Las mejores aplicaciones de listas de tareas pendientes para Mac en 2022 (guía definitiva)

La vida está ocupada. Tenemos compromisos que hacer malabarismos, reuniones a las que asistir y tareas que completar. Hacer un seguimiento de todo puede hacerte sentir que tu cerebro está a punto de explotar. ¡Así que escríbelo todo! O mejor aún, instala una aplicación.

Las listas de tareas han existido durante cientos de años. Te ayudan a administrar tus tareas, tu tiempo y tu cordura. Los administradores de tareas de software llevan las cosas más allá al mostrar recordatorios, profundizar en lo que es importante y sincronizar con su teléfono inteligente.

Cosas y OmniFocus son dos de los administradores de tareas más potentes para Mac que ofrecen funciones útiles en paquetes fáciles de usar. Vienen a un costo, pero prometen pagarle muchas veces en productividad ganada.

Estas no son sus únicas opciones. De hecho, la Mac App Store está repleta de administradores de listas y aplicaciones de listas de tareas pendientes. Muchos de ellos no valen el tiempo que lleva descargarlos. En esta revisión, cubriremos aplicaciones altamente calificadas que merecen su tiempo y atención, y lo ayudaremos a encontrar la que más le convenga.

¿Por qué confiar en mí para esta guía?

Mi nombre es Adrián y tengo muchas cosas de las que hacer un seguimiento. Eso podría ser algo bueno porque me encanta jugar con aplicaciones que me ayudan a administrarlo todo. Utilicé Above & Beyond a lo largo de los años 90 en mis computadoras portátiles con Windows, y cuando me convertí en un geek de Linux recurrí a Task Coach y aplicaciones web como Todoist, Remember the Milk y Toodledo.

Después de cambiarme a Mac, me enamoré de Things de Cultured Code y lo he usado con éxito durante la última década. Pero me encanta jugar, así que mantengo cinco o diez de estas aplicaciones instaladas en mi Mac, iPhone y iPad. Algunos los uso y otros con los que juego de vez en cuando. Tengo un gran interés en OmniFocus y lo usé como mi principal administrador de tareas durante algunos años. También uso Apple Reminders y Wunderlist para compartir tareas con mi familia. Voy a compartir algunas de mis experiencias a lo largo de la revisión.

Lo que necesita saber sobre la gestión de tareas

Antes de ver las aplicaciones individuales, aquí hay algunas cosas que debe saber primero.

1. Solo instalar una nueva aplicación no lo hará más productivo

Las aplicaciones son herramientas, y le serán más útiles si sabe cómo usarlas de manera efectiva. En este momento, hay muchos consejos sobre cómo ser más productivo y sacar más provecho de sus aplicaciones. No puede leerlo todo, pero algunos estudios generarán un gran retorno de su inversión. Comience leyendo el material que viene con su software de administración de tareas.

Muchos han encontrado valor en leer y practicar el libro de David Allen “Getting Things Done”. En él, cubre una gama de técnicas útiles, incluida la captura de tareas e ideas a medida que se le ocurren, manteniendo listas de proyectos donde identifica la próxima acción a realizar, considerando horizontes de enfoque más altos como su visión y objetivos, y revisando todo sus listas cada semana. Lo recomiendo.

2. Hay espacio para las preferencias personales

No todos somos iguales. Tenemos diferentes tareas para administrar y diferentes enfoques en la forma en que las organizamos. Hay mucho espacio para las preferencias personales, y es posible que la aplicación que mejor se adapte a mí no se adapte a ti. Busca la aplicación que funcione como tú lo haces.

3. Las listas no son solo para tareas pendientes

¿Es usted un guardián de la lista? Son útiles para muchas cosas en la vida. No use su aplicación solo para enumerar sus tareas diarias, ¡puede usarla para rastrear mucho más! Aquí hay algunas ideas:

• Mantenga una lista de los libros que desea leer y las películas que desea ver.
• Registra los lugares a los que te gustaría ir y las personas que te gustaría visitar.
• Lleve un registro de las facturas que deben pagarse y las fechas de vencimiento.
• Crea una lista de deseos de los logros que te gustaría lograr mientras aún respiras.

