‘Διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων και να αντικαταστήσετε με ένα νέο μήνυμα’. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να λαμβάνετε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει εάν η ανάκληση είναι επιτυχής. Επιλέξτε το πλαίσιο εάν θέλετε να λάβετε την επιβεβαίωση. Αυτό συνιστάται, καθώς μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος που γνωρίζετε εάν λειτουργεί.

Κάντε κλικ στο ‘OK’. Εάν έχετε επιλέξει να αντικαταστήσετε το μήνυμα, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με το μήνυμα. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αποστολή» όταν είστε έτοιμοι να το στείλετε.

5. Αναζητήστε επιβεβαίωση

Υποθέτοντας ότι έχετε εγγραφεί για την ειδοποίηση, θα δείτε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει τι συνέβη. Θα σας πει σε ποιον στάλθηκε το αρχικό email, το θέμα και την ώρα που στάλθηκε. Θα δείτε εάν η ανάκληση ήταν επιτυχής, μαζί με την ημερομηνία και την ώρα της ανάκλησης.

Τι χρειάζεστε για να λειτουργήσει η ανάκληση

Έτσι, εάν τα αστέρια είναι ευθυγραμμισμένα, λειτουργεί η ανάκληση ενός email; Για να είμαι ειλικρινής, είναι τρελό. Τούτου λεχθέντος, είναι δυνατό, οπότε ας ρίξουμε μια ματιά στο τι πρέπει να συμβεί για να είναι επιτυχής μια ανάκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εφαρμογή Outlook

Η πρώτη απαίτηση είναι ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook. Δεν θα μπορείτε να κάνετε ανάκληση από τη διεπαφή ιστού της Microsoft.

Microsoft Exchange

Πρέπει να χρησιμοποιείτε σύστημα αλληλογραφίας Microsoft Exchange. Εσείς και ο παραλήπτης πρέπει να είστε στον ίδιο διακομιστή ανταλλαγής. Εάν πρόκειται για εργασιακή κατάσταση, υπάρχει πιθανότητα να βρίσκεστε στον ίδιο διακομιστή Exchange με τους συναδέλφους σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να λειτουργήσει για αυτούς, αλλά όχι με οποιονδήποτε εκτός της εταιρείας σας.

Ανοιγμένα μηνύματα

Η ανάκληση θα λειτουργήσει μόνο εάν ο παραλήπτης δεν έχει ανοίξει ακόμη το email. Μόλις το ανοίξουν, τότε είναι πολύ αργά. Έγινε λήψη στα τοπικά εισερχόμενά τους.

Ρυθμίστηκε να αγνοεί το αίτημα

Το Outlook μπορεί να ρυθμιστεί έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκληση μηνυμάτων από τα εισερχόμενά σας. Εάν αυτό ισχύει για τον παραλήπτη σας, η ανάκλησή σας δεν θα λειτουργήσει.

Ανακατευθυνόμενη αλληλογραφία

Εάν το άτομο στο οποίο στέλνετε email έχει ρυθμισμένους κανόνες για τη μεταφορά μηνυμάτων σε άλλους φακέλους και αυτοί οι κανόνες περιλαμβάνουν το μήνυμά σας, η ανάκληση δεν θα λειτουργήσει. Λειτουργεί μόνο όταν το μήνυμα δεν έχει αναγνωσθεί και παραμένει στα εισερχόμενα του ατόμου.

Αποτρέψτε την αποστολή email που πρέπει να ανακληθεί

Όπως είδαμε, ένα μήνυμα του Outlook μπορεί να ληφθεί πίσω, αλλά υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η ανάκληση να αποτύχει. Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε τα λυπηρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να μην τα στείλετε εξαρχής. Ακούγεται απλό, αλλά ξέρω ότι δεν είναι. Στην πραγματικότητα, συμβαίνει σε όλους μας, αλλά υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορούμε να κάνουμε για να αποτρέψουμε την αποστολή τους.

