Pouvez-vous annuler l’envoi d’un e-mail ? (Voici la vraie réponse)

Vous appuyez sur le bouton d’envoi d’un e-mail que vous venez de rédiger, puis vous vous rendez compte qu’il est allé à la mauvaise personne, qu’il contient quelque chose que vous n’auriez pas dû dire ou qu’il est rempli de fautes de frappe. Dans tous les cas, vous voulez le reprendre avant que le destinataire ne le lise. Cela nous arrive à tous, et cela peut être un véritable sentiment écoeurant.

Que pouvez-vous faire? Pouvez-vous annuler l’envoi du message ? Eh bien, oui et non. C’est une question délicate. Cela dépend du client de messagerie que vous utilisez. La réponse courte est que vous pouvez, dans certains cas limités. Donc, même si c’est possible, ce n’est pas quelque chose sur lequel vous devriez compter.

Jetons un coup d’œil aux e-mails non envoyés – pourquoi vous en auriez besoin en premier lieu et la possibilité de le faire avec différents services et clients. Nous verrons également comment éviter d’avoir à annuler l’envoi d’un e-mail.

Pourquoi devrais-je annuler l’envoi d’un e-mail ?

Il y a des situations dans lesquelles nous envoyons un message, puis découvrons que nous n’étions pas tout à fait prêts à l’envoyer ou que nous n’aurions pas dû l’envoyer du tout.

Mon travail exige souvent que je travaille avec des informations sensibles. Je dois m’assurer que ce que j’envoie va aux bonnes personnes et qu’il s’agit d’informations qu’ils peuvent voir. C’est un scénario dans lequel le fait de ne pas envoyer un e-mail pourrait vraiment être un sauveur. Si votre travail est en jeu, vous ne voulez pas envoyer d’informations sensibles à la mauvaise personne. Espérons que si vous le faites par accident, vous pourrez annuler l’envoi du message avant qu’il ne soit trop tard.

Une erreur plus courante consiste à envoyer un message rempli de fautes de frappe. Cela peut être embarrassant, mais ce n’est pas la fin du monde, à moins que ce ne soit pour un employeur ou un client potentiel. Dans ce cas, cela pourrait signifier la perte d’un prospect ou d’un client.

Une autre erreur consiste à envoyer un e-mail de colère à un collègue, à un patron ou à quelqu’un d’autre. Lorsque nous agissons dans la colère sans nous arrêter, nous réagissons souvent à quelque chose et écrivons quelque chose que nous souhaiterions ne pas avoir. Appuyez sur le bouton d’envoi sans réfléchir et vous pourriez vous retrouver dans une mauvaise situation.

Dans le monde des affaires, l’une des erreurs les plus courantes consiste à adresser un e-mail à la mauvaise personne. Vous tapez le nom du destinataire et la saisie automatique entre parfois un destinataire incorrect.

E-mail non envoyé

La possibilité d’annuler l’envoi d’un e-mail dépend du service et Client de messagerie vous utilisez. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez annuler l’envoi, mais vous devez être rapide. Si vous utilisez l’application Microsoft Outlook sur un serveur Microsoft Exchange, vous pourrez peut-être la rappeler. D’autres applications ou services peuvent avoir des moyens de récupérer un e-mail douteux. Beaucoup d’autres, comme Yahoo, ne le font pas.

Gmail
Vous pouvez annuler l’envoi d’un message dans Gmail, mais vous disposez d’un temps limité pour le faire. Vous n’avez que quelques secondes pour agir et vous devez le faire avant de cliquer sur une autre fenêtre ou un autre onglet. Une fois que vous vous êtes éloigné de l’écran de messagerie ou que le temps s’est écoulé, le message a été envoyé.

La fonctionnalité ‘Annuler’ ou ‘Annuler’ de Gmail n’annule pas vraiment l’envoi de l’e-mail. Ce qui se passe, c’est qu’il y a un délai avant que le message ne soit envoyé. Lorsque vous cliquez sur le bouton ‘Envoyer’, le message est ‘retenu’ pendant la durée configurée. Lorsque vous appuyez sur le bouton ‘Annuler’, Gmail n’envoie pas le message.

Vous pouvez configurer le délai entre 5 et 30 secondes. Cela peut être configuré dans l’onglet ‘Général’ des paramètres de Gmail. Voir ci-dessous.

Le processus d’annulation de l’envoi d’un e-mail est assez simple. Une fois que vous avez cliqué sur ‘envoyer’ sur votre message, une notification apparaîtra dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Gmail. Cela devrait ressembler à l’image ci-dessous.

