Monday.com Review: is deze PM-tool nog steeds goed in 2022?

Waarom me vertrouwen voor deze Monday.com-recensie

Mijn naam is Adrian Try en ik gebruik sinds de jaren tachtig computersoftware om productief te blijven. Ik geniet van programma’s waarmee je (zoals Monday.com) stuk voor stuk een systeem kunt bouwen, zoals bouwstenen, en een van mijn favorieten was een weinig bekend teamgebaseerd informatiebeheerprogramma uit de jaren 1980, DayINFO genaamd.

Mijn favoriete taakbeheerders van vandaag zijn Things en OmniFocus, maar deze zijn voor individuen, niet voor teams. Ik heb met een heleboel alternatieven gespeeld die voor teams zijn, waaronder AirSet, GQueues, Nirvana, Meistertask, Hitask, Wrike, Flow, JIRA, Asana en Trello. Ik heb ook volledige projectbeheersoftware geëvalueerd, zoals Zoho Project en het op Linux gebaseerde GanttProject, TaskJuggler en OpenProj.

In termen van dagelijkse dagelijkse ervaring hebben een aantal publicatieteams waarmee ik de afgelopen tien jaar heb samengewerkt, Trello gekozen om de voortgang van artikelen van concept tot publicatie te volgen. Het is een geweldige tool en een naaste concurrent van Monday.com. Welke past het beste bij jouw team? Lees verder om erachter te komen.

Monday.com Review: wat zit er voor jou in?

Bij Monday.com draait alles om het productief en op de hoogte houden van je team, en ik zal de functies ervan in de volgende zes secties opsommen. In elke subsectie zal ik onderzoeken wat de app te bieden heeft en vervolgens mijn persoonlijke mening delen.

1. Volg uw projecten

Monday.com is een zeer configureerbare tool en wordt niet standaard voor je team ingesteld. Dat is je eerste baan, dus je moet beslissen wat je precies wilt bijhouden. Je hele team werkt vanaf Monday.com, dus de tijd en gedachte die je vooraf in de structuur stopt, kan een enorm verschil maken voor hun productiviteit.

Hoe kan jouw team Monday.com gebruiken? Hier zijn enkele ideeën om u te laten zien wat er mogelijk is:

• Een weekblad takenlijst,
• Een social media schema,
• Blogplanning en een contentkalender,
• Beheer van middelen,
• Personeelsgids,
• Wekelijkse diensten,
• Een vakantiebord,
• Verkoop-CRM,
• Leveringen bestellingen,
• Lijst met leveranciers,
• Lijst met gebruikersfeedback,
• Backlog van softwarefuncties en wachtrij met bugs,
• Jaarlijks product roadmap.

Gelukkig hoef je niet alles in één keer aan te maken. Het kan één bouwsteen tegelijk worden gedaan en worden aangepast als uw behoeften groeien. Er zijn meer dan 70 sjablonen beschikbaar om u een vliegende start te geven.

De basisbouwsteen in Monday.com is de pols of artikel. (Het platform heette vroeger daPulse.) Dit zijn de dingen die u moet bijhouden – denk aan ‘de vinger aan de pols houden’. In de meeste gevallen zijn het taken die u afvinkt wanneer ze zijn voltooid. Ze kunnen worden georganiseerd in groepen, en geplaatst op verschillende boards.

Elke puls kan verschillende attributen hebben, en jij mag beslissen wat ze zijn. Dit kunnen de status van de taak zijn, de vervaldatum en de persoon waaraan deze is toegewezen. Deze attributen worden weergegeven als kolommen in een rekenblad. Elke taak is een rij en deze kunnen worden herschikt door middel van slepen en neerzetten.

Hier is een voorbeeld. Een sjabloon is een wekelijkse takenlijst. Elke taak heeft kolommen voor de toegewezen persoon, prioriteit, status, datum, klant en de geschatte benodigde tijd. De geschatte tijd wordt opgeteld, zodat u kunt zien hoeveel tijd deze taken de komende week in beslag nemen. Als u te veel te doen heeft, kunt u enkele taken naar de groep ‘Volgende week’ slepen.

