7 étapes pour ajouter une signature d’e-mail professionnelle dans Gmail

Avec l’avènement de la messagerie instantanée, de la messagerie texte, du chat vidéo, des médias sociaux, etc., beaucoup ont oublié le courrier électronique. Dans le monde des affaires, cependant, le courrier électronique reste une méthode de communication essentielle.

Si vous êtes un utilisateur régulier du courrier électronique, en particulier pour les entreprises, il est important que vos e-mails aient un aspect professionnel. Avoir une signature professionnelle au bas de vos messages peut grandement contribuer à formaliser les e-mails que vous envoyez à vos collègues, responsables et clients.

Alors, comment faites-vous? Si vous n’avez pas encore de signature électronique, ou si vous en avez une mais que vous avez oublié comment la changer, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment ajouter ou modifier votre signature d’e-mail et lui donner un aspect professionnel.

Comment ajouter une signature dans Gmail

L’ajout d’une signature dans Gmail est facile et peut être fait rapidement. Utilisez simplement les étapes suivantes :

Étape 1 : Accédez aux paramètres de Gmail

Dans Gmail, cliquez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit de l’écran.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton ‘Voir tous les paramètres’

Étape 3 : Cliquez sur le bouton ‘Créer un nouveau’

Faites défiler vers le bas et trouvez la section ‘Signature’. Ce sera presque à la fin de la page. Une fois que vous y êtes, cliquez sur le bouton ‘Créer nouveau’.

Étape 4 : Entrez le nom de la signature

Une fois que vous avez entré le nom, cliquez sur le bouton ‘Créer’. Je viens d’utiliser mon nom dans l’exemple ci-dessous, mais vous pouvez taper ce que vous voulez.

Étape 5 : Entrez votre signature

Dans la fenêtre de texte à droite du nom, vous pouvez entrer toutes les informations que vous souhaitez voir figurer dans votre signature. Vous pouvez formater du texte et même ajouter des images ou des liens URL si vous le souhaitez.

Quelles informations devez-vous ajouter pour donner à votre signature électronique un aspect professionnel ? Voir la section ci-dessous pour plus de détails.

Étape 6 : Définir les valeurs par défaut de la signature

Vous devrez sélectionner une signature à utiliser pour les nouveaux messages et une pour répondre ou transférer des messages. Vous pouvez en ajouter plusieurs, vous pouvez donc en choisir d’autres pour les nouveaux messages et les messages de réponse/transfert. Si vous avez plusieurs signatures, elles apparaîtront toutes dans la liste déroulante.

Étape 7: enregistrer les modifications

N’oubliez pas de faire défiler l’écran jusqu’en bas et d’enregistrer vos modifications. Une fois que vous avez, vous avez terminé.

Comment mettre à jour votre signature Gmail

Vous devrez peut-être mettre à jour votre signature lorsque vous obtenez un nouveau numéro de contact ou un nouveau titre de poste. Peut-être que vous voulez le changer pour qu’il ait l’air plus professionnel. Quoi qu’il en soit, si vous n’aimez pas l’apparence de votre signature, pas de soucis. C’est facile à modifier.

Pour le mettre à jour, suivez simplement les mêmes étapes que celles utilisées pour créer le nouveau. Lorsque vous accédez à la section de signature dans vos paramètres (étape 2), cliquez sur le nom, puis apportez les modifications dans la fenêtre de texte sur le côté droit.

C’est si simple. N’oubliez pas d’aller en bas de la page et d’enregistrer vos paramètres.

Comment rendre votre signature Gmail professionnelle

Il existe différentes façons de donner à votre signature électronique un aspect professionnel. Commencez par votre nom complet, suivi des informations relatives à votre travail ou à votre poste. Voici les choses qui ajouteront le plus de valeur.

1. prénom

Vous voudrez probablement utiliser votre nom officiel au lieu de surnoms ou de noms abrégés, sauf si vous avez un environnement de travail ou des clients plus décontractés.

2. Titre

Indiquez votre intitulé de poste. Cela peut être critique, en particulier pour les destinataires qui ne vous connaissent peut-être pas bien ou qui n’ont pas travaillé avec vous dans le passé.

