3 nopeaa tapaa pimentää tekstiä PDF-tiedostosta (askel askeleelta)

Jos työskentelet arkaluonteisten asiakirjojen ja tietojen parissa, tiedät turvallisuuden tärkeyden. Monilla yrityksillä ja valtion virastoilla on tiukat säännöt erittäin turvallisten asiakirjojen suojaamiseksi, säilyttämiseksi ja hävittämiseksi. Nämä ohjeet ovat tärkeitä arkaluonteisten tietueiden käsittelyssä.

Joskus meidän on toimitettava arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja asiakkaille, asiakkaille tai suurelle yleisölle. Kun teemme niin, saattaa olla tilanne, jossa meidän on rajoitettava heitä näkemästä tiettyjä osia. Tämä voi sisältää luottamuksellisia, omistusoikeudellisia tai henkilökohtaisia ​​tunnistetietoja (PII). Mitä seuraavaksi? Meidän täytyy peittää tai poistaa asiakirjan sisältämät tiedot.

PDF-tiedostot ovat yleisin tapa siirtää muokkaamattomia asiakirjoja verkossa. Ne ovat laajalti yhteensopivia ja niitä voidaan tarkastella useimmissa tietokonejärjestelmissä. Ne on helppo luoda ja lähettää. Mikä tärkeintä, niitä on vaikea muokata. Lyhyesti sanottuna voit tuntea olosi melko varmaksi siitä, ettei kukaan voi vahingossa tai tarkoituksella muuttaa alkuperäistäsi.

Onko olemassa tapoja peittää arkaluontoiset tiedot PDF-tiedostosta? Ehdottomasti. Tässä on yleisimmät tavat tehdä se.

Menetelmät tekstin muokkaamiseen PDF-tiedostossa

PDF-tiedoston tekstin pimentämiseen on useita tapoja. Sinun on kuitenkin varmistettava, että suojaamasi tiedot ovat todella suojattuja. Testaa tekemäsi merkinnät sen jälkeen, kun olet suorittanut ne.

Miten? Avaa vain tiedosto ja suorita nopea tekstihaku käyttämällä avainsanoja, joita yrität muokata. Jos haku tulee tyhjäksi, tiedät olevasi turvassa. Muista: tarkasta mitä odotat.

Adobe Acrobat Pro -menetelmä

Jos omistat Adobe Acrobat Pro, tekstin pimentäminen on yksinkertaista. Acrobat Pro sisältää muokkaustyökalut; sinun tarvitsee vain ottaa ne käyttöön. Käytä seuraavia vaiheita:

Vaihe 1: Tee kopio alkuperäisestä

Tämä on hyvin tärkeää. Et halua tehdä muutoksia ja sitten menettää alkuperäistä tiedostoa. Kopioinnissa kannattaa ehkä käyttää alkuperäistä tiedoston nimeä ja lisätä ‘-redacted’ uuteen tiedostonimeen. Nyt voit tehdä muutoksia ja säilyttää alkuperäisen, johon voit palata, jos teet virheitä.

Vaihe 2: Avaa tiedosto Adobe Acrobat Prossa ja avaa Redact-työkalu

Napsauta ‘Työkalut’-välilehteä/valikkoa. Kun se avautuu, valitse ‘Puokkaa’ -työkalu. Jos et näe sitä heti näytölläsi, napsauta ‘näytä lisää’ -painiketta. Sen jälkeen sinun pitäisi nähdä se työkaluluettelossa.

Vaihe 3: Valitse muokattava teksti

Napsauta suoraan asiakirjan yläpuolella olevasta muokkaustyökalupalkista ‘Merkitse muokattavaksi’. Saat kehotteen ponnahdusikkunassa. Valitse ‘Ok’. Valitse teksti, jonka haluat peittää joko kaksoisnapsauttamalla tai vetämällä hiiren osoitinta sen yli.

Vaihe 4: Napsauta Käytä

Napsauta muokkaustyökalupalkissa ‘Käytä’. Napsauta sitten ‘OK’ vahvistaaksesi.

Vaihe 5: Poista piilotetut tiedot

Se kysyy, haluatko poistaa piilotetut tiedot PDF-tiedostostasi. Jos valitset ‘kyllä’, se poistaa metatiedot, jotka sisältävät asiakirjan tilastoja. Nämä metatiedot voivat sisältää sen, kuka sen loi, kun se luotiin, ja sen versiohistoriaa. Tämä on aina hyvä tehdä editoidulle kopiolle.

Vaihe 6: Testaa muokkausta

Testaa editointia etsimällä sanoja, lauseita tai nimiä, jotka olet peittänyt. Jos haku onnistuu, haun pitäisi antaa 0 tulosta. Tämä varmistaa myös, että et menetä mitään kohteita, jotka halusit peittää.

Adobe Acrobat Pron muokkaustyökalu voi poistaa jokaisen sanan, lauseen tai nimen esiintymän. Työkalu voi myös peittää saman osan sivulla koko asiakirjasta. Tämä toimii hyvin ylä- tai alatunnisteen tekstissä.

Vaihtoehtoiset menetelmät

Yllä oleva menetelmä toimii melko hyvin ja on erittäin helppo. Ainoa varoitus on, että se edellyttää, että sinulla on Adobe Acrobat Pro. Tämä työkalu edellyttää, että sinulla on maksullinen kuukausitilaus. Jos teet tämän työsi vuoksi ja yrityksesi maksaa siitä, se ei ehkä ole ongelma.

Jos sinulla ei ole työkalua käytettävissä, on muita tapoja pimentää PDF-tiedoston tekstiä.

Näytön kaappausmenetelmä

Tässä on yksinkertaisin tapa muokata PDF-tekstiä kuvakaappauksen avulla.

1. Avaa PDF-tiedosto valitsemallasi Adobe-katseluohjelmalla.
2. Säädä zoomauskerrointa niin, että koko sivu mahtuu näytölle.
3. Ota kuvakaappaus jokaisesta sivusta. Tallenna jokainen kuvatiedostona. Voit tehdä tämän kanssa SnagIt tai Snipping Tool ikkunoiden tarjoama.
4. Avaa kuvatiedostot valitsemassasi kuvankäsittelyohjelmassa.
5. Käytä kuvanmuokkausohjelmistoasi peittääksesi muokattavan tekstin – pyyhi alueita tai käytä sivellintä. Voit käyttää mustaa suorakulmiota mustalla täytteellä hahmotellaksesi sanoja ja peittääksesi ne. Varmista vain, että poistat tekstin tai peität sen kokonaan.
6. Testaa tekstit varmistaaksesi, että sanat ovat todella lukukelvottomia. Lähennä editointiasi; varmista, että et voi lukea sitä. Joissakin tapauksissa, jos käytät täyttötyökalua ja väri poikkeaa hieman tekstistä, saatat silti pystyä lukemaan sanat, kun lähennät.
7. Tallenna tiedosto siltä varalta, että joudut tekemään lisää muutoksia.
8. Jos kuvankäsittelyohjelmasi avulla voit tallentaa tiedoston PDF-muodossa, jatka ja tee se.
9. Jos kuvankäsittelyohjelmasi ei anna sinun tallentaa PDF-tiedostoja, valitse koko kuva ja kopioi se.
10. Avaa tekstieditori, kuten Microsoft Word tai Google Docs, ja liitä kuva tekstieditoriin. Sinun on ehkä säädettävä kuvan kokoa tekstieditorissa, jotta se sopii tai täyttää sivun.
11. Jos sinulla on useita sivuja, toista prosessi jokaiselle sivulle ja liitä jokainen uusi kuva tekstieditoriin uutena sivuna.
12. Kun sinulla on kaikki sivut tekstieditorissasi, tallenna asiakirja PDF-muodossa. Sekä MS Word että Google Docs tekevät tämän.
13. Sinulla on nyt muokattu versio PDF-tiedostostasi.

Tämä menetelmä voi kestää jonkin aikaa. Jos sinulla on paljon sivuja, siitä tulee erittäin tylsää. Jos sinulla on vain yksi sivu tai vain muutama sivu, se on kätevä ratkaisu. Varmista vain, että tekstiä ei voi lukea, kun lähennät.

Tulostus-, merkitse- ja skannausmenetelmä

Tämä menetelmä on hieman nopeampi ja helpompi, jos sinulla on suuri asiakirja, jossa on useita sivuja.

1. Avaa PDF valitsemallasi PDF-katseluohjelmalla.
2. Tulosta PDF.
3. Käytä laadukasta mustaa merkkiä pimentääksesi kaikki, mitä haluat muokata.
4. Skannaa asiakirja skannerilla. Jos sinulla ei ole skanneria, käytä puhelinta tai digikameraa sivujen ottamiseen.
5. Avaa jokainen kuva, valitse ne, kopioi ja liitä ne tekstieditoriin, kuten MS Wordiin tai Google Docsiin.
6. Kun kaikki kuvat on liitetty editoriin, tallenna tiedosto PDF-muodossa.
7. Varmista, että muokattu teksti on lukukelvoton lähentämällä ja varmistamalla, että et näe tai lue sanoja.

Tämä menetelmä voi myös kestää hetken, mutta se on paljon helpompaa, jos sinulla on useita sivuja muokattavana.

Loppusanat

Tässä artikkelissa olemme näyttäneet kolme tapaa pimentää PDF-tiedoston tekstiä. Ensimmäinen edellyttää, että sinulla on maksullinen versio Adobe Acrobatista. Se on helpoin, vaikka siihen liittyy maksu. Jos teet PDF-tiedostojen muokkaamista säännöllisesti, se voi olla kannattava investointi. Acrobat Pron käyttö tekee prosessista nopean ja kivuttoman.

Jos et halua ostaa Acrobat Prota, kaksi muuta tapaa toimivat. Varmista vain, että annat itsellesi runsaasti aikaa; he ovat molemmat paljon enemmän mukana. Kun käytät jotakin näistä kolmesta menetelmästä, varmista aina ennen asiakirjojen lähettämistä, että tiedot on poistettu kokonaan.

Toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua suojaamaan PDF-dokumenttien luottamuksellisia tietoja. Kuten aina, ilmoita meille, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja.