Μπορείτε να αναιρέσετε την αποστολή ενός email; (Εδώ είναι η πραγματική απάντηση)

Πατάς το κουμπί αποστολής για ένα email που μόλις έγραψες και μετά συνειδητοποιείς ότι πήγε σε λάθος άτομο, περιείχε κάτι που δεν έπρεπε να πεις ή είναι γεμάτο τυπογραφικά λάθη. Είτε έτσι είτε αλλιώς, θέλετε να το πάρετε πίσω πριν το διαβάσει ο παραλήπτης. Συμβαίνει σε όλους μας και μπορεί να είναι ένα πραγματικά αηδιαστικό συναίσθημα.

Τι μπορείς να κάνεις? Μπορείτε να αναιρέσετε την αποστολή του μηνύματος; Λοιπόν, ναι και όχι. Είναι κάπως δύσκολη ερώτηση. Εξαρτάται από το πρόγραμμα-πελάτη email που χρησιμοποιείτε. Η σύντομη απάντηση είναι ότι μπορείτε, σε ορισμένες περιορισμένες περιπτώσεις. Έτσι, παρόλο που είναι δυνατό, δεν είναι κάτι στο οποίο πρέπει να βασίζεστε.

Ας ρίξουμε μια ματιά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν αποστέλλονται—γιατί θα έπρεπε να το κάνετε αρχικά, και τη δυνατότητα να το κάνετε με διαφορετικές υπηρεσίες και πελάτες. Θα εξετάσουμε επίσης πώς να αποτρέψουμε την ανάγκη κατάργησης αποστολής email.

Γιατί πρέπει να σβήσω την αποστολή ενός email;

Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες στέλνουμε ένα μήνυμα και μετά ανακαλύπτουμε ότι δεν ήμασταν έτοιμοι να το στείλουμε ή δεν έπρεπε να το στείλουμε καθόλου.

Η δουλειά μου απαιτεί συχνά να εργάζομαι με ευαίσθητες πληροφορίες. Πρέπει να διασφαλίσω ότι αυτό που στέλνω πηγαίνει στα σωστά άτομα και ότι είναι πληροφορίες που μπορούν να δουν. Αυτό είναι ένα σενάριο στο οποίο η μη αποστολή ενός email θα μπορούσε πραγματικά να είναι σωτήριο. Εάν η δουλειά σας είναι στη γραμμή, δεν θέλετε να στείλετε ευαίσθητες πληροφορίες σε λάθος άτομο. Ας ελπίσουμε ότι, εάν το κάνετε κατά λάθος, μπορείτε να αποστείλετε το μήνυμα πριν να είναι πολύ αργά.

Ένα πιο συνηθισμένο λάθος είναι η αποστολή ενός μηνύματος γεμάτο τυπογραφικά λάθη. Μπορεί να είναι ενοχλητικό, αλλά δεν είναι το τέλος του κόσμου — εκτός αν είναι για έναν πιθανό εργοδότη ή πελάτη. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσε να σημαίνει απώλεια μιας προοπτικής εργασίας ή πελάτη.

Ένα άλλο λάθος είναι η αποστολή ενός θυμωμένου email σε έναν συνάδελφο, το αφεντικό ή οποιονδήποτε άλλον. Όταν ενεργούμε με θυμό χωρίς να σταματήσουμε τον εαυτό μας, συχνά αντιδρούμε σε κάτι και γράφουμε κάτι που θα θέλαμε να μην είχαμε. Πατήστε το κουμπί αποστολής χωρίς σκέψη και μπορεί να βρεθείτε σε μια άσχημη κατάσταση.

Στον επιχειρηματικό κόσμο, ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι η αποστολή ενός email σε λάθος άτομο. Πληκτρολογείτε το όνομα του παραλήπτη και η αυτόματη συμπλήρωση μερικές φορές εισάγει έναν εσφαλμένο παραλήπτη.

