Come richiamare un’e-mail in Outlook (5 semplici passaggi)

Hai appena finito di scrivere un’e-mail urgente ai tuoi colleghi e hai fretta di inviarla, non c’è tempo per correggere le bozze. Hai premuto il pulsante di invio. Quindi, subito dopo, la realizzazione colpisce: hai inviato a tutto il tuo gruppo informazioni che non dovrebbero vedere. Sorso.

cosa fai? Se utilizzi Microsoft Outlook e i tuoi destinatari utilizzano Outlook e agisci rapidamente, potresti essere in grado di richiamare il messaggio prima che qualcuno lo veda.

Potrebbe essere un tiro lungo, ma l’ho visto funzionare. Pronto a provarlo? Continua a leggere per sapere come.

Perché dovrei richiamare?

A volte lavoro con informazioni sensibili e ho commesso l’errore di inviarle alla persona sbagliata. Questo è probabilmente uno scenario peggiore perché il richiamo del messaggio non funziona sempre. Non dovresti assolutamente fare affidamento su di esso quando si tratta di dati privati. Di seguito daremo un’occhiata a quando i richiami funzionano e non funzionano.

L’invio di posta con errori di battitura, d’altra parte, non è un grosso problema. Sì, è imbarazzante, ma non è la fine del mondo. Potrebbe anche darti un’idea di chi legge effettivamente i tuoi messaggi quando li invii. Recall può eventualmente aiutarti a riprenderti da un disastro grammaticale, ma ancora una volta, non contare su di esso.

Ecco uno stupido: se sei arrabbiato o arrabbiato con qualcuno e, nella foga del momento, scrivigli un messaggio feroce, non filtrato e offensivo, il tipo che rompe le relazioni. Questo potrebbe metterti in un armadietto ferito, che si tratti di un capo, un collega, un amico o un altro significativo. Questo è successo a me: vorrei davvero avere avuto un pulsante di richiamo allora!

A volte non prestiamo attenzione alla compilazione automatica quando indirizziamo il messaggio e scopriamo, troppo tardi, che è andato alla persona sbagliata. Ho ricevuto e-mail destinate a qualcun altro; Succede tutto il tempo. Se sei fortunato, un richiamo potrebbe funzionare e salvarti dal tuo errore.

Sono sicuro che ci sono altre situazioni a cui non sto pensando, ma si ottiene l’immagine. È facile inviare una mail che vorresti non aver inviato. Diamo un’occhiata a come richiamare le email all’interno dell’applicazione Microsoft Outlook.

Passaggi per richiamare un’e-mail

I seguenti passaggi ti permetteranno di farlo tentativo per richiamare un’e-mail in Outlook. Ricorda che il tempo è un fattore critico. Devi farlo prima che la persona lo apra! Ci sono anche altri fattori al di fuori del tuo controllo che potrebbero causare il fallimento del processo. Puoi leggere di più su quelli nella prossima sezione.

Ecco cosa fare:

1. Selezionare la cartella Posta inviata

Nel riquadro di navigazione o cartella sul lato sinistro di Outlook, seleziona la cartella ‘Posta inviata’.

2. Trova il messaggio inviato

Nell’elenco degli articoli inviati, trova e seleziona quello che desideri richiamare. Fare doppio clic per aprirlo nella propria finestra.

3. Selezionare Azione da richiamare

Nella finestra, seleziona la scheda ‘Messaggio’. Quindi, dalla sezione ‘Sposta’, seleziona ‘Altre azioni di spostamento’.

Ora seleziona ‘Richiama questo messaggio’.

4. Selezionare Opzioni

Dovrai decidere se desideri ‘Eliminare le copie non lette del messaggio’ o ‘Eliminare le copie non lette e sostituirle con un nuovo messaggio’. Puoi anche scegliere di ricevere un messaggio che ti informa se il richiamo è andato a buon fine. Seleziona la casella se desideri ricevere la conferma. Questo è consigliato poiché potrebbe essere l’unico modo per sapere se funziona.

Fare clic su ‘OK’. Se hai scelto di sostituire il messaggio, si aprirà una nuova finestra con il messaggio. Apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su ‘Invia’ quando sei pronto per inviarlo.

5. Cerca la conferma

Supponendo che ti sia registrato per la notifica, vedrai un messaggio che ti informa dell’accaduto. Ti dirà a chi è stata inviata l’e-mail originale, il suo oggetto e l’ora in cui è stata inviata. Vedrai se il richiamo è andato a buon fine, insieme alla data e all’ora del richiamo.

Cosa ti serve per il richiamo al lavoro

Quindi, se le stelle sono allineate, il richiamo di un’e-mail funziona? Ad essere onesti, è una cazzata. Detto questo, è possibile, quindi diamo un’occhiata a ciò che deve accadere affinché un richiamo di e-mail abbia successo.

