Πώς να ανακτήσετε αρχεία Excel που δεν έχουν αποθηκευτεί (Οδηγός 15 βημάτων)

Η απώλεια εργασίας επειδή δεν αποθηκεύσατε ένα αρχείο είναι ένα από τα πιο απογοητευτικά συναισθήματα στη γη.

Ίσως ξεχάσατε να αποθηκεύσετε το αρχείο και ο υπολογιστής σας διακόπηκε. Ίσως κάνατε κλικ στο λάθος κουμπί καθώς έκλειναν το Excel και του δώσατε εντολή να μην αποθηκεύσει την εργασία σας.

Όλοι γνωρίζουμε αυτό το συναίσθημα βύθισης – έχει συμβεί σε όλους μας.

Αυτές τις μέρες, τα περισσότερα προγράμματα έχουν αυτόματη αποθήκευση. Αυτό μπορεί να είναι υπέροχο, αλλά μας κάνει τη συνήθεια να μην αποθηκεύουμε την εργασία μας όταν χρησιμοποιούμε λογισμικό που δεν διαθέτει αυτήν τη δυνατότητα. Αν σας πιάσουν απροσδόκητα και χάσετε ένα αρχείο, τότε μπορεί να προκύψει ένα αγχωτικό απόγευμα.

Μπορώ να ανακτήσω τα δεδομένα μου στο Excel;

Επομένως, εάν διαγράψετε δεδομένα από το Excel κατά λάθος, μπορείτε να τα ανακτήσετε;

Είναι δύσκολο να δώσεις μια σίγουρη απάντηση. Ωστόσο, εάν το χάσατε λόγω απροσδόκητου τερματισμού λειτουργίας ή σφάλματος χρήστη, υπάρχει πιθανότητα να το επαναφέρετε το μεγαλύτερο μέρος ή το σύνολο.

Το Excel έχει μια δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης που εκτελείται στο παρασκήνιο. Αποθηκεύει προσωρινά αντίγραφα του αρχείου σας σε διαφορετική τοποθεσία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Αυτή η δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης/αυτόματης ανάκτησης είναι συνήθως ενεργοποιημένη από προεπιλογή κατά την εγκατάσταση του λογισμικού.

Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή είναι να αποτρέψετε την απώλεια εξαρχής. Κοντά στο τέλος αυτού του άρθρου, θα ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε ορισμένα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.

Αλλά πρώτα, ας δούμε πώς μπορείτε να ανακτήσετε αλλαγές ή επεξεργασίες που μπορεί να έχετε χάσει από το υπολογιστικό φύλλο σας.

Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα βιβλία εργασίας στο Excel

Το Excel έχει μια επιλογή για ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας. Ωστόσο, υπάρχουν μερικές επιφυλάξεις: πρώτον, Αυτόματη ανάκτηση πρέπει να είναι ενεργοποιημένη—κάτι που, πάλι, γίνεται συνήθως από προεπιλογή. Δεύτερον, η Αυτόματη Ανάκτηση έχει ρυθμιστεί μόνο να αποθηκεύει ένα αντίγραφο ασφαλείας κάθε δέκα λεπτά (μπορείτε ωστόσο να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση).

Είναι μια υγιής πρακτική να επαληθεύετε εάν η Αυτόματη Ανάκτηση είναι ενεργοποιημένη στην έκδοση του Excel. Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε αυτό αργότερα σε αυτό το άρθρο. Δεδομένου ότι αποθηκεύει ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο μία φορά κάθε δέκα λεπτά, ενδέχεται να μην λάβετε όλη την εργασία σας πίσω. Αξίζει να το δοκιμάσετε, ωστόσο—η ανάκτηση ορισμένων δεδομένων είναι καλύτερη από την ανάκτηση κανενός.

Μια άλλη σημείωση σχετικά με την Αυτόματη Ανάκτηση: αυτό το διάστημα αποθήκευσης των δέκα λεπτών μπορεί να αλλάξει. Θα σας δείξουμε επίσης πώς να το κάνετε αυτό στην επόμενη ενότητα.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ανακτήσετε τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο σας.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Excel.

Βήμα 2: Ανοίξτε ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας (αν δεν ανοίγει αυτόματα).

