7 stappen om een professionele e-mailhandtekening toe te voegen in Gmail
Met de komst van instant messaging, sms, videochat, sociale media en meer, zijn velen e-mail vergeten. In de zakenwereld is e-mail echter nog steeds een kritieke communicatiemethode.
Als u een regelmatige gebruiker van e-mail bent, vooral voor bedrijven, is het belangrijk dat uw e-mail er professioneel uitziet. Het hebben van een professionele handtekening onder aan uw berichten kan een grote bijdrage leveren aan het formaliseren van e-mails die u naar collega’s, managers en klanten stuurt.
Dus hoe doe je het? Als je nog geen e-mailhandtekening hebt, of je hebt er een maar bent vergeten hoe je deze kunt wijzigen, dan ben je hier aan het juiste adres.
In dit artikel laten we u zien hoe u uw e-mailhandtekening kunt toevoegen of wijzigen en deze er professioneel uit kunt laten zien.
Inhoudsopgave
Een handtekening toevoegen in Gmail
Een handtekening toevoegen in Gmail is eenvoudig en snel gedaan. Gebruik gewoon de volgende stappen:
Stap 1: Ga naar Gmail-instellingen
Klik in Gmail op het pictogram Instellingen in de rechterbovenhoek van het scherm.
Scroll naar beneden en zoek het gedeelte ‘Handtekening’. Het zal bijna aan het einde van de pagina zijn. Zodra u daar bent, klikt u op de knop ‘Nieuw maken’.
Stap 4: Voer de handtekeningnaam in
Nadat u de naam hebt ingevoerd, klikt u op de knop ‘Maken’. Ik heb net mijn naam gebruikt in het onderstaande voorbeeld, maar je kunt alles typen wat je wilt.
Stap 5: Voer uw handtekening in
In het tekstvenster aan de rechterkant van de naam kunt u alle informatie invoeren die u in uw handtekening wilt hebben. U kunt tekst opmaken en zelfs afbeeldingen of URL-links toevoegen als u dat wilt.
Welke informatie moet u toevoegen om uw e-mailhandtekening er professioneel uit te laten zien? Zie de sectie hieronder voor meer details.
Stap 6: Standaardinstellingen voor handtekening instellen
U moet een handtekening selecteren die moet worden gebruikt voor nieuwe berichten en een voor het beantwoorden of doorsturen van berichten. U kunt er meer dan één toevoegen, dus u kunt verschillende kiezen voor nieuwe berichten en berichten beantwoorden/doorsturen. Als u meerdere handtekeningen heeft, verschijnen ze allemaal in de vervolgkeuzelijst.
Stap 7: Sla wijzigingen op
Vergeet niet naar de onderkant van het scherm te scrollen en uw wijzigingen op te slaan. Als je dat eenmaal hebt gedaan, ben je klaar.
Hoe u uw Gmail-handtekening kunt bijwerken
Mogelijk moet u uw handtekening bijwerken wanneer u een nieuw contactnummer of functietitel krijgt. Misschien wil je het veranderen om er professioneler uit te zien. Hoe dan ook, als uw handtekening er niet goed uitziet, hoeft u zich geen zorgen te maken. Het is gemakkelijk te wijzigen.
Om het bij te werken, volgt u gewoon dezelfde stappen die werden gebruikt om de nieuwe te maken. Wanneer je bij het handtekeninggedeelte in je instellingen komt (stap 2), klik je op de naam en breng je de wijzigingen aan in het tekstvenster aan de rechterkant.
Het is zo simpel. Vergeet niet naar de onderkant van de pagina te gaan en je instellingen op te slaan.
Hoe u uw Gmail-handtekening er professioneel uit laat zien
Er zijn verschillende manieren om uw e-mailhandtekening er professioneel uit te laten zien. Begin met uw volledige naam, gevolgd door informatie die betrekking heeft op uw baan of functie. De volgende zijn dingen die de meeste waarde toevoegen.
1. Naam
U wilt waarschijnlijk uw formele naam gebruiken in plaats van bijnamen of verkorte namen, tenzij u een meer informele werkomgeving of klanten hebt.
2. Titel
Geef uw functietitel op. Dit kan van cruciaal belang zijn, vooral voor ontvangers die u misschien niet goed kennen of in het verleden niet met u hebben samengewerkt.
