Los 9 mejores escáneres de documentos para el hogar y la oficina en 2022

¿Estás abrumado por el papel? ¿Cansado de archivadores y un escritorio desordenado? Es posible que esté leyendo este artículo de revisión porque decidió que es hora de dejar de usar papel. Es posible que nunca elimine por completo el papel de su oficina, pero puede hacer fácilmente una versión electrónica de cada hoja de papel que tenga. Sus documentos serán más fáciles de acceder, encontrar y compartir. Para comenzar, necesitará un escáner de documentos de calidad.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos de varias páginas y convertirlos en documentos electrónicos que permiten realizar búsquedas. Por lo general, cuentan con alimentadores de hojas confiables que pueden contener docenas de páginas de papel, pueden escanear ambos lados de una página a la vez y vienen con un software que puede guardar todas esas páginas en un PDF con capacidad de búsqueda.

Muchos ahora son inalámbricos, por lo que no tienen que vivir en su escritorio conectados a su computadora. Pueden escanear a múltiples ubicaciones, incluidas computadoras, dispositivos móviles y la nube.

ScanSnap iX1500 de Fujitsu es considerado por muchos como el mejor escáner de documentos disponible. Estoy de acuerdo, y tengo uno en mi propia oficina. Es rápido y confiable, y su gran pantalla táctil le permite escanear documentos largos a una variedad de ubicaciones sin que una computadora esté involucrada.

Para uso móvil, el Doxie Q definitivamente vale la pena considerarlo. Es liviano y pequeño, funciona con batería, ofrece un alimentador de hojas básico, puede conectarse de forma inalámbrica a sus dispositivos e incluso escanear a una tarjeta SD sin necesidad de otros dispositivos.

La mayoría de los usuarios estarán perfectamente felices eligiendo uno (o ambos) de estos escáneres, pero no son sus únicas opciones. Incluimos una serie de otros escáneres altamente calificados que también pueden ser adecuados para usted. Sigue leyendo para descubrir cuál es mejor para ti.

¿Por qué confiar en mí para esta guía de compra?

He pasado por las mismas luchas con el papeleo que tú. Hace seis años tenía bandejas, cajones y cajas llenas de papeleo y no siempre era fácil encontrar el documento correcto. Era un usuario entusiasta de Evernote y había estado considerando dejar de usar papel por un tiempo. Después de investigar un poco, compré el Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de sumergirme en escanear todas esas páginas, pasé un tiempo experimentando con la configuración y resolviendo lo que quería. Finalmente configuré el software incluido para crear archivos PDF de varias páginas, realizar OCR para que se pudieran buscar los archivos PDF y enviarlos directamente a Evernote. Escanear de esa manera fue rápido y sin esfuerzo y sucedió con solo presionar un botón en el escáner.

Luego vino el trabajo duro: meses de escaneo. Lo hice en mi tiempo libre, generalmente solo unos minutos a la vez, a veces más. Tuve muy pocos problemas. De vez en cuando, una página se atascaba (debido a una grapa o un desgarro), pero una vez que la despejaba, el escaneo de la máquina continuaba desde donde ocurrió el atasco. No tuve que empezar de nuevo. En general, el proceso fue muy sencillo.

Me deshice de la mayoría de los documentos una vez que fueron escaneados. Hubo algunos documentos financieros que tuve que conservar durante varios años por razones legales, así que los puse en sobres grandes y claramente etiquetados y los guardé. Guardé algunos documentos por razones sentimentales. Cualquier papeleo nuevo se escaneaba a medida que llegaba, pero traté de minimizar esto asegurándome de que mis facturas y otra correspondencia me fueran enviadas por correo electrónico.

He estado muy contento con la forma en que todo salió bien. Poder acceder y organizar mis documentos digitalmente ha hecho una gran diferencia. Así que este año decidí actualizar a la Fujitsu ScanSnap iX1500.