Kolommen kunnen worden bewerkt vanuit een vervolgkeuzemenu. De titel, kolombreedte en locatie van de kolom kunnen worden gewijzigd. De kolom kan worden gesorteerd en een voettekst kan worden toegevoegd met een samenvatting. De kolom kan worden verwijderd of er kan een nieuwe worden toegevoegd. Als alternatief kan een nieuwe kolom worden toegevoegd door op de knop ‘+’ aan de rechterkant te klikken.

De waarden en kleuren van de kolommen kunnen ook vrij eenvoudig worden gewijzigd. Hier is de pop-up voor het bewerken van Status.

De kleurgecodeerde status van een puls kan u in één oogopslag laten zien waar hij aan toe is.

Mijn persoonlijke mening: Omdat Monday.com zo aanpasbaar is, zou het geschikt moeten zijn voor de meeste teams. Maar er is een eerste installatieperiode voordat u productief kunt zijn met de app. Gelukkig hoef je niet alles in één keer in te stellen en groeit de app met je mee.

2. Bekijk uw projecten op verschillende manieren

Maar een Monday.com-bord hoeft er niet uit te zien als een spreadsheet (de ‘Hoofdtabel’-weergave genoemd). Je kunt het ook bekijken als een tijdlijn, Kanban, kalender of grafiek. Er zijn ook weergaven voor het weergeven van bestanden, kaarten en formulieren. Dat maakt Monday.com erg flexibel.

Bij gebruik van bijvoorbeeld de Kanban bekijken, lijkt Monday.com meer op zijn concurrent Trello. Maar hier is Monday.com flexibeler omdat je kunt kiezen in welke kolom je de pulsen wilt groeperen. Dus je wekelijkse takenlijst kan worden gegroepeerd op prioriteit…

… of op Status.

U kunt een taak van de ene kolom naar de andere slepen en de prioriteit of status verandert automatisch. En u kunt de details van een taak bekijken door erop te klikken.

Het Tijdlijn view is een sterk vereenvoudigd Gantt-diagram, vergelijkbaar met dat van andere projectmanagers. Met deze weergave kunt u uw week gemakkelijk visualiseren en plannen.

Maar het heeft niet de kracht van een echt Gantt-diagram. Afhankelijkheden worden bijvoorbeeld niet ondersteund. Dus als voor de ene taak een andere moet worden voltooid voordat deze kan worden gestart, zal Monday.com de taak niet automatisch uitstellen tot die tijd. Een complete app voor projectbeheer is ontworpen om voor dergelijke details te zorgen.

Een andere manier om uw week te visualiseren is de kalenderweergave, waarover we hieronder meer zullen vertellen.

En afhankelijk van uw behoeften, kunt u uw bord ook per locatie bekijken in een kaartweergave, of de voortgang van uw team visualiseren met grafieken.

Mijn persoonlijke mening: De weergaven van Monday.com bieden u verschillende manieren om uw projecten te visualiseren. Dit maakt de app veel veelzijdiger, waardoor deze zich meer als Trello, projectmanagers en meer kan gedragen.

3. Een centrale plek voor communicatie en het delen van bestanden

In plaats van e-mails heen en weer te sturen over een project, kun je het vanuit Monday.com bespreken. U kunt een commentaar op een puls en voeg een bestand toe. U kunt andere teamleden in een opmerking vermelden om hun aandacht te trekken.

Opmerkingen kunnen zijn: controle lijsten, zodat u een opmerking kunt gebruiken om de stappen op te splitsen die nodig zijn om een ​​puls te voltooien, en ze kunt afvinken terwijl u vooruitgang boekt. Terwijl u elk item voltooit, geeft een kleine grafiek uw voortgang aan. Gebruik dit als een snelle en vuile manier om subtaken te maken.

Er is ook een plaats om toe te voegen referentiemateriaal tot een taak. Dat kunnen gedetailleerde instructies zijn, een uitkomst, bestanden die nodig zijn, een Q&A of gewoon een korte notitie.

En een inloggen van alle voortgang en wijzigingen wordt bijgehouden, zodat u op de hoogte kunt blijven van wat er aan een taak is gedaan, zodat er niets tussen de oren valt.

