Gmail にプロフェッショナルな電子メール署名を追加する 7 つの手順
インスタント メッセージング、テキスト メッセージング、ビデオ チャット、ソーシャル メディアなどの出現により、多くの人がメールのことを忘れています。 しかし、ビジネスの世界では、電子メールは依然として重要なコミュニケーション手段です。
特にビジネスで電子メールを定期的に使用している場合、電子メールがプロフェッショナルに見えることが重要です。 メッセージの最後にプロの署名があると、同僚、マネージャー、およびクライアントに送信する電子メールを形式化するのに大いに役立ちます。
それで、あなたはそれをどのようにしますか？ 電子メールの署名をまだ持っていない場合、または持っているが変更方法を忘れた場合は、適切な場所に来ました。
この記事では、メールの署名を追加または変更して、プロフェッショナルに見せる方法を紹介します。
目次
Gmail で署名を追加する方法
Gmail に署名を追加するのは簡単で、すぐに実行できます。 次の手順を使用してください。
ステップ 1: Gmail の設定に移動する
Gmail で、画面の右上隅にある [設定] アイコンをクリックします。
下にスクロールして、「署名」セクションを見つけます。 ほぼページの終わり近くになります。 アクセスしたら、「新規作成」ボタンをクリックします。
ステップ 4: 署名名を入力する
名前を入力したら、「作成」ボタンをクリックします。 以下の例では自分の名前を使用していますが、任意の名前を入力できます。
ステップ 5: 署名を入力する
名前の右側にあるテキスト ウィンドウに、署名に含めるすべての情報を入力できます。 必要に応じて、テキストの書式を設定したり、画像や URL リンクを追加したりすることもできます。
電子メールの署名をプロフェッショナルに見せるには、どのような情報を追加する必要がありますか? 詳細については、以下のセクションを参照してください。
ステップ 6: 署名のデフォルトを設定する
新しいメッセージに使用する署名と、メッセージの返信または転送に使用する署名を選択する必要があります。 複数追加できるので、新規メッセージと返信/転送メッセージ用に別のものを選択できます。 複数の署名がある場合、それらすべてがドロップダウン リストに表示されます。
ステップ7：変更を保存する
画面の一番下までスクロールして、変更を保存することを忘れないでください。 完了したら、完了です。
Gmail の署名を更新する方法
新しい連絡先番号または役職を取得したときに、署名を更新する必要がある場合があります。 よりプロフェッショナルに見えるように変更したい場合があります。 いずれにせよ、署名の見た目が気に入らなくても心配はいりません。 変更は簡単です。
更新するには、新しいものを作成するために使用したのと同じ手順に従ってください。 設定の署名セクションに移動したら (ステップ 2)、名前をクリックし、右側のテキスト ウィンドウで変更を行います。
それはとても簡単です。 ページの一番下に移動して、設定を保存することを忘れないでください。
Gmail の署名をプロフェッショナルに見せる方法
メールの署名をプロフェッショナルに見せるには、さまざまな方法があります。 あなたのフルネームから始めて、あなたの仕事や地位に関する情報を続けてください。 以下は、最も付加価値の高いものです。
1。 名
よりカジュアルな職場環境やクライアントがいない限り、ニックネームや短縮名の代わりに正式な名前を使用することをお勧めします.
2 タイトル
役職を入力してください。 これは、あなたのことをよく知らない受信者や、過去にあなたと仕事をしたことがない受信者にとって特に重要です。
3.会社名
あなたが会社で働いている場合は、あなたが誰のために働いているかを彼らに知らせてください。 特定の会社で働いていない場合は、「独立請負業者」または「フリーランス開発者」と入力できます。
会社情報を追加する場合、会社のロゴを追加したい場合があります。 あなたの会社に電子メール署名の標準形式があるかどうか尋ねてください。
4。 認証
あなたまたはあなたの会社が持っている資格をリストすることができます。 一部の認証にはロゴやシンボルが付属しており、追加することもできます。
5。 連絡先情報
受信者があなたに連絡する別の方法を提供します。 電話番号、会社のウェブサイト、またはその他の連絡先情報を追加します。 「送信者」セクションのメッセージに既に記載されている場合でも、メール アドレスを含めることもできます。 誰かが簡単に見つけられる場所に置いておいて損はありません。
LinkedIn などのプロのソーシャル メディア アカウントへのリンクを検討することもできます。
7.写真
自分の写真を含めることは任意ですが、コミュニケーションを取っている相手を人々が確認できるようにするとよいでしょう。 必ずプロ並みの写真を使用してください。
Gmail の署名に含めてはいけないもの
無理しないでください。 情報を追加しすぎると、署名が雑然として読みにくくなります。 誰も気にしない情報でいっぱいの場合、受信者がそれを完全に無視する可能性が高くなります。
Gmail の署名にお気に入りの引用符が含まれている場合があります。 あなたの会社が使用するモットーまたはスローガンでない限り、そのようなものを追加することは避けます. 独断的、政治的、または物議を醸す発言は、誰かの気分を害する可能性があります。職場はそうしたい場所ではありません。
Gmail の署名が邪魔にならないようにします。 メール メッセージの本文から離れてしまうほど人目を引くものにしないでください。
署名は、あなたが誰であるか、何をしているのか、誰のために働いているのか、あなたに連絡する方法、そしておそらくなぜ彼らがあなたを信頼できるのかを伝える情報を提供する必要があります. それがあなたのメッセージを損なうものであってはなりません。
Gmail の電子メール署名が必要な理由
電子メールの署名は、コミュニケーションにプロフェッショナリズムの雰囲気を与えます。 送信ボタンを押す前に自動的に入力されたとしても、メッセージの重要な部分です。
優れた電子メール署名は時間を節約します。 大量のメールを送信する場合、名前と情報を一番下に自動的に追加すると、フラストレーションと混乱を大幅に軽減できます。
また、重要なメッセージを送信するために急いでいるときに発生する可能性のある連絡先情報の提供を忘れないようにします。
最後に、Gmail 署名は一貫性を提供します。 毎回同じ情報を正しく送信します。 正しい電話番号を提供したかどうか心配したり、受信者があなたのメールの送信者を知らないのではないかと心配したことはありませんか?
メールアドレスは、実際の名前とは大きく異なる場合があります。 Gmail の電子メール署名により、受信者はメッセージの送信者を確実に知ることができます。
最後の言葉
メールの署名は、Gmail メッセージの重要な部分です。 それらはあなたに関する重要な情報を提供し、読者があなたに連絡する別の方法を提供します. 必要事項が自動的に入力されるため、時間を節約できます。 最後に、すべての受信者に一貫して同じ情報を送信できるようにします。
Gmail の電子メール署名を設定したら、頻繁に確認し、情報が変更されたときに常に最新の状態に保つようにしてください。
この記事が、Gmail でプロフェッショナルなメール署名をデザインするのに役立つことを願っています。 ご質問やご意見がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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