9 migliori scanner di documenti per casa e ufficio nel 2022

Sei sopraffatto dalla carta? Stufo degli schedari e di una scrivania ingombra? Potresti leggere questo articolo di recensione perché hai deciso che è ora di passare senza carta. Potresti non eliminare mai del tutto la carta dal tuo ufficio, ma puoi facilmente creare una versione elettronica di ogni pezzo di carta che hai. I tuoi documenti saranno più facili da accedere, più facili da trovare e più facili da condividere. Per iniziare, avrai bisogno di uno scanner per documenti di qualità.

Uno scanner di documenti è progettato per scansionare rapidamente documenti di più pagine e trasformarli in documenti elettronici ricercabili. In genere sono dotati di affidabili alimentatori di fogli che possono contenere dozzine di pagine di carta, possono scansionare entrambi i lati di una pagina contemporaneamente e sono forniti in bundle con un software in grado di salvare tutte quelle pagine in un PDF ricercabile.

Molti ora sono wireless, quindi non devono vivere sulla tua scrivania legati al tuo computer. Possono eseguire la scansione in più posizioni, inclusi computer, dispositivi mobili e cloud.

ScanSnap iX1500 di Fujitsu è considerato da molti il ​​miglior scanner di documenti disponibile. Sono d’accordo e ne ho uno nel mio ufficio. È veloce e affidabile e il suo ampio touchscreen consente di scansionare documenti lunghi in una varietà di posizioni senza che un computer sia coinvolto.

Per l’utilizzo mobile, il Doxie Q vale sicuramente la pena considerare. È leggero e piccolo, alimentato a batteria, offre un alimentatore di fogli di base, può connettersi in modalità wireless ai tuoi dispositivi e persino scansionare su una scheda SD senza altri dispositivi necessari.

La maggior parte degli utenti sarà perfettamente felice scegliendo uno (o entrambi) di questi scanner, ma non sono le tue uniche opzioni. Includiamo una serie di altri scanner di alto livello che potrebbero anche essere adatti a te. Continua a leggere per scoprire qual è il migliore per te.

Perché fidarsi di me per questa guida all’acquisto?

Ho dovuto affrontare le tue stesse difficoltà con le scartoffie. Sei anni fa avevo vassoi, cassetti e scatole piene di scartoffie e non era sempre facile trovare il documento giusto. Ero un appassionato utente di Evernote e da un po’ stavo pensando di rinunciare alla carta. Dopo aver fatto alcune ricerche, ho acquistato il Fujitsu ScanSnap S1300i.

Prima di immergermi nella scansione di tutte quelle pagine, ho passato un po’ di tempo a sperimentare con le impostazioni e a capire cosa volevo. Alla fine ho configurato il software in dotazione per creare PDF multipagina, eseguire l’OCR in modo che i PDF fossero ricercabili e inviarli direttamente a Evernote. La scansione in questo modo è stata rapida e semplice ed è avvenuta premendo un pulsante sullo scanner.

Poi è arrivato il duro lavoro: mesi di scansione. Lo facevo nel mio tempo libero, di solito solo pochi minuti alla volta, a volte più a lungo. Ho avuto pochissimi problemi. Di tanto in tanto una pagina si inceppava (a causa di una graffetta o di uno strappo), ma una volta sbloccata, la scansione della macchina continuava dal punto in cui si era verificato l’inceppamento. Non ho dovuto ricominciare da capo. Nel complesso, il processo è stato molto fluido.

Ho smaltito la maggior parte dei documenti una volta scansionati. C’erano alcuni documenti finanziari che ho dovuto conservare per diversi anni per motivi legali, quindi li ho riposti in buste grandi e chiaramente etichettate e li ho messi in deposito. Ho conservato alcuni documenti per motivi sentimentali. Tutti i nuovi documenti sono stati scansionati non appena sono arrivati, ma ho cercato di ridurli al minimo assicurandomi che le mie fatture e altra corrispondenza mi fossero inviate via email.

