Puoi annullare l’invio di un’e-mail? (Ecco la vera risposta)

Premi il pulsante di invio per un’e-mail che hai appena scritto e poi ti rendi conto che è andata alla persona sbagliata, conteneva qualcosa che non avresti dovuto dire o è piena di errori di battitura. In ogni caso, vuoi riprenderlo prima che il destinatario lo legga. Succede a tutti noi e può essere una vera sensazione nauseante.

Cosa sai fare? Puoi annullare l’invio del messaggio? Ebbene sì e no. È una domanda difficile. Dipende dal client di posta che stai utilizzando. La risposta breve è che puoi, in alcuni casi limitati. Quindi, anche se è possibile, non è qualcosa su cui dovresti contare.

Diamo un’occhiata alle e-mail non inviate, in primo luogo perché dovresti farlo e alla possibilità di farlo con diversi servizi e client. Vedremo anche come evitare di dover annullare l’invio di un’e-mail.

Perché dovrei annullare l’invio di un’e-mail?

Ci sono situazioni in cui inviamo un messaggio, poi scopriamo che non eravamo ancora pronti per inviarlo o che non avremmo dovuto inviarlo affatto.

Il mio lavoro spesso richiede che io lavori con informazioni sensibili. Devo assicurarmi che ciò che invio vada alle persone corrette e che siano informazioni che possono vedere. Questo è uno scenario in cui non inviare un’e-mail potrebbe davvero essere un salvatore. Se il tuo lavoro è in gioco, non vuoi inviare informazioni sensibili alla persona sbagliata. Si spera che, se lo fai per sbaglio, puoi annullare l’invio del messaggio prima che sia troppo tardi.

Un errore più comune è inviare un messaggio pieno di errori di battitura. Può essere imbarazzante, ma non è la fine del mondo, a meno che non sia per un potenziale datore di lavoro o cliente. In tal caso, potrebbe significare perdere un potenziale cliente o un cliente.

Un altro errore è inviare un’e-mail arrabbiata a un collega, capo o chiunque altro. Quando agiamo con rabbia senza fermarci, spesso reagiamo a qualcosa e scriviamo qualcosa che vorremmo non avere. Premi il pulsante di invio senza pensarci e potresti trovarti in una brutta situazione.

Nel mondo degli affari, uno degli errori più comuni è indirizzare un’e-mail alla persona sbagliata. Digiti il ​​nome del destinatario e la compilazione automatica a volte inserisce un destinatario errato.

Non inviare e-mail

La possibilità di annullare l’invio di un’e-mail dipende dal servizio e client di posta elettronica tu stai usando. Se stai utilizzando Gmail, puoi annullare l’invio, ma devi essere veloce. Se stai utilizzando l’app Microsoft Outlook su un server Microsoft Exchange, potresti essere in grado di richiamarla. Altre app o servizi potrebbero avere modi per riprendere un’e-mail discutibile. Molti altri, come Yahoo, non lo fanno.

Gmail
Puoi annullare l’invio di un messaggio in Gmail, ma c’è un tempo limitato per farlo. Hai solo pochi secondi per agire e devi farlo prima di fare clic su qualsiasi altra finestra o scheda. Una volta che ti sei allontanato dalla schermata dell’e-mail o è trascorso il tempo, il messaggio è stato inviato.

La funzione ‘Annulla’ o ‘Annulla’ in Gmail non annulla l’invio dell’e-mail. Quello che succede è che c’è un ritardo prima che il messaggio esca. Quando si fa clic sul pulsante ‘Invia’, il messaggio viene ‘trattenuto’ per il periodo di tempo configurato. Quando premi il pulsante ‘Annulla’, Gmail non invia il messaggio.

È possibile configurare il ritardo da 5 a 30 secondi. Questo può essere impostato nella scheda ‘Generale’ delle impostazioni di Gmail. Vedi sotto.

Il processo di annullamento dell’invio di un’e-mail è abbastanza semplice. Dopo aver fatto clic su ‘invia’ sul tuo messaggio, verrà visualizzata una notifica nell’angolo in basso a sinistra della finestra di Gmail. Dovrebbe assomigliare all’immagine qui sotto.