He aquí por qué:

• Su bandeja de documentos puede contener más hojas de papel, por lo que puedo comenzar más fácilmente con algunos proyectos de escaneo a gran escala, incluida una gran colección de manuales de capacitación de los cursos que he realizado.
• Es inalámbrico, por lo que no tiene que vivir en mi escritorio.
• Puedo colocarlo en un lugar más accesible para que otros miembros de la familia puedan usarlo.
• Debido a que es inalámbrico, pueden escanear directamente a sus propios teléfonos, por lo que no tengo que enviarles sus escaneos desde mi computadora.
• Debido a que puede escanear directamente a la nube, no se requieren computadoras ni dispositivos. Es una solución todo en uno.

Para agregar a mi propia experiencia en el uso de escáneres de documentos, también revisé cuidadosamente otros escáneres, teniendo en cuenta las pruebas de la industria y las opiniones de los usuarios. Espero que este resumen lo ayude a elegir su propio escáner de documentos.

Mejor escáner de documentos: los ganadores

La mejor opción: Fujitsu ScanSnap iX1500

La Fujitsu ScanSnap iX1500 es posiblemente el mejor escáner de documentos que puede comprar. Es inalámbrico y ofrece una gran pantalla táctil que lo hace fácil de usar y ofrece escaneado a color dúplex muy rápido de hasta 50 hojas a la vez. Los escaneos se procesan para que incluso se vean mejor que el documento original, y el software incluido creará archivos PDF de varias páginas que permiten realizar búsquedas.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 30 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wifi, USB
• Peso: 7.5 libras, 3.4 kg

El ScanSnap iX1500 se considera casi universalmente el mejor escáner de documentos disponible, aunque es razonablemente costoso. Las únicas personas a las que no parece gustarles son los usuarios del modelo anterior, el ScanSnap iX500.

Muchos de esos usuarios sienten que el escáner anterior se sentía más resistente y que presionar un solo botón era más fácil que lidiar con la nueva pantalla táctil. Como resultado, muchos de ellos le dieron al iX1500 una calificación de una estrella, bastante injusto si me preguntas.

Aunque el iX500 ahora está descontinuado, todavía está disponible para su compra y se incluye como una opción a continuación. ¿Es mejor que el iX1500 en todos los sentidos? Absolutamente no, y muchos usuarios están encantados con la actualización. Tiene esa nueva pantalla táctil de 4.3 pulgadas que facilita su uso y, si escanea directamente a la nube, funciona como un dispositivo independiente sin necesidad de una computadora.

¿Por qué es tan popular el ScanSnap iX1500? Tiene una excelente combinación de velocidad, funciones y facilidad de uso. Es rápido, escanea ambos lados a una velocidad de hasta 30 páginas por minuto (aunque los tres escáneres que se enumeran a continuación son más rápidos) y el escaneo es silencioso. 50 hojas de papel caben en su confiable alimentador automático de documentos, y conectarse a través de Wi-Fi a su computadora o dispositivo móvil es muy fácil.

Luego está el software incluido que mejora automáticamente el escaneo y elimina las páginas en blanco, y ofrece la opción de OCR.

El escáner detecta automáticamente el tamaño del papel y si es en color o en blanco y negro, gira automáticamente el escaneo si coloca el papel de forma incorrecta e incluso puede decidir la configuración de calidad de imagen requerida por el documento.

Si bien es muy inteligente, también puede decirle con precisión al escáner qué hacer. La forma más fácil de hacerlo es creando múltiples perfiles de escaneo que predefinan la configuración de escaneo y el lugar al que se envía el documento escaneado. Un icono para cada perfil está disponible en la pantalla táctil del escáner para una máxima comodidad. El escáner es bastante compacto y está disponible en blanco o negro.

No viene con un manual de usuario, aunque hay uno bueno disponible en linea. Me gusta especialmente la sección detallada de ‘Usos’ que explica en detalle cómo usar el escáner para una larga lista de aplicaciones, incluido compartir documentos, escanear revistas, crear un álbum de fotos, organizar postales y escanear sobres y recibos.

Pero el escáner no es perfecto. Algunos usuarios señalan que las imágenes pierden un poco de calidad, y eso es cierto, después de todo, no es un escáner fotográfico. Algunos usuarios informaron errores en el software incluido, pero la mayoría de ellos parecen haber sido resueltos por actualizaciones posteriores. Todavía estoy esperando que el soporte técnico me ayude con un problema sobre cómo guardar en la nube y parece que no estoy solo. Pero confío en un resultado positivo.