Sono stato molto contento di come è andato tutto. Poter accedere e organizzare i miei documenti digitalmente ha fatto un’enorme differenza. Quindi quest’anno ho deciso di passare al Fujitsu ScanSnap iX1500.

Ecco perché:

• Il vassoio documenti può contenere più fogli di carta, così posso iniziare più facilmente alcuni progetti di scansione su larga scala, inclusa un’ampia raccolta di manuali di formazione dai corsi che ho svolto.
• È wireless, quindi non deve vivere sulla mia scrivania.
• Posso posizionarlo in un posto più accessibile in modo che altri membri della famiglia possano usarlo.
• Poiché è wireless, possono eseguire la scansione direttamente sui propri telefoni, quindi non devo inviare loro le scansioni dal mio computer.
• Poiché può eseguire scansioni direttamente nel cloud, non sono necessari computer o dispositivi. È una soluzione all-in-one.

Per aumentare la mia esperienza nell’uso degli scanner per documenti, ho controllato attentamente anche altri scanner, tenendo conto dei test del settore e delle recensioni degli utenti. Spero che questa carrellata ti aiuti a fare la tua scelta di uno scanner per documenti.

Miglior scanner di documenti: i vincitori

La scelta migliore: Fujitsu ScanSnap iX1500

Fujitsu ScanSnap iX1500 è probabilmente il miglior scanner di documenti che puoi acquistare. È wireless e offre un ampio touchscreen che lo rende facile da usare e offre una scansione duplex a colori molto veloce fino a 50 fogli alla volta. Le scansioni vengono elaborate in modo che possano sembrare anche migliori del documento originale e il software in dotazione creerà file PDF multipagina ricercabili.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 30 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB
• Peso: 7.5 libbre, 3.4 kg

ScanSnap iX1500 è quasi universalmente considerato il miglior scanner di documenti disponibile, anche se ragionevolmente costoso. Le uniche persone a cui non sembra piacere sono gli utenti del modello precedente, ScanSnap iX500.

Molti di questi utenti ritengono che lo scanner precedente fosse più robusto e che premere un solo pulsante fosse più facile che gestire il nuovo touchscreen. Di conseguenza, molti di loro hanno assegnato all’iX1500 una stella di valutazione, piuttosto ingiustamente se me lo chiedi.

Sebbene l’iX500 sia ora fuori produzione, è ancora disponibile per l’acquisto ed è incluso come opzione di seguito. È meglio dell’iX1500 in ogni modo? Assolutamente no, e molti utenti sono entusiasti dell’aggiornamento. C’è quel nuovo touchscreen da 4.3 pollici che lo rende più facile da usare e, se esegui la scansione direttamente sul cloud, funziona come un dispositivo autonomo senza la necessità di un computer.

Perché ScanSnap iX1500 è così popolare? Ha un’eccellente combinazione di velocità, funzionalità e facilità d’uso. È veloce, scansiona entrambi i lati fino a 30 pagine al minuto (sebbene i tre scanner elencati di seguito siano più veloci) e la scansione è silenziosa. 50 fogli di carta si adattano al suo affidabile alimentatore automatico di documenti e la connessione tramite Wi-Fi al tuo computer o dispositivo mobile è facilissima.

Poi c’è il software in dotazione che migliora automaticamente la scansione e rimuove le pagine vuote e offre l’opzione di OCR.

Lo scanner rileva automaticamente le dimensioni della carta e se è a colori o in bianco e nero, ruota automaticamente la scansione se si inserisce la carta nel modo sbagliato e può anche decidere le impostazioni di qualità dell’immagine richieste dal documento.

Sebbene sia molto intelligente, puoi anche dire con precisione allo scanner cosa fare. Il modo più semplice per farlo è creare più profili di scansione che predefiniscono le impostazioni di scansione e dove viene inviato il documento scansionato. Un’icona per ciascun profilo è disponibile sul touchscreen dello scanner per la massima praticità. Lo scanner è abbastanza compatto e disponibile in bianco o nero.