Βήμα 3: Κάντε κλικ στην καρτέλα ‘Αρχείο’ για να μεταβείτε στην ενότητα μενού αρχείου.

Βήμα 4: Βρείτε πού αποθηκεύονται τα αρχεία των αντιγράφων ασφαλείας κάνοντας κλικ στο ‘Επιλογές’.

Βήμα 5: Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση» στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Θα δείτε την ‘Τοποθεσία αρχείου AutoRecover’. Θα πρέπει επίσης να δείτε την επιλογή AutoRecover επιλεγμένη. Εάν δεν είναι, τότε πιθανότατα δεν δημιουργήθηκε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας—πράγμα που δυστυχώς σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να το επαναφέρετε.

Βήμα 6: Χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να επιλέξετε τη διαδρομή του αρχείου στο πεδίο αυτόματης ανάκτησης. Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, αντιγράψτε το στο buffer σας. Μπορεί να το χρειαστείτε για να βρείτε το αρχείο ανάκτησης.

Βήμα 7: Κλείστε το παράθυρο επιλογών κάνοντας κλικ στο κουμπί «Ακύρωση».

Βήμα 8: Επιστρέψτε στην καρτέλα ‘Αρχείο’.

Βήμα 9: Αναζητήστε τον σύνδεσμο ‘Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας’. Διαφορετικές εκδόσεις του Excel θα το έχουν σε διαφορετικά σημεία, αλλά θα βρίσκεται κάπου στην οθόνη του μενού ‘Αρχείο’. Στη συγκεκριμένη έκδοση, ο σύνδεσμος βρίσκεται στην κάτω δεξιά πλευρά (δείτε την παρακάτω εικόνα). Μόλις το βρείτε, κάντε κλικ πάνω του.

Βήμα 10: Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο εξερεύνησης αρχείων. Δείτε αν υπάρχει το αρχείο σας. Εάν δεν είναι, θα χρειαστεί να επικολλήσετε τη διαδρομή που αντιγράψατε στο buffer σας από το μενού επιλογών στη θέση του αρχείου και να πατήσετε enter.

Βήμα 11: Θα δείτε έναν άλλο φάκελο. Το όνομά του πρέπει να ξεκινά με το ίδιο όνομα με το αρχείο που θέλετε να ανακτήσετε. Κάντε διπλό κλικ σε αυτόν τον φάκελο για να τον ανοίξετε.

Βήμα 12: Εκεί, θα δείτε ένα αρχείο που ξεκινά με το ίδιο όνομα με το αρχείο που λείπει. Η επέκτασή του θα πρέπει να είναι ‘.xlsb.’ Επιλέξτε το και μετά κάντε κλικ στο κουμπί άνοιγμα.

Βήμα 13: Αυτό θα ανοίξει την τελευταία αυτόματη αποθηκευμένη έκδοση του αρχείου. Θα δείτε ένα κουμπί στο επάνω μέρος που λέει ‘επαναφορά’. Εάν φαίνεται ότι έχει τα δεδομένα που θέλετε να λάβετε πίσω, κάντε κλικ στο κουμπί ‘επαναφορά’.

Βήμα 14: Στη συνέχεια, θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ρωτάει εάν θέλετε να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση. Κάντε κλικ στο ‘Ok’ εάν θέλετε να συνεχίσετε.

Βήμα 15: Το αρχείο σας θα πρέπει τώρα να αποκατασταθεί στην τελευταία αυτόματη αποθηκευμένη έκδοση.

Πώς να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων στο Excel

Κανείς δεν θέλει να περάσει από την απογοητευτική διαδικασία της απώλειας δεδομένων και της προσπάθειας ανάκτησής τους, επομένως είναι καλύτερο να προσπαθήσετε να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων εξαρχής.

Συνήθεια να αποθηκεύοντας συχνά την εργασία σας είναι καλή πρακτική. Όσο πιο συχνά κάνετε οικονομία, ειδικά μετά από μεγάλες αλλαγές ή προσθήκες, τόσο λιγότερο πρέπει να ανησυχείτε.

Η τροποποίηση ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλλου μπορεί επίσης να σας θέσει σε κίνδυνο να αφαιρέσετε ή να αλλάξετε πράγματα που δεν σκοπεύετε να κάνετε. Εξαιτίας αυτού, δεν είναι κακή ιδέα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας πριν το επεξεργαστείτε.