Helaas zijn er geen opmaaktools. Dus hoewel je een pdf of afbeelding kunt uploaden om te illustreren wat je wilt doen, kun je er niet op schrijven, tekenen en markeren om de discussie te vergemakkelijken. Dat zou een nuttige aanvulling op het platform zijn.

Mijn persoonlijke mening: Monday.com kan je workflow stroomlijnen en alles wat je team nodig heeft op één plek bewaren. Alle bestanden, informatie en discussies over elk actiepunt zijn precies daar waar je het nodig hebt, niet verspreid tussen e-mail, berichten-apps, Google Drive en Dropbox.

4. Gebruik formulieren om uw workflow te versterken

Bespaar tijd bij het invoeren van gegevens door uw klanten het voor u te laten doen. Met Monday.com kun je een formulier maken op basis van elk bord en dit insluiten op je website. Telkens wanneer een klant het formulier invult, wordt de informatie automatisch toegevoegd aan dat bord in Monday.com. Zo kan een klant online een product bestellen en komen alle details op de juiste plek terecht.

Een formulier is gewoon een andere weergave van je bord. Om er een toe te voegen, klikt u op ‘Weergave toevoegen’ in het vervolgkeuzemenu bovenaan uw bord.

Zodra uw bord een bijbehorend formulier heeft, kiest u de formulierweergave, past u uw formulier aan en sluit u het in op uw website. Dat is vrij eenvoudig.

Formulieren hebben allerlei praktische toepassingen. Ze kunnen worden gebruikt voor het bestellen van producten, het boeken van diensten, het achterlaten van feedback en nog veel meer.

Mijn persoonlijke mening: Monday.com belooft alles wat je team nodig heeft op één plek te bewaren, en de functie voor ingesloten formulieren is een zeer handige manier om daar aanvullende informatie te krijgen. Hiermee kunnen uw klanten direct pulsen aan uw borden toevoegen, waar u ze kunt volgen en ernaar kunt handelen.

5. Kalenders en planning

Monday.com biedt een kalenderweergave voor elk bord (ervan uitgaande dat er ten minste één datumkolom is) en kan ook pulsen toevoegen aan uw Google-agenda. Daarnaast zijn er sjablonen voor op tijd en datum gebaseerde activiteiten, waaronder:

• Klantplanning,
• Evenementen plannen,
• Social media schema,
• Campagne volgen,
• Inhoudskalender,
• Constructie schema,
• Vakantie bord.

Zo kun je Monday.com gebruiken om op allerlei manieren je tijd bij te houden. Een makelaar kan bijvoorbeeld een kalender hebben van wanneer huizen open zijn voor bezichtiging. Een kantoor kan een agenda met afspraken hebben. Een fotograaf kan een kalender met boekingen hebben.

Helaas worden terugkerende taken en afspraken niet ondersteund. En sommige gebruikers ontdekten dat hun behoeften groter waren dan de schaalbaarheid van Monday.com.

Tijdregistratie is handig voor factureringsdoeleinden en om te zien waar uw tijd daadwerkelijk is gegaan, maar helaas heeft Monday.com dit niet opgenomen. Als u wilt vastleggen hoe lang u bij een klant bent geweest, of hoe lang u aan een taak hebt besteed, moet u daarvoor een andere app gebruiken. De integratie van Monday.com met Harvest kan hier helpen.

Ten slotte maakt Monday.com het gemakkelijk om een ​​verscheidenheid aan dashboard-widgets te maken die taken van al uw borden op één kalender of tijdlijn weergeven. Zorg dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Mijn persoonlijke mening: Elk Monday.com-bord met een datum kan worden bekeken als een kalender en u kunt een kalender maken die uw hartslag van elk bord weergeeft om een ​​idee te krijgen van uw tijdsbestedingen op een enkel scherm.

6. Bespaar moeite met automatiseringen en integraties

Laat Monday.com voor u werken. Automatiseer! De uitgebreide automatiseringsfuncties van de app en integratie met services van derden kunnen tijdverspilling aan handmatige processen wegnemen, zodat uw team zich kan concentreren op wat belangrijk is.