Non viene fornito con un manuale utente, anche se ce n’è uno buono disponibile online. Mi piace particolarmente la sezione dettagliata ‘Usi’ che spiega in dettaglio come utilizzare lo scanner per un lungo elenco di applicazioni, inclusa la condivisione di documenti, la scansione di riviste, la creazione di un album fotografico, l’organizzazione di cartoline e la scansione di buste e ricevute.

Ma lo scanner non è perfetto. Alcuni utenti sottolineano che le immagini perdono un po’ di qualità, ed è vero, dopotutto, non è uno scanner fotografico. Alcuni utenti hanno segnalato bug nel software in dotazione, ma la maggior parte di questi sembra essere stata risolta dagli aggiornamenti successivi. Sto ancora aspettando che il supporto tecnico mi aiuti con un problema sul salvataggio nel cloud e sembra che non sia solo. Ma sono fiducioso in un esito positivo.

La maggior parte degli utenti sembra entusiasta dello scanner. L’iX1500 è abbastanza resistente e un utente ha aggiornato la sua recensione dopo un anno per segnalare che tutto funzionava ancora in modo affidabile: motori, rulli, alimentatori e software. Riesce a svolgere un lavoro complesso e renderlo il più semplice e veloce possibile.

Leggi il mio pieno Recensione di ScanSnap iX1500 se vuoi saperne di più su questo scanner.

Il più portatile: Doxie Q

Se stai cercando uno scanner per uso portatile, ti consiglio il Doxie Q. La sua batteria ricaricabile può gestire 1,000 scansioni con ogni carica, quindi non avrai bisogno di portare un cavo di alimentazione. E puoi salvare le tue scansioni direttamente nei suoi 8 GB di memoria SD, così non hai nemmeno bisogno di accendere il computer.

Se desideri utilizzare il tuo computer o dispositivo iOS, lo scanner è wireless, quindi non devi portare con te un cavo USB e l’ADF ribaltabile ti consente di scansionare documenti lunghi fino a otto pagine.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 8 fogli,
• Scansione fronte/retro: No,
• Velocità di scansione: 8 ppm (solo fronte),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1.81 libbre, 0.82 kg.

Il Doxie Q è sottile e compatto ed è lo scanner che sceglierei se facessi molte scansioni in viaggio, lontano dall’ufficio. È progettato specificamente per l’uso mobile e non dovrai trasportare un cavo di alimentazione, un cavo USB o persino un computer.

Per impostazione predefinita, le tue scansioni andranno direttamente su una scheda di memoria, e questo è ottimo per l’uso mobile, ma significa anche che dovrai eseguire l’OCR sul tuo computer in un secondo momento, come passaggio aggiuntivo. Se preferisci, puoi anche eseguire la scansione sul tuo computer tramite USB abilitando Scansione connessa, ma anche in questo caso stai eseguendo un’importazione automatica dalla scheda SD anziché eseguire la scansione direttamente sul computer.

Per l’uso portatile, questo scanner sembra quasi ideale, ma sono stati fatti alcuni compromessi per ottenerne la portabilità. È lento, quasi un quarto della velocità del nostro scanner vincente sopra, ha un alimentatore di documenti automatico piuttosto limitato e non è in grado di eseguire la scansione fronte-retro. Usarlo richiederà più tempo e fatica, ma puoi farlo in viaggio senza nemmeno accendere il computer.

Per uno scanner portatile, sembra ragionevole, ma non se è il tuo unico scanner. Il Doxie Q è troppo lento se vuoi usarlo regolarmente anche in ufficio.

