7 Schritte zum Hinzufügen einer professionellen E-Mail-Signatur in Outlook

Wenn Sie ein häufiger E-Mail-Benutzer sind, haben Sie wahrscheinlich schon E-Mails von Kollegen, Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern gesehen, die am Ende eine Signatur haben. Es kann ihren Namen, ihre Telefonnummer, ihre Berufsbezeichnung und andere relevante Informationen enthalten. Eine Signatur kann eine E-Mail äußerst professionell aussehen lassen.

Während die meisten elektronischen Mitteilungen heute in Form von Instant Messaging, Textnachrichten, Video-Chat oder sozialen Medien erfolgen, ist E-Mail in der Geschäftswelt immer noch weit verbreitet. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein professionell aussehendes Zeichen zu haben, das auffällt und andere wissen lässt, mit wem sie kommunizieren.

Sind Sie ein Outlook-Benutzer? Das Erstellen einer E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook ist ziemlich einfach; es kann in nur wenigen Minuten erledigt werden.

Wenn Sie bereits einen haben und vergessen haben, wie Sie ihn ändern können, zeigen wir Ihnen, wie es geht. Sehen wir uns an, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen oder ändern. Danach haben wir einige Hinweise hinzugefügt, wie es professionell aussehen kann.

Fügen Sie eine Signatur in Microsoft Outlook hinzu

Das Hinzufügen einer Signatur in Outlook ist ein ziemlich einfacher Vorgang. Wir werden dies in der Webversion von Outlook tun, aber es kann auch mit fast identischen Schritten in der Outlook-App durchgeführt werden. Die Screenshots in diesem Artikel stammen aus der Webversion von Outlook.

Schritt 1: Melden Sie sich bei Microsoft Outlook an

Melden Sie sich bei Microsoft Outlook an.

Schritt 2: Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen

Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen. Klicken Sie dazu auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Browsers.

Schritt 3: Klicken Sie auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“

Schritt 4: Klicken Sie auf Mail – Verfassen und antworten

Klicken Sie im Einstellungsmenü auf „Mail“ und dann auf „Verfassen und antworten“. Oben im Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms sollten Sie sofort den Abschnitt „E-Mail-Signatur“ sehen.

Schritt 5: Fügen Sie Ihre Signaturinformationen hinzu

Fügen Sie alle Dinge hinzu, die in Ihrer Signatur angezeigt werden sollen. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre professionell aussieht.

Sie können Schriftarten ändern und andere standardmäßige Textformatierungsoptionen verwenden. Es ist auch möglich, Bilder hinzuzufügen, wenn Sie möchten.

Schritt 6: Wählen Sie Optionen

Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, wann die Signatur verwendet werden soll. Es kann in neue Nachrichten und Nachrichten eingefügt werden, auf die Sie antworten oder die Sie weiterleiten.

Schritt 7: Speichern Sie Ihre Änderungen

Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche „Speichern“ in der unteren rechten Ecke zu klicken. Sobald Sie speichern, sind Sie fertig; Sie sollten eine schöne, professionell aussehende Signatur in Ihren E-Mails haben.

Aktualisieren Sie Ihre Microsoft Outlook-Signatur

Wenn Sie mit dem Aussehen Ihrer neuen Signatur nicht zufrieden sind, machen Sie sich keine Sorgen. Es ist einfach, es zu bearbeiten. Es kommt auch häufig vor, dass Änderungen vorgenommen werden müssen, wenn sich Kontaktinformationen ändern, Sie eine neue Stellenbezeichnung erhalten oder sie einfach nur ein wenig auffrischen möchten.

Um es zu aktualisieren, befolgen Sie einfach die gleichen Schritte, die zum Erstellen des neuen verwendet wurden. Wenn Sie zum Signaturbereich der Einstellungen gelangen (Schritt 4), klicken Sie auf das Textfenster auf der rechten Seite und bearbeiten Sie dann das Textfeld so, dass es so aussieht, wie Sie es möchten. So einfach ist das. Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu speichern.

Wie Sie Ihre Outlook-Signatur professionell aussehen lassen

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur professionell aussieht. Ihre obersten Prioritäten: Geben Sie Ihren vollständigen Namen an, gefolgt von Ihrem Job oder Ihrer Position, und dann Kontaktinformationen. Die folgenden Elemente bieten den größten Mehrwert.

1 Name

Möglicherweise möchten Sie Ihren offiziellen Namen verwenden. Lassen Sie alle Spitznamen oder abgekürzten Namen weg, es sei denn, Sie haben ein lockereres Arbeitsumfeld oder Kunden.

2. Titel

Dies kann entscheidend sein, insbesondere für diejenigen, die Sie möglicherweise nicht gut kennen oder in der Vergangenheit nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben.

3. Firmenname

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, müssen die Empfänger dessen Namen kennen. Wenn Sie nicht für ein Unternehmen arbeiten, können Sie so etwas wie „Unabhängiger Auftragnehmer“ oder „Freiberuflicher Entwickler“ verwenden. Sie können diesen Teil auch weglassen, wenn Sie kein Unternehmen vertreten.

