Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook (5 pasos simples)

Acaba de terminar de redactar un correo electrónico urgente para sus colegas y tiene prisa por enviarlo, no hay tiempo para corregirlo. Le das al botón de enviar. Luego, inmediatamente después, se da cuenta: envió a todo su grupo información que no deberían ver. Trago.

¿A qué te dedicas? Si usa Microsoft Outlook y sus destinatarios usan Outlook, y toma medidas rápidamente, es posible que pueda recuperar el mensaje antes de que alguien lo vea.

Podría ser una posibilidad remota, pero lo he visto funcionar. ¿Listo para probarlo? Sigue leyendo para aprender.

¿Por qué necesitaría recordar?

A veces trabajo con información sensible y he cometido el error de enviársela a la persona equivocada. Este es probablemente el peor de los casos porque recordar el mensaje no siempre funciona. Definitivamente no debe confiar en él cuando se trata de datos privados. Echaremos un vistazo a continuación cuando los retiros funcionan y no funcionan.

Enviar correo con errores tipográficos, por otro lado, no es tan importante. Sí, es vergonzoso, pero no es el fin del mundo. Incluso podría darle una idea de quién lee realmente sus mensajes cuando los envía. Recall posiblemente pueda ayudarlo a recuperarse de un desastre gramatical, pero nuevamente, no cuente con eso.

Aquí hay un truco: si está molesto o enojado con alguien y, en el calor del momento, escríbale un mensaje hiriente, sin filtro y mordaz, del tipo que rompe las relaciones. Esto podría ponerlo en un casillero herido, ya sea un jefe, un compañero de trabajo, un amigo o una persona importante. Esto me sucedió a mí. ¡Realmente desearía haber tenido un botón de recuperación en ese momento!

A veces no estamos prestando atención al autocompletado cuando dirigimos el mensaje y descubrimos, demasiado tarde, que fue a la persona equivocada. Recibí correos electrónicos dirigidos a otra persona; pasa todo el tiempo. Si tiene suerte, un retiro puede funcionar y salvarlo de su error.

Estoy seguro de que hay otras situaciones en las que no estoy pensando, pero te haces una idea. Es fácil enviar un correo que desearía no haber enviado. Echemos un vistazo a cómo recuperar correos electrónicos dentro de la aplicación Microsoft Outlook.

Pasos para recuperar un correo electrónico

Los siguientes pasos le permitirán intento para recuperar un correo electrónico en Outlook. Recuerde que el tiempo es un factor crítico. ¡Debes hacer esto antes de que la persona lo abra! También hay otros factores fuera de su control que pueden hacer que el proceso falle. Puede leer más sobre ellos en la siguiente sección.

Esto es lo que debe hacer:

1. Seleccione la carpeta Elementos enviados

En el panel de navegación o de carpetas en el lado izquierdo de Outlook, seleccione la carpeta ‘Elementos enviados’.

2. Encuentra el mensaje enviado

En la lista de elementos enviados, busque y seleccione el que desea recuperar. Haga doble clic para abrirlo en su propia ventana.

3. Seleccionar acción para recuperar

En la ventana, seleccione la pestaña ‘Mensaje’. Luego, desde la sección ‘Mover’, seleccione ‘Más acciones de movimiento’.

Ahora seleccione ‘Recuperar este mensaje’.

4. Seleccione Opciones

Deberá decidir si desea ‘Eliminar las copias no leídas del mensaje’ o ‘Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje’. También puede optar por recibir un mensaje que le informe si la retirada se ha realizado correctamente. Marque la casilla si desea recibir la confirmación. Esto se recomienda ya que puede ser la única manera de saber si funciona.

Haga clic en Aceptar.’ Si ha seleccionado reemplazar el mensaje, se abrirá una nueva ventana con el mensaje. Realice los cambios necesarios, luego haga clic en ‘Enviar’ cuando esté listo para enviarlo.

5. Busque la confirmación

Suponiendo que se haya registrado para recibir la notificación, verá un mensaje que le informará lo que sucedió. Le dirá a quién se envió el correo electrónico original, su asunto y la hora en que se envió. Verá si el retiro fue exitoso, junto con la fecha y hora del retiro.

Lo que necesita para que vuelva a funcionar

Entonces, si las estrellas están alineadas, ¿funciona recordar un correo electrónico? Para ser honesto, es un crapshoot. Dicho esto, es posible, así que echemos un vistazo a lo que debe suceder para que la recuperación de un correo electrónico tenga éxito.