Se vuoi uno scanner in grado di fare tutto, ti consiglio Fujitsu ScanSnap S1300i o Brother ADS-1700W di seguito. Sono più veloci e possono scansionare entrambi i lati della pagina contemporaneamente rimanendo abbastanza portatili. Ma non funzionano a batteria e l’S1300i non offre una connessione wireless: dovrai accendere il computer e collegare lo scanner a una porta USB.

Altri ottimi scanner per documenti

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Sebbene ora fuori produzione, il ScanSnap iX500 è ancora molto popolare ed è ancora disponibile. Sebbene abbia un solo pulsante e nessun touchscreen, molti utenti ne apprezzano la semplicità e la flessibilità: l’avvio di una scansione con una pressione breve eseguirà un tipo di scansione diverso rispetto a una pressione prolungata. Alcuni utenti ritengono che questo scanner abbia un aspetto migliore e sia più robusto del suo successore, l’iX1500 (sopra).

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 25 ppm,
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB
• Peso: 6.6 libbre, 2.99 kg.

A parte la mancanza del touchscreen, l’iX500 è molto simile all’iX1500 di cui sopra: ha lo stesso alimentatore da 50 fogli, una risoluzione di 600 dpi, interfacce Wi-Fi e USB e un design compatto. Scansiona un po’ più lentamente (ma sempre in duplex) e ti consente di impostare i profili di scansione, anche se non troverai un’icona per ciascuno di essi sullo scanner.

Gli utenti lo chiamano un cavallo di battaglia. È disponibile dal 2013, quindi ci sono state molte opportunità per testarne la durata e alcuni utenti scansionano centinaia di pagine ogni giorno. Sembra essere uno dei preferiti negli studi legali, dove il personale deve occuparsi di una quantità pazzesca di scartoffie. Uno studio legale ne ha acquistato uno nel 2022 e quando è morto nel 2022 sono usciti subito e ne hanno acquistato un altro.

Un altro utente ne ha acquistato uno per un progetto di scansione che pensava avrebbe richiesto settimane e terminato in un giorno. Ciò è dovuto non solo alla velocità dello scanner, ma anche alla facilità d’uso.

Ma a giudicare dai commenti di alcuni utenti, sembra che configurare il Wi-Fi non sia facile come con l’iX1500. Alcuni utenti hanno trovato il software più difficile da configurare di quanto si aspettassero e quegli utenti provengono sia dal campo Windows che da quello Mac. Ma una volta configurato il software ScanSnap, il tempo impiegato dal premere il pulsante Scan per ottenere un PDF multipagina ricercabile tende ad essere significativamente più veloce rispetto alle stampanti di altri produttori.

2. Originale di RavenScanner

Raven Scanner originale è uno scanner molto apprezzato con molte caratteristiche in comune con il nostro vincitore. Dispone di un ampio touchscreen per la scansione senza computer, un alimentatore di documenti da 50 fogli, una risoluzione massima di 600 dpi e funziona in modalità wireless o cablata (ma utilizza Ethernet anziché USB). La sua velocità di scansione è quasi la metà di quella del nostro vincitore, tuttavia.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 17 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6.17 libbre, 2.8 kg.

Puoi fare ancora di più dal touchscreen dello scanner che con il nostro vincitore. Come ScanSnap iX1500, RavenScanner può inviare i tuoi documenti scansionati in un certo numero di posizioni, incluso il cloud, ma può anche inviarli via e-mail o fax direttamente dallo scanner e può salvarli su un’unità flash collegata. Puoi anche apportare modifiche di base ai documenti utilizzando il touchscreen da 7 pollici.

Questo scanner è un nuovo prodotto per il 2019, quindi è difficile valutare come resista all’uso a lungo termine. Gli utenti sembrano molto soddisfatti finora e lo scanner ha la valutazione più alta tra tutte in questa recensione, ma non ha ancora abbastanza recensioni per dare troppo peso a quella valutazione. Gli utenti adorano poter scansionare senza un computer e confrontarlo in modo molto positivo con gli scanner Fujitsu.