4. Otros tipos de aplicaciones que ayudan con la gestión de tareas

En esta revisión, cubriremos los administradores de listas, pero tenga en cuenta que hay otros tipos de aplicaciones que pueden ayudarlo a ser productivo y complementar su lista de tareas pendientes:

• calendarios para administrar su tiempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• temporizadores y aplicaciones Pomodoro para mantenerlo enfocado y responsable (Be Focused, Timing),
• aplicaciones de gestión de proyectos (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• aplicaciones de notas para realizar un seguimiento del material de referencia (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• delineadores para estructurar su vida e información (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Tableros Kanban para seguir el progreso de tu equipo (Trello, Any.Do, Freeter).

¿Quién debería obtener esto?

Hace años, mi amigo Daniel me dijo: “Pensé que solo las personas desorganizadas solían hacer listas”. No estaba de acuerdo, pero esa experiencia me ayudó a aclarar que no todos valoran usar una lista de tareas pendientes. ¡Ciertamente no es el tipo de persona que gastaría $80 en una aplicación! Quizás tú sientas lo mismo. Te animo a que pruebes seriamente una aplicación de gestión de tareas de todos modos.

En ese momento, estaba editando varios blogs, gestionando unas pocas docenas de escritores y tenía que cumplir con los plazos la mayoría de los días. No podría haber sobrevivido sin aprovechar al máximo el mejor software de gestión de tareas que podía pagar. Si es lo mismo, entonces está convencido de la idea de usar una lista de tareas y solo necesita identificar la aplicación adecuada para usted.

En ‘Getting Things Done’, David Allen explica que tratar de recordar todas las cosas que debe hacer solo agrega estrés a su vida. Una vez que los anote y se los quite de la cabeza, podrá relajarse y concentrarse en la tarea que tiene entre manos y ser más productivo.

Casi todos estarán mejor organizados usando una aplicación de lista de tareas pendientes. Una vez que haya enumerado todo lo que necesita hacer, puede volverse objetivo. Le resultará más fácil hacerse una idea de cuánto tiempo llevará todo, qué tareas son las más importantes y cuáles no es necesario realizar en absoluto. Puede comenzar a poner lo que necesita hacer en algún tipo de orden.

Recuerde que la clave para la gestión del tiempo es realmente asegurarse de que está dedicando todo el tiempo posible a sus proyectos de mayor valor. Se trata más de eficacia que de eficiencia. Si tiene demasiado en su lista de tareas pendientes, tendrá que aprender a delegar tareas de menor valor eficazmente.

Cómo probamos y elegimos estas aplicaciones

Comparar aplicaciones que pueden administrar su lista de tareas pendientes es complicado. Cada uno tiene sus propias fortalezas y existe una amplia gama de precios, características y técnicas. Esto es lo que estábamos buscando al evaluar.

¿Qué tan fácil es capturar tareas?

Una vez que haya pensado en algo que hacer, o alguien le haya pedido que haga algo, debe ingresarlo en su sistema de tareas pendientes lo antes posible, o puede olvidarlo. Hacerlo debería ser lo más fácil posible. Muchas aplicaciones tienen una bandeja de entrada, donde puede ingresar varios elementos rápidamente sin tener que organizarlos por adelantado. La integración con otras aplicaciones también es útil, por lo que puede agregar una tarea desde, por ejemplo, un correo electrónico directamente a su aplicación.

¿Qué tan versátil es la organización de la aplicación?

Todos tenemos diferentes roles y categorías de tareas, por lo que necesita una aplicación que pueda organizar las cosas de una manera que tenga sentido para usted. Es posible que desee separar las tareas laborales de las personales y crear una serie de listas que coincidan con sus responsabilidades. Las carpetas, las etiquetas, las prioridades y las banderas son algunas de las formas en que una aplicación le permitirá crear una estructura.

¿La aplicación proporciona diferentes formas de ver sus tareas?

Al organizar tareas, es útil ver los detalles de cada proyecto. Al realizar tareas, es útil agruparlas de diferentes maneras. Es posible que desee ver una lista de todas las tareas que vencen pronto, verificar rápidamente todas las llamadas telefónicas que necesita hacer o crear una lista corta de las tareas que pretende realizar hoy. Muchas aplicaciones le permiten ver sus tareas por contexto, filtrar por etiqueta o notificarle las tareas que vencen hoy. Algunas aplicaciones incluso le permiten crear vistas personalizadas.