La mayoría de los usuarios parecen encantados con el escáner. El iX1500 es bastante duradero, y un usuario actualizó su revisión después de un año para informar que todo seguía funcionando de manera confiable: motores, rodillos, alimentadores y software. Logra tomar un trabajo complejo y hacerlo lo más rápido y fácil posible.

Lee mi completa Revisión de ScanSnap iX1500 si desea obtener más información sobre este escáner.

Más portátil: Doxie Q

Si está buscando un escáner para uso portátil, le recomiendo el Doxie Q. Su batería recargable puede gestionar 1,000 escaneos con cada carga, por lo que no necesitarás llevar un cable de alimentación. Y puede guardar sus escaneos directamente en sus 8 GB de memoria SD, por lo que ni siquiera necesita encender su computadora.

Si desea usar su computadora o dispositivo iOS, el escáner es inalámbrico, por lo que no tiene que llevar un cable USB con usted, y el ADF abatible le permite escanear documentos de hasta ocho páginas.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 8 hojas,
• Escaneado a doble cara: No,
• Velocidad de escaneo: 8 ppm (una cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: WiFi, USB,
• Peso: 1.81 libras, 0.82 kg.

El Doxie Q es delgado y compacto, y es el escáner que elegiría si tuviera que escanear mucho en la carretera, fuera de la oficina. Está diseñado específicamente para uso móvil y no tendrás que llevar un cable de alimentación, un cable USB o incluso una computadora.

De forma predeterminada, sus escaneos irán directamente a una tarjeta de memoria, y esto es excelente para uso móvil, pero también significa que tendrá que realizar OCR en su computadora más adelante, como un paso adicional. Si lo prefiere, también puede escanear a su computadora a través de USB al habilitar el escaneo conectado, pero incluso entonces está realizando una importación automática desde la tarjeta SD en lugar de escanear directamente a la computadora.

Para uso portátil, este escáner parece casi ideal, pero se hicieron algunas concesiones para lograr su portabilidad. Es lento, casi una cuarta parte de la velocidad de nuestro escáner ganador anterior, tiene un alimentador automático de documentos bastante limitado y no puede escanear a doble cara. Usarlo requerirá más tiempo y esfuerzo, pero puede hacerlo en el camino sin siquiera encender su computadora.

Para un escáner portátil, eso parece razonable, pero no si es su único escáner. El Doxie Q es demasiado lento si también desea usarlo regularmente en la oficina.

Si desea un escáner que pueda hacerlo todo, le recomiendo el Fujitsu ScanSnap S1300i o Brother ADS-1700W a continuación. Son más rápidos y pueden escanear ambos lados de la página a la vez sin dejar de ser portátiles. Pero no funcionan con batería y el S1300i no ofrece una conexión inalámbrica; tendrá que encender su computadora y conectar el escáner a un puerto USB.

Otros grandes mejores escáneres de documentos

1.Fujitsu ScanSnap iX500

Aunque ahora está descontinuado, el ScanSnap iX500 sigue siendo muy popular y todavía está disponible. Si bien solo tiene un botón y no tiene pantalla táctil, a muchos usuarios les encanta su simplicidad y flexibilidad: iniciar un escaneo con una pulsación corta realizará un tipo de escaneo diferente al de una pulsación larga. Algunos usuarios sienten que este escáner se ve mejor y se siente más resistente que su sucesor, el iX1500 (arriba).

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm,
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wifi, USB
• Peso: 6.6 libras, 2.99 kg.

Aparte de la falta de pantalla táctil, la iX500 es muy similar a la iX1500 anterior: tiene el mismo alimentador de 50 hojas, resolución de 600 ppp, interfaces Wi-Fi y USB, y un diseño compacto. Escanea un poco más lento (pero aún en dúplex) y le permite configurar perfiles de escaneo, aunque no encontrará un ícono para cada uno de ellos en el escáner.

Los usuarios lo llaman un caballo de batalla. Ha estado disponible desde 2013, por lo que ha habido muchas oportunidades para probar su durabilidad y algunos usuarios escanean cientos de páginas todos los días. Parece ser uno de los favoritos en los bufetes de abogados, donde el personal debe lidiar con una gran cantidad de papeleo. Un bufete de abogados compró uno en 2022, y cuando murió en 2022, salieron de inmediato y compraron otro.