Η ακόλουθη μέθοδος μπορεί να ακούγεται περίεργη, αλλά είναι χρήσιμη: μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook ώστε να έχει καθυστέρηση πριν στείλει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό σημαίνει ότι όταν πατήσετε το κουμπί αποστολής, το μήνυμα παραμένει στα εξερχόμενα για ορισμένο χρόνο πριν το στείλετε. Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να διαγράψετε/ακυρώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού σταλούν πραγματικά. Για οδηγίες σχετικά με το πώς να το κάνετε αυτό, ρίξτε μια ματιά στο αυτό το άρθρο από τη Microsoft.

Κατά τη γνώμη μου, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να ελέγξετε ή να διορθώσετε διεξοδικά όσα έχετε γράψει πριν τα στείλετε. Ξέρω ότι μερικές φορές βιαζόμαστε, αλλά η αυτοδιόρθωση θα πιάσει το 95% των λαθών σας. Εάν δεν είστε καλοί στη διόρθωση, δοκιμάστε έναν έλεγχο γραμματικής όπως π.χ Grammarly, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο του κειμένου σας στο Outlook.

Η επανάληψη της ανάγνωσης του email σας πολλές φορές μπορεί να αποτρέψει πολλά προβλήματα. Διασφαλίζει ότι γνωρίζετε τι στέλνετε. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε τη λίστα παραληπτών (ακόμα και τη λίστα CC) και το θέμα, καθώς εδώ συχνά παρουσιάζονται προβλήματα.

Όσο για το δυσάρεστο email που μετανιώνετε που στείλατε στον συνάδελφό σας, αυτό μπορεί να είναι λίγο διαφορετικό. Διαπίστωσα ότι το καλύτερο πράγμα που πρέπει να κάνετε για αυτό είναι να γράψετε πρώτα το μήνυμα. Μην το απευθύνετε ακόμα σε κανέναν, καθώς δεν θέλετε να το στείλετε κατά λάθος.

Αφού το γράψετε, διαβάστε το ξανά. Στη συνέχεια, απομακρυνθείτε από τον υπολογιστή σας ή τουλάχιστον από το Outlook. Επιστρέψτε σε αυτό περίπου 15 με 20 λεπτά αργότερα και διαβάστε το ξανά. Είσαι ευχαριστημένος με αυτό που είπες; Έτσι θέλετε να επικοινωνήσετε με το άτομο;

Η απομάκρυνση σάς δίνει την ευκαιρία να αποτρέψετε αυτή τη θερμή αντίδραση στο σημείο που λέτε πράγματα για τα οποία μετανιώνετε. Αυτό θα σας επιτρέψει επίσης να αναθεωρήσετε το κείμενο, εάν μπορείτε να σκεφτείτε έναν πιο ήρεμο τρόπο για να εξηγήσετε το πρόβλημά σας.

Εάν πιστεύετε ότι το μήνυμά σας είναι πολύ σκληρό ή ακατάλληλο, μπορείτε πάντα να το διαγράψετε και να γράψετε ένα νέο αργότερα. Εάν είστε πραγματικά έτοιμοι να το στείλετε, συμπληρώστε το πεδίο «Προς» με το όνομα του παραλήπτη και στείλτε το. Αυτή η διαδικασία τουλάχιστον σας δίνει την ευκαιρία να ηρεμήσετε και να εξασφαλίσετε ότι παίρνετε μια λογική απόφαση.

Τελικές λέξεις

Εάν είστε σε δέσμευση λόγω ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μετανιώνετε που στείλατε, είναι πιθανό η δυνατότητα ανάκλησης του Outlook να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού το διαβάσουν οι παραλήπτες.

Αυτή η δυνατότητα σίγουρα δεν είναι κάτι στο οποίο πρέπει να βασιστείτε. Πολλές μεταβλητές μπαίνουν για να λειτουργήσει. Οι πιθανότητες είναι ότι το άτομο θα το διαβάσει προτού μπορέσετε να στείλετε το αίτημα ανάκλησης.

Η καλύτερη πρακτική είναι να αφιερώνετε χρόνο, να διορθώνετε τα email σας και να προσπαθείτε να μην στέλνετε αντιδραστικά μηνύματα για τα οποία δεν έχετε αφιερώσει χρόνο για να σκεφτείτε. Με άλλα λόγια, η πρόληψη είναι η καλύτερη λύση για τα μετανιωμένα email.