Voitko peruuttaa sähköpostin? (Tässä oikea vastaus)

Painat juuri kirjoittamasi sähköpostin lähetyspainiketta ja huomaat sitten, että se meni väärälle henkilölle, sisältää jotain, jota sinun ei olisi pitänyt sanoa, tai se on täynnä kirjoitusvirheitä. Joka tapauksessa haluat ottaa sen takaisin ennen kuin vastaanottaja lukee sen. Sitä tapahtuu meille kaikille, ja se voi olla todella kipeä tunne.

Mitä voit tehdä? Voitko peruuttaa viestin? No kyllä ​​ja ei. Se on vähän hankala kysymys. Se riippuu käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta. Lyhyt vastaus on, että voit joissakin rajoitetuissa tapauksissa. Joten vaikka se on mahdollista, siihen ei kannata luottaa.

Katsotaanpa lähettämättömiä sähköposteja – miksi sinun pitäisi ylipäätään tehdä niin, ja mahdollisuutta tehdä niin eri palveluiden ja asiakkaiden kanssa. Tarkastelemme myös, miten voit estää sähköpostin lähettämisen perumisen.

Miksi minun pitäisi peruuttaa sähköpostin lähettäminen?

On tilanteita, joissa lähetämme viestin ja huomaamme, ettemme olleet aivan valmiita lähettämään sitä tai meidän ei olisi pitänyt lähettää sitä ollenkaan.

Työni vaatii usein, että työskentelen arkaluontoisten tietojen kanssa. Minun on varmistettava, että lähettämäni tiedot menevät oikeille ihmisille ja että he näkevät sen. Tämä on yksi skenaario, jossa sähköpostin lähettämisen peruuttaminen voi todella olla pelastaja. Jos työsi on vaarassa, et halua lähettää arkaluonteisia tietoja väärälle henkilölle. Jos teet niin vahingossa, voit toivottavasti peruuttaa viestin ennen kuin on liian myöhäistä.

Yleisempi virhe on kirjoitusvirheitä sisältävän viestin lähettäminen. Se voi olla noloa, mutta se ei ole maailmanloppu – ellei se ole potentiaaliselle työnantajalle tai asiakkaalle. Siinä tapauksessa se voi tarkoittaa työpaikan tai asiakkaan menettämistä.

Toinen virhe on vihaisen sähköpostin lähettäminen työtoverille, pomolle tai kenelle tahansa muulle. Kun toimimme vihassa pysäyttämättä itseämme, reagoimme usein johonkin ja kirjoitamme jotain, jota emme toivoisi. Paina lähetä-painiketta ajattelemattomasti, niin saatat joutua ikävään tilanteeseen.

Yritysmaailmassa yksi yleisimmistä virheistä on sähköpostin osoittaminen väärälle henkilölle. Kirjoitat vastaanottajan nimen, ja automaattinen täyttö antaa joskus väärän vastaanottajan.

Peruutetaan sähköposti

Mahdollisuus peruuttaa sähköpostin lähettäminen riippuu palvelusta ja sähköpostiohjelma käytät. Jos käytät Gmailia, voit peruuttaa lähetyksen, mutta sinun on oltava nopea. Jos käytät Microsoft Outlook -sovellusta Microsoft Exchange -palvelimella, saatat pystyä palauttamaan sen. Muilla sovelluksilla tai palveluilla voi olla tapoja ottaa kyseenalainen sähköposti takaisin. Monet muut, kuten Yahoo, eivät.

gmail
Voit peruuttaa viestin lähettämisen Gmailissa, mutta sen tekemiseen on rajoitettu aika. Sinulla on vain sekunteja aikaa toimia, ja sinun on tehtävä se ennen kuin napsautat muuta ikkunaa tai välilehteä. Kun olet siirtynyt pois sähköpostinäytöstä tai aika on kulunut, viesti on lähetetty.

Gmailin ‘Kumoa lähetys’- tai ‘Kumoa’-ominaisuus ei todellakaan peruuta sähköpostin lähetystä. Mitä tapahtuu, on viive ennen kuin viesti menee ulos. Kun napsautat ‘Lähetä’ -painiketta, viesti ‘pidätetään’ määritetyn ajan. Kun painat Kumoa-painiketta, Gmail ei lähetä viestiä.

Voit määrittää viiveen 5 – 30 sekuntiin. Tämä voidaan määrittää Gmailin asetusten Yleiset-välilehdellä. Katso alempaa.

Sähköpostin lähettämisen peruutusprosessi on melko yksinkertainen. Kun olet napsauttanut viestiäsi ‘Lähetä’, Gmail-ikkunan vasempaan alakulmaan tulee ilmoitus. Sen pitäisi näyttää alla olevalta kuvalta.

