7 passaggi per aggiungere una firma e-mail professionale in Outlook

Se sei un utente di posta elettronica frequente, probabilmente hai visto la posta di colleghi, colleghi, amici o familiari con una firma alla fine. Potrebbe fornire il loro nome, numero di telefono, titolo di lavoro e altre informazioni pertinenti. Una firma può far sembrare un’e-mail estremamente professionale.

Mentre la maggior parte delle comunicazioni elettroniche sono ora sotto forma di messaggistica istantanea, messaggi di testo, chat video o social media, l’e-mail è ancora ampiamente utilizzata nel mondo degli affari. Per questo motivo, è fondamentale avere un marchio dall’aspetto professionale che si distingua e faccia sapere agli altri con chi stanno comunicando.

Sei un utente di Outlook? Creare una firma e-mail in Microsoft Outlook è piuttosto semplice; si può fare in pochi minuti.

Se ne hai già uno e hai dimenticato come cambiarlo, ti mostreremo come farlo. Diamo un’occhiata a come aggiungere o modificare la tua firma e-mail. Successivamente, abbiamo incluso alcune note su come renderlo professionale.

Aggiungi una firma in Microsoft Outlook

L’aggiunta di una firma in Outlook è un processo abbastanza semplice. Lo faremo nella versione Web di Outlook, ma può anche essere eseguito utilizzando passaggi quasi identici all’interno dell’app Outlook. Gli screenshot in questo articolo provengono dalla versione Web di Outlook.

Passaggio 1: accedi a Microsoft Outlook

Accedi a Microsoft Outlook.

Passaggio 2: apri le impostazioni di Outlook

Apri le impostazioni del tuo account. A tale scopo, fai clic sull’icona delle impostazioni nell’angolo in alto a destra del browser.

Passaggio 3: fai clic su ‘Visualizza tutte le impostazioni di Outlook’

Passaggio 4: fare clic su Mail – Componi e rispondi

Nel menu delle impostazioni, fai clic su ‘Posta’ e quindi su ‘Componi e rispondi’. Nella parte superiore della finestra sul lato destro dello schermo, dovresti immediatamente vedere la sezione ‘Firma e-mail’.

Passaggio 5: aggiungi le informazioni sulla firma

Aggiungi tutte le cose che vuoi mostrare nella tua firma. Vedi la sezione seguente su come assicurarti che il tuo abbia un aspetto professionale.

È possibile modificare i caratteri e utilizzare altre opzioni di formattazione del testo standard. È anche possibile aggiungere immagini se lo si desidera.

Passaggio 6: seleziona Opzioni

Selezionare le opzioni per determinare quando deve essere utilizzata la firma. Può essere incluso in nuovi messaggi e messaggi a cui rispondi o inoltri.

Passaggio 7: salva le modifiche

Non dimenticare di fare clic sul pulsante ‘Salva’ nell’angolo in basso a destra. Una volta salvato, hai finito; dovresti avere una bella firma dall’aspetto professionale sulle tue e-mail.

Aggiorna la tua firma di Microsoft Outlook

Se non sei soddisfatto dell’aspetto della tua nuova firma, non preoccuparti. È facile modificarlo. È anche comune dover apportare modifiche quando le informazioni di contatto cambiano, si riceve un nuovo titolo di lavoro o si desidera semplicemente rispolverare un po’.

Per aggiornarlo, basta seguire gli stessi passaggi utilizzati per creare quello nuovo. Quando arrivi alla sezione delle impostazioni della firma (passaggio 4), fai clic sulla finestra di testo sul lato destro, quindi modifica la casella di testo in modo che appaia come desideri. È così semplice. Non dimenticare di salvare le tue impostazioni.

Come rendere la tua firma di Outlook un aspetto professionale

Esistono numerosi modi per garantire che la tua firma e-mail sia professionale. Le tue priorità principali: includi il tuo nome completo seguito dal tuo lavoro o posizione, quindi le informazioni di contatto. I seguenti sono elementi che aggiungeranno il massimo valore.

1. Nome

Potresti voler usare il tuo nome formale. Tralascia soprannomi o nomi abbreviati a meno che tu non abbia un ambiente di lavoro o clienti più casual.

2. Titolo

Questo può essere fondamentale, soprattutto per coloro che potrebbero non conoscerti bene o non aver lavorato con te in passato.

3. Nome dell’azienda

Se lavori per un’azienda, i destinatari devono conoscerne il nome. Se non lavori per un’azienda, potresti inserire qualcosa come ‘Appaltatore indipendente’ o ‘Sviluppatore freelance’. Puoi anche omettere questa parte se non rappresenti un’azienda.

