7 trinn for å legge til en profesjonell e-postsignatur i Gmail
Med bruken av direktemeldinger, tekstmeldinger, videochat, sosiale medier og mer, har mange glemt e-post. I forretningsverdenen er e-post fortsatt en kritisk kommunikasjonsmetode.
Hvis du er en vanlig bruker av e-post, spesielt for bedrifter, er det viktig at e-postene dine ser profesjonelle ut. Å ha en profesjonell signatur i bunnen av meldingene dine kan gå langt i å formalisere e-poster som du sender til kolleger, ledere og kunder.
Så hvordan gjør du det? Hvis du ikke allerede har en e-postsignatur, eller du har en, men har glemt hvordan du endrer den, har du kommet til rett sted.
I denne artikkelen viser vi deg hvordan du legger til eller endrer e-postsignaturen din og får den til å se profesjonell ut.
Innholdsfortegnelse
Slik legger du til en signatur i Gmail
Å legge til en signatur i Gmail er enkelt og kan gjøres raskt. Bare bruk følgende trinn:
Trinn 1: Gå til Gmail-innstillinger
I Gmail klikker du på Innstillinger-ikonet øverst til høyre på skjermen.
Rull ned og finn ‘Signatur’-delen. Det vil være nesten mot slutten av siden. Når du er der, klikker du på ‘Opprett ny’-knappen.
Trinn 4: Skriv inn signaturnavnet
Når du har skrevet inn navnet, klikker du på ‘Opprett’-knappen. Jeg brukte nettopp navnet mitt i eksemplet nedenfor, men du kan skrive hva du vil.
Trinn 5: Skriv inn signaturen din
I tekstvinduet på høyre side av navnet kan du legge inn all informasjon du ønsker skal stå i signaturen din. Du kan formatere tekst og til og med legge til bilder eller URL-koblinger hvis du vil.
Hvilken informasjon bør du legge til for å få e-postsignaturen din til å se profesjonell ut? Se avsnittet nedenfor for mer informasjon.
Trinn 6: Angi signaturstandarder
Du må velge en signatur som skal brukes for nye meldinger, og en for å svare eller videresende meldinger. Du kan legge til mer enn én, så du kan velge forskjellige for nye meldinger og svar/videresending av meldinger. Hvis du har flere signaturer, vil alle vises i rullegardinlisten.
Trinn 7: Lagre endringer
Ikke glem å bla til bunnen av skjermen og lagre endringene dine. Når du har det, er du ferdig.
Slik oppdaterer du Gmail-signaturen din
Du må kanskje oppdatere signaturen din når du får et nytt kontaktnummer eller stillingstittel. Kanskje du vil endre den for å se mer profesjonell ut. Uansett, hvis du ikke liker hvordan signaturen din ser ut, ingen bekymringer. Det er enkelt å endre.
For å oppdatere den, følg ganske enkelt de samme trinnene som ble brukt til å opprette den nye. Når du kommer til signaturdelen i innstillingene dine (trinn 2), klikker du på navnet og gjør endringene i tekstvinduet på høyre side.
Så enkelt er det. Ikke glem å gå til bunnen av siden og lagre innstillingene dine.
Slik får du Gmail-signaturen til å se profesjonell ut
Det er forskjellige måter å få e-postsignaturen din til å se profesjonell ut. Start med ditt fulle navn, etterfulgt av informasjon som gjelder din jobb eller stilling. Følgende er ting som vil gi størst verdi.
1. Navn
Du vil sannsynligvis bruke det formelle navnet ditt i stedet for kallenavn eller forkortede navn med mindre du har et mer uformelt arbeidsmiljø eller kunder.
2. Tittel
Oppgi din stillingstittel. Dette kan være kritisk, spesielt for mottakere som kanskje ikke kjenner deg godt eller ikke har jobbet med deg tidligere.
3. Firmanavn
Hvis du jobber for et selskap, la dem få vite hvem du jobber for. Hvis du ikke jobber for et spesifikt selskap, kan du sette ‘Uavhengig kontraktør’ eller ‘Frelansutvikler.’
Når du legger til bedriftsinformasjon, kan det være lurt å legge til firmalogoen din. Spør om bedriften din har et standardformat for e-postsignaturer.
4. sertifiseringer
Det kan være lurt å liste opp eventuelle sertifiseringer du eller din bedrift har. Noen sertifiseringer kommer med en logo eller symbol som du også kan legge til.
5. Kontaktinformasjon
Gi alternative måter mottakeren kan kontakte deg på. Legg til telefonnummeret ditt, bedriftens nettsted eller annen kontaktinformasjon. Du kan også inkludere e-postadressen din, selv om den allerede står i meldingen i ‘Fra’-delen. Det skader ikke å ha det der noen lett kan finne det.
Du kan vurdere å koble til en hvilken som helst profesjonell sosiale mediekonto som LinkedIn.
7. Foto
Å inkludere et bilde av deg selv er valgfritt, selv om det kan være fint for folk å se hvem de kommuniserer med. Bare sørg for å bruke et profesjonelt utseende.
Hva du ikke bør inkludere i Gmail-signaturen din
Ikke overdriv. Hvis du legger til for mye informasjon, blir signaturen din rotete og vanskelig å lese. Hvis den er full av informasjon som ingen bryr seg om, er det en god sjanse for at mottakeren vil ignorere det helt.
Noen ganger vil du se folk inkludere et favorittsitat i sin Gmail-signatur. Jeg ville unngå å legge til noe sånt med mindre det er et motto eller slagord bedriften din bruker. Sitater som er meningsfulle, politiske eller kontroversielle kan fornærme noen – og arbeidsplassen er ikke der du ønsker å gjøre det.
Unngå å gjøre Gmail-signaturen din distraherende. Ikke gjør det så iøynefallende at det tar bort fra hoveddelen av e-postmeldingen din.
Signaturen skal gi informasjon som forteller folk hvem du er, hva du gjør, hvem du jobber for, hvordan de kan kontakte deg, og kanskje hvorfor de kan stole på deg. Ingenting av dette bør forringe budskapet ditt.
Hvorfor trenger jeg en e-postsignatur for Gmail?
E-postsignaturer gir et preg av profesjonalitet til kommunikasjonen din. De er en viktig del av meldingen din, selv om de fylles ut automatisk