Cliquez sur le bouton ‘Annuler’ et cela arrêtera l’envoi du message. Gmail ouvrira votre message d’origine et vous permettra de le modifier et de le renvoyer. C’est tout ce qu’on peut en dire.

MS Outlook
La méthode de Microsoft Outlook pour annuler l’envoi d’un e-mail est très différente. MS Outlook l’appelle ‘rappel’. Au lieu de retarder l’envoi du message de quelques secondes comme le fait Gmail, il envoie une commande au client de messagerie du destinataire et demande de le supprimer. Bien sûr, cela ne fonctionne que si le destinataire n’a pas lu le message et si vous utilisez tous les deux un serveur Microsoft Exchange.

Il y a quelques autres facteurs qui doivent être en place pour que le rappel fonctionne. Rappeler le message consiste à accéder à vos messages envoyés dans Outlook, à rechercher l’e-mail envoyé, à l’ouvrir et à rechercher le message de ‘rappel’ dans le menu (voir l’image ci-dessous). Outlook vous indiquera alors si le rappel a réussi.

Si vous souhaitez voir plus de détails sur l’utilisation du rappel de Microsoft Outlook, consultez notre article : Comment rappeler un e-mail dans Outlook.

Outils et astuces

Il existe divers autres services et clients de messagerie ; beaucoup ont un certain type de fonction d’annulation ou d’annulation. La plupart fonctionnent de la même manière que Gmail, où il y a un retard dans l’envoi. Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionnent les autres services/clients, examinez les paramètres ou la configuration de votre messagerie et voyez si cela peut retarder l’envoi.

Microsoft Outlook a un paramètre de délai de sorte que si vous ne pouvez pas utiliser la fonction de rappel, vous pouvez avoir un délai. Pour arrêter l’e-mail, vous devrez accéder à la boîte d’envoi et le supprimer avant qu’il ne soit envoyé. De nombreux autres clients ont des fonctionnalités similaires qui peuvent être implémentées.

Mailbird est un exemple de client de messagerie qui peut être configuré pour retarder l’envoi de messages.

La plupart des clients ont des fonctionnalités qui peuvent être configurées pour vous protéger contre l’envoi d’e-mails indésirables.

Empêcher les e-mails regrettables

Bien que les messages électroniques puissent être récupérés, il y a de fortes chances que le rappel échoue ou que vous n’appuyiez pas assez rapidement sur le bouton ‘Annuler’. La meilleure méthode pour traiter les e-mails regrettables est de ne pas les envoyer en premier lieu.

Relisez soigneusement vos messages avant de les envoyer : la relecture vous évitera d’envoyer des e-mails bourrés de fautes de frappe. Et si la relecture n’est pas votre truc ? Obtenir un gramaticalmente Compte. C’est une application extrêmement utile.

Relire votre message plusieurs fois. La plupart des problèmes surviennent souvent en envoyant des e-mails à la mauvaise adresse ou en altérant la ligne d’objet, alors assurez-vous d’examiner spécifiquement ces domaines.

En ce qui concerne l’e-mail de colère que vous regrettez d’avoir envoyé, la meilleure pratique se résume à trois mots : NE PAS APPUYER SUR ENVOYER. Il y a une histoire selon laquelle Abraham Lincoln, chaque fois qu’il était en colère, écrivait une lettre cinglante à la partie fautive. Il NE L’A PAS ENVOYÉ. Au lieu de cela, sa politique était de laisser la lettre dans un tiroir pendant trois jours.

Après cela, il ouvrait le tiroir, relisait la lettre (souvent avec une tête beaucoup plus froide) et décidait de l’envoyer ou non. 100% du temps, il ne l’a pas envoyé. Quelle est la leçon ici? NE CLIQUEZ PAS SUR ENVOYER lorsque vous êtes émotif. Éloignez-vous, revenez et prenez le temps de décider si vous voulez vraiment faire exploser votre ami, votre proche ou votre collègue.

Mot de la fin

L’envoi d’un e-mail regrettable peut être embarrassant. Dans certains cas, cela peut vous coûter un emploi, un client ou un ami. C’est pourquoi il est essentiel d’examiner attentivement les messages avant de les envoyer. Si des messages sont envoyés par erreur, vous pouvez, espérons-le, les annuler avant qu’ils ne sortent ou ne soient lus.

Nous espérons que cet article vous sera utile. Veuillez nous contacter pour toute question ou commentaire.