2 façons rapides d’insérer un PDF dans Word (avec étapes)

Si vous utilisez Microsoft Word pour le travail, la possibilité d’insérer un fichier PDF dans un document peut être critique. En tant que rédacteur technique et ingénieur logiciel, j’utilise souvent cette fonctionnalité.

Lorsque j’ai un rapport créé au format PDF à partir d’une autre application et que je dois l’insérer dans un document Word, l’utilisation de cette fonctionnalité peut être un gain de temps. Je ne veux pas avoir à retaper toutes ces informations dans Word.

Heureusement, je n’ai pas à le faire, et vous non plus. En quelques étapes simples, vous pouvez facilement insérer le PDF dans votre document. Découvrez comment ci-dessous.

Notes rapides

Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour insérer un PDF dans un document Word.

Un moyen simple et rapide consiste à ouvrir le document PDF, à sélectionner tout le texte, à le copier, puis à le coller dans Word.

Cette méthode fonctionne pour certains textes, mais si le PDF a une mise en forme, vous la perdrez très probablement ; il n’aura pas l’air correct après l’avoir collé dans Word. De plus, vous pouvez perdre des données. Pour ces raisons, nous ne recommandons pas cette solution.

Les autres méthodes consistent à insérer le fichier PDF ou à le glisser-déposer dans votre document Word. Je préfère l’insérer en tant qu’objet ; J’ai l’impression d’avoir plus de contrôle sur où ça va et comment c’est ajouté. Nous couvrons les deux méthodes ci-dessous.

Lier ou ne pas lier

Lorsque vous utilisez l’une des méthodes ci-dessous pour insérer votre PDF, vous devrez décider si vous souhaitez qu’il soit lié au document Word ou non. Qu’est-ce que cela signifie?

Produit lié

Lier le PDF peut être formidable si les informations qu’il contient changent ou sont mises à jour. L’utilisation d’un lien est un peu comme avoir un raccourci : lorsque vous cliquez sur l’icône dans le document Word, vous ouvrez le fichier PDF réel dans son emplacement externe.

Toutes les modifications que vous apportez au PDF apparaîtront dans votre document Word ; il ne sera pas nécessaire de le mettre à jour à chaque fois que le PDF change. Ça sonne bien, non ?

Le mauvais côté? Le PDF n’est pas intégré dans le document Word réel. Pour cette raison, vous devrez toujours conserver une copie du PDF au même endroit où vous l’avez lié. Si le document Word ne trouve pas le fichier PDF, il ne peut pas l’ouvrir ni l’afficher.

Non lié

Si vous choisissez de ne pas créer de lien, Word intégrera le PDF dans le document Word. Le PDF fera partie du doc; peu importe où vous l’envoyez, le copiez ou l’ouvrez, le document Word contiendra toujours le fichier PDF à l’intérieur.

Le positif : vous n’avez pas à vous soucier d’envoyer le PDF et le document Word lors du partage.

Le négatif : si vous devez apporter des mises à jour au fichier PDF, elles ne s’afficheront pas automatiquement dans Word. Vous devrez supprimer le PDF du document Word, puis le réinsérer.

Méthode 1 : Insertion en tant qu’objet

La méthode 1 est la méthode préférée. Il offre beaucoup de contrôle et de précision.

Remarque : Les captures d’écran ci-dessous proviennent d’une ancienne version de MS Word. Cependant, les étapes restent les mêmes dans les nouvelles versions de Word.

Étape 1 : Cliquez sur l’emplacement du document Word où vous souhaitez insérer le PDF.

Étape 2 : Dans Microsoft Word, cliquez sur l’onglet de menu ‘Insérer’.

Étape 3 : Sélectionnez ‘Objet’ pour insérer un objet.

Cette option est généralement située dans le coin supérieur droit de la barre d’outils. Dans les versions plus récentes de Word, il se peut qu’il n’affiche qu’une icône avec une petite fenêtre dans la section intitulée ‘Texte’. Passez votre curseur sur les icônes pour identifier celle marquée ‘Objet’.

Étape 4 : Sélectionnez l’onglet ‘Créer à partir d’un fichier’.

Une fois que la fenêtre de l’objet apparaît, vous verrez deux onglets. Sélectionnez celui intitulé ‘Créer à partir d’un fichier’.

Étape 5 : Sélectionnez votre fichier PDF.

Cliquez sur le bouton ‘Parcourir’, accédez au dossier dans lequel votre fichier PDF est stocké et sélectionnez le fichier.

Étape 6 : Sélectionnez vos options.

Si vous souhaitez insérer le PDF sous forme de lien (comme indiqué ci-dessus), cochez la case ‘Lien vers le fichier’.

Si vous souhaitez que le fichier s’affiche uniquement sous forme d’icône, cochez la case ‘Afficher sous forme d’icône’. Il affichera une icône représentant le fichier PDF ; si vous double-cliquez dessus, le PDF s’ouvrira. Si vous ne cochez pas cette case, le document entier sera inséré dans votre document Word.

Une fois que vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton ‘OK’. Le PDF sera inséré dans votre document. Voir les exemples ci-dessous. L’image de gauche affiche le PDF, tandis que l’image de droite ne montre qu’une icône.

Méthode 2 : glisser-déposer

La méthode du glisser-déposer est simple, mais il y a un inconvénient : vous n’avez pas beaucoup de contrôle sur comment le PDF est inséré.

Le PDF sera dissocié ; selon la version de Word que vous utilisez, il apparaîtra sous forme d’icône ou de document lui-même. J’ai une ancienne version 2010 de Word qui met l’intégralité du PDF. Lorsque je l’ai essayé dans Word 365, cependant, il n’affichait qu’une icône.

Voici les étapes de la méthode glisser-déposer. J’utilise une ancienne version de Word sur une machine Windows 7, donc la vôtre peut sembler différente. Cependant, les étapes sont exécutées de la même manière dans les versions plus récentes de Word.

Étape 1 : Faites défiler jusqu’à l’emplacement du document Word où vous souhaitez insérer le PDF.

Étape 2 : Ouvrez l’Explorateur de fichiers Windows et accédez au PDF que vous souhaitez insérer.

Étape 3 : Sélectionnez le PDF et faites-le glisser dans le document Word.

Pour sélectionner et faire glisser le fichier, cliquez sur le PDF avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser soigneusement le fichier afin qu’il se trouve au-dessus du document Word.

Une fois qu’il est à l’endroit que vous désirez, relâchez le bouton gauche de la souris et le PDF sera placé à cet endroit.

Si vous rencontrez des problèmes avec la présentation du PDF, vous pouvez toujours le supprimer du document et le réinsérer.

Cela conclut cet article de tutoriel. J’espère que cela vous aidera. Comme toujours, faites-moi savoir si vous rencontrez des problèmes pour insérer un PDF dans un document Word.