E-mail visszahívása az Outlookban (5 egyszerű lépés)
Éppen most fejezte be a kollégáinak küldött sürgős e-mail megírását, és siet a kiküldésével – nincs idő a lektorálásra. Megnyomod a küldés gombot. Aztán rögtön ezután beüt a felismerés: elküldted a teljes csoportod információit, amit nem láthatnak. Korty.
Mit csinálsz? Ha Microsoft Outlookot használ, és a címzettek az Outlookot használják, és Ön gyorsan intézkedik, előfordulhat, hogy elő tudja idézni az üzenetet, mielőtt bárki látná.
Lehet, hogy hosszú távon – de láttam, hogy működik. Készen áll a kipróbálására? Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan.
Tartalomjegyzék
Miért kellene visszahívnom?
Néha érzékeny információkkal dolgozom, és elkövettem azt a hibát, hogy rossz személynek küldtem el. Ez valószínűleg a legrosszabb forgatókönyv, mert az üzenet felidézése nem mindig működik. Természetesen nem szabad rá támaszkodnia, amikor személyes adatokról van szó. Az alábbiakban megnézzük, mikor működik a visszahívás, és mikor nem.
A gépelési hibákat tartalmazó levelek küldése viszont nem olyan nagy dolog. Igen, ez kínos, de ez nem a világ vége. Még arról is képet kaphat, hogy valójában ki olvassa el az üzeneteit, amikor elküldi őket. A visszahívás segíthet kilábalni egy nyelvtani katasztrófából – de ismételten, ne számítson rá.
Íme, egy pofátlanság: ha ideges vagy dühös valakire, és a pillanat hevében írj neki egy csípős, szűrés nélküli, bántó üzenetet – olyat, ami megszakítja a kapcsolatokat. Emiatt egy sértett szekrénybe kerülhet, legyen szó főnökről, munkatársról, barátról vagy más fontos személyről. Ez megtörtént velem – nagyon szeretném, ha akkor lett volna visszahívás gomb!
Néha nem figyelünk az automatikus kitöltésre, amikor megcímezzük az üzenetet, és túl későn fedezzük fel, hogy rossz személyhez érkezett. Kaptam valaki másnak szánt e-maileket; mindig megtörténik. Ha szerencséje van, a visszahívás működhet, és megmentheti a hibájától.
Biztos vagyok benne, hogy vannak más helyzetek, amelyekre nem gondolok, de érted a képet. Könnyű olyan levelet küldeni, amelyet bárcsak ne küldtél volna el. Vessünk egy pillantást az e-mailek előhívására a Microsoft Outlook alkalmazásban.
Az e-mail visszahívásának lépései
A következő lépések lehetővé teszik kísérlet hogy előhívjon egy e-mailt az Outlookban. Ne feledje, hogy az idő kritikus tényező. Ezt meg kell tennie, mielőtt a személy kinyitja! Vannak olyan egyéb tényezők is, amelyek nem befolyásolhatják a folyamatot, és amelyek a folyamat sikertelenségét okozhatják. Ezekről bővebben a következő részben olvashat.
Itt van, mit tegyen:
1. Válassza az Elküldött tételek mappát
Az Outlook bal oldalán található navigációs vagy mappapanelen válassza ki az „Elküldött tételek” mappát.
2. Keresse meg az Elküldött üzenetet
Az elküldött elemek listájában keresse meg és válassza ki az előhívni kívánt tételt. Kattintson duplán, hogy saját ablakában nyissa meg.
3. Válassza a Visszahívandó művelet lehetőséget
Az ablakban válassza ki az „Üzenet” fület. Ezután az „Áthelyezés” részben válassza a „További áthelyezési műveletek” lehetőséget.
Most válassza az „Üzenet visszahívása” lehetőséget.
4. Válassza az Opciók lehetőséget
El kell döntenie, hogy az „Üzenet olvasatlan másolatainak törlése” vagy „Az olvasatlan másolatok törlése és új üzenetre cserélése” lehetőséget kívánja-e használni. Választhat egy üzenetet is, amely tájékoztatja Önt, ha a visszahívás sikeres volt. Jelölje be a négyzetet, ha szeretne visszaigazolást kapni. Ez ajánlott, mert lehet, hogy csak így tudhatja meg, hogy működik-e.
Kattintson az „OK” gombra. Ha az üzenet cseréjét választotta, akkor egy új ablak nyílik meg az üzenettel. Végezze el a szükséges módosításokat, majd kattintson a „Küldés” gombra, amikor készen áll a küldésre.
5. Keressen megerősítést
Feltételezve, hogy feliratkozott az értesítésre, megjelenik egy üzenet, amely tájékoztatja a történtekről. Megmondja, hogy kinek küldték az eredeti e-mailt, a tárgyát és az elküldés idejét. Látni fogja, hogy a visszahívás sikeres volt-e, valamint a visszahívás dátumát és időpontját.
Amire szüksége van a munkához való visszahíváshoz
Tehát, ha a csillagok egy vonalban vannak, működik az e-mail visszahívása? Hogy őszinte legyek, ez egy balhé. Ennek ellenére lehetséges, ezért nézzük meg, minek kell történnie ahhoz, hogy az e-mail-visszahívás sikeres legyen.