Napsauta ‘Kumoa’ -painiketta, jolloin viestiä ei lähetetä. Gmail avaa alkuperäisen viestisi ja antaa sinun muokata sitä ja lähettää sen uudelleen. Siinä kaikki.

MS Outlook
Microsoft Outlookin tapa poistaa sähköpostiviesti on hyvin erilainen. MS Outlook kutsuu sitä ‘muistutukseksi’. Sen sijaan, että se viivyttäisi viestin lähettämistä muutaman sekunnin ajan, kuten Gmail tekee, se lähettää komennon vastaanottajan sähköpostiohjelmalle ja pyytää poistamaan sen. Tietenkin tämä toimii vain, jos vastaanottaja ei ole lukenut viestiä ja jos molemmat käytät Microsoft Exchange -palvelinta.

On olemassa muutamia muita tekijöitä, joiden on oltava käytössä, jotta takaisinveto toimisi. Viestin palauttaminen tarkoittaa, että siirryt lähetettyihin viesteihin Outlookissa, etsit lähetetyn sähköpostin, avaat sen ja etsit ‘palautusviestin’ valikosta (katso kuva alla). Outlook ilmoittaa sitten, jos palautus onnistui.

Jos haluat nähdä lisätietoja Microsoft Outlookin takaisinkutsujen käyttämisestä, tutustu artikkeliimme: Kuinka palauttaa sähköposti Outlookiin.

Työkaluja ja vinkkejä

On olemassa useita muita sähköpostipalveluita ja -asiakkaita; monilla on jonkinlainen lähetyksen peruutus- tai kumoamistoiminto. Useimmat toimivat samalla tavalla kuin Gmail, jossa lähetyksessä on viive. Jos olet utelias muiden palvelujen/asiakkaiden toiminnasta, katso sähköpostisi asetukset ja määritykset ja katso, voiko se viivästyttää lähettämistä.

Microsoft Outlookissa on viiveasetus, joten jos et voi käyttää palautusominaisuutta, sinulla voi olla viive. Jos haluat lopettaa sähköpostin, sinun on siirryttävä Lähtevät-kansioon ja poistettava se ennen sen lähettämistä. Monilla muilla asiakkailla on samanlaisia ​​ominaisuuksia, jotka voidaan ottaa käyttöön.

Mailbird on esimerkki sähköpostiohjelmasta, joka voidaan määrittää viivyttämään viestien lähettämistä.

Useimmissa asiakkaissa on ominaisuuksia, jotka voidaan määrittää suojaamaan sinua ei-toivottujen sähköpostien lähettämiseltä.

Ikävien sähköpostien estäminen

Vaikka sähköpostiviestit voidaan ottaa takaisin, on hyvä mahdollisuus, että palautus epäonnistuu tai et paina ‘kumoa’-painiketta tarpeeksi nopeasti. Paras tapa käsitellä valitettavia sähköposteja on olla lähettämättä niitä alun perin.

Tarkista viestisi huolellisesti ennen niiden lähettämistä: oikoluku estää sinua lähettämästä kirjoitusvirheitä sisältäviä sähköposteja. Entä jos oikoluku ei ole sinun juttusi? Saada Grammarly tili. Se on erittäin hyödyllinen sovellus.

Viestisi lukeminen uudelleen useita kertoja. Useimmat ongelmat johtuvat usein sähköpostien lähettämisestä väärään osoitteeseen tai aiherivin sotkemiseen, joten tarkista nämä alueet erityisesti.

Mitä tulee vihaiseen sähköpostiin, jonka lähettämistä kadut – paras käytäntö tiivistyy kolmeen sanaan: ÄLÄ LÄHETÄ. On tarina, että Abraham Lincoln, aina kun hän oli vihainen, kirjoitti rakkuloivan kirjeen loukkaajalle. Hän EI sitten lähettänyt sitä. Sen sijaan hänen käytäntönsä oli jättää kirje laatikkoon kolmeksi päiväksi.

Sen jälkeen hän avasi laatikon, luki kirjeen uudelleen (usein paljon kylmemmällä pään) ja päätti lähettääkö sen. 100 % ajasta hän ei lähettänyt sitä. Mikä tässä on opetus? ÄLÄ LÄHETÄ, kun olet tunteellinen. Kävele pois, tule takaisin ja ota hetki päättääksesi, haluatko todella räjäyttää ystäväsi, rakkaasi vai työtoverisi.

Loppusanat

Valitettavan sähköpostin lähettäminen voi olla noloa. Joissakin tapauksissa se voi maksaa sinulle työn, asiakkaan tai ystävän. Tästä syystä on tärkeää tarkistaa viestit perusteellisesti ennen niiden lähettämistä. Jos viestejä lähetetään vahingossa, voit toivottavasti peruuttaa niiden lähettämisen ennen kuin ne tulevat ulos tai luetaan.

Toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua. Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja.