7 pasos para agregar una firma de correo electrónico profesional en Outlook
Si es un usuario frecuente de correo electrónico, probablemente haya visto correos de compañeros de trabajo, colegas, amigos o familiares que tienen una firma al final. Podría dar su nombre, número de teléfono, cargo y otra información pertinente. Una firma puede hacer que un correo electrónico se vea extremadamente profesional.
Si bien la mayoría de las comunicaciones electrónicas ahora tienen la forma de mensajería instantánea, mensajes de texto, chat de video o redes sociales, el correo electrónico todavía se usa ampliamente en el mundo de los negocios. Debido a esto, es fundamental tener una marca de aspecto profesional que se destaque y permita que los demás sepan con quién se están comunicando.
¿Eres usuario de Outlook? Crear una firma de correo electrónico en Microsoft Outlook es bastante simple; se puede hacer en solo unos minutos.
Si ya tienes uno y has olvidado cómo cambiarlo, te mostraremos cómo hacerlo. Veamos cómo agregar o modificar su firma de correo electrónico. Después de eso, hemos incluido algunas notas sobre cómo hacer que se vea profesional.
Índice del contenido
Agregar una firma en Microsoft Outlook
Agregar una firma en Outlook es un proceso bastante sencillo. Haremos esto en la versión web de Outlook, pero también se puede hacer usando pasos casi idénticos dentro de la aplicación de Outlook. Las capturas de pantalla de este artículo son de la versión web de Outlook.
Paso 1: Inicie sesión en Microsoft Outlook
Inicie sesión en Microsoft Outlook.
Paso 2: abre la configuración de Outlook
Abra la configuración de su cuenta. Haga esto haciendo clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha de su navegador.
Paso 3: haga clic en ‘Ver todas las configuraciones de Outlook’
Paso 4: haga clic en Correo – Redactar y responder
En el menú de configuración, haga clic en ‘Correo’ y luego en ‘Redactar y responder’. En la parte superior de la ventana en el lado derecho de la pantalla, debería ver inmediatamente la sección ‘Firma de correo electrónico’.
Paso 5: agregue la información de su firma
Agregue todas las cosas que desea que aparezcan en su firma. Consulte la sección a continuación sobre cómo asegurarse de que el suyo se vea profesional.
Puede cambiar las fuentes y utilizar otras opciones de formato de texto estándar. También es posible agregar imágenes si lo desea.
Paso 6: Seleccione Opciones
Seleccione opciones para determinar cuándo se debe usar la firma. Se puede incluir en mensajes nuevos y mensajes a los que responda o reenvíe.
Paso 7: Guarde sus cambios
No olvide hacer clic en el botón ‘Guardar’ en la esquina inferior derecha. Una vez que guarde, habrá terminado; debe tener una buena firma de aspecto profesional en sus correos electrónicos.
Actualice su firma de Microsoft Outlook
Si no está satisfecho con el aspecto de su nueva firma, no se preocupe. Es fácil editarlo. También es común que necesite hacer cambios cuando cambia la información de contacto, recibe un nuevo título de trabajo o simplemente quiere repasarlo un poco.
Para actualizarlo, simplemente siga los mismos pasos que se usaron para crear el nuevo. Cuando llegue a la sección de firma de la configuración (paso 4), haga clic en la ventana de texto en el lado derecho, luego edite el cuadro de texto para que se vea como le gustaría. Es así de simple. No olvides guardar tu configuración.
Cómo hacer que su firma de Outlook se vea profesional
Existen numerosas formas de garantizar que su firma de correo electrónico se vea profesional. Sus principales prioridades: incluya su nombre completo seguido de su trabajo o puesto, luego la información de contacto. Los siguientes son elementos que agregarán el mayor valor.
1. Nombre
Es posible que desee utilizar su nombre formal. Omita cualquier apodo o nombre abreviado a menos que tenga un entorno de trabajo o clientes más informales.
2. Título
Esto puede ser crítico, especialmente para aquellos que no lo conocen bien o que no han trabajado con usted en el pasado.