App Outlook

Il primo requisito è che devi utilizzare l’applicazione desktop Microsoft Outlook. Non sarai in grado di richiamare dall’interfaccia web di Microsoft.

Microsoft Exchange

Devi utilizzare un sistema di posta di Microsoft Exchange. Tu e il destinatario dovete trovarvi sullo stesso server di scambio. Se si tratta di una situazione di lavoro, è possibile che ti trovi sullo stesso server di Exchange dei tuoi colleghi. Ciò significa che potrebbe funzionare per loro, ma non con nessuno al di fuori della tua azienda.

Messaggi aperti

Il richiamo funzionerà solo se il destinatario non ha ancora aperto l’e-mail. Una volta aperto, è troppo tardi. È stato scaricato nella loro casella di posta locale.

Configurato per ignorare la richiesta

Outlook può essere configurato in modo che i messaggi non possano essere richiamati dalla posta in arrivo. Se questo è il caso del tuo destinatario, il tuo richiamo non funzionerà.

Posta reindirizzata

Se la persona a cui stai inviando un’e-mail ha delle regole impostate per spostare i messaggi in altre cartelle e tali regole includono il tuo messaggio, il richiamo non funzionerà. Funziona solo quando il messaggio non è stato letto e rimane nella posta in arrivo della persona.

Impedisci l’invio di email che devono essere richiamate

Come abbiamo visto, un messaggio di Outlook può essere ripreso, ma ci sono buone probabilità che il richiamo non riesca. Il modo migliore per gestire e-mail spiacevoli è non inviarle in primo luogo. Sembra semplice, ma so che non lo è. In realtà capita a tutti noi, ma ci sono alcune cose che possiamo fare per impedirne l’invio.

Il metodo seguente può sembrare strano, ma è utile: puoi configurare Outlook in modo che abbia un ritardo prima che invii l’e-mail. Ciò significa che quando premi il pulsante di invio, il messaggio rimane nella tua casella di posta per un determinato periodo di tempo prima di inviarlo. Ciò ti dà la possibilità di eliminare/cancellare le e-mail prima che vengano effettivamente inviate. Per istruzioni su come farlo, dai un’occhiata a questo articolo di Microsoft.

Secondo me, la cosa migliore da fare è rivedere o rileggere accuratamente ciò che hai scritto prima di inviarlo. So che a volte abbiamo fretta, ma l’autocorrezione catturerà il 95% dei tuoi errori. Se non sei bravo a correggere le bozze, prova un correttore grammaticale come Grammarly, che può essere utilizzato per rivedere il testo in Outlook.

Rileggere la tua email più volte può prevenire molti problemi. Ti assicura di sapere cosa stai inviando. Non dimenticare di rivedere l’elenco dei destinatari (anche l’elenco dei CC) e l’oggetto, poiché è qui che si verificano spesso problemi.

Per quanto riguarda la brutta e-mail che ti penti di aver inviato al tuo collega, può essere leggermente diverso. Ho scoperto che la cosa migliore da fare per questo è scrivere prima il messaggio. Non indirizzarlo ancora a nessuno, poiché non vuoi inviarlo per sbaglio.

Una volta che l’hai scritto, rileggilo. Quindi allontanati dal tuo computer o almeno da Outlook. Torna su circa 15-20 minuti dopo e rileggilo. Sei contento di quello che hai detto? È così che vuoi comunicare alla persona?

Allontanarti ti dà la possibilità di prevenire quella reazione avventata a dove dici cose di cui ti penti. Ciò ti consentirà anche di rivedere il testo se riesci a pensare a un modo più calmo per spiegare il tuo problema.

Se ritieni che il tuo messaggio sia troppo duro o non appropriato, puoi sempre eliminarlo e scriverne uno nuovo in seguito. Se sei veramente pronto per inviarlo, compila il campo ‘A’ con il nome del destinatario e spediscilo. Questo processo almeno ti dà la possibilità di calmarti e assicurarti di prendere una decisione razionale.

Le parole finali

Se sei in difficoltà a causa di un’e-mail che ti penti di aver inviato, è possibile che la funzione di richiamo di Outlook possa aiutarti a rimuovere l’e-mail prima che i destinatari la leggano.

Questa funzione non è sicuramente qualcosa su cui dovresti fare affidamento. Molte variabili contribuiscono a farlo funzionare. È probabile che la persona lo legga prima che tu possa inviare la richiesta di richiamo.

La migliore pratica è prendersi il proprio tempo, correggere le bozze delle e-mail e cercare di non inviare messaggi reattivi a cui non si è dedicato del tempo. In altre parole, la prevenzione è il miglior rimedio per le email di rammarico.