7 stappen om een ​​professionele e-mailhandtekening toe te voegen in Outlook

Als u een frequente e-mailgebruiker bent, heeft u waarschijnlijk e-mail gezien van collega’s, collega’s, vrienden of familie met aan het einde een handtekening. Het kan hun naam, telefoonnummer, functietitel en andere relevante informatie bevatten. Een handtekening kan een e-mail er extreem professioneel uit laten zien.

Hoewel de meeste elektronische communicatie nu de vorm heeft van instant messaging, sms, videochat of sociale media, wordt e-mail nog steeds veel gebruikt in de zakenwereld. Daarom is het van cruciaal belang om een ​​professioneel ogend merk te hebben dat opvalt en anderen laat weten met wie ze communiceren.

Bent u een Outlook-gebruiker? Het maken van een e-mailhandtekening in Microsoft Outlook is vrij eenvoudig; het kan in slechts een paar minuten worden gedaan.

Als je er al een hebt en je bent vergeten hoe je deze moet wijzigen, laten we je zien hoe. Laten we eens kijken hoe u uw e-mailhandtekening kunt toevoegen of wijzigen. Daarna hebben we enkele opmerkingen toegevoegd over hoe u het er professioneel uit kunt laten zien.

Een handtekening toevoegen in Microsoft Outlook

Het toevoegen van een handtekening in Outlook is een vrij eenvoudig proces. We doen dit in de webversie van Outlook, maar het kan ook met bijna identieke stappen in de Outlook-app. De schermafbeeldingen in dit artikel zijn afkomstig uit de webversie van Outlook.

Stap 1: Log in op Microsoft Outlook

Meld u aan bij Microsoft Outlook.

Stap 2: Open de Outlook-instellingen

Open uw accountinstellingen. Doe dit door op het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek van uw browser te klikken.

Stap 3: Klik op ‘Bekijk alle Outlook-instellingen’

Stap 4: Klik op Mail – Opstellen en beantwoorden

Klik in het instellingenmenu op ‘Mail’ en vervolgens op ‘Opstellen en beantwoorden’. Boven aan het venster aan de rechterkant van het scherm zou u onmiddellijk het gedeelte ‘E-mailhandtekening’ moeten zien.

Stap 5: Voeg uw handtekeninggegevens toe

Voeg alle dingen toe die u in uw handtekening wilt weergeven. In het onderstaande gedeelte leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat de uwe er professioneel uitziet.

U kunt lettertypen wijzigen en andere standaardopties voor tekstopmaak gebruiken. Het is ook mogelijk om afbeeldingen toe te voegen als je dat wilt.

Stap 6: Selecteer Opties

Selecteer opties om te bepalen wanneer de handtekening moet worden gebruikt. Het kan worden opgenomen in nieuwe berichten en berichten die u beantwoordt of doorstuurt.

Stap 7: Sla uw wijzigingen op

Vergeet niet op de knop ‘Opslaan’ in de rechterbenedenhoek te klikken. Als je eenmaal hebt opgeslagen, ben je klaar; je zou een mooie professioneel ogende handtekening op je e-mails moeten hebben.

Werk uw Microsoft Outlook-handtekening bij

Als u niet tevreden bent met het uiterlijk van uw nieuwe handtekening, hoeft u zich geen zorgen te maken. Het is gemakkelijk om het te bewerken. Het is ook gebruikelijk om wijzigingen aan te brengen wanneer contactgegevens veranderen, u een nieuwe functietitel krijgt of u deze gewoon een beetje wilt opfrissen.

Om het bij te werken, volgt u dezelfde stappen die werden gebruikt om de nieuwe te maken. Wanneer u bij het handtekeninggedeelte van de instellingen komt (stap 4), klikt u op het tekstvenster aan de rechterkant en bewerkt u het tekstvak om het eruit te laten zien zoals u dat wilt. Het is zo simpel. Vergeet niet je instellingen op te slaan.

Hoe u uw Outlook-handtekening er professioneel uit kunt laten zien

Er zijn talloze manieren om ervoor te zorgen dat uw e-mailhandtekening er professioneel uitziet. Uw topprioriteiten: vermeld uw volledige naam gevolgd door uw baan of functie en vervolgens contactgegevens. De volgende zijn items die de meeste waarde toevoegen.

1. Naam

Misschien wilt u uw formele naam gebruiken. Laat alle bijnamen of verkorte namen weg, tenzij je een meer informele werkomgeving of klanten hebt.

2. Titel

Dit kan van cruciaal belang zijn, vooral voor degenen die u misschien niet goed kennen of in het verleden niet met u hebben samengewerkt.

3. Bedrijfsnaam

Als u voor een bedrijf werkt, moeten de ontvangers de naam weten. Als u niet voor een bedrijf werkt, kunt u iets als ‘Onafhankelijke contractant’ of ‘Freelance ontwikkelaar’ gebruiken. U kunt dit onderdeel ook weglaten als u geen bedrijf vertegenwoordigt.

