Vissza tudsz vonni egy e-mailt? (Itt az igazi válasz)

Megnyomja a küldés gombot az imént írt e-mailnél, majd rájön, hogy rossz személyhez érkezett, olyasmit tartalmaz, amit nem kellett volna elmondania, vagy tele van elírási hibákkal. Akárhogy is, vissza szeretné venni, mielőtt a címzett elolvasná. Ez mindannyiunkkal megtörténik, és ez egy nagyon fájdalmas érzés lehet.

Mit tudsz csinálni? Vissza tudod vonni az üzenet küldését? Nos, igen és nem. Ez egy trükkös kérdés. Ez a használt e-mail klienstől függ. A rövid válasz az, hogy bizonyos korlátozott esetekben megteheti. Tehát, bár lehetséges, nem kell számítani rá.

Vessünk egy pillantást az el nem küldendő e-mailekre – miért van erre szükség, és hogy milyen lehetőség van erre a különböző szolgáltatásokkal és ügyfelekkel. Megvizsgáljuk azt is, hogyan akadályozhatja meg az e-mailek küldésének visszavonását.

Miért kellene visszavonnom egy e-mail küldését?

Vannak helyzetek, amikor elküldünk egy üzenetet, majd rájövünk, hogy nem álltunk készen az elküldésre, vagy egyáltalán nem kellett volna elküldenünk.

Munkám gyakran megköveteli, hogy érzékeny információkkal dolgozzak. Biztosítanom kell, hogy amit küldök, az a megfelelő emberekhez kerüljön, és hogy ők is láthassák azokat. Ez az egyik forgatókönyv, amelyben az e-mail küldésének visszavonása valóban megmentő lehet. Ha a munkája veszélyben van, ne akarjon érzékeny információkat rossz személynek küldeni. Remélhetőleg, ha véletlenül ezt teszi, visszavonhatja az üzenet küldését, mielőtt túl késő lenne.

Gyakoribb hiba az, ha egy elírási hibákkal teli üzenetet küldünk. Lehet, hogy kínos, de ez nem a világ vége – hacsak nem egy potenciális munkáltató vagy ügyfél számára. Ebben az esetben ez egy potenciális állás vagy ügyfél elvesztését jelentheti.

Egy másik hiba az, ha dühös e-mailt küldenek egy munkatársnak, főnöknek vagy bárki másnak. Amikor dühösen cselekszünk anélkül, hogy megállítanánk magunkat, gyakran reagálunk valamire, és olyat írunk, amit bárcsak ne tettünk volna. Gondolatlanul nyomja meg a küldés gombot, és csúnya helyzetbe kerülhet.

Az üzleti világban az egyik leggyakoribb hiba, hogy rossz személynek címez egy e-mailt. Beírja a címzett nevét, és az automatikus kitöltés néha hibás címzettet ír be.

E-mail küldésének visszavonása

Az e-mail küldésének visszavonásának lehetősége a szolgáltatástól és a e-mail kliens használsz. Ha Gmailt használ, visszavonhatja a küldést, de sietnie kell. Ha a Microsoft Outlook alkalmazást Microsoft Exchange kiszolgálón használja, akkor előfordulhat, hogy előhívhatja azt. Előfordulhat, hogy más alkalmazások vagy szolgáltatások is visszaviszik a kérdéses e-maileket. Sokan mások, például a Yahoo, nem.

Gmail
Az üzenetek elküldését visszavonhatja a Gmailben, de erre korlátozott idő áll rendelkezésre. Csak másodpercek állnak rendelkezésére a művelet végrehajtásához, és ezt meg kell tennie, mielőtt bármely másik ablakra vagy lapra kattint. Miután eltávolodott az e-mail képernyőről, vagy eltelt az idő, az üzenet el lett küldve.

A Gmail „Küldés visszavonása” vagy „Visszavonás” funkciója valójában nem vonja vissza az e-mail küldését. Az történik, hogy késik az üzenet megjelenése. Ha rákattint a „Küldés” gombra, az üzenet „visszatartja” a beállított ideig. Ha megnyomja a „Visszavonás” gombot, a Gmail nem küldi el az üzenetet.

A késleltetést 5 és 30 másodperc között állíthatja be. Ezt a Gmail beállításainak „Általános” lapján lehet beállítani. Lásd lejjebb.

Az e-mail küldésének visszavonásának folyamata meglehetősen egyszerű. Miután az üzeneten a „Küldés” gombra kattintott, egy értesítés jelenik meg a Gmail ablakának bal alsó sarkában. Úgy kell kinéznie, mint az alábbi képen.