Κατάργηση αποστολής email

Η δυνατότητα κατάργησης αποστολής email εξαρτάται από την υπηρεσία και πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιεις. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, μπορείτε να αναιρέσετε την αποστολή, αλλά πρέπει να το κάνετε γρήγορα. Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Microsoft Outlook σε διακομιστή Microsoft Exchange, ενδέχεται να μπορείτε να την ανακαλέσετε. Άλλες εφαρμογές ή υπηρεσίες ενδέχεται να έχουν τρόπους να λάβουν πίσω ένα αμφισβητήσιμο email. Πολλοί άλλοι, όπως το Yahoo, δεν το κάνουν.

Gmail
Μπορείτε να αναιρέσετε την αποστολή ενός μηνύματος στο Gmail, αλλά υπάρχει περιορισμένος χρόνος για να το κάνετε. Έχετε μόνο δευτερόλεπτα για να προβείτε σε ενέργειες και πρέπει να το κάνετε πριν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε άλλο παράθυρο ή καρτέλα. Μόλις απομακρυνθείτε από την οθόνη email ή περάσει η ώρα, το μήνυμα έχει σταλεί.

Η δυνατότητα ‘Αποστολή’ ή ‘Αναίρεση’ στο Gmail δεν αναιρεί πραγματικά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό που συμβαίνει είναι ότι υπάρχει μια καθυστέρηση πριν βγει το μήνυμα. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί ‘Αποστολή’, το μήνυμα ‘κρατείται πίσω’ για το ρυθμισμένο χρονικό διάστημα. Όταν πατήσετε το κουμπί ‘Αναίρεση’, το Gmail δεν στέλνει το μήνυμα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε την καθυστέρηση να είναι από 5 έως 30 δευτερόλεπτα. Αυτό μπορεί να ρυθμιστεί στην καρτέλα ‘Γενικά’ των ρυθμίσεων του Gmail. Δες παρακάτω.

Η διαδικασία μη αποστολής ενός email είναι αρκετά απλή. Αφού κάνετε κλικ στο «αποστολή» στο μήνυμά σας, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Gmail. Θα πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω εικόνα.

Κάντε κλικ στο κουμπί ‘Αναίρεση’ και θα σταματήσει την αποστολή του μηνύματος. Το Gmail θα ανοίξει το αρχικό σας μήνυμα και θα σας επιτρέψει να το τροποποιήσετε και να το στείλετε ξανά. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό.

MS Outlook
Η μέθοδος του Microsoft Outlook για την κατάργηση της αποστολής ενός email είναι πολύ διαφορετική. Το MS Outlook το αποκαλεί ‘ανάκληση’. Αντί να καθυστερήσει την αποστολή του μηνύματος για μερικά δευτερόλεπτα όπως κάνει το Gmail, στέλνει μια εντολή στον πελάτη email του παραλήπτη και ζητά να το αφαιρέσει. Φυσικά, αυτό λειτουργεί μόνο εάν ο παραλήπτης δεν έχει διαβάσει το μήνυμα και εάν χρησιμοποιείτε και οι δύο διακομιστή Microsoft Exchange.

Υπάρχουν μερικοί άλλοι παράγοντες που πρέπει να υπάρχουν για να λειτουργήσει η ανάκληση. Η ανάκληση του μηνύματος περιλαμβάνει τη μετάβαση στα απεσταλμένα μηνύματά σας στο Outlook, την εύρεση του απεσταλμένου email, το άνοιγμα του και την εύρεση του μηνύματος ‘ανάκληση’ στο μενού (δείτε την εικόνα παρακάτω). Στη συνέχεια, το Outlook θα σας ενημερώσει εάν η ανάκληση ήταν επιτυχής.

Εάν θέλετε να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της ανάκλησης του Microsoft Outlook, ανατρέξτε στο άρθρο μας: Τρόπος ανάκλησης email στο Outlook.

Εργαλεία και συμβουλές

Υπάρχουν διάφορες άλλες υπηρεσίες email και πελάτες. Πολλά έχουν κάποιο είδος λειτουργίας unsend ή undo. Τα περισσότερα λειτουργούν παρόμοια με το Gmail, όπου υπάρχει καθυστέρηση στην αποστολή. Εάν είστε περίεργοι για το πώς λειτουργούν άλλες υπηρεσίες/πελάτες, δείτε τις ρυθμίσεις ή τις ρυθμίσεις παραμέτρων για το email σας και δείτε εάν μπορεί να καθυστερήσει την αποστολή.