Se stai cercando qualcosa di un po’ più potente e sei disposto a pagare un extra, l’azienda offre anche uno scanner più costoso con specifiche migliori, il Raven Scanner Pro. Ha un touchscreen da 8 pollici, un alimentatore da 100 fogli e può scansionare 60 pagine al minuto.

3. Epson DS-575

Epson DS-575 sembra simile al nostro vincitore quando è chiuso, anche se ha una serie di pulsanti e luci invece di un touchscreen. Ha anche specifiche simili, inclusa una velocità di scansione leggermente superiore. Sebbene sia in circolazione da più tempo dell’iX1500, non ha guadagnato la stessa trazione sul mercato.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli, 96 recensioni,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 35 ppm (fronte/retro)
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, USB,
• Peso: 8.1 libbre, 3.67 kg.

Epson DS-575 ha più cose in comune con il vecchio ScanSnap iX500 che con il nuovo iX1500. Offre connettività wireless o USB, consente di eseguire scansioni su computer, dispositivo mobile o cloud e include un alimentatore da 50 fogli e tempi di scansione duplex molto rapidi. È possibile creare profili per diversi tipi di scansioni. Ma non ha un touchscreen, il che ti rende più dipendente dal tuo computer o dispositivo quando scegli le opzioni di scansione.

Le recensioni dei consumatori sono generalmente positive. Gli utenti hanno trovato il software più facile da installare rispetto a quello di Fujitsu, anche se si sono lamentati di doverlo scaricare, ma meno capace una volta installato. Gli utenti hanno anche scoperto che il ripristino da un inceppamento della carta non è così indolore come quando si utilizza uno ScanSnap, anche se fortunatamente gli inceppamenti sembrano piuttosto rari e le scansioni in bianco e nero non sono della stessa qualità delle scansioni a colori.

Un’altra alternativa molto simile di Epson è la ES-500W. Ha specifiche identiche e un design molto simile ma è nero anziché bianco. Un problema con la gamma Epson è la mancanza di differenziazione. Questi scanner sono così simili che è difficile sapere perché dovresti sceglierne uno piuttosto che l’altro. Sono disponibili anche versioni non wireless di entrambi gli scanner a un prezzo ridotto.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

S1300i è il fratello minore di ScanSnap iX1500. È la metà della velocità e deve essere collegato al computer per funzionare. È più potente del Doxie Q, ma non così portatile. Ne ho usato uno per scansionare migliaia di fogli di carta per diversi anni e non ho mai avuto problemi.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 10 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 12 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: USB,
• Peso: 3.09 libbre, 1.4 kg.

Sebbene non sia veloce come il nostro vincitore, 12 pagine fronte-retro al minuto non sono male. (Ma nota che la velocità scende a soli 4 ppm quando si utilizza l’alimentazione USB, quindi per lavori di scansione più grandi ti consigliamo sicuramente di collegarti all’alimentazione.) Se hai un enorme arretrato di scartoffie da scansionare, otterrai il lavoro fatto due volte più veloce con l’iX1500, ma se la portabilità o il prezzo sono importanti per te, questo scanner è un’ottima alternativa.

L’alimentatore di documenti contiene solo 10 pagine, ma a volte sono riuscito a inserirne di più. E per documenti molto grandi, sono riuscito ad aggiungere più pagine mentre l’ultimo foglio veniva scansionato per produrre un unico PDF multipagina che contiene ogni pagina.

L’operazione con un solo pulsante è stata abbastanza intuitiva e sono stato in grado di creare una serie di profili di scansione sul mio computer. Tuttavia, non sono stato in grado di selezionarli dallo scanner, come è possibile con l’iX1500.

5. Brother ADS-1700W compatto

Per uno scanner portatile, il Fratello ADS-1700W ha molte caratteristiche. Ha un touchscreen da 2.8 pollici, connettività wireless e un alimentatore automatico di documenti da 20 fogli. Può eseguire scansioni duplex a una velocità di 25 ppm (significativamente più veloce degli altri scanner portatili che copriamo).