Aplicación de Outlook

El primer requisito es que debe estar utilizando la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook. No podrá recordar desde la interfaz web de Microsoft.

Microsoft Exchange

Debe utilizar un sistema de correo de Microsoft Exchange. Usted y el destinatario deben estar en el mismo servidor de intercambio. Si se trata de una situación de trabajo, existe la posibilidad de que esté en el mismo servidor de Exchange que sus compañeros de trabajo. Eso significa que podría funcionar para ellos, pero no con nadie fuera de su empresa.

Mensajes abiertos

La recuperación solo funcionará si el destinatario aún no ha abierto el correo electrónico. Una vez que lo abren, es demasiado tarde. Se ha descargado en su bandeja de entrada local.

Configurado para ignorar la solicitud

Outlook se puede configurar para que los mensajes no se puedan recuperar de su bandeja de entrada. Si ese es el caso de su destinatario, su recuperación no funcionará.

Correo redirigido

Si la persona a la que envía el correo electrónico tiene reglas configuradas para mover mensajes a otras carpetas, y esas reglas incluyen su mensaje, la recuperación no funcionará. Solo funciona cuando el mensaje no ha sido leído y permanece en la bandeja de entrada de la persona.

Impedir el envío de correos electrónicos que deben recuperarse

Como hemos visto, se puede recuperar un mensaje de Outlook, pero es muy probable que la recuperación falle. La mejor manera de lidiar con correos electrónicos lamentables es no enviarlos en primer lugar. Suena simple, pero sé que no lo es. En realidad, nos pasa a todos, pero hay algunas cosas que podemos hacer para evitar enviarlos.

El siguiente método puede sonar extraño, pero es útil: puede configurar Outlook para que tenga un retraso antes de enviar el correo electrónico. Eso significa que cuando presiona el botón Enviar, el mensaje permanece en su bandeja de salida durante un tiempo determinado antes de enviarlo. Eso le da la oportunidad de eliminar/cancelar correos electrónicos antes de que se envíen. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, eche un vistazo a este artículo de Microsoft.

En mi opinión, lo mejor que puedes hacer es revisar o corregir minuciosamente lo que has escrito antes de enviarlo. Sé que a veces tenemos prisa, pero la autocorrección detectará el 95 % de tus errores. Si no eres bueno revisando, prueba con un corrector gramatical como Gramaticalmente, que se puede usar para revisar su texto en Outlook.

Volver a leer su correo electrónico varias veces puede evitar muchos problemas. Se asegura de que sepa lo que está enviando. No olvide revisar la lista de destinatarios (incluso la lista de CC) y el asunto, ya que aquí es donde suelen ocurrir los problemas.

En cuanto al correo electrónico desagradable que te arrepientes de haber enviado a tu compañero de trabajo, eso puede ser un poco diferente. He descubierto que lo mejor que se puede hacer para esto es escribir primero el mensaje. No se lo envíes a nadie todavía, ya que no querrás enviarlo accidentalmente.

Una vez que lo hayas escrito, vuelve a leerlo. Luego aléjese de su computadora o al menos de Outlook. Vuelve a él unos 15 a 20 minutos más tarde y vuelve a leerlo. ¿Estás contento con lo que dijiste? ¿Es así como quieres comunicarte con la persona?

Alejarse le da la oportunidad de evitar esa reacción del calor del momento cuando dice cosas de las que se arrepiente. Esto también te permitirá revisar el texto si puedes pensar en una forma más tranquila de explicar tu problema.

Si cree que su mensaje es demasiado duro o inadecuado, siempre puede eliminarlo y escribir uno nuevo más tarde. Si realmente está listo para enviarlo, complete el campo ‘Para’ con el nombre del destinatario y envíelo. Este proceso al menos le da la oportunidad de calmarse y asegurarse de que está tomando una decisión racional.

Palabras finales

Si está en un aprieto debido a un correo electrónico que lamenta haber enviado, es posible que la función de recuperación de Outlook pueda ayudarlo a eliminar el correo electrónico antes de que los destinatarios lo lean.

Esta característica definitivamente no es algo en lo que debas confiar. Muchas variables entran en hacer que funcione. Lo más probable es que la persona lo lea antes de que pueda enviar la solicitud de retiro.

La mejor práctica es tomarse su tiempo, revisar sus correos electrónicos y tratar de no enviar mensajes reactivos en los que no haya dedicado tiempo a pensar. En otras palabras, la prevención es el mejor remedio para los correos electrónicos de arrepentimiento.