Outlook alkalmazás
Az első követelmény az, hogy a Microsoft Outlook asztali alkalmazást kell használnia. A Microsoft webes felületéről nem fog tudni előhívni.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange levelezőrendszert kell használnia. Önnek és a címzettnek ugyanazon a cserekiszolgálón kell lennie. Ha munkahelyi helyzetről van szó, akkor valószínű, hogy ugyanazon az Exchange szerveren lesz, mint a munkatársai. Ez azt jelenti, hogy nekik működhet, de nem a vállalaton kívüliekkel.
Megnyitott üzenetek
A visszahívás csak akkor működik, ha a címzett még nem nyitotta meg az e-mailt. Ha egyszer kinyitják, akkor már késő. Letöltötték a helyi postafiókjukba.
A kérés figyelmen kívül hagyására konfigurálva
Az Outlook úgy konfigurálható, hogy az üzeneteket ne lehessen előhívni a beérkező levelek mappájából. Ha ez a helyzet a címzettnél, akkor a visszahívás nem fog működni.
Átirányított levél
Ha a személy, akinek e-mailt küld, szabályokat állított be az üzenetek más mappákba való áthelyezésére, és ezek a szabályok magukban foglalják az Ön üzenetét is, a visszahívás nem fog működni. Csak akkor működik, ha az üzenet olvasatlan, és a személy postaládájában marad.
Akadályozza meg a visszahívandó e-mailek küldését
Mint láttuk, egy Outlook-üzenet visszavehető, de jó eséllyel sikertelen lesz a visszahívás. A sajnálatos e-mailek kezelésének legjobb módja, ha nem küldi el őket. Egyszerűen hangzik, de tudom, hogy nem az. Valójában ez mindannyiunkkal megtörténik, de van néhány dolog, amit tehetünk, hogy megakadályozzuk az elküldést.
A következő módszer furcsán hangzik, de hasznos: beállíthatja, hogy az Outlook késleltessen az e-mail elküldése előtt. Ez azt jelenti, hogy amikor megnyomja a küldés gombot, az üzenet a kimenő mappában marad egy meghatározott ideig, mielőtt elküldené. Ez lehetőséget ad az e-mailek törlésére/törlésére, mielőtt ténylegesen elküldené őket. Az erre vonatkozó utasításokért tekintse meg a ez a cikk a Microsofttól.
Véleményem szerint a legjobb, ha alaposan átnézi vagy lektorálja, amit írt, mielőtt elküldi. Tudom, hogy néha sietünk, de az önellenőrzés a hibák 95%-át kiszűri. Ha nem vagy jó a lektorálásban, próbálj ki egy nyelvtani ellenőrzőt, mint pl Grammarly, amellyel áttekintheti szövegét az Outlookban.
Az e-mailek többszöri újraolvasása sok problémát megelőzhet. Biztosítja, hogy tudja, mit küld. Ne felejtse el átnézni a címzettek listáját (még a CC listát is) és a tárgyat, mert gyakran itt fordul elő probléma.
Ami a csúnya e-mailt illeti, amelyet megbánt, hogy elküldte a munkatársának, az egy kicsit más lehet. Rájöttem, hogy ehhez a legjobb, ha először felírom az üzenetet. Még ne címezd meg senkinek, mert nem szeretnéd véletlenül elküldeni.
Miután leírtad, olvasd el újra. Ezután lépjen távolabb a számítógépétől vagy legalább az Outlook programtól. Körülbelül 15-20 perc múlva térjen vissza hozzá, és olvassa el újra. Elégedett vagy azzal, amit mondtál? Így akarsz kommunikálni az illetővel?
Ha eltávolodsz, esélyed van arra, hogy megakadályozd azt a pillanatnyi heves reakciót, amikor olyan dolgokat mondasz, amelyeket megbántál. Ez azt is lehetővé teszi, hogy felülvizsgálja a szöveget, ha tud valami nyugodtabb módot találni a probléma magyarázatára.
Ha úgy érzi, hogy üzenete túl durva vagy nem megfelelő, bármikor törölheti, és később újat írhat. Ha valóban készen áll a küldésre, töltse ki a „Címzett” mezőt a címzett nevével, és küldje el. Ez a folyamat legalább lehetőséget ad arra, hogy lehűljön, és biztosítsa, hogy racionális döntést hozzon.
Utószó
Ha kényszerben van egy olyan e-mail miatt, amelyet megbánt, hogy elküldte, lehetséges, hogy az Outlook visszahívási funkciója segíthet eltávolítani az e-mailt, mielőtt a címzettek elolvasnák.
Ez a funkció határozottan nem olyan, amire támaszkodnia kell. Sok változó befolyásolja a működést. Valószínűleg a személy elolvassa, mielőtt elküldené a visszahívási kérelmet.
A legjobb gyakorlat az, hogy szánja rá az időt, lektorálja az e-mailjeit, és próbáljon meg nem küldeni olyan reaktív üzeneteket, amelyekre nem fordított időt. Más szóval, a megelőzés a legjobb orvosság a sajnálkozó e-mailekre.
Legfrissebb cikkek