Otro usuario compró uno para un proyecto de escaneo que pensó que tomaría semanas y terminó en un día. Eso se debe no solo a la velocidad del escáner, sino también a la facilidad de uso.

Pero a juzgar por los comentarios de algunos usuarios, parece que configurar Wi-Fi no es tan fácil como con el iX1500. Algunos usuarios encontraron que el software era más difícil de configurar de lo que esperaban, y esos usuarios provienen de los campamentos de Windows y Mac. Pero una vez que se configura el software ScanSnap, el tiempo que se tarda desde que se presiona el botón Escanear hasta que se obtiene un PDF de varias páginas con capacidad de búsqueda tiende a ser significativamente más rápido que con las impresoras de otros fabricantes.

2. Original RavenScanner

La RavenScanner original es un escáner altamente calificado con muchas características en común con nuestro ganador. Tiene una gran pantalla táctil para escanear sin computadora, un alimentador de documentos de 50 hojas, una resolución máxima de 600 ppp y funciona de forma inalámbrica o por cable (pero usa Ethernet en lugar de USB). Sin embargo, su velocidad de escaneo es casi la mitad de la de nuestro ganador.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 17 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6.17 libras, 2.8 kg.

Puede hacer aún más desde la pantalla táctil del escáner que con nuestro ganador. Al igual que ScanSnap iX1500, RavenScanner puede enviar sus documentos escaneados a una serie de ubicaciones, incluida la nube, pero también puede enviarlos por correo electrónico o enviarlos por fax directamente desde el escáner, y puede guardarlos en una unidad flash conectada. Incluso puede realizar ediciones básicas de documentos con la pantalla táctil de 7 pulgadas.

Este escáner es un producto nuevo para 2019, por lo que es difícil evaluar cómo resiste el uso a largo plazo. Los usuarios parecen muy contentos hasta ahora, y el escáner tiene la calificación más alta de todas en esta revisión, pero aún no tiene suficientes revisiones para darle demasiado peso a esa calificación. A los usuarios les encanta poder escanear sin una computadora y lo comparan muy positivamente con los escáneres Fujitsu.

Si está buscando algo un poco más poderoso y está dispuesto a pagar más, la compañía también ofrece un escáner más costoso con mejores especificaciones, el RavenScanner Pro. Tiene una pantalla táctil de 8 pulgadas, alimentador de 100 hojas y puede escanear 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

La Epson DS-575 se parece a nuestro ganador cuando está cerrado, aunque tiene una serie de botones y luces en lugar de una pantalla táctil. También tiene especificaciones similares, incluida una velocidad de escaneo ligeramente más rápida. Aunque ha existido por más tiempo que el iX1500, no ha ganado la misma tracción en el mercado.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas, 96 reseñas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 35 ppm (doble cara)
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: WiFi, USB,
• Peso: 8.1 libras, 3.67 kg.

El Epson DS-575 tiene más en común con el antiguo ScanSnap iX500 que con el nuevo iX1500. Ofrece conectividad inalámbrica o USB, le permite escanear a su computadora, dispositivo móvil o la nube, e incluye un alimentador de 50 hojas y tiempos de escaneo dúplex muy rápidos. Se pueden crear perfiles para diferentes tipos de escaneos. Pero no tiene una pantalla táctil, lo que lo hace más dependiente de su computadora o dispositivo al elegir las opciones de escaneo.

Las opiniones de los consumidores son generalmente positivas. Los usuarios encontraron el software más fácil de instalar que el de Fujitsu, aunque se quejaron de tener que descargarlo, pero menos capaces una vez instalado. Los usuarios también descubrieron que recuperarse de un atasco de papel no es tan fácil como cuando se usa un ScanSnap, aunque afortunadamente, los atascos parecen bastante raros, y los escaneos en blanco y negro no son de la misma calidad que los escaneos en color.

Otra alternativa muy similar de Epson es la ES-500W. Tiene especificaciones idénticas y un diseño muy similar pero es negro en lugar de blanco. Un problema con la línea de Epson es la falta de diferenciación. Estos escáneres son tan similares que es difícil saber por qué elegiría uno sobre el otro. Las versiones no inalámbricas de ambos escáneres también están disponibles a un precio reducido.