Ποτέ δεν ξέρετε πότε θα θέλετε να επιστρέψετε σε ένα προηγούμενο αντίγραφο πριν κάνετε αλλαγές. Αν και το Excel έχει κάποια δυνατότητα να το κάνει αυτό, είναι καλύτερα να το έχετε υπό τον δικό σας έλεγχο, ώστε να γνωρίζετε σε ποιο σημείο έγιναν σημαντικές αλλαγές.

Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης του Excel. Μπορεί επίσης να θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας κάθε δέκα λεπτά σε κάτι σαν κάθε πέντε λεπτά.

Μπορείτε να κάνετε πολλές αλλαγές σε δέκα λεπτά—μπορεί να χάσετε σημαντικό όγκο εργασίας εάν ο υπολογιστής σας διακοπεί πριν συμπληρωθεί αυτό το διάστημα.

Από την άλλη, προσέξτε να μην ρυθμίσετε το αντίγραφο ασφαλείας να εκτελείται πολύ συχνά. Εάν το ρυθμίσετε για μία φορά το λεπτό, μπορείτε να δείτε προβλήματα απόδοσης κατά την εκτέλεση της εφαρμογής. Παίξτε με τη ρύθμιση και δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Για να επαληθεύσετε ότι η Αυτόματη ανάκτηση είναι ενεργοποιημένη και να αλλάξετε το χρονικό διάστημα, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Στο Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα ‘Αρχείο’ στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο «Επιλογές» στο μενού στην αριστερή πλευρά της οθόνης.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση» στο μενού στα αριστερά του παραθύρου Επιλογές.

Βήμα 4: Εδώ, θα δείτε τις ρυθμίσεις ‘AutoRecover’, όπως ακριβώς κάνατε στην παραπάνω ενότητα. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο ‘Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης κάθε 10 λεπτά’ είναι επιλεγμένο.

Βήμα 5: Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρονικό διάστημα στο οποίο αποθηκεύονται οι πληροφορίες αντιγράφων ασφαλείας, χρησιμοποιήστε το επάνω/κάτω βέλος για το πλαίσιο κειμένου για να αλλάξετε την ώρα.

Βήμα 6: Κάντε κλικ στο ‘ok’ για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Μια άλλη χρήσιμη συμβουλή είναι να αρχίσετε να αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε μια εικονική μονάδα δίσκου ή τύπου cloud, όπως το One Drive ή το Google Drive. Η αποθήκευση της εργασίας σας σε μια μονάδα cloud διασφαλίζει ότι εάν ο υπολογιστής σας κολλήσει ή ο σκληρός σας δίσκος πεθάνει, θα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμος από άλλον υπολογιστή.

Στην πραγματικότητα, τις περισσότερες φορές, μπορείτε να ανοίξετε αυτά τα αρχεία και στο smartphone ή το tablet σας. Αυτή η επιλογή μπορεί να σας επιτρέψει να επιστρέψετε σε προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου σας και να κάνει την αποκατάσταση λιγότερο επώδυνη.

Εάν κάνετε εκτεταμένη εργασία με διαφορετικά αρχεία και απαιτείται να αποθηκεύσετε συγκεκριμένες εκδόσεις τους, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα ελέγχου έκδοσης όπως το GitHub.

Τα συστήματα ελέγχου εκδόσεων χρησιμοποιούνται πιο συχνά από τους προγραμματιστές λογισμικού για την αποθήκευση και τον πηγαίο κώδικα έκδοσης. Αυτά τα συστήματα μπορούν επίσης να αξιοποιηθούν σε αρχεία τεκμηρίωσης εκδόσεων, όπως υπολογιστικά φύλλα Excel.

Τελικές λέξεις

Εάν έχετε χάσει δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel λόγω απροσδόκητου τερματισμού λειτουργίας του υπολογιστή ή έχετε κλείσει κατά λάθος την εφαρμογή χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, τότε μπορεί να είστε τυχεροί.

Λόγω της δυνατότητας AutoRecover του Excel, υπάρχει πιθανότητα να αναβιώσετε την χαμένη εργασία σας. Ελπίζουμε τα παραπάνω βήματα να σας βοηθήσουν να κάνετε ακριβώς αυτό.