3. Nom de l’entreprise

Si vous travaillez pour une entreprise, dites-leur pour qui vous travaillez. Si vous ne travaillez pas pour une entreprise spécifique, vous pouvez indiquer « Entrepreneur indépendant » ou « Développeur indépendant ».

Lors de l’ajout d’informations sur l’entreprise, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise. Demandez si votre entreprise a un format standard pour les signatures d’e-mails.

4. Certifications

Vous voudrez peut-être énumérer toutes les certifications que vous ou votre entreprise avez. Certaines certifications sont accompagnées d’un logo ou d’un symbole que vous pouvez également ajouter.

5. Coordonnées

Fournissez à votre destinataire d’autres moyens de vous contacter. Ajoutez votre numéro de téléphone, le site Web de votre entreprise ou toute autre information de contact. Vous pouvez également inclure votre adresse e-mail, même si elle figurera déjà dans le message dans la section ‘De’. Cela ne fait pas de mal de l’avoir là où quelqu’un peut facilement le trouver.

6. Informations sur les médias sociaux

Vous pouvez envisager de créer un lien vers n’importe quel compte de réseau social professionnel tel que LinkedIn.

7. Photographie

Inclure une photo de vous-même est facultatif, bien que cela puisse être agréable pour les gens de voir avec qui ils communiquent. Assurez-vous simplement d’utiliser une photo d’aspect professionnel.

Ce que vous ne devriez pas inclure dans votre signature Gmail

N’en faites pas trop. Ajouter trop d’informations rendra votre signature encombrée et difficile à lire. S’il est plein d’informations dont personne ne se soucie, il y a de fortes chances que le destinataire l’ignore complètement.

Vous verrez parfois des personnes inclure une citation favorite sur leur signature Gmail. J’éviterais d’ajouter quelque chose comme ça à moins que ce ne soit une devise ou un slogan que votre entreprise utilise. Les citations d’opinion, politiques ou controversées peuvent offenser quelqu’un – et le lieu de travail n’est pas l’endroit où vous voulez le faire.

Évitez de rendre votre signature Gmail gênante. Ne le rendez pas si accrocheur qu’il enlève le corps de votre message électronique.

La signature doit fournir des informations qui indiquent aux gens qui vous êtes, ce que vous faites, pour qui vous travaillez, comment vous contacter et peut-être pourquoi ils peuvent vous faire confiance. Rien de tout cela ne devrait nuire à votre message.

Pourquoi ai-je besoin d’une signature électronique pour Gmail ?

Les signatures électroniques donnent un air de professionnalisme à vos communications. Ils sont une partie essentielle de votre message, même s’ils sont remplis automatiquement avant que vous n’appuyiez sur le bouton d’envoi.

Une bonne signature email fait gagner du temps. Si vous envoyez beaucoup d’e-mails, l’ajout automatique de votre nom et de vos informations en bas peut vous éviter beaucoup de frustration et de confusion.

Cela vous évite également d’oublier de fournir vos coordonnées, ce qui peut arriver lorsque vous êtes pressé d’envoyer un message vital.

Enfin, une signature Gmail assure la cohérence. Il envoie les mêmes informations, correctement, à chaque fois. Vous arrive-t-il de vous inquiéter si vous avez fourni le bon numéro de téléphone ou si vous vous demandez si votre destinataire ne saura pas de qui provient votre e-mail ?

Votre adresse e-mail peut être très différente de votre vrai nom. Une signature électronique dans Gmail garantit que le destinataire sait de qui provient le message.

Mot de la fin

Les signatures d’e-mail peuvent être une partie essentielle de vos messages Gmail. Ils fournissent des informations importantes sur vous et offrent aux lecteurs d’autres moyens de vous contacter. Ils vous font gagner du temps en remplissant automatiquement les éléments essentiels pour vous. Enfin, ils garantissent que vous envoyez systématiquement les mêmes informations à tous vos destinataires.

Une fois que vous avez configuré votre signature électronique pour Gmail, assurez-vous de la consulter fréquemment et assurez-vous de la tenir à jour chaque fois que l’une de vos informations change.

J’espère que cet article vous a aidé à concevoir votre signature de courrier électronique professionnelle dans Gmail. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire.