Sähköpostin palauttaminen Outlookissa (5 yksinkertaista vaihetta)

Olet juuri kirjoittanut kiireellisen sähköpostin kollegoillesi, ja sinulla on kiire lähettää se – ei ole aikaa oikolukemiseen. Painat lähetyspainiketta. Sitten heti sen jälkeen oivallus osuu: lähetit koko ryhmäsi tiedot, joita heidän ei pitäisi nähdä. Kulaus.

Mitä sinä teet? Jos käytät Microsoft Outlookia ja vastaanottajasi käyttävät Outlookia ja toimit nopeasti, saatat pystyä palauttamaan viestin ennen kuin kukaan näkee sen.

Se voi olla kaukaa – mutta olen nähnyt sen toimivan. Oletko valmis kokeilemaan sitä? Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Miksi minun pitäisi muistaa?

Työskentelen joskus arkaluontoisten tietojen kanssa, ja olen tehnyt sen virheen, että olen lähettänyt sen väärälle henkilölle. Tämä on luultavasti pahin skenaario, koska viestin muistaminen ei aina toimi. Sinun ei todellakaan pidä luottaa siihen, kun on kyse yksityisistä tiedoista. Katsomme alla, milloin takaisinkutsut toimivat ja milloin eivät.

Kirjoitusvirheitä sisältävän postin lähettäminen ei toisaalta ole niin iso juttu. Kyllä, se on noloa, mutta se ei ole maailmanloppu. Se saattaa jopa antaa sinulle käsityksen siitä, kuka todella lukee viestisi, kun lähetät ne. Muistaminen voi auttaa sinua toipumaan kielioppikatastrofin jälkeen – mutta jälleen kerran, älä luota siihen.

Tässä on hämmennystä: jos olet järkyttynyt tai vihainen jollekulle ja kirjoita hänelle hetken helteessä räväkkä, suodattamaton, loukkaava viesti – sellainen, joka rikkoo ihmissuhteet. Tämä voi asettaa sinut loukkaantuneen kaappiin, olipa kyseessä pomo, työtoveri, ystävä tai tärkeä muu. Tämä on tapahtunut minulle – olisin todella toivonut, että minulla olisi silloin ollut palautuspainike!

Joskus emme kiinnitä huomiota automaattiseen täyttöön, kun osoitamme viestin ja huomaamme liian myöhään, että se meni väärälle henkilölle. Olen saanut sähköposteja, jotka on tarkoitettu jollekin toiselle; sitä tapahtuu koko ajan. Jos olet onnekas, takaisinkutsu voi toimia ja säästää sinut virheeltäsi.

Olen varma, että on muita tilanteita, joita en ajattele, mutta saat kuvan. On helppoa lähettää sähköpostia, jota et toivoisi lähettäneen. Katsotaanpa, kuinka sähköpostit palautetaan Microsoft Outlook -sovelluksessa.

Sähköpostin palauttamisen vaiheet

Seuraavien vaiheiden avulla voit yritys sähköpostin palauttamiseksi Outlookissa. Muista, että aika on kriittinen tekijä. Sinun on tehtävä tämä ennen kuin henkilö avaa sen! On myös muita tekijöitä, jotka eivät voi vaikuttaa prosessiin. Voit lukea niistä lisää seuraavassa osiossa.

Tässä on tehtävä:

1. Valitse Lähetetyt-kansio

Valitse Outlookin vasemmalla puolella olevasta navigointi- tai kansioruudusta Lähetetyt-kansio.

2. Etsi Lähetetty viesti

Etsi ja valitse lähetettyjen kohteiden luettelosta se, jonka haluat palauttaa. Kaksoisnapsauta avataksesi sen omassa ikkunassaan.

3. Valitse Action to Recall

Valitse ikkunassa ‘Viesti’-välilehti. Valitse sitten Siirrä-osiosta Lisää siirtotoimintoja.

Valitse nyt ‘Poista tämä viesti’.

4. Valitse Asetukset

Sinun on päätettävä, haluatko ‘Poista viestin lukemattomat kopiot’ vai ‘Poista lukemattomat kopiot ja korvaa ne uudella viestillä’. Voit myös valita, haluatko vastaanottaa viestin, jossa kerrotaan, onko palautus onnistunut. Valitse valintaruutu, jos haluat saada vahvistuksen. Tämä on suositeltavaa, koska se saattaa olla ainoa tapa tietää, toimiiko se.

Napsauta ‘OK’. Jos olet valinnut viestin korvaamisen, se avaa uuden ikkunan, jossa viesti on. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta ‘Lähetä’, kun olet valmis lähettämään sen.

5. Etsi vahvistus

Olettaen, että olet kirjautunut ilmoitukseen, näet viestin, joka kertoo sinulle, mitä tapahtui. Se kertoo sinulle, kenelle alkuperäinen sähköposti lähetettiin, sen aiheen ja lähetysajan. Näet, onnistuiko poisto, sekä takaisinkutsun päivämäärän ja kellonajan.

Mitä tarvitset töihin palauttamiseen

Joten jos tähdet ovat linjassa, toimiiko sähköpostin palauttaminen? Ollakseni rehellinen, se on paskajuttu. Se on kuitenkin mahdollista, joten katsotaanpa, mitä täytyy tapahtua, jotta sähköpostin poisto onnistuu.

Outlook -sovellus

Ensimmäinen vaatimus on, että sinun on käytettävä Microsoft Outlook -työpöytäsovellusta. Et voi muistaa Microsoftin verkkokäyttöliittymästä.

Microsoft Exchange

Sinun on käytettävä Microsoft Exchange -sähköpostijärjestelmää. Sinun ja vastaanottajan on oltava samalla Exchange-palvelimella. Jos kyseessä on työtilanne, on mahdollista, että olet samalla Exchange-palvelimella työtoverisi kanssa. Tämä tarkoittaa, että se saattaa toimia heille, mutta ei kenellekään yrityksesi ulkopuoliselle.

Avattu Viestit

Palautus toimii vain, jos vastaanottaja ei ole vielä avannut sähköpostia. Kun he avaavat sen, on liian myöhäistä. Se on ladattu heidän paikalliseen postilaatikkoon.

Määritetty ohittamaan pyyntö

Outlook voidaan määrittää niin, että viestejä ei voida palauttaa saapuneista kansiosta. Jos näin on vastaanottajasi kohdalla, palautuksesi ei toimi.

Uudelleenohjattu posti

Jos henkilöllä, jolle lähetät sähköpostia, on asetettu säännöt viestien siirtämiseksi muihin kansioihin ja nämä säännöt sisältävät viestisi, palautus ei toimi. Se toimii vain, kun viesti on lukematon ja jää henkilön postilaatikkoon.

Estä muistutettavan sähköpostin lähettäminen

Kuten olemme nähneet, Outlook-viesti voidaan ottaa takaisin, mutta on hyvä mahdollisuus, että palautus epäonnistuu. Paras tapa käsitellä valitettavia sähköposteja on olla lähettämättä niitä alun perin. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta tiedän, että se ei ole sitä. Todellisuudessa sitä tapahtuu meille kaikille, mutta voimme tehdä joitain asioita estääksemme niiden lähettämisen.

Seuraava menetelmä saattaa kuulostaa oudolta, mutta se on hyödyllinen: voit määrittää Outlookin viiveellä ennen kuin se lähettää sähköpostin. Tämä tarkoittaa, että kun painat lähetyspainiketta, viesti pysyy Lähtevät-kansiossasi tietyn ajan ennen sen lähettämistä. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden poistaa/peruuttaa sähköpostit ennen kuin ne on lähetetty. Katso ohjeet sen tekemiseen tämä artikkeli Microsoftilta.

Mielestäni paras tapa on käydä läpi tai oikolukea kirjoittamasi perusteellisesti ennen sen lähettämistä. Tiedän, että joskus meillä on kiire, mutta itseoikolukeminen saa kiinni 95 % virheistäsi. Jos et ole hyvä oikoluku, kokeile kieliopintarkistusta, kuten Grammarly, jota voidaan käyttää tekstisi tarkistamiseen Outlookissa.

Sähköpostin lukeminen uudelleen useita kertoja voi estää monia ongelmia. Se varmistaa, että tiedät mitä lähetät. Älä unohda tarkistaa vastaanottajaluetteloa (jopa CC-luetteloa) ja aihetta, koska siellä esiintyy usein ongelmia.

Mitä tulee ikävään sähköpostiin, jonka lähetit työtoverille, se voi olla hieman erilainen. Olen huomannut, että paras tapa tehdä tämä on kirjoittaa ensin viesti ylös. Älä osoita sitä vielä kenellekään, sillä et halua lähettää sitä vahingossa.

Kun olet kirjoittanut sen, lue se uudelleen. Siirry sitten pois tietokoneeltasi tai ainakin Outlookista. Palaa siihen noin 15–20 minuutin kuluttua ja lue se uudelleen. Oletko tyytyväinen sanomaasi? Näinkö haluat kommunikoida ihmiselle?

Poistuminen antaa sinulle mahdollisuuden estää tämän hetken kuumuuden reaktion siihen, missä sanot asioita, joita kadut. Näin voit myös tarkistaa tekstiä, jos voit keksiä rauhallisemman tavan selittää ongelmasi.

Jos viestisi on mielestäsi liian ankara tai sopimaton, voit aina poistaa sen ja kirjoittaa uuden myöhemmin. Jos olet todella valmis lähettämään sen, täytä Vastaanottaja-kenttään vastaanottajan nimi ja lähetä se. Tämä prosessi antaa sinulle ainakin mahdollisuuden jäähtyä ja varmistaa, että teet järkevän päätöksen.

Loppusanat

Jos olet sidottu sähköpostin takia, jonka lähettämistä kadut, on mahdollista, että Outlookin palautusominaisuus voi auttaa sinua poistamaan sähköpostin ennen kuin vastaanottajat ovat lukeneet sen.

Tämä ominaisuus ei todellakaan ole jotain, johon sinun ei pitäisi luottaa. Monet muuttujat saavat sen toimimaan. On mahdollista, että henkilö lukee sen ennen kuin voit lähettää palautuspyynnön.

Paras käytäntö on ottaa aikaa, oikolukea sähköpostisi ja yrittää olla lähettämättä reaktiivisia viestejä, joita et ole käyttänyt ajatteluun. Toisin sanoen ennaltaehkäisy on paras lääke valitettaviin sähköposteihin.