¿Cómo maneja la aplicación las fechas?

Algunas tareas están asociadas con una fecha, la mayoría de las veces una fecha límite, como una tarea. Es útil ver una lista de tareas que vencen hoy (o en los próximos días), y algunas tareas pueden merecer una notificación emergente para recordárselo. Algunas tareas son recurrentes y deben realizarse en un día determinado cada semana, mes o año, por ejemplo, sacar la basura. Es posible que tenga algunas tareas que aún no puede comenzar. No deberían obstruir su lista, por lo que algunas aplicaciones le permitirán ocultarlos de su lista hasta una fecha futura, una característica que encuentro muy útil.

¿La aplicación es para un individuo o un equipo?

Muchas de las aplicaciones que cubriremos en esta revisión son para una sola persona. Otros le permiten compartir listas y delegar tareas con otros. ¿Cuál necesitas? Muchas personas prefieren usar dos aplicaciones diferentes, una para uso personal (que otros miembros del equipo no pueden estropear) y otra para tareas y proyectos compartidos.

¿Puede la aplicación sincronizarse con el móvil?

Me encuentro revisando mi lista de tareas pendientes en mi teléfono y iPad más que en mi computadora. A menudo reviso mis tareas sobre la marcha y agrego nuevas tareas tan pronto como pienso en ellas. Las aplicaciones móviles son útiles y deben sincronizarse de manera rápida y confiable con su Mac.

¿Cuanto cuesta?

Las mejores aplicaciones de listas de tareas no son baratas y, en mi opinión, ese costo está justificado. No todos estarán de acuerdo, por lo que hemos incluido aplicaciones en todo el rango de precios, hasta gratis. Esto es lo que cuestan las aplicaciones que cubrimos, ordenadas de la más barata a la más cara:

• Recordatorios de Apple – gratis
• Hacemos – gratis
• Buena Tarea 3 – $19.99
• 2Dos – $24.99
• Papel de tareas – $24.99
• OmniFocus – $39.99
• Todoist – $44.99/año
• Cosas 3 – $49.99
• OmniFocus Pro – $79.99

Ahora pasemos a la lista de ganadores.

Las mejores aplicaciones de listas de tareas pendientes para Mac: nuestras mejores selecciones

La mejor opción para la mayoría de las personas: Things 3

Código culto Cosas es un administrador de tareas elegante y moderno, y recientemente se ha reconstruido desde cero. Las tareas están organizadas lógicamente por área de responsabilidad, proyecto y etiqueta, y se pueden ver de varias maneras: tareas para hacer hoy o en un futuro cercano, tareas que se pueden hacer en cualquier momento y tareas que puede realizar. algún día.

$ 49.99 del Mac App Store. Una versión de prueba completamente funcional de 15 días está disponible en el sitio web del desarrollador. También disponible para iOS.

Things ha sido mi administrador de tareas principal desde 2010, casi desde que uso una Mac. Me queda bien. Tal vez sea una buena opción para ti también.

Arriba hay una captura de pantalla del proyecto tutorial. La aplicación se ve limpia y hay un sentido de lógica en la forma en que se establece. El panel izquierdo contiene una lista de sus áreas de responsabilidad y proyectos, y encima de ellos, algunos accesos directos para carpetas inteligentes que le brindan una descripción general útil de sus tareas.

Las áreas de responsabilidad son las categorías que resumen sus funciones e intereses principales. Podría ser tan simple como ‘Trabajo’ y ‘Hogar’, pero encuentro útil incluir áreas adicionales como ‘Ciclismo’, ‘Tecnología’ y ‘Finanzas’.

Agrega tareas en cada una de estas áreas, o puede agregar proyectos para trabajos que requieren múltiples tareas. Por ejemplo, en ‘Familia’ tengo un proyecto que enumera los lugares que nos gustaría visitar mientras vivamos en la interestatal durante el próximo año, y en ‘Trabajo’ tengo un proyecto relacionado con escribir esta reseña.

Las carpetas inteligentes en la parte superior enumeran las tareas de acuerdo con el nivel de compromiso que tiene con ellas:

• Hoy contiene las tareas que debe terminar hoy. Eso incluye las tareas que vencen hoy y las que ha marcado para trabajar hoy. También puede enumerar por separado las tareas para hacer por la noche.
• próximos las tareas tienen fechas de inicio o fechas de vencimiento próximas. Estos se enumeran por fecha junto con los eventos de su calendario.
• En cualquier momento contiene tareas importantes en las que puede trabajar ahora, pero no tiene una fecha límite.
• Algún día es una lista de tareas que aún no te has comprometido a hacer. Podrían ser elementos de la lista de deseos o tareas para las que no tiene tiempo en este momento.

Otras carpetas incluyen la Bandeja de entrada donde puede ingresar rápidamente nuevas tareas, el diario de a bordo que contiene todas sus tareas realizadas, y el Papelera.

Things ofrece dos métodos adicionales de organización. El primero es encabezamientos. Un gran proyecto puede volverse engorroso y los encabezados le permiten dividirlo en secciones más pequeñas. Eso es más claro que tener una gran lista desordenada y más simple que crear dos proyectos diferentes.

Things también te permite categorizar tus tareas por etiquetas. A una tarea se le pueden asignar múltiples etiquetas, y estas se pueden usar para una variedad de propósitos. Aquí hay unos ejemplos:

• Contexto, por ejemplo, casa, trabajo, teléfono.
• Gente, para que pueda buscar rápidamente tareas sobre las que necesita hablar con alguien o tareas relacionadas con un determinado cliente.
• Prioridad, para que pueda concentrarse solo en sus tareas más importantes.
• Energía requerida, para que pueda elegir tareas fáciles o desafiantes según la energía que tenga.
• Tiempo requerido, como 15 min, 30 min, 1 h, así que si tienes un tiempo limitado, aún puedes encontrar algo que hacer.

Una vez que haya configurado algunas etiquetas, puede filtrar cualquier lista para mostrar solo los elementos etiquetados de cierta manera. Por ejemplo, aquí están las tareas que puedo hacer en cualquier momento que están etiquetadas como ‘Teléfono’.

Things también admite listas de verificación, lo que es útil para tareas con varios pasos que no son lo suficientemente importantes como para configurarse como un proyecto.

Things ofrece tres funciones de fecha:

• En el momento en que (fecha de inicio). Algunas tareas aún no se pueden iniciar, por lo que no debería saturar su lista de tareas pendientes. La configuración ‘Cuándo’ ocultará la tarea hasta que realmente pueda comenzar a trabajar en ella, aunque siempre podrá rastrearla en la sección Próximamente.
• Se prorroga (fecha de vencimiento). ¡Algunas tareas tienen una fecha límite y puede haber consecuencias si no las cumple!
• recordatorio (notificación). Para aquellas tareas que no puede permitirse olvidar, puede configurar una alarma de recordatorio en un momento específico del día de su vencimiento.

Things está diseñado para individuos y no le permite compartir o asignar tareas. Hay versiones móviles de la aplicación para iPhone y iPad, y la sincronización es confiable.

A $ 49.99 Things no es barato, y si necesita las versiones para iPhone y iPad, es aún más caro. Creo que vale cada centavo. Puedes leer más de mi completo Reseña de la aplicación Things.

La mejor opción para usuarios avanzados: OmniFocus

OmniFocus de OmniGroup es una poderosa herramienta de usuario para hacer las cosas. Las funciones únicas, como los esquemas y las perspectivas, le permiten optimizar su flujo de trabajo, y la función de revisión le permite revisar periódicamente sus proyectos.

Los usuarios avanzados querrán las versiones Pro de las aplicaciones Mac e iOS, que cuestan $ 139.98. Si le da un gran valor a la productividad, es posible que lo encuentre una ganga.

$ 39.99 del Mac App Store o sitio web del desarrollador. Una versión de prueba de 14 días está disponible en el sitio web del desarrollador. OmniFocus Pro está disponible por $79.99 en el sitio web del desarrollador, o puede actualizar mediante una compra desde la aplicación. También disponible para iOS.