Ma devi collegarlo a una presa di corrente. Non ha una batteria come il Doxie Q o funziona con l’alimentazione USB come lo ScanSnap S1300i.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 20 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 25 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 3.3 libbre, 1.5 kg.

Come ScanSnap iX1500, è possibile creare collegamenti per tipi specifici di scansioni, che verranno visualizzati come icone sul touchscreen. È possibile eseguire la scansione direttamente sulla memoria flash USB, quindi è possibile eseguire la scansione senza computer.

In alternativa, puoi eseguire la scansione direttamente sul tuo computer o dispositivo mobile. Tuttavia, gli utenti sono rimasti sorpresi nell’apprendere che lo scanner non può eseguire scansioni direttamente su cloud, FTP o e-mail senza l’aiuto di un computer. Il sito ufficiale sembra essere un po’ fuorviante qui.

Le velocità di scansione sono significativamente più elevate rispetto ad altri scanner portatili e l’alimentatore automatico di documenti può contenere 20 fogli, ancora una volta meglio della concorrenza. Ciò lo rende uno scanner eccellente se si desidera utilizzarlo sia in ufficio che in viaggio. Anche se dovrai portare con te un cavo di alimentazione, la connessione Wi-Fi rende opzionale il trasporto di un cavo micro-USB.

Anche se penso che Doxie Q offra la migliore esperienza portatile, non è necessario collegare l’alimentazione o portare un computer, l’ADS-1700W è una scelta migliore per gli utenti che danno la priorità a una scansione più veloce e a un alimentatore di documenti di maggiore capacità. Tieni presente che è due volte più pesante e dovrai portare con te un cavo di alimentazione.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Passiamo ad alcune opzioni più costose. Il Fratello ADS-2800W è più grande e più pesante del nostro vincitore, ma offre una scansione più veloce di 40 ppm e una scelta di Wi-Fi, Ethernet e USB. È progettato per gruppi di lavoro di piccole e medie dimensioni e supporta destinazioni di scansione più rilevanti per quell’ambiente, come cartelle di rete, FTP, SharePoint e unità di memoria flash USB.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 50 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 40 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10.03 libbre, 4.55 kg.

Come lo ScanSnap iX1500, l’ADS-2800 consente di eseguire la scansione verso un numero di destinazioni direttamente dal touchscreen da 3.7 pollici del dispositivo (leggermente più piccolo). L’immagine scansionata viene ottimizzata rimuovendo le perforazioni, ripulendo i bordi e rimuovendo il rumore di fondo.

Ma nonostante l’elevata velocità di scansione, un utente è rimasto frustrato dal tempo impiegato per elaborare il documento dopo la scansione. Ha riferito che un documento di 26 pagine ha impiegato 9 minuti e 26 secondi e lo scanner era inutilizzabile durante quel periodo. Sembra che stesse usando un computer potente e non sono sicuro che fosse coinvolto alcun errore dell’utente.

Il software sembra più limitato di quello di Fujitsu. Ad esempio, quando si avviano scansioni dal touchscreen, la destinazione può essere un solo computer. Per inviare scansioni ad altri computer è necessario avviare la scansione da quel computer.

Se vuoi più potere e sei disposto a pagarlo, considera il Fratello ImageCenter ADS-3000N. Offre una scansione a 50 ppm ancora più veloce ed è progettato per gruppi di lavoro di dimensioni medio-grandi, ma non dispone di touchscreen o supporto Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

La serie di scanner ScanSnap di Fujitsu è progettata per l’home office. Il fi-7160 è uno dei loro scanner per gruppi di lavoro. Costa molto di più, ma ha un alimentatore di documenti che può contenere 80 pagine (anziché 50) e scansioni a 60 ppm (anziché 30). Tuttavia, il dispositivo è più grande e più pesante e manca di touchscreen.

