Cómo recuperar archivos de Excel no guardados (guía de 15 pasos)

Perder el trabajo porque no guardó un archivo es uno de los sentimientos más frustrantes del mundo.

Tal vez olvidó guardar el archivo y su computadora falló. Tal vez hizo clic en el botón incorrecto cuando estaba cerrando Excel y le indicó que no guardara su trabajo.

Todos conocemos ese sentimiento de hundimiento, nos ha pasado a todos.

En estos días, la mayoría de los programas tienen guardado automático. Eso puede ser genial, pero nos acostumbra a no guardar nuestro trabajo cuando usamos software que no tiene esta característica. Si te pillan desprevenido y pierdes un archivo, es posible que tengas una tarde estresante.

¿Puedo recuperar mis datos en Excel?

Entonces, si elimina datos de Excel por accidente, ¿puede recuperarlos?

Es difícil dar una respuesta definitiva. Sin embargo, si lo perdió debido a un apagado inesperado o un error del usuario, existe la posibilidad de que pueda recuperar la mayor parte o la totalidad.

Excel tiene una función de guardado automático que se ejecuta en segundo plano. Guarda copias temporales de su archivo en una ubicación diferente a intervalos regulares. Esta función de guardado automático/recuperación automática generalmente está habilitada de forma predeterminada cuando se instala el software.

La mejor manera de mantener sus datos seguros es evitar la pérdida en primer lugar. Cerca del final de este artículo, echaremos un vistazo rápido a algunas cosas que puede hacer para evitar la pérdida de datos.

Pero primero, veamos cómo recuperar cambios o ediciones que hayas perdido de tu hoja de cálculo.

Cómo recuperar libros de trabajo no guardados en Excel

Excel tiene una opción para recuperar libros de trabajo no guardados. Sin embargo, hay un par de advertencias: primero, Autorrecuperación debe estar activado, lo que, de nuevo, normalmente se realiza de forma predeterminada. En segundo lugar, AutoRecover está configurado solo para guardar una copia de seguridad cada diez minutos (sin embargo, puede cambiar esta configuración).

Es una práctica saludable verificar si Autorrecuperación está habilitada en su versión de Excel. Le mostraremos cómo hacerlo más adelante en este artículo. Dado que solo guarda una copia de seguridad una vez cada diez minutos, es posible que no recupere todo su trabajo. Sin embargo, vale la pena intentarlo: recuperar algunos datos es mejor que recuperar ninguno.

Otra nota sobre Autorrecuperación: ese intervalo de guardado de diez minutos se puede cambiar. También le mostraremos cómo hacerlo en la siguiente sección.

Siga estos pasos para recuperar los cambios en su hoja de cálculo.

Paso 1: Abre Microsoft Excel.

Paso 2: Abra un nuevo libro de trabajo en blanco (si no abre uno automáticamente).

Paso 3: Haga clic en la pestaña ‘Archivo’ para ir a la sección del menú de archivos.

Paso 4: Encuentre dónde se guardan sus archivos respaldados haciendo clic en ‘Opciones’.

Paso 5: Haga clic en ‘Guardar’ en el lado izquierdo de la pantalla. Verá la ‘Ubicación del archivo de Autorrecuperación’. También debería ver marcada la opción Autorrecuperación. Si no es así, probablemente no se realizó una copia de seguridad de su archivo, lo que desafortunadamente significa que no podrá restaurarlo.

Paso 6: Use su mouse para seleccionar la ruta del archivo en el campo de recuperación automática. Haga clic derecho, luego cópielo en su búfer. Es posible que lo necesite para encontrar su archivo de recuperación.

Paso 7: Cierre la ventana de opciones haciendo clic en el botón ‘Cancelar’.

Paso 8: Vuelva a la pestaña ‘Archivo’.

Paso 9: Busque el enlace ‘Recuperar libros de trabajo no guardados’. Las diferentes versiones de Excel lo tendrán en diferentes lugares, pero estará en algún lugar de la pantalla del menú ‘Archivo’. En esta versión en particular, el enlace está en la parte inferior derecha (vea la imagen a continuación). Una vez que lo encuentres, haz clic en él.

Paso 10: Esto abrirá una ventana del explorador de archivos. Mira si tu archivo está ahí. Si no es así, deberá pegar la ruta que copió en su búfer desde el menú de opciones en la ubicación del archivo y presionar Intro.

Paso 11: Verás otra carpeta. Su nombre debe comenzar con el mismo nombre que el archivo que desea recuperar. Haga doble clic en esa carpeta para abrirla.