Το Microsoft Outlook έχει μια ρύθμιση καθυστέρησης, έτσι ώστε αν δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα ανάκλησης, να έχετε καθυστέρηση. Για να διακόψετε το email, θα πρέπει να μεταβείτε στα εξερχόμενα και να το διαγράψετε προτού σταλεί. Πολλοί άλλοι πελάτες έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά που μπορούν να εφαρμοστούν.

Mailbird είναι ένα παράδειγμα προγράμματος-πελάτη email που μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να καθυστερεί την αποστολή μηνυμάτων.

Οι περισσότεροι πελάτες διαθέτουν λειτουργίες που μπορούν να ρυθμιστούν για να σας προστατεύσουν από την αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρόληψη δυσάρεστων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν και τα μηνύματα email μπορούν να ληφθούν πίσω, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η ανάκληση να αποτύχει ή να μην πατήσετε το κουμπί ‘αναίρεση’ αρκετά γρήγορα. Η καλύτερη μέθοδος για να αντιμετωπίσετε τα λυπηρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να μην τα στείλετε εξαρχής.

Ελέγξτε προσεκτικά τα μηνύματά σας πριν τα στείλετε: η διόρθωση θα σας εμποδίσει να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τυπογραφικά λάθη. Τι γίνεται αν η διόρθωση δεν είναι το θέμα σας; Να πάρετε μια Grammarly λογαριασμός. Είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη εφαρμογή.

Ξαναδιάβασμα του μηνύματός σας πολλές φορές. Τα περισσότερα προβλήματα παρουσιάζονται συχνά με την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος διεύθυνση ή ανακατεύοντας τη γραμμή θέματος, επομένως φροντίστε να ελέγξετε αυτές τις περιοχές ειδικά.

Όσο για το θυμωμένο email που μετανιώνετε που στείλατε—η βέλτιστη πρακτική συνοψίζεται σε τρεις λέξεις: ΜΗΝ ΧΤΥΠΗΣΕΤΕ ΑΠΟΣΤΟΛΗ. Υπάρχει μια ιστορία ότι ο Αβραάμ Λίνκολν, όποτε ήταν τρελός, έγραφε ένα φουσκωτό γράμμα στο παραβατικό μέρος. Μετά ΔΕΝ ΤΟ ΕΣΤΕΙΛΕ. Αντίθετα, η πολιτική του ήταν να αφήσει το γράμμα σε ένα συρτάρι για τρεις ημέρες.

Μετά από αυτό, άνοιγε το συρτάρι, ξαναδιάβαζε το γράμμα (συχνά με πολύ πιο κρύο κεφάλι) και αποφάσιζε αν θα το στείλει. 100% δεν το έστελνε. Ποιο είναι το μάθημα εδώ; ΜΗΝ ΚΑΝΕΤΕ ΑΠΟΣΤΟΛΗ όταν είστε συναισθηματικοί. Απομακρυνθείτε, επιστρέψτε και αφιερώστε λίγο χρόνο για να αποφασίσετε αν θέλετε πραγματικά να ανατινάξετε τον φίλο, τον αγαπημένο σας ή τον συνάδελφό σας.

Τελικές λέξεις

Η αποστολή ενός λυπηρού email μπορεί να είναι ενοχλητικό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να σας κοστίσει μια δουλειά, πελάτη ή φίλο. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε διεξοδικά τα μηνύματα πριν τα στείλετε. Εάν τα μηνύματα αποστέλλονται κατά λάθος, ελπίζουμε ότι μπορείτε να τα αποστείλετε πριν βγουν ή διαβαστούν.

Ελπίζουμε να βρείτε αυτό το άρθρο χρήσιμο. Επικοινωνήστε μαζί μας για τυχόν ερωτήσεις ή σχόλια.