3. Bedrijfsnaam
Als u voor een bedrijf werkt, laat hen dan weten voor wie u werkt. Als u niet voor een specifiek bedrijf werkt, kunt u ‘Onafhankelijke contractant’ of ‘Freelance ontwikkelaar’ gebruiken.
Wanneer u bedrijfsinformatie toevoegt, wilt u misschien uw bedrijfslogo toevoegen. Vraag of uw bedrijf een standaardformaat heeft voor e-mailhandtekeningen.
4. Certificaten
Misschien wilt u alle certificeringen vermelden die u of uw bedrijf heeft. Sommige certificeringen worden geleverd met een logo of symbool dat u ook kunt toevoegen.
5. Contactinformatie
Bied alternatieve manieren waarop uw ontvanger contact met u kan opnemen. Voeg uw telefoonnummer, bedrijfswebsite of andere contactgegevens toe. U kunt ook uw e-mailadres opnemen, ook al staat dit al in het bericht in het gedeelte ‘Van’. Het kan geen kwaad om het te hebben waar iemand het gemakkelijk kan vinden.
U kunt overwegen om te linken naar een professioneel social media-account zoals LinkedIn.
7. Foto
Het toevoegen van een foto van jezelf is optioneel, maar het kan leuk zijn voor mensen om te zien met wie ze communiceren. Zorg ervoor dat u een professioneel ogende foto gebruikt.
Wat u niet in uw Gmail-handtekening mag opnemen
Overdrijf het niet. Als u te veel informatie toevoegt, wordt uw handtekening onoverzichtelijk en moeilijk leesbaar. Als het vol staat met informatie waar niemand om geeft, is de kans groot dat de ontvanger het helemaal negeert.
Je zult soms zien dat mensen een favoriet citaat opnemen in hun Gmail-handtekening. Ik zou vermijden om zoiets toe te voegen, tenzij het een motto of slogan is die uw bedrijf gebruikt. Citaten die eigenzinnig, politiek of controversieel zijn, kunnen iemand beledigen – en de werkplek is niet waar je dat wilt doen.
Zorg ervoor dat uw Gmail-handtekening niet afleidt. Maak het niet zo opvallend dat het de hoofdtekst van uw e-mailbericht wegneemt.
De handtekening moet informatie bevatten die mensen vertelt wie je bent, wat je doet, voor wie je werkt, hoe ze contact met je kunnen opnemen en misschien waarom ze je kunnen vertrouwen. Niets van dat alles mag afbreuk doen aan uw bericht.
Waarom heb ik een e-mailhandtekening nodig voor Gmail?
E-mailhandtekeningen geven een vleugje professionaliteit aan uw communicatie. Ze vormen een essentieel onderdeel van uw bericht, zelfs als ze automatisch worden ingevuld voordat u op de verzendknop drukt.
Een goede e-mailhandtekening bespaart tijd. Als je veel e-mails verstuurt, kan het automatisch toevoegen van je naam en gegevens onderaan een hoop frustratie en verwarring voorkomen.
Het zorgt er ook voor dat u niet vergeet uw contactgegevens op te geven, wat kan gebeuren als u haast heeft om een belangrijk bericht te verzenden.
Ten slotte zorgt een Gmail-handtekening voor consistentie. Het stuurt elke keer dezelfde informatie, correct. Maakt u zich wel eens zorgen of u het juiste telefoonnummer heeft opgegeven of dat uw ontvanger niet weet van wie uw e-mail afkomstig is?
Uw e-mailadres kan heel anders zijn dan uw echte naam. Een e-mailhandtekening in Gmail zorgt ervoor dat de ontvanger weet van wie het bericht afkomstig is.
Laatste woorden
E-mailhandtekeningen kunnen een essentieel onderdeel zijn van uw Gmail-berichten. Ze geven belangrijke informatie over u en bieden lezers alternatieve manieren om contact met u op te nemen. Ze besparen tijd door essentiële zaken automatisch voor u in te vullen. Ten slotte zorgen ze ervoor dat u consequent dezelfde informatie naar al uw ontvangers verzendt.
Nadat u uw e-mailhandtekening voor Gmail heeft ingesteld, moet u deze regelmatig controleren en ervoor zorgen dat u deze up-to-date houdt wanneer uw gegevens veranderen.
Ik hoop dat dit artikel je heeft geholpen bij het ontwerpen van je professionele e-mailhandtekening in Gmail. Neem gerust contact met ons op bij vragen of opmerkingen.
Laatste artikels