Outlook でプロフェッショナルな電子メール署名を追加する 7 つの手順

あなたが頻繁に電子メールを使用している場合、同僚、同僚、友人、または家族からの末尾に署名のあるメールを見たことがあるでしょう。名前、電話番号、役職、その他の関連情報を提供する場合があります。署名は、電子メールを非常にプロフェッショナルに見せることができます。

ほとんどの電子通信は現在、インスタントメッセージング、テキストメッセージング、ビデオチャット、またはソーシャルメディアの形式になっていますが、電子メールはビジネスの世界で依然として広く使用されています。このため、目立ち、誰と通信しているかを他の人に知らせる、プロフェッショナルな外観のマークを付けることが重要です。

あなたは Outlook ユーザーですか? Microsoft Outlook で電子メールの署名を作成するのはかなり簡単です。ほんの数分でできます。

すでにお持ちで、変更方法を忘れてしまった場合は、その方法をご案内します。メール署名を追加または変更する方法を見てみましょう。その後、それをプロフェッショナルに見せる方法に関するいくつかのメモを含めました.

Microsoft Outlook で署名を追加する

Outlook で署名を追加するのは、かなり簡単なプロセスです。これは Web バージョンの Outlook で行いますが、Outlook アプリ内でほぼ同じ手順を使用して行うこともできます。この記事のスクリーンショットは、Web バージョンの Outlook のものです。

ステップ 1: Microsoft Outlook にログインする

Microsoft Outlook にサインインします。

ステップ 2: Outlook の設定を開く

アカウント設定を開きます。これを行うには、ブラウザの右上隅にある設定アイコンをクリックします。

ステップ 3: [すべての Outlook 設定を表示] をクリックします。

ステップ 4: [メール] をクリックします – 作成して返信します

設定メニューで、「メール」、「作成して返信」の順にクリックします。画面右側のウィンドウの上部に、すぐに「電子メールの署名」セクションが表示されます。

ステップ 5: 署名情報を追加する

署名に表示したいすべてのものを追加します。あなたの作品がプロフェッショナルに見えるようにする方法については、以下のセクションを参照してください。

フォントを変更したり、その他の標準的なテキスト書式設定オプションを使用したりできます。ご希望があれば画像の追加も可能です。

ステップ6：オプションを選択します

オプションを選択して、署名をいつ使用するかを決定します。新しいメッセージや、返信または転送するメッセージに含めることができます。

ステップ7：変更を保存する

右下隅にある「保存」ボタンをクリックすることを忘れないでください。保存したら完了です。メールにはプロ並みの見栄えの良い署名が必要です。

Microsoft Outlook の署名を更新する

新しい署名の外観に満足できない場合でも、心配はいりません。編集するのは簡単です。また、連絡先が変わったり、役職が変わったり、ちょっとブラッシュアップしたいだけで、変更が必要になることもよくあります。

更新するには、新しいものを作成するために使用したのと同じ手順に従ってください。設定の署名セクション (ステップ 4) に到達したら、右側のテキストウィンドウをクリックし、テキストボックスを編集して希望どおりに表示します。それはとても簡単です。設定を保存することを忘れないでください。

Outlook の署名をプロフェッショナルに見せる方法

電子メールの署名がプロフェッショナルに見えるようにする方法はたくさんあります。最優先事項: 氏名の後に仕事または役職、連絡先情報を含めます。以下は、最も付加価値の高いアイテムです。

1。名

正式な名前を使用することもできます。よりカジュアルな職場環境やクライアントがいない限り、ニックネームや短縮名は使用しないでください。

2 タイトル

これは、特にあなたのことをよく知らない人や、過去にあなたと仕事をしたことがない人にとっては重要です。

3.会社名

会社で働いている場合、受信者は会社の名前を知っている必要があります。会社で働いていない場合は、「独立した請負業者」や「フリーランスの開発者」などを入れることができます。会社を代表していない場合は、この部分を省略することもできます。

会社情報を追加するときは、会社のロゴを追加することを検討してください。最初にあなたの会社に確認して、彼らがあなたに含めてほしい特定のものがあるかどうかを確認してください.

4。認証

また、あなたまたはあなたの会社が持っている資格をリストすることもできます。証明書には、追加できるロゴまたはシンボルが付いている場合があります。

5。連絡先情報

これは最も重要な部分かもしれません。誰かがあなたに連絡を取る別の方法を提供します。電話番号、会社のウェブサイト、またはその他の方法を追加します。「差出人」セクションのメッセージに既に記載されている場合でも、メールアドレスを含めることもできます。誰かが簡単に見たりアクセスしたりできる場所に置いても問題ありません。

6。ソーシャルメディア

LinkedIn など、あなたのビジネスを代表するプロのソーシャルメディアアカウントにリンクすることを検討してください。

7.写真

自分の写真はオプションですが、コミュニケーションを取っている相手を人々が確認できると便利です。会社の文化がフォーマルな場合は、プロ並みの写真を使用してください。

Outlook の署名に含めてはいけないもの

ご覧のとおり、署名セクションでは豊富なテキストや画像を追加できますが、シンプルに保つことには何の問題もありません。目標は、メッセージに最も価値のあるデータを提供することです。

無理しないでください。入れすぎるとごちゃごちゃして見えるかもしれません。特に急いでいる場合は、情報が過負荷になると、受信者はそれを無視する可能性があります。

メールの署名に何らかの引用や格言が含まれている人をよく見かけます。それがあなたの会社のモットーやスローガンでない限り、私はこれに反対することをお勧めします. 引用は、多くの場合、独断的、政治的、または物議を醸す可能性があります。誰かを怒らせる危険があります。プロフェッショナルになりたいのであれば、引用は避けるべきものです。

最後に考慮すべきことは、署名が気を散らしすぎないようにすることです。あなたはそれが注目されたいと思っていますが、あなたのメッセージから離れてしまうほど人目を引くことも望んでいません.

署名は、あなたが誰であるか、何をしているか、誰のために働いているか、あなたに連絡する方法、そしておそらくあなたを信頼できる理由を人々に伝える必要があります.

Outlook の電子メール署名が必要な理由

書式設定済みのモニカを使用する正当な理由が他にもいくつかあります。シンプルに見えるかもしれませんが、その重要性を過小評価しないでください。

既に見てきたように、電子メールの署名により、メッセージがよりプロフェッショナルに見えます。署名により、貴重な時間を節約できます。

大したことではないように思えるかもしれませんが、複数の電子メールを送信し、名前やその他の詳細を常に追加すると、他のタスクが奪われる可能性があります。事前に作成されたデフォルトを使用すると、メッセージごとに行う必要があることが XNUMX つ少なくなります。

また、署名により、あなたの名前やその他の詳細が常に各メールに含まれていることが保証されます。重要な連絡先情報の追加を忘れることはありません。標準の署名により、連絡先情報が一定に保たれるため、各受信者にまったく同じものを送信していることがわかります。

最後にもう XNUMX つ理由があります。受信者は、誰からメッセージを受信しているかを知ることができます。電子メールアドレスは、多くの場合、数字やその他の文字が組み合わされた、名前の一部がごちゃ混ぜになっています。

その結果、メッセージの受信者はあなたのフルネームを知らない可能性があります。正式な署名により、受信者はあなたが誰であるかを知ることができます.

最後の言葉

Outlook 電子メールの署名は、コミュニケーションの重要な部分です。あなたに関する情報を提供し、読者があなたに連絡する別の方法を提供します。繰り返しのテキストを継続的に入力する必要がないため、メールを入力して送信する際の時間を節約できます。

Outlook の署名を設定したら、頻繁に確認し、何か変更があった場合は最新の状態に保つようにしてください。

この記事が、Outlook でプロの電子メール署名を設定するのに役立つことを願っています. ご質問やご意見がございましたら、お気軽にお問い合わせください。