Je hebt ook toegang tot de Monday.com API, dus je kunt je eigen integraties bouwen als je codeervaardigheden hebt. Dit alles is beschikbaar als u zich abonneert op het standaardplan of hoger.

Laten we naar een voorbeeld kijken. Stel je voor dat TechFewer Monday.com gebruikte om ons publicatieschema bij te houden. Ik werk momenteel aan een review van Monday.com die de status “Werk aan” heeft.

Als ik het artikel af heb en het ter beoordeling indien, moet ik de status van de puls wijzigen, het naar een groep ‘Verzonden voor goedkeuring’ slepen en JP een e-mail sturen of een bericht sturen om het hem te laten weten. Of ik kan de krachtige functies van maandag gebruiken.

Ten eerste kan ik gebruiken automatisering om de puls naar de juiste groep te verplaatsen door de status te wijzigen. Ik klik op het kleine robotpictogram bovenaan het scherm en kies een actie.

Ik vind wat ik zoek en verander de standaardinstellingen.

Als ik nu de status van mijn taak verander in ‘Ingediend’ zal deze automatisch naar de groep ‘Verzonden voor goedkeuring’ gaan. En verder gaand, ik kan JP ook via Monday.com laten weten dat het artikel klaar is voor hem om te bekijken door een andere actie te maken.

Of door gebruik te maken van integraties Ik zou hem op een andere manier kunnen informeren, bijvoorbeeld via e-mail of Slack. Monday.com kan werken met een breed scala aan services van derden, waaronder MailChimp, Zendesk, Jira, Trello, Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox, Asana en Basecamp. Ik kan zelfs een Google Docs-concept van het artikel aan de pols toevoegen.

De manier waarop Monday.com automatisch een e-mail kan verzenden wanneer u een status (of een ander kenmerk) wijzigt, is ongelooflijk handig. Een HR-afdeling kan automatisch een afwijzingsbrief sturen wanneer de status van een sollicitatie verandert in “Niet passend”. Een bedrijf kan een e-mail naar een klant sturen dat zijn bestelling klaar is door de status te wijzigen in ‘Gereed’.

Het standaardplan is beperkt tot 250 automatiseringsacties per maand en nog eens 250 integratieacties per maand. Als u een intensieve gebruiker van deze functies wordt, moet u uw gebruik in de gaten houden. De Pro- en Enterprise-abonnementen verhogen deze aantallen tot 250,000.

Mijn persoonlijke mening: Formulieren maken het gemakkelijk om informatie op Monday.com te krijgen. Integraties maken het gemakkelijk om informatie eruit te krijgen. U kunt aangepaste e-mailsjablonen maken voor verschillende scenario’s die automatisch worden verzonden door gewoon een status te wijzigen. Of je voegt extra functionaliteit toe aan Monday.com door middel van doordachte automatisering.

Redenen achter mijn waardering voor maandag

Effectiviteit: 4.5/5

Door de veelzijdigheid van Monday.com kan het de spil van uw bedrijf worden. Door zijn flexibiliteit is hij geschikt voor een breed scala aan scenario’s. Het mist terugkerende taken en markeringshulpmiddelen, en een gebruiker ontdekte dat de planningsfunctie niet aan hun behoeften voldeed, maar de meeste teams zullen merken dat deze app veel biedt om hun productiviteit te verbeteren.

Prijs: 4 / 5

Monday.com is zeker niet goedkoop, maar het is behoorlijk concurrerend met de kosten van vergelijkbare services. Het zou leuk zijn als het basisplan gratis was, iets dat zowel Trello als Asana bieden.

Gebruiksgemak: 4.5/5

Een oplossing op maat bouwen met Monday.com is vrij eenvoudig te doen. Zoals ik al eerder zei, het lijkt veel op bouwen met lego. Je kunt het stuk voor stuk doen en in de loop van de tijd functies toevoegen als je ze nodig hebt. Maar voordat je team de service kan gebruiken, moet je een paar borden instellen.

Ondersteuning: 4.5/5

Met de ingebouwde helpfunctie van de app kun je een paar woorden typen om de informatie te vinden die je nodig hebt. Ik moest dat verschillende keren doen tijdens het schrijven van deze recensie – het was niet duidelijk waar te beginnen bij het maken van formulieren en acties. Er is een kennisbank en een reeks webinars en videotutorials beschikbaar, en u kunt via een webformulier contact opnemen met het ondersteuningsteam.