A colpo d’occhio:

• Alimentatore fogli: 80 fogli,
• Scansione fronte/retro: Sì,
• Velocità di scansione: 60 ppm (fronte/retro),
• Risoluzione massima: 600 dpi,
• Interfaccia: USB,
• Peso: 9.3 libbre, 4.22 kg.

Questo scanner è progettato per consentire a un gruppo di lavoro di eseguire la scansione di documenti multipagina di grandi dimensioni più velocemente che mai. Per raggiungere questo obiettivo, offre una velocità di scansione più elevata e un alimentatore di documenti più grande rispetto a qualsiasi altro scanner di cui ci occupiamo, ed è classificato per gestire ben 4,000 scansioni al giorno. Se il tuo obiettivo è quello di adottare un approccio senza fronzoli per completare un grande lavoro di scansione, l’fi-7160 è una buona scelta.

Ma quella potenza ha un costo: questo scanner non offre connettività wireless o touchscreen. Dovrai tenere la stampante collegata alla porta USB di un computer in ufficio e selezionare le opzioni di scansione dal software in dotazione in esecuzione su quel computer.

Gli utenti lo trovano uno scanner solido quando elaborano grandi volumi di carta su un’unica scrivania, ad esempio in uno studio legale, e molti uffici acquistano più unità. La qualità dell’output è molto alta e, con la giusta configurazione, normalmente è possibile avviare una scansione semplicemente premendo il pulsante sulla macchina.

Perché andare senza carta?

‘Dov’è quel documento?’ ‘Perché la mia scrivania è così disordinata?’ ‘Archiviamo in ordine alfabetico?’ ‘Puoi fotocopiarlo per me?’ ‘Penso che sia a pagina 157.’ ‘Scusa, ho lasciato il documento a casa.’

Sono sei cose che non dovrai mai dire una volta che non avrai più la carta. Ogni azienda dovrebbe prenderlo in considerazione. Ecco sei buoni motivi:

• Risparmia spazio. Puoi accedere a tutti i tuoi documenti dal tuo computer o dispositivo mobile. Non avrai pile di carta sulla scrivania o una stanza piena di schedari.
• Cerca. Puoi trovare le informazioni che desideri più facilmente. Sarai in grado di cercare il file che ti serve e, se è stato eseguito il riconoscimento ottico dei caratteri, cercare anche il testo all’interno del file.
• Accedi sempre e ovunque. Puoi accedere a tutti i tuoi documenti dal tuo computer e portarli con te su un dispositivo mobile.
• Organizzazione dei documenti. Usa il file system per organizzare e sincronizzare i tuoi documenti o inserirli in un sistema di gestione dei documenti come Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud per una maggiore flessibilità.
• Condivisione e comunicazione. I documenti digitali sono accessibili a chiunque nel tuo ufficio e condivisi facilmente con altri tramite e-mail e vari servizi cloud.
• Sicurezza. I documenti digitali possono essere facilmente sottoposti a backup, protetti da password e archiviati su supporti sicuri.

Quello che devi sapere in anticipo sull’abbandono della carta

La scansione di ogni documento cartaceo nel tuo ufficio è un grosso lavoro. Non renderlo più difficile del necessario. Ciò inizia con la scelta dello strumento giusto per il lavoro.

È probabile che tu possieda già uno scanner, probabilmente uno scanner piano collegato a una stampante economica. Potresti essere tentato di iniziare con quello scanner, ma probabilmente te ne pentirai. Posizionare ogni pagina sullo scanner manualmente e scansionare lentamente un lato alla volta è una ricetta per la frustrazione. È più probabile che ti arrendi che finire. Un lavoro che richiederebbe pochi secondi con lo scanner giusto ti richiederà ore.