Wenn Sie Unternehmensinformationen hinzufügen, können Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen. Erkundigen Sie sich zuerst bei Ihrem Unternehmen, ob es bestimmte Dinge gibt, die Sie gerne aufnehmen möchten.

4. Zertifizierungen

Sie können auch alle Zertifizierungen auflisten, die Sie oder Ihr Unternehmen haben. Zertifizierungen können mit einem Logo oder Symbol versehen sein, das ebenfalls hinzugefügt werden kann.

5. Kontaktinformationen

Dies kann der wichtigste Teil sein. Bieten Sie anderen Personen alternative Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Fügen Sie Ihre Telefonnummer, Ihre Unternehmenswebsite oder andere Methoden hinzu, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse angeben, obwohl sie bereits in der Nachricht im Abschnitt „Von“ enthalten ist. Es schadet nicht, es dort zu haben, wo jemand es leicht sehen und darauf zugreifen kann.

6. Soziale Medien

Erwägen Sie die Verknüpfung mit professionellen Social-Media-Konten wie LinkedIn oder anderen, die Ihr Unternehmen repräsentieren.

7. Foto

Ein Foto von Ihnen ist optional, aber es ist schön für die Leute zu sehen, mit wem sie kommunizieren. Wenn Ihre Unternehmenskultur formell ist, stellen Sie sicher, dass Sie ein professionell aussehendes Foto verwenden.

Was Sie nicht in Ihre Outlook-Signatur aufnehmen sollten

Wie Sie sehen können, können Sie im Signaturbereich eine Fülle von Text oder Bildern hinzufügen, aber es ist nichts falsch daran, es einfach zu halten. Das Ziel ist es, Daten bereitzustellen, die Ihren Nachrichten den größten Mehrwert verleihen.

Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie zu viel hinzufügen, kann es unübersichtlich aussehen. Eine Informationsüberlastung kann dazu führen, dass der Empfänger sie einfach ignoriert, insbesondere wenn er in Eile ist.

Sie werden oft sehen, dass Leute eine Art Zitat oder Spruch in ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Ich rate davon ab, es sei denn, es handelt sich um ein Motto oder einen Slogan Ihres Unternehmens. Zitate können oft rechthaberisch, politisch oder kontrovers sein; Sie könnten riskieren, jemanden zu beleidigen. Wenn Sie professionell sein möchten, sollten Sie Zitate vermeiden.

Eine letzte Sache, an die Sie denken sollten: Vermeiden Sie es, Ihre Unterschrift zu sehr abzulenken. Sie möchten, dass es auffällt, aber Sie möchten auch nicht, dass es so auffällig ist, dass es von Ihrer Botschaft ablenkt.

Die Unterschrift sollte den Leuten sagen, wer Sie sind, was Sie tun, für wen Sie arbeiten, wie sie Sie kontaktieren können und möglicherweise warum sie Ihnen vertrauen können.

Warum Sie eine E-Mail-Signatur für Outlook benötigen

Es gibt einige andere gute Gründe, einen vorformatierten Moniker zu haben. Obwohl sie einfach erscheinen mögen, unterschätzen Sie nicht ihre Bedeutung.

Wie wir bereits gesehen haben, lässt eine E-Mail-Signatur Ihre Nachrichten professioneller aussehen. Eine Signatur kann wertvolle Zeit sparen.

Es mag zwar nicht nach viel erscheinen, aber das Versenden mehrerer E-Mails und das ständige Hinzufügen Ihres Namens und anderer Details kann andere Aufgaben beeinträchtigen. Mit einem vorab erstellten Standard müssen Sie für jede Nachricht eine Sache weniger tun.

Eine Signatur stellt außerdem sicher, dass Ihr Name und andere Details immer in jeder E-Mail enthalten sind. Sie werden nicht vergessen, Ihre wichtigen Kontaktinformationen hinzuzufügen. Eine Standardsignatur hält Ihre Kontaktinformationen konstant, sodass Sie wissen, dass Sie jedem Empfänger genau dasselbe senden.

Es gibt noch einen letzten Grund: Der Empfänger weiß, von wem er die Nachricht erhält. E-Mail-Adressen sind oft durcheinandergebrachte Teile unserer Namen, kombiniert mit Zahlen oder anderen Buchstaben.

Infolgedessen kennt die Person, die die Nachricht erhält, möglicherweise nicht Ihren vollständigen Namen. Eine formelle Unterschrift stellt sicher, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind.

Final Words

Ihre Outlook-E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Kommunikation. Es enthält Informationen über Sie und bietet Ihren Lesern alternative Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren. Es spart Zeit beim Tippen und Senden von E-Mails, da Sie nicht ständig sich wiederholenden Text eingeben müssen.

Nachdem Sie Ihre Outlook-Signatur eingerichtet haben, überprüfen Sie sie regelmäßig und stellen Sie sicher, dass Sie sie auf dem neuesten Stand halten, falls sich etwas ändert.

Hoffentlich hat Ihnen dieser Artikel geholfen, Ihre professionelle E-Mail-Signatur in Outlook einzurichten. Bitte zögern Sie nicht, sich mit Fragen oder Kommentaren an uns zu wenden.