Paso 12: Allí, verá un archivo que comienza con el mismo nombre que el archivo que falta. Su extensión debe ser “.xlsb”. Selecciónelo, luego haga clic en el botón Abrir.

Paso 13: Esto abrirá la última versión guardada automáticamente del archivo. Verás un botón en la parte superior que dice ‘restaurar’. Si parece que tiene los datos que desea recuperar, haga clic en el botón ‘restaurar’.

Paso 14: Luego verá una ventana emergente que le preguntará si desea sobrescribir su versión actual. Haga clic en ‘Aceptar’ si desea continuar.

Paso 15: Su archivo ahora debería restaurarse a la última versión guardada automáticamente.

Cómo prevenir la pérdida de datos en Excel

Nadie quiere pasar por el frustrante proceso de perder datos e intentar recuperarlos, por lo que es mejor tratar de evitar la pérdida de datos en primer lugar.

Adquirir el hábito de guardar su trabajo a menudo es una buena práctica. Cuanto más a menudo guarde, especialmente después de grandes cambios o adiciones, menos tendrá que preocuparse.

Modificar una hoja de cálculo grande también puede ponerlo en riesgo de eliminar o cambiar cosas que no tiene la intención de hacer. Por eso, no es mala idea hacer copias de seguridad de tu archivo antes de editarlo.

Nunca se sabe cuándo querrá volver a una copia anterior antes de realizar los cambios. Si bien Excel tiene cierta capacidad para hacer esto, es mejor tenerlo bajo su propio control para saber en qué momento se realizaron cambios importantes.

Debe asegurarse de que la función de recuperación automática de Excel esté activada. También es posible que desee cambiar la configuración predeterminada de realizar copias de seguridad cada diez minutos a algo así como cada cinco minutos.

Puede hacer muchos cambios en diez minutos; podría perder una cantidad significativa de trabajo si su computadora falla antes de que termine ese intervalo.

Por otro lado, tenga cuidado de no configurar la copia de seguridad para que se ejecute con demasiada frecuencia. Si lo configura una vez por minuto, puede ver problemas de rendimiento mientras ejecuta la aplicación. Juegue con la configuración y vea qué funciona mejor para usted.

Para verificar que la Recuperación automática esté habilitada y cambiar el intervalo de tiempo, puede seguir los siguientes pasos.

Paso 1: En Excel, haga clic en la pestaña ‘Archivo’ en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Paso 2: Haga clic en ‘Opciones’ en el menú en el lado izquierdo de la pantalla.

Paso 3: Haga clic en ‘Guardar’ en el menú a la izquierda de la ventana de Opciones.

Paso 4: Aquí, verá la configuración de ‘Recuperación automática’, tal como lo hizo en la sección anterior. Asegúrese de que la casilla de verificación junto a ‘Guardar información de Autorrecuperación cada 10 minutos’ esté marcada.

Paso 5: Si desea cambiar el intervalo de tiempo en el que guarda la información de la copia de seguridad, use la flecha arriba/abajo del cuadro de texto para cambiar el tiempo.

Paso 6: Haga clic en ‘ok’ para guardar sus cambios.

Otro consejo útil es comenzar a guardar sus archivos en una unidad virtual o de tipo nube, como One Drive o Google Drive. Almacenar su trabajo en una unidad en la nube garantiza que si su computadora falla o su disco duro muere, todavía está disponible desde otra computadora.

De hecho, la mayoría de las veces, también puede abrir esos archivos en su teléfono inteligente o tableta. Esta opción podría permitirle volver a versiones anteriores de su archivo y hacer que la restauración sea menos dolorosa.

Si realiza un trabajo extenso con diferentes archivos y debe guardar versiones específicas de ellos, es posible que desee utilizar un sistema de control de versiones como GitHub.

Los desarrolladores de software suelen utilizar los sistemas de control de versiones para almacenar y versionar el código fuente. Estos sistemas también se pueden aprovechar para crear versiones de archivos de documentación, como hojas de cálculo de Excel.

Palabras finales

Si ha perdido datos en una hoja de cálculo de Excel debido a un apagado inesperado de la computadora, o ha cerrado la aplicación por error sin guardar los cambios, es posible que tenga suerte.

Debido a la función de Autorrecuperación de Excel, existe la posibilidad de que pueda revivir su trabajo perdido. Esperamos que los pasos anteriores le ayuden a hacer precisamente eso.