Fai clic sul pulsante ‘Annulla’ e interromperà l’invio del messaggio. Gmail aprirà il tuo messaggio originale e ti consentirà di modificarlo e inviarlo di nuovo. Questo è tutto quello che c’è da fare.

MS Outlook
Il metodo di Microsoft Outlook per annullare l’invio di un’e-mail è molto diverso. MS Outlook lo chiama ‘richiamo’. Invece di ritardare l’invio del messaggio per alcuni secondi come fa Gmail, invia un comando al client di posta elettronica del destinatario e chiede di rimuoverlo. Naturalmente, questo funziona solo se il destinatario non ha letto il messaggio e se entrambi state utilizzando un server Microsoft Exchange.

Ci sono alcuni altri fattori che devono essere in atto affinché il richiamo funzioni. Richiamare il messaggio comprende andare ai messaggi inviati in Outlook, trovare l’e-mail inviata, aprirla e trovare il messaggio di ‘richiamo’ nel menu (vedi immagine sotto). Outlook ti avviserà quindi se il richiamo è andato a buon fine.

Se desideri vedere maggiori dettagli su come utilizzare il richiamo di Microsoft Outlook, consulta il nostro articolo: Come richiamare un’e-mail in Outlook.

Strumenti e suggerimenti

Esistono vari altri servizi di posta elettronica e client; molti hanno qualche tipo di funzione di annullamento o annullamento. La maggior parte funziona in modo simile a Gmail, dove c’è un ritardo nell’invio. Se sei curioso di sapere come funzionano altri servizi/client, guarda le impostazioni o la configurazione della tua email e vedi se può ritardare l’invio.

Microsoft Outlook ha un’impostazione di ritardo in modo che se non puoi utilizzare la funzione di richiamo, puoi avere un ritardo. Per interrompere l’e-mail, dovrai andare nella Posta in uscita ed eliminarla prima che venga inviata. Molti altri client hanno funzionalità simili che possono essere implementate.

Uccello di posta è un esempio di client di posta elettronica che può essere configurato per ritardare l’invio di messaggi.

La maggior parte dei client dispone di funzionalità che possono essere configurate per proteggerti dall’invio di e-mail indesiderate.

Prevenire le email spiacevoli

Sebbene i messaggi di posta elettronica possano essere ritirati, ci sono buone probabilità che il richiamo non vada a buon fine o che tu non prema il pulsante ‘annulla’ abbastanza rapidamente. Il metodo migliore per gestire e-mail spiacevoli è non inviarle in primo luogo.

Esamina attentamente i tuoi messaggi prima di inviarli: la correzione di bozze ti impedirà di inviare e-mail cariche di errori di battitura. E se la correzione di bozze non fa per te? Prendi un Grammarly account. È un’app estremamente utile.

Rileggere il tuo messaggio più volte. La maggior parte dei problemi si verifica spesso inviando e-mail all’indirizzo sbagliato o incasinando la riga dell’oggetto, quindi assicurati di rivedere queste aree in modo specifico.

Per quanto riguarda l’e-mail arrabbiata che ti sei pentito di aver inviato, la migliore pratica si riduce a tre parole: NON HIT HIT INVIA. C’è una storia secondo cui Abraham Lincoln, ogni volta che era pazzo, scriveva una lettera bollente alla parte incriminata. Quindi NON L’HA INVIATO. Invece, la sua politica era di lasciare la lettera in un cassetto per tre giorni.

Dopodiché, apriva il cassetto, rileggeva la lettera (spesso con una testa molto più fredda) e decideva se inviarla. Il 100% delle volte, non lo ha inviato. Qual è la lezione qui? NON PREMERE INVIA quando sei emotivo. Allontanati, torna e prenditi del tempo per decidere se vuoi davvero far saltare in aria il tuo amico, la persona amata o il collega.

Le parole finali

L’invio di un’e-mail spiacevole può essere imbarazzante. In alcuni casi, può costarti un lavoro, un cliente o un amico. Ecco perché è essenziale rivedere a fondo i messaggi prima di inviarli. Se i messaggi vengono inviati per errore, si spera che sia possibile annullarli prima che escano o vengano letti.

Ci auguriamo che questo articolo ti sia stato utile. Si prega di contattarci per qualsiasi domanda o commento.