Quando aggiungi le informazioni sull’azienda, potresti considerare di aggiungere il logo della tua azienda. Verifica prima con la tua azienda se ha elementi specifici che vorrebbe che includessi.

4. certificazioni

Potresti anche elencare tutte le certificazioni che tu o la tua azienda avete. Le certificazioni possono anche essere accompagnate da un logo o un simbolo che può essere aggiunto.

5. Informazioni di contatto

Questa potrebbe essere la parte più importante. Fornisci a qualcuno modi alternativi per entrare in contatto con te. Aggiungi il tuo numero di telefono, il tuo sito web aziendale o qualsiasi altro metodo che potresti avere. Puoi anche includere il tuo indirizzo email anche se sarà già nel messaggio nella sezione ‘Da’. Non fa male averlo lì dove qualcuno può vederlo facilmente e accedervi.

6. Social Media

Prendi in considerazione il collegamento a qualsiasi account di social media professionale come LinkedIn o altri che rappresentano la tua attività.

7. Foto

Una tua foto è facoltativa, ma è bello per le persone vedere con chi stanno comunicando. Se la cultura della tua azienda è formale, assicurati di utilizzare una foto dall’aspetto professionale.

Cosa non dovresti includere nella tua firma di Outlook

Come puoi vedere, la sezione della firma ti consentirà di aggiungere un’abbondanza di testo o immagini, ma non c’è niente di sbagliato nel mantenerlo semplice. L’obiettivo è fornire dati che aggiungano il massimo valore ai tuoi messaggi.

Non esagerare. Se ne aggiungi troppo, potrebbe sembrare disordinato. Il sovraccarico di informazioni può far sì che il destinatario lo ignori, soprattutto se ha fretta.

Vedrai spesso che le persone includono qualche tipo di citazione o dire nella loro firma e-mail. Lo sconsiglio a meno che non sia un motto o uno slogan della tua azienda. Le citazioni possono spesso essere supponenti, politiche o controverse; potresti rischiare di offendere qualcuno. Se il tuo desiderio è quello di essere professionale, le citazioni sono qualcosa che dovresti evitare.

Un’ultima cosa a cui pensare: evita di distrarre troppo la tua firma. Vuoi che venga notato, ma non vuoi anche che sia così accattivante da togliere il tuo messaggio.

La firma dovrebbe dire alle persone chi sei, cosa fai, per chi lavori, come contattarti e forse perché possono fidarsi di te.

Perché hai bisogno di una firma e-mail per Outlook

Ci sono altri buoni motivi per avere un moniker preformattato. Anche se possono sembrare semplici, non sottovalutare la loro importanza.

Come abbiamo già visto, una firma e-mail rende i tuoi messaggi più professionali. Una firma può far risparmiare tempo prezioso.

Anche se potrebbe non sembrare molto, l’invio di più e-mail e l’aggiunta costante del tuo nome e altri dettagli possono portare via ad altre attività. Con un’impostazione predefinita pre-creata, c’è una cosa in meno che devi fare per ogni messaggio.

Una firma garantisce inoltre che il tuo nome e altri dettagli siano sempre inclusi in ogni e-mail. Non dimenticherai di aggiungere le tue informazioni di contatto più importanti. Una firma standard mantiene costanti le tue informazioni di contatto in modo che tu sappia che stai inviando esattamente la stessa cosa a ciascun destinatario.

C’è un’ultima ragione: il destinatario saprà da chi sta ricevendo il messaggio. Gli indirizzi e-mail sono spesso parti confuse dei nostri nomi combinate con numeri o altre lettere.

Di conseguenza, la persona che riceve il messaggio potrebbe non conoscere il tuo nome completo. Una firma formale garantisce che il destinatario sappia chi sei.

Le parole finali

La tua firma e-mail di Outlook è una parte vitale delle tue comunicazioni. Fornisce informazioni su di te e offre ai tuoi lettori modi alternativi per contattarti. Risparmia tempo durante la digitazione e l’invio di e-mail poiché non dovrai compilare continuamente testo ripetitivo.

Dopo aver impostato la firma di Outlook, assicurati di rivederla frequentemente e di tenerla aggiornata in caso di modifiche.

Si spera che questo articolo ti abbia aiutato a configurare la tua firma e-mail professionale in Outlook. Non esitare a contattarci per qualsiasi domanda o commento.