4.Fujitsu ScanSnap S1300i

La S1300i es el hermano pequeño del ScanSnap iX1500. Es la mitad de la velocidad y necesita ser conectado a su computadora para funcionar. Es más potente que el Doxie Q, pero no tan portátil. Utilicé uno para escanear miles de hojas de papel durante varios años y nunca tuve ningún problema.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 10 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 12 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 3.09 libras, 1.4 kg.

Si bien no es tan rápido como nuestro ganador, 12 páginas a doble cara por minuto no está mal. (Pero tenga en cuenta que la velocidad se reduce a solo 4 ppm cuando se usa la alimentación USB, por lo que para trabajos de escaneo más grandes definitivamente querrá conectarse a la alimentación). Si tiene una gran acumulación de papeleo para escanear, obtendrá el trabajo. hecho el doble de rápido con el iX1500, pero si la portabilidad o el precio son importantes para usted, este escáner es una excelente alternativa.

El alimentador de documentos solo tiene capacidad para 10 páginas, pero a veces logré colocar más. Y para documentos muy grandes, pude agregar más páginas a medida que se escaneaba la última hoja para producir un solo PDF de varias páginas que contiene cada página.

La operación con un solo botón fue bastante intuitiva y pude crear varios perfiles de escaneo en mi computadora. Sin embargo, no pude seleccionarlos desde el escáner, como puede hacerlo con el iX1500.

5. Hermano ADS-1700W compacto

Para un escáner portátil, el Hermano ADS-1700W tiene muchas características. Tiene una pantalla táctil de 2.8 pulgadas, conectividad inalámbrica y un alimentador automático de documentos de 20 hojas. Puede realizar escaneos dúplex a una velocidad de 25 ppm (significativamente más rápido que los otros escáneres portátiles que cubrimos).

Pero necesitas enchufarlo a una toma de corriente. No tiene batería como el Doxie Q ni funciona con alimentación USB como el ScanSnap S1300i.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 20 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 3.3 libras, 1.5 kg.

Al igual que ScanSnap iX1500, puede crear accesos directos para tipos específicos de escaneos, y estos se mostrarán como íconos en la pantalla táctil. Puede escanear directamente la memoria flash USB, por lo que es posible escanear sin computadora.

Alternativamente, puede escanear directamente a su computadora o dispositivo móvil. Sin embargo, los usuarios se sorprendieron al saber que el escáner no puede escanear directamente a la nube, FTP o correo electrónico sin la ayuda de una computadora. El sitio web oficial parece ser un poco engañoso aquí.

Las velocidades de escaneo son significativamente más rápidas que las de otros escáneres portátiles, y el alimentador automático de documentos puede contener 20 hojas, mejor que la competencia nuevamente. Eso lo convierte en un excelente escáner si desea usarlo tanto en la oficina como en la carretera. Si bien necesitará llevar un cable de alimentación con usted, la conexión Wi-Fi hace que llevar un cable micro-USB sea opcional.

Si bien creo que el Doxie Q ofrece la mejor experiencia portátil (no es necesario enchufarlo a la corriente ni traer una computadora), el ADS-1700W es una mejor opción para los usuarios que priorizan un escaneo más rápido y un alimentador de documentos de mayor capacidad. Solo tenga en cuenta que es el doble de pesado y tendrá que llevar un cable de alimentación con usted.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Pasemos a algunas opciones más caras. los Hermano ADS-2800W es más grande y más pesado que nuestro ganador, pero ofrece un escaneo más rápido de 40 ppm y una opción de Wi-Fi, Ethernet y USB. Está diseñado para grupos de trabajo pequeños y medianos y admite destinos de escaneo más relevantes para ese entorno, como carpetas de red, FTP, SharePoint y unidades de memoria flash USB.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 40 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10.03 libras, 4.55 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, el ADS-2800 le permite escanear a varios destinos directamente desde la pantalla táctil de 3.7 pulgadas del dispositivo (un poco más pequeña). La imagen escaneada se optimiza eliminando las perforaciones, limpiando los bordes y eliminando el ruido de fondo.

