2 formas rápidas de insertar un PDF en Word (con pasos)

Si usa Microsoft Word para el trabajo, la capacidad de insertar un archivo PDF en un documento puede ser fundamental. Como escritor técnico e ingeniero de software, me encuentro usando esta característica a menudo.

Cuando tengo un informe creado en formato PDF desde otra aplicación y necesito insertarlo en un documento de Word, usar esta función puede ahorrarme tiempo. No quiero tener que volver a escribir toda esa información en Word.

Afortunadamente no tengo que hacerlo, y tú tampoco lo harás. Con unos simples pasos, puede insertar fácilmente el PDF en su documento. Aprenda cómo a continuación.

Notas rápidas

Hay varios métodos que puede usar para insertar un PDF en un documento de Word.

Una forma rápida y sencilla es abrir el documento PDF, seleccionar todo el texto, copiarlo y luego pegarlo en Word.

Este método funciona para algunos textos, pero si el PDF tiene algún formato, lo más probable es que lo pierda; no se verá correcto después de pegarlo en Word. Además, puede perder datos. Por estas razones, no recomendamos esta solución.

Los otros métodos son insertar el archivo PDF o arrastrarlo y soltarlo en su documento de Word. Prefiero insertarlo como un objeto; Siento que tengo más control sobre a dónde va y cómo se agrega. Cubrimos ambos métodos a continuación.

Vincular o no vincular

Cuando utilice uno de los métodos a continuación para insertar su PDF, deberá decidir si desea que esté vinculado al documento de Word o no. ¿Qué significa eso?

Vinculado

Vincular el PDF puede ser excelente si la información que contiene cambiará o se actualizará. Usar un enlace es como tener un acceso directo: cuando hace clic en el icono dentro del documento de Word, abre el archivo PDF real en su ubicación externa.

Cualquier cambio que realice en el PDF aparecerá en su documento de Word; no habrá necesidad de actualizarlo cada vez que cambie el PDF. Suena genial, ¿verdad?

¿La baja? El PDF no está incrustado en el documento de Word real. Debido a esto, siempre deberá mantener una copia del PDF en el mismo lugar donde lo vinculó. Si el documento de Word no puede encontrar el archivo PDF, no puede abrirlo ni mostrarlo.

Desvinculado

Si elige no vincular, Word incrustará el PDF en el documento de Word. El PDF será parte del documento; no importa dónde lo envíe, lo copie o lo abra, el documento de Word aún tendrá el archivo PDF dentro.

Lo positivo: no tienes que preocuparte por enviar el PDF y el documento de Word al compartir.

Lo negativo: si necesita realizar actualizaciones en el archivo PDF, no aparecerán automáticamente en Word. Deberá eliminar el PDF del documento de Word y luego volver a insertarlo.

Método 1: Insertar como un objeto

El método 1 es el método preferido. Ofrece una gran cantidad de control y precisión.

Nota: Las capturas de pantalla a continuación son de una versión anterior de MS Word. Sin embargo, los pasos siguen siendo los mismos en las versiones más recientes de Word.

Paso 1: haga clic en la ubicación del documento de Word donde desea insertar el PDF.

Paso 2: en Microsoft Word, haga clic en la pestaña de menú ‘Insertar’.

Paso 3: seleccione ‘Objeto’ para insertar un objeto.

Esta opción generalmente se encuentra en el lado superior derecho de la barra de herramientas. En las versiones más recientes de Word, es posible que solo muestre un ícono con una pequeña ventana en la sección llamada ‘Texto’. Pase el cursor sobre los íconos para identificar el marcado como ‘Objeto’.

Paso 4: seleccione la pestaña ‘Crear desde archivo’.

Una vez que aparezca la ventana del objeto, verá dos pestañas. Seleccione el que tiene la etiqueta ‘Crear desde archivo’.

Paso 5: Seleccione su archivo PDF.

Haga clic en el botón ‘Examinar’, navegue a la carpeta donde está almacenado su archivo PDF y seleccione el archivo.

Paso 6: Seleccione sus opciones.

Si desea insertar el PDF como un enlace (como se mencionó anteriormente), marque la casilla de verificación ‘Enlace al archivo’.

Si desea que el archivo se muestre solo como un icono, marque la casilla de verificación ‘Mostrar como icono’. Mostrará un icono que representa el archivo PDF; si hace doble clic en él, se abrirá el PDF. Si no marca esta casilla, insertará el documento completo en su documento de Word.

Una vez que haya terminado sus selecciones, haga clic en el botón ‘Aceptar’. El PDF se insertará en su documento. Vea los ejemplos a continuación. La imagen de la izquierda muestra el PDF, mientras que la imagen de la derecha muestra solo un icono.

Método 2: arrastrar y soltar

El método de arrastrar y soltar es simple, pero tiene un inconveniente: no tiene mucho control sobre cómo se inserta el PDF.

El PDF se desvinculará; dependiendo de la versión de Word que esté usando, aparecerá como un ícono o como el documento mismo. Tengo una versión antigua de Word de 2010 que incluye todo el PDF. Sin embargo, cuando lo probé en Word 365, solo mostraba un ícono.

Los siguientes son los pasos para el método de arrastrar y soltar. Estoy usando una versión anterior de Word en una máquina con Windows 7, por lo que la suya puede verse diferente. Sin embargo, los pasos se realizan de la misma manera en las versiones más recientes de Word.

Paso 1: desplácese hasta la ubicación en el documento de Word donde desea insertar el PDF.

Paso 2: Abra el Explorador de archivos de Windows y navegue hasta el PDF que desea insertar.

Paso 3: seleccione el PDF y arrástrelo al documento de Word.

Para seleccionar y arrastrar el archivo, haga clic en el PDF con el botón izquierdo del mouse y manténgalo presionado, luego arrastre con cuidado el archivo para que quede sobre la parte superior del documento de Word.

Una vez que esté en el lugar que desea, suelte el botón izquierdo del mouse y el PDF se colocará en ese lugar.

Si tiene algún problema con la forma en que se presenta el PDF, siempre puede eliminarlo del documento y volver a insertarlo.

Eso concluye este artículo tutorial. Espero que le sea útil. Como siempre, avíseme si tiene algún problema al intentar insertar un PDF en un documento de Word.