OmniFocus puede hacer todo lo que pueden hacer las cosas y más. Es una herramienta potente y flexible que puede adaptarse a tu forma de hacer las cosas. Para obtener los mejores resultados, deberá comprar y configurar cuidadosamente la versión Pro. Por lo tanto, le costará más y requerirá más esfuerzo configurarlo.

Puede ver sus tareas de OmniFocus por proyecto o por contexto. Vista del proyecto le permite organizar lo que necesita hacer en detalle. Puede crear tantas carpetas y subcarpetas como necesite para proporcionar categorías para colocar sus tareas y proyectos.

Los proyectos pueden ser paralelos o secuenciales. Un proyecto paralelo tiene tareas que se pueden completar en cualquier orden, mientras que las tareas de un proyecto secuencial se deben realizar en la secuencia en la que se enumeran. Puede utilizar la función de esquema para crear una jerarquía de subtareas. Me encanta la idea, pero encuentro la interfaz un poco complicada y desearía que funcionara más como OmniOutliner.

Vista de contexto es a menudo la mejor manera de trabajar en sus tareas. Puede abrir su contexto de ‘Teléfono’ si tiene ganas de chatear, o el contexto de ‘Recados’ cuando vaya de compras. Todas las tareas relevantes de todos sus proyectos estarán allí. Sin embargo, aunque Things le permite aplicar un número ilimitado de etiquetas, cada tarea de OmniFocus se puede asociar con un solo contexto.

Las revisiones periódicas son importantes. En OmniFocus, puede definir la frecuencia con la que se debe revisar cada proyecto. La vista Revisar le muestra todos los proyectos que vencen.

Pero el verdadero poder de OmniFocus Pro es su Perspectivas, donde puede crear tantas vistas personalizadas como necesite. Puede crear una perspectiva para imitar la vista Hoy de Things que enumera todas las tareas que están marcadas o que vencen hoy.

Puede configurar las perspectivas ‘Inicio’ y ‘Trabajo’, tener una para las tareas que vencen pronto y otra para las tareas que están en espera. Esta característica solo está en la versión Pro y realmente te permite personalizar la aplicación.

La competencia y las comparaciones

Hay muchas alternativas. Aquí hay algunas aplicaciones altamente calificadas que le gustaría considerar.

2Do se recomienda en muchas reseñas y tiene una calificación alta en la App Store. Tiene muchas de las características de nuestros ganadores y cuesta lo mismo que Things.

La aplicación ofrece etiquetas y notificaciones, listas y proyectos, aplicaciones móviles y sincronización. Aunque parece bastante simple, hay mucho poder bajo el capó, incluidas las listas inteligentes, que son similares a las perspectivas de OmniFocus. Son búsquedas guardadas configurables que pueden extraer tareas de todas sus listas, por ejemplo, todas las tareas que vencen en los próximos tres días que están etiquetadas como ‘factura’.

2Do cuesta $49.99 desde el Mac App Store o el $9.99/mes en Setapp. También disponible para iOS y Android.

buena tarea 3 se basa en la aplicación Recordatorios y calendarios estándar de Mac y agrega funcionalidad. Eso lo convierte en una buena opción si ya está usando las aplicaciones de productividad de Apple, pero desearía que fueran más capaces.

Al igual que 2Do, GoodTask presenta listas inteligentes, que buscan tareas de ciertas listas o que incluyen (o excluyen) ciertas etiquetas. Esta característica no es tan poderosa como las perspectivas de OmniFocus, pero es útil de todos modos. Otras características incluyen subtareas, tareas repetitivas, clasificación manual y acciones rápidas.

GoodTask 3 cuesta $ 19.99 desde el Mac App Store or $9.99/mes en Setapp. Una versión de prueba esta disponible. También disponible en iOS.

Todoist comenzó como una aplicación web, pero ahora tiene aplicaciones para la mayoría de las plataformas, incluida Mac. Lo usé a largo plazo hace más de una década, y ha recorrido un largo camino desde entonces.

La versión gratuita incluye todo lo que necesita para comenzar, pero no incluye todas las funciones de nuestros ganadores. Le permite capturar y organizar tareas, recordar plazos y revisar la semana que viene. Puede mapear sus tareas con proyectos y objetivos, y resaltar las tareas que son importantes con niveles de prioridad codificados por colores, e incluso visualizar su progreso con cuadros y gráficos atractivos.