Pero a pesar de la alta velocidad de escaneo, un usuario se sintió frustrado por el tiempo que tomaba procesar el documento después de escanearlo. Informó que un documento de 26 páginas tardó 9 minutos y 26 segundos y el escáner estuvo inutilizable durante ese tiempo. Parece que estaba usando una computadora poderosa, y no estoy seguro de que haya algún error de usuario involucrado.

El software suena más limitado que el de Fujitsu. Por ejemplo, al iniciar escaneos desde la pantalla táctil, solo una computadora puede ser el destino. Para enviar escaneos a otras computadoras, debe iniciar el escaneo desde esa computadora.

Si desea más potencia y está dispuesto a pagar por ella, considere la Hermano yomageCenter ADS-3000N. Ofrece un escaneo aún más rápido de 50 ppm y está diseñado para grupos de trabajo medianos a grandes, pero no tiene una pantalla táctil ni es compatible con Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

La serie de escáneres ScanSnap de Fujitsu está diseñada para la oficina en casa. los fi-7160 es uno de sus escáneres de grupo de trabajo. Cuesta significativamente más, pero tiene un alimentador de documentos que puede contener 80 páginas (en lugar de 50) y escanea a 60 ppm (en lugar de 30). Sin embargo, el dispositivo es más grande y pesado y carece de pantalla táctil.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 80 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 60 ppm (doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 9.3 libras, 4.22 kg.

Este escáner está diseñado para permitir que un grupo de trabajo escanee documentos grandes de varias páginas más rápido que nunca. Para lograr esto, ofrece una velocidad de escaneo más rápida y un alimentador de documentos más grande que cualquier otro escáner que cubrimos, y está clasificado para manejar 4,000 escaneos masivos por día. Si su objetivo es adoptar un enfoque sensato para completar un trabajo de escaneo grande, el fi-7160 es una buena opción.

Pero ese poder tiene un costo: este escáner no ofrece conectividad inalámbrica ni pantalla táctil. Deberá mantener la impresora conectada al puerto USB de una computadora en la oficina y seleccionar sus opciones de escaneo del software incluido que se ejecuta en esa computadora.

Los usuarios lo consideran un escáner sólido cuando procesan grandes volúmenes de papel en un solo escritorio, por ejemplo, en una oficina de abogados, y muchas oficinas compran varias unidades. La calidad de la salida es muy alta y, con la configuración correcta, normalmente puede iniciar un escaneo presionando el botón de la máquina.

¿Por qué ir sin papel?

‘¿Dónde está ese documento?’ “¿Por qué mi escritorio está tan desordenado?” “¿Archivamos alfabéticamente?” “¿Me lo puedes fotocopiar?” “Creo que está en la página 157.” “Lo siento, dejé el documento en casa”.

Esas son seis cosas que nunca tendrá que decir una vez que deje de usar papel. Todo negocio debería considerarlo. Aquí hay seis buenas razones:

• Ahorras espacio. Puede acceder a todos sus documentos desde su computadora o dispositivo móvil. No tendrás montones de papeles en tu escritorio o una habitación llena de archivadores.
• Buscar. Puede encontrar la información que desea más fácilmente. Podrá buscar el archivo que necesita y, si se ha realizado el reconocimiento óptico de caracteres, buscar también el texto dentro del archivo.
• Acceda en cualquier momento y en cualquier lugar. Puede acceder a todos sus documentos desde su computadora y llevarlos con usted en un dispositivo móvil.
• Organización de documentos. Utilice el sistema de archivos para organizar y sincronizar sus documentos, o colóquelos en un sistema de gestión de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud para una mayor flexibilidad.
• Compartir y comunicar. Cualquier persona en su oficina puede acceder a los documentos digitales y compartirlos fácilmente con otros por correo electrónico y varios servicios en la nube.
• Seguridad. Los documentos digitales se pueden respaldar fácilmente, proteger con contraseña y almacenar en medios seguros.

Lo que necesita saber por adelantado acerca de dejar de usar papel

Escanear cada documento en papel en su oficina es un gran trabajo. No lo hagas más difícil de lo que debe ser. Eso comienza con la elección de la herramienta adecuada para el trabajo.