Ik moest hardop lachen toen ik de opties voor ondersteuningssnelheden zag: ‘Geweldige ondersteuning (ongeveer 10 minuten)’ en ‘Laat alles vallen en antwoord me’. Een e-mailadres en telefoonnummer voor ondersteuning staan ​​vermeld op de contactpagina van de site.

Alternatieven voor Monday.com

Er zijn tal van apps en webservices in deze ruimte. Hier zijn een paar van de beste alternatieven.

Trello: Trello (vanaf $ 9.99/gebruiker/maand, een gratis abonnement is beschikbaar) maakt gebruik van borden, lijsten en kaarten om u in staat te stellen met uw team (of teams) samen te werken aan verschillende projecten. Op elke kaart staan ​​opmerkingen, bijlagen en vervaldatums.

Asana: Asana (vanaf $ 9.99/gebruiker/maand is een gratis abonnement beschikbaar) is ook ontworpen om teams gefocust te houden op doelen, projecten en dagelijkse taken. Taken kunnen worden bekeken in lijsten of op kaarten, en een snapshot-functie laat zien hoeveel werkteamleden hebben, en stelt u in staat om taken opnieuw toe te wijzen of opnieuw te plannen om het werk in balans te houden.

ClickUp: ClickUp (vanaf $ 5 / gebruiker / maand is een gratis abonnement beschikbaar) is een andere aanpasbare app voor teamproductiviteit en biedt meer dan 1,000 integraties met services van derden. Het biedt een aantal weergaven van elk project, inclusief tijd, lijst, bord en doos. In tegenstelling tot Monday.com ondersteunt het taakafhankelijkheden en terugkerende checklists.

ProofHub: ProofHub (vanaf $ 45/maand) biedt één plek voor al uw projecten, teams en communicatie. Het gebruikt Kanban-borden om taken en projecten te visualiseren, evenals echte Gantt-diagrammen met afhankelijkheden tussen taken. Tijdregistratie, chat en formulieren worden ook ondersteund.

Conclusie

Wil je je team in beweging houden? Monday.com is een webgebaseerd projectbeheerplatform dat flexibel en in hoge mate aanpasbaar is. Het kan de spil van uw organisatie worden.

Het is gelanceerd in 2022 en is een krachtige app voor taakbeheer voor teams waarmee iedereen de voortgang kan zien en op schema kan blijven. Het stroomlijnt en centraliseert de communicatie, vermindert de hoeveelheid e-mail die u nodig heeft en vereenvoudigt het delen van documenten. Alles wat uw team nodig heeft om dingen voor elkaar te krijgen, staat op één plek.

Taken kunnen worden weergegeven in lijsten zoals een app voor taakbeheer, Kanban-borden zoals Trello of een tijdlijn zoals een projectmanager. Monday.com is krachtiger dan Trello en Asana, maar mist de geavanceerde functies van volwaardige projectbeheersoftware zoals Microsoft Project.

Het is een webgebaseerde service met een aantrekkelijke, moderne interface. Desktop (Mac, Windows) en mobiele (iOS, Android) apps zijn beschikbaar, maar bieden de website in principe in een venster aan.

Monday.com biedt een gratis proefperiode van 14 dagen en een reeks abonnementen. De meest populaire is de Standard en kost ongeveer $ 8 per gebruiker per maand. Abonnementen zijn gelaagd, dus als je 11 gebruikers hebt, betaal je voor 15, wat de prijs per gebruiker in feite verhoogt (tot $ 10.81 in dit geval). De Pro-versie kost 50% meer en biedt extra functies.

Deze prijzen zijn duur maar concurrerend. Trello en Asana bieden vergelijkbare services en hun populaire abonnementen kosten ongeveer $ 10 per maand per gebruiker. Hun instapabonnementen zijn echter gratis, terwijl die van Monday.com dat niet is.

Dus, wat vind je van deze Monday.com-recensie? Laat hieronder een reactie achter.