Kattintson a „Visszavonás” gombra, és leállítja az üzenet elküldését. A Gmail megnyitja az eredeti üzenetet, és lehetővé teszi annak módosítását, majd újraküldését. Ez minden.

MS Outlook
A Microsoft Outlook módszere az e-mailek küldésének visszavonására merőben más. Az MS Outlook ezt „visszahívásnak” nevezi. Ahelyett, hogy néhány másodpercet késleltetné az üzenet küldését, ahogy a Gmail teszi, parancsot küld a címzett e-mail kliensének, és kéri az eltávolítását. Természetesen ez csak akkor működik, ha a címzett nem olvasta el az üzenetet, és ha mindkettő Microsoft Exchange szervert használ.

A visszahívás működéséhez néhány egyéb tényezőnek is fennállnia kell. Az üzenet előhívása magában foglalja az elküldött üzenetek megnyitását az Outlook programban, az elküldött e-mail megkeresését, megnyitását és a „visszahívás” üzenet megtalálását a menüben (lásd az alábbi képet). Az Outlook ezután értesíti Önt, ha a visszahívás sikeres volt.

Ha további részleteket szeretne látni a Microsoft Outlook visszahívásának használatáról, tekintse meg cikkünket: Hogyan lehet visszahívni egy e-mailt az Outlook programban.

Eszközök és tippek

Számos egyéb e-mail szolgáltatás és ügyfélprogram is létezik; sokuknak van valamilyen küldés visszavonása vagy visszavonása funkciója. A legtöbb a Gmailhez hasonlóan működik, ahol késik a küldés. Ha kíváncsi más szolgáltatások/kliensek működésére, nézze meg e-mailje beállításait vagy konfigurációját, és nézze meg, késleltetheti-e a küldést.

A Microsoft Outlook rendelkezik késleltetési beállítással, így ha nem tudja használni a visszahívási funkciót, akkor késleltetést kaphat. Az e-mail leállításához lépjen a Kimenő mappába, és törölje azt, mielőtt elküldené. Sok más ügyfél is rendelkezik hasonló funkciókkal, amelyek megvalósíthatók.

Mailbird egy példa egy e-mail kliensre, amely konfigurálható az üzenetek küldésének késleltetésére.

A legtöbb ügyfél rendelkezik olyan funkciókkal, amelyek beállíthatók, hogy megvédjék Önt a nem kívánt e-mailek küldésétől.

A sajnálatos e-mailek megelőzése

Bár az e-mail üzeneteket vissza lehet venni, jó eséllyel a visszahívás sikertelen lesz, vagy nem nyomja meg elég gyorsan az „Undo” gombot. A sajnálatos e-mailek kezelésének legjobb módja, ha nem küldi el őket.

Alaposan tekintse át az üzeneteket, mielőtt elküldené őket: a lektorálás megakadályozza, hogy elgépelésekkel teli e-maileket küldjön ki. Mi van, ha a lektorálás nem a te dolgod? Kap egy Grammarly fiókot. Ez egy rendkívül hasznos alkalmazás.

Üzenetének többszöri újraolvasása. A legtöbb probléma gyakran abból adódik, hogy rossz címre küldi az e-maileket, vagy ha elrontja a tárgysort, ezért feltétlenül nézze át ezeket a területeket.

Ami a dühös e-mailt illeti, amelyet megbánt, hogy elküldte – a bevált gyakorlat három szóban csapódik le: NE ÜTJ MEG A KÜLDÉST. Van egy történet, hogy Abraham Lincoln, amikor megőrült, felháborító levelet írt a sértő félnek. Aztán NEM KÜLDTE. Ehelyett az volt a politikája, hogy három napig a fiókban hagyja a levelet.

Ezután kinyitotta a fiókot, újraolvasta a levelet (gyakran sokkal hidegebb fejjel), és eldöntötte, hogy elküldi-e. Az esetek 100%-ában nem küldte el. Mi itt a tanulság? NE NYOMJA MEG A KÜLDÉST, ha érzelmes vagy. Menjen el, jöjjön vissza, és szánjon egy kis időt annak eldöntésére, hogy valóban fel akarja-e robbantani barátját, szeretteit vagy munkatársát.

Utószó

Egy sajnálatos e-mail küldése kínos lehet. Bizonyos esetekben ez egy munkába, egy ügyfélbe vagy egy barátba kerülhet. Ezért elengedhetetlen, hogy az üzeneteket alaposan átnézze, mielőtt elküldi őket. Ha az üzeneteket tévedésből küldik el, remélhetőleg visszavonhatja az elküldést, mielőtt kikerülnének vagy elolvasnák.

Reméljük, hogy hasznosnak találja ezt a cikket. Bármilyen kérdése vagy észrevétele esetén forduljon hozzánk.