Bij het toevoegen van bedrijfsinformatie kunt u overwegen uw bedrijfslogo toe te voegen. Neem eerst contact op met uw bedrijf om te zien of ze specifieke dingen hebben die ze willen dat u opneemt.

4. Certificaten

U kunt ook eventuele certificeringen vermelden die u of uw bedrijf heeft. Certificeringen kunnen worden geleverd met een logo of symbool dat ook kan worden toegevoegd.

5. Contactinformatie

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Zorg voor alternatieve manieren waarop iemand met u in contact kan komen. Voeg uw telefoonnummer, uw bedrijfswebsite of andere methoden toe. U kunt ook uw e-mailadres opnemen, ook al staat dit al in het bericht in het gedeelte ‘Van’. Het kan geen kwaad om het daar te hebben waar iemand het gemakkelijk kan zien en er toegang toe heeft.

6. social Media

Overweeg om te linken naar professionele sociale media-accounts zoals LinkedIn of anderen die uw bedrijf vertegenwoordigen.

7. Foto

Een foto van jezelf is optioneel, maar het is wel leuk voor mensen om te zien met wie ze communiceren. Als uw bedrijfscultuur formeel is, zorg er dan voor dat u een professioneel ogende foto gebruikt.

Wat u niet mag opnemen in uw Outlook-handtekening

Zoals je kunt zien, kun je in het handtekeninggedeelte een overvloed aan tekst of afbeeldingen toevoegen, maar er is niets mis mee om het eenvoudig te houden. Het doel is om gegevens te leveren die de meeste waarde toevoegen aan uw berichten.

Overdrijf het niet. Als je te veel toevoegt, kan het er rommelig uitzien. Overload aan informatie kan ertoe leiden dat de ontvanger het gewoon negeert, vooral als ze haast hebben.

Je zult vaak zien dat mensen een soort citaat of gezegde in hun e-mailhandtekening opnemen. Ik raad dit af, tenzij het een motto of slogan van uw bedrijf is. Citaten kunnen vaak eigenzinnig, politiek of controversieel zijn; u kunt het risico lopen iemand te beledigen. Als u professioneel wilt zijn, zijn citaten iets dat u moet vermijden.

Een laatste ding om over na te denken: maak uw handtekening niet te afleidend. Je wilt dat het opvalt, maar je wilt ook niet dat het zo in het oog springt dat het afbreuk doet aan je boodschap.

De handtekening moet mensen vertellen wie je bent, wat je doet, voor wie je werkt, hoe ze contact met je kunnen opnemen en mogelijk waarom ze je kunnen vertrouwen.

Waarom u een e-mailhandtekening voor Outlook nodig heeft

Er zijn nog enkele andere goede redenen om een ​​voorgeformatteerde naam te hebben. Hoewel ze misschien eenvoudig lijken, moet u het belang ervan niet onderschatten.

Zoals we al hebben gezien, zorgt een e-mailhandtekening ervoor dat uw berichten er professioneler uitzien. Een handtekening kan kostbare tijd besparen.

Hoewel het misschien niet veel lijkt, kan het verzenden van meerdere e-mails en het constant toevoegen van uw naam en andere details andere taken wegnemen. Met een vooraf gemaakte standaard hoeft u voor elk bericht één ding minder te doen.

Een handtekening zorgt er ook voor dat uw naam en andere gegevens altijd in elke e-mail worden vermeld. U zult niet vergeten uw allerbelangrijkste contactgegevens toe te voegen. Een standaardhandtekening houdt uw contactgegevens constant, zodat u weet dat u exact hetzelfde naar elke ontvanger stuurt.

Er is nog een laatste reden: de ontvanger weet van wie hij het bericht ontvangt. E-mailadressen zijn vaak door elkaar gegooide delen van onze naam gecombineerd met cijfers of andere letters.

Als gevolg hiervan weet de persoon die het bericht ontvangt mogelijk niet uw volledige naam. Een formele handtekening zorgt ervoor dat de ontvanger weet wie je bent.

Laatste woorden

Uw Outlook-e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van uw communicatie. Het geeft informatie over u en geeft uw lezers alternatieve manieren om contact met u op te nemen. Het bespaart tijd bij het typen en verzenden van e-mails, omdat u niet voortdurend repetitieve tekst hoeft in te vullen.

Nadat u uw Outlook-handtekening hebt ingesteld, moet u deze regelmatig controleren en ervoor zorgen dat u deze up-to-date houdt als er iets verandert.

Hopelijk heeft dit artikel u geholpen bij het instellen van uw professionele e-mailhandtekening in Outlook. Neem gerust contact met ons op bij vragen of opmerkingen.