2 modi rapidi per inserire un PDF in Word (con passaggi)

Se utilizzi Microsoft Word per lavoro, la possibilità di inserire un file PDF in un documento può essere fondamentale. Come scrittore di tecnologia e ingegnere del software, mi ritrovo a usare spesso questa funzione.

Quando ho un report creato in formato PDF da un’altra applicazione e ho bisogno di inserirlo in un documento Word, l’utilizzo di questa funzione può far risparmiare tempo. Non voglio dover riscrivere tutte quelle informazioni in Word.

Per fortuna non devo, e nemmeno tu. Con pochi semplici passaggi, puoi inserire facilmente il PDF nel tuo documento. Scopri come di seguito.

Note rapide

Esistono diversi metodi che puoi utilizzare per inserire un PDF in un documento Word.

Un modo semplice e veloce consiste nell’aprire il documento PDF, selezionare tutto il testo, copiarlo e incollarlo in Word.

Questo metodo funziona per del testo, ma se il PDF ha una formattazione, molto probabilmente lo perderai; non sembrerà corretto dopo averlo incollato in Word. Inoltre, puoi perdere dati. Per questi motivi, non consigliamo questa soluzione.

Gli altri metodi sono inserire il file PDF o trascinarlo nel documento di Word. Preferisco inserirlo come oggetto; Sento di avere più controllo su dove sta andando e come viene aggiunto. Copriamo entrambi i metodi di seguito.

Collegare o non collegare

Quando utilizzi uno dei metodi seguenti per inserire il tuo PDF, dovrai decidere se vuoi che sia collegato o meno al documento Word. Che cosa significa?

Connesso

Il collegamento del PDF può essere ottimo se le informazioni in esso contenute cambieranno o verranno aggiornate. Usare un collegamento è un po’ come avere una scorciatoia: quando fai clic sull’icona all’interno del documento di Word, apri il file PDF vero e proprio nella sua posizione esterna.

Eventuali modifiche apportate al PDF verranno visualizzate nel documento di Word; non sarà necessario aggiornarlo ogni volta che il PDF cambia. Suona benissimo, vero?

Il lato negativo? Il PDF non è incorporato nel documento Word effettivo. Per questo motivo, dovrai sempre conservare una copia del PDF nella stessa posizione in cui lo hai collegato. Se il documento Word non riesce a trovare il file PDF, non può aprirlo e visualizzarlo.

Scollegato

Se scegli di non collegare, Word incorporerà il PDF nel documento Word. Il PDF farà parte del documento; non importa dove lo invii, lo copi o lo apra, il documento di Word conterrà ancora il file PDF al suo interno.

Il positivo: non devi preoccuparti di inviare il PDF e il documento Word durante la condivisione.

Il negativo: se è necessario apportare aggiornamenti al file PDF, non verranno visualizzati automaticamente in Word. Sarà necessario eliminare il PDF dal documento Word e quindi reinserirlo.

Metodo 1: inserimento come oggetto

Il metodo 1 è il metodo preferito. Offre una grande quantità di controllo e precisione.

Nota: gli screenshot seguenti provengono da una versione precedente di MS Word. Tuttavia, i passaggi rimangono gli stessi nelle versioni più recenti di Word.

Passaggio 1: fai clic sulla posizione nel documento Word in cui desideri inserire il PDF.

Passaggio 2: in Microsoft Word, fare clic sulla scheda del menu ‘Inserisci’.

Passaggio 3: seleziona ‘Oggetto’ per inserire un oggetto.

Questa opzione si trova solitamente nella parte in alto a destra della barra degli strumenti. Nelle versioni più recenti di Word, potrebbe visualizzare solo un’icona con una piccola finestra nella sezione chiamata ‘Testo’. Passa il cursore sulle icone per identificare quella contrassegnata come ‘Oggetto’.

Passaggio 4: seleziona la scheda ‘Crea da file’.

Una volta visualizzata la finestra dell’oggetto, vedrai due schede. Seleziona quello etichettato ‘Crea da file’.

Passaggio 5: seleziona il tuo file PDF.

Fare clic sul pulsante ‘Sfoglia’, accedere alla cartella in cui è archiviato il file PDF e selezionare il file.

Passaggio 6: seleziona le opzioni.

Se desideri inserire il PDF come collegamento (come discusso sopra), seleziona la casella di controllo ‘Collega al file’.

Se desideri che il file venga visualizzato solo come icona, seleziona la casella di controllo ‘Visualizza come icona’. Verrà visualizzata un’icona che rappresenta il file PDF; se fai doppio clic su di esso, il PDF si aprirà. Se non selezioni questa casella, inserirà l’intero documento nel tuo documento Word.

Una volta terminate le selezioni, fare clic sul pulsante ‘OK’. Il PDF verrà inserito nel tuo documento. Vedere gli esempi di seguito. L’immagine a sinistra mostra il PDF, mentre l’immagine a destra mostra solo un’icona.

Metodo 2: trascina e rilascia

Il metodo drag-and-drop è semplice, ma c’è un aspetto negativo: non hai molto controllo su che il PDF è inserito.

Il PDF verrà scollegato; a seconda della versione di Word che stai utilizzando, verrà visualizzata come icona o come documento stesso. Ho una vecchia versione 2010 di Word che inserisce l’intero PDF. Quando l’ho provato in Word 365, tuttavia, mostrava solo un’icona.

Di seguito sono riportati i passaggi per il metodo di trascinamento della selezione. Sto usando una versione precedente di Word su una macchina Windows 7, quindi la tua potrebbe avere un aspetto diverso. Tuttavia, i passaggi vengono eseguiti allo stesso modo nelle versioni più recenti di Word.

Passaggio 1: scorri fino alla posizione nel documento di Word in cui desideri inserire il PDF.

Passaggio 2: apri Esplora file di Windows e vai al PDF che desideri inserire.

Passaggio 3: seleziona il PDF e trascinalo nel documento di Word.

Per selezionare e trascinare il file, fai clic sul PDF con il tasto sinistro del mouse e tienilo premuto, quindi trascina con attenzione il file in modo che si trovi sopra il documento di Word.

Una volta che è nel posto desiderato, rilascia il pulsante sinistro del mouse e il PDF verrà posizionato in quel punto.

Se riscontri problemi con la presentazione del PDF, puoi sempre eliminarlo dal documento e reinserirlo.

Questo conclude questo articolo tutorial. Spero che lo trovi utile. Come sempre, fammi sapere se hai problemi nel tentativo di inserire un PDF in un documento Word.