3. Nombre de la empresa
Si trabaja para una empresa, los destinatarios deben saber su nombre. Si no trabaja para una empresa, puede poner algo como ‘Contratista independiente’ o ‘Desarrollador independiente’. También puede omitir esta parte si no representa a una empresa.
Al agregar información de la empresa, puede considerar agregar el logotipo de su empresa. Consulte primero con su empresa para ver si tienen cosas específicas que les gustaría que incluyera.
4 Certificaciones
También puede enumerar cualquier certificación que usted o su empresa tengan. Las certificaciones pueden venir con un logotipo o símbolo que también se puede agregar.
5. Información de contacto
Esta puede ser la parte más importante. Proporcione formas alternativas para que alguien se ponga en contacto con usted. Agregue su número de teléfono, el sitio web de su empresa o cualquier otro método que pueda tener. También puede incluir su dirección de correo electrónico aunque ya estará en el mensaje en la sección ‘De’. No está de más tenerlo allí donde alguien pueda verlo fácilmente y acceder a él.
Considere vincularse a cualquier cuenta profesional de redes sociales como LinkedIn u otras que representen a su empresa.
7. Foto
Una foto tuya es opcional, pero es bueno que las personas vean con quién se están comunicando. Si la cultura de su empresa es formal, asegúrese de usar una foto de aspecto profesional.
Lo que no debe incluir en su firma de Outlook
Como puede ver, la sección de firma le permitirá agregar una gran cantidad de texto o imágenes, pero no hay nada de malo en mantenerlo simple. El objetivo es proporcionar datos que agreguen el mayor valor a sus mensajes.
No te excedas. Si agrega demasiado, puede parecer desordenado. La sobrecarga de información puede hacer que el destinatario simplemente la ignore, especialmente si tiene prisa.
A menudo verá que las personas incluyen algún tipo de cita o dicho en su firma de correo electrónico. No recomiendo esto a menos que sea un lema o eslogan de su empresa. Las citas a menudo pueden ser obstinadas, políticas o controvertidas; puede correr el riesgo de ofender a alguien. Si tu deseo es ser profesional, las comillas son algo que debes evitar.
Una última cosa en la que pensar: evita que tu firma distraiga demasiado. Quiere que se note, pero tampoco quiere que sea tan llamativo que le quite valor a su mensaje.
La firma debe decirle a la gente quién es usted, qué hace, para quién trabaja, cómo contactarlo y posiblemente por qué pueden confiar en usted.
Por qué necesita una firma de correo electrónico para Outlook
Existen otras buenas razones para tener un apodo preformateado. Si bien pueden parecer simples, no subestimes su importancia.
Como ya hemos visto, una firma de correo electrónico hace que sus mensajes se vean más profesionales. Una firma puede ahorrar un tiempo valioso.
Si bien puede no parecer mucho, enviar varios correos electrónicos y agregar constantemente su nombre y otros detalles puede quitarle otras tareas. Con un valor predeterminado creado previamente, hay una cosa menos que debe hacer para cada mensaje.
Una firma también garantiza que su nombre y otros detalles siempre se incluyan en cada correo electrónico. No olvidará agregar su información de contacto más importante. Una firma estándar mantiene su información de contacto constante para que sepa que está enviando exactamente lo mismo a cada destinatario.
Hay una última razón: el destinatario sabrá de quién está recibiendo el mensaje. Las direcciones de correo electrónico a menudo son partes confusas de nuestros nombres combinados con números u otras letras.
Como resultado, la persona que recibe el mensaje puede no saber su nombre completo. Una firma formal asegura que el destinatario sepa quién es usted.
Palabras finales
Su firma de correo electrónico de Outlook es una parte vital de sus comunicaciones. Proporciona información sobre usted y ofrece a sus lectores formas alternativas de contactarlo. Ahorra tiempo al escribir y enviar correos electrónicos, ya que no tendrá que completar continuamente el texto repetitivo.
Una vez que haya configurado su firma de Outlook, asegúrese de revisarla con frecuencia y asegúrese de mantenerla actualizada si algo cambia.
Con suerte, este artículo lo ha ayudado a configurar su firma de correo electrónico profesional en Outlook. No dude en comunicarse con nosotros con cualquier pregunta o comentario.
últimos artículos