Es probable que ya tenga un escáner, probablemente un escáner plano conectado a una impresora económica. Es posible que sienta la tentación de comenzar con ese escáner, pero probablemente lo lamente. Colocar cada página en el escáner manualmente y escanear lentamente un lado a la vez es una receta para la frustración. Es más probable que te rindas que termines. Un trabajo que llevaría unos segundos en el escáner correcto le llevará horas.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos grandes de varias páginas. Tienen un alimentador de documentos que le permite escanear hasta 50 páginas a la vez y, por lo general, escanean ambos lados del papel a la vez (escaneo dúplex). El software incluido los almacenará como archivos PDF de varias páginas y realizará el reconocimiento óptico de caracteres para que se puedan buscar, todo en tiempo real.

Pero es útil tener otros tipos de escáneres cerca. Un escáner fotográfico hará un trabajo más preciso con las imágenes, y un escáner plano manejará mejor el material encuadernado y el papel delicado. Una aplicación de escaneo en su teléfono le permitirá escanear un recibo en un restaurante allí mismo, en lugar de tener que recordar hacerlo más tarde.

Una vez que haya escaneado todos sus documentos, manténgase al tanto a medida que ingresan nuevos documentos e intente detener la inundación. Si hay una opción para recibir esa documentación electrónicamente, ¡tómela!

Cómo elegimos estos mejores escáneres de documentos

Calificaciones positivas de los consumidores

Llevo años escaneando documentos, pero solo tengo experiencia real con dos escáneres, por lo que necesito aprovechar una gama más amplia de experiencias. En esta revisión, he tenido en cuenta las pruebas de la industria y las opiniones de los consumidores.

Las pruebas realizadas por expertos de la industria brindan una imagen detallada de lo que se puede esperar de un escáner. Por ejemplo, Wirecutter ha pasado 130 horas investigando y probando una variedad de escáneres durante varios años. Las opiniones de los consumidores son igualmente útiles. Alguien que compró un escáner con su propio dinero tiende a ser honesto y sincero acerca de sus experiencias positivas y negativas.

En este resumen, hemos incluido escáneres con una calificación de consumidor de 3.8 estrellas o más, preferiblemente con reseñas de cientos de usuarios.

Por cable o inalámbrico

Tradicionalmente, un escáner de documentos se colocaría en su escritorio y se conectaría a uno de los puertos USB de su computadora. En muchas situaciones funciona perfectamente, y fue mi configuración durante muchos años.

Pero dificulta que otros accedan al escáner y agrega desorden a su escritorio. Cuando varias personas utilizan un escáner, tiene sentido elegir un modelo inalámbrico que se pueda colocar en una ubicación central y escanear a varias ubicaciones, incluidos dispositivos móviles, o incluso directamente a la nube.

Escaneo rápido de varias páginas

Como paso inicial, muchas personas tendrán una gran acumulación de documentos que deben escanearse. Esa fue sin duda mi experiencia. En ese caso, un escáner rápido puede ahorrarle semanas de trabajo.

Elija un escáner con un alimentador automático de documentos (ADF) que le permita escanear hasta 50 hojas a la vez. Eso es particularmente útil para documentos muy largos en los que espera tener un PDF de varias páginas. Busque también velocidades de escaneo rápidas (medidas en páginas por minuto o ppm) y la capacidad de escanear ambos lados del papel a la vez.

Portabilidad

Si su trabajo lo aleja de la oficina durante días seguidos, es posible que desee comprar un escáner más portátil. Muchos de los escáneres de documentos más portátiles no cuentan con un alimentador de hojas. Son adecuados para escanear solo una página a la vez, pero se vuelven frustrantes con trabajos más grandes.

Por lo tanto, solo hemos incluido escáneres portátiles con ADF en este resumen. Si está comprando un segundo escáner para este propósito, le recomiendo el Doxie Q. Si prefiere comprar un solo escáner tanto para la oficina como para viajar, Fujitsu ScanSnap S1300i o Brother ADS-1700W ofrecen un mejor equilibrio de caracteristicas.

¿Algún otro buen escáner de documentos que valga la pena incluir en esta lista recomendada? Háganos saber su opinión.