Uno scanner di documenti è progettato per scansionare rapidamente documenti di grandi dimensioni a più pagine. Hanno un alimentatore di documenti che consente di scansionare fino a 50 pagine alla volta e in genere scansiona entrambi i lati della carta contemporaneamente (scansione duplex). Il software in dotazione li memorizzerà come PDF multipagina ed eseguirà il riconoscimento ottico dei caratteri per renderli ricercabili, il tutto in tempo reale.

Ma è utile tenere in giro altri tipi di scanner. Uno scanner fotografico farà un lavoro più accurato con le immagini e uno scanner piano gestirà meglio il materiale rilegato e la carta delicata. Un’app di scansione sul tuo telefono ti consentirà di scansionare una ricevuta in un ristorante lì e poi, piuttosto che doverti ricordare di farlo in un secondo momento.

Dopo aver scansionato tutti i tuoi documenti, tienilo sotto controllo quando arrivano nuovi documenti e cerca di fermare l’inondazione. Se c’è un’opzione per ricevere quei documenti elettronicamente, prendila!

Come abbiamo scelto questi migliori scanner di documenti

Valutazioni positive dei consumatori

Eseguo la scansione di documenti da anni, ma ho solo una vera esperienza con due scanner, quindi ho bisogno di attingere a una gamma più ampia di esperienze. In questa recensione, ho preso in considerazione i test del settore e le recensioni dei consumatori.

I test condotti da esperti del settore forniscono un quadro dettagliato di cosa aspettarsi da uno scanner. Ad esempio, Wirecutter ha trascorso 130 ore a ricercare e testare una gamma di scanner per un certo numero di anni. Le recensioni dei consumatori sono ugualmente utili. Qualcuno che ha acquistato uno scanner con i propri soldi tende ad essere onesto e sincero riguardo alle proprie esperienze positive e negative.

In questa carrellata, abbiamo incluso scanner con una valutazione del consumatore di 3.8 stelle e oltre, preferibilmente con recensioni lasciate da centinaia di utenti.

Cablato o wireless

Tradizionalmente, uno scanner per documenti si trova sulla scrivania e viene collegato a una delle porte USB del computer. In molte situazioni funziona perfettamente ed è stata la mia configurazione per molti anni.

Ma rende difficile per gli altri l’accesso allo scanner e aggiunge disordine alla tua scrivania. Quando uno scanner viene utilizzato da più persone, ha senso scegliere un modello wireless che può essere posizionato in una posizione centrale ed eseguire la scansione in un numero di posizioni, inclusi dispositivi mobili, o anche direttamente nel cloud.

Scansione multipagina veloce

Come primo passo, molte persone avranno un enorme arretrato di scartoffie che devono essere scansionate. Questa è stata sicuramente la mia esperienza. In tal caso, uno scanner veloce può farti risparmiare settimane di lavoro.

Scegli uno scanner con un alimentatore automatico di documenti (ADF) che ti consente di scansionare fino a 50 fogli contemporaneamente. Ciò è particolarmente utile per documenti molto lunghi in cui prevedi di avere un PDF multipagina. Cerca anche velocità di scansione elevate (misurate in pagine al minuto o ppm) e la possibilità di scansionare entrambi i lati della carta contemporaneamente.

Portabilità

Se il tuo lavoro ti porta via dall’ufficio per giorni interi, potresti voler acquistare uno scanner più portatile. Molti degli scanner di documenti più portatili non dispongono di un alimentatore di fogli. Sono adatti per la scansione di una sola pagina alla volta, ma diventano frustranti con lavori più grandi.

Quindi abbiamo incluso solo scanner portatili con un ADF in questa carrellata. Se stai acquistando un secondo scanner per questo scopo, ti consiglio il Doxie Q. Se preferisci acquistare un solo scanner sia in ufficio che in viaggio, Fujitsu ScanSnap S1300i o Brother ADS-1700W offre un migliore equilibrio tra caratteristiche.

Qualche altro buon scanner per documenti vale la pena entrare in questo elenco consigliato? Facci sapere la tua opinione.