Hay algunos límites para la versión gratuita. Puede tener un máximo de 80 proyectos y hasta cinco personas pueden acceder a un proyecto. Sí, es una aplicación multiusuario. Una suscripción premium aumentará estos números a 200 y 50 y desbloqueará aún más funciones, como plantillas, etiquetas, temas y vistas personalizadas.

Descarga Todoist desde la Mac App Store. Es gratis para un plan básico y $44.99/año para el plan premium.

Tarea 3 es bastante diferente a las otras aplicaciones que hemos enumerado. Es una aplicación de texto sin formato y muy minimalista. También es bastante inteligente y ofrece una forma muy diferente de trabajar con sus tareas. Usted organiza sus proyectos, tareas y subtareas en un esquema, y ​​lo encuentro más intuitivo que las funciones de esquema de OmniFocus. Puede usar etiquetas en cada elemento y filtrar rápidamente toda su lista por una etiqueta específica.

Cuando la familia de mi hija se mudó con nosotros hace unos años, reorganizar la casa fue una tarea enorme. Así que usé un archivo de TaskPaper en Editorial en mi iPad para organizar y seguir nuestro progreso. Acabo de intentar abrir ese archivo en TaskPaper para Mac por primera vez y funcionó perfectamente.

TaskPaper cuesta $ 24.99 desde el Mac App Store or $9.99/mes en Setapp. Hay disponible una versión de prueba de 7 días.

Alternativas gratuitas

Aquí hay algunas formas de administrar su lista de tareas pendientes sin gastar dinero.

Usa lápiz y papel

No es absolutamente necesario usar una aplicación para administrar su lista de tareas pendientes. Hay algo satisfactorio en tachar las tareas completadas de una lista en papel. Puedes garabatear en el reverso de un sobre con un lápiz o comprar un elegante Moleskine o Daytimer, depende totalmente de ti.

Hay una cierta cantidad de redundancia y duplicación cuando se usa lápiz y papel. Puede que le resulte frustrante, o puede que le resulte una buena manera de revisar sus tareas todos los días. Los sistemas de productividad del papel parecen estar despegando nuevamente, y nuevas metodologías como la Bullet Journal están siendo desarrollados.

Aplicaciones gratuitas de listas de tareas pendientes para Mac

Recordatorios de manzana ya está instalado en su Mac, iPhone y iPad, y le permite crear tareas con recordatorios y listas compartidas. Hace algún tiempo cambié nuestra lista de compras familiar de Wunderlist a Recordatorios y funciona bien. Mi esposa y yo podemos agregar elementos a la lista, y se actualizan automáticamente en ambos teléfonos. Funciona bien.

La integración de Siri es muy útil. No creerías cuántas veces le digo a Siri: ‘Recuérdame que revise la lavadora en 90 minutos’. Crea una tarea de Recordatorios para mí y me notifica 90 minutos después sin fallar.

Servicios web gratuitos de lista de tareas pendientes

En lugar de usar una aplicación de Mac, hay bastantes aplicaciones web que administrarán su lista de tareas pendientes. Podrás acceder a tus tareas desde cualquier dispositivo sin instalar nada.

Toodledo no es la aplicación web más atractiva que existe, pero es gratuita e incluye todas las funciones que deseará. Las aplicaciones móviles están disponibles.

Tareas de Google es simple y no tiene muchas funciones, pero si usa otras aplicaciones de Google como Gmail o Google Calendar, está bien integrado y puede ser útil.

Asana es una excelente manera de compartir y asignar tareas con su equipo y es gratis para hasta 15 miembros del equipo. Un plan Pro está disponible por $ 9.99 / mes que permite más miembros e incluye más funciones.

El plan básico de Remember the Milk es gratis e incluye muchas características. Si desea más, puede actualizar al plan Pro por $39.99/año.

GTails Lite incluye todas las funciones básicas que necesita de forma gratuita. Actualice y obtenga funciones adicionales por $25/año.

TrelloLos tableros, la lista y las tarjetas de le permiten a usted y a su equipo organizar y priorizar sus proyectos. La versión básica es gratuita y, si necesita funciones adicionales, Business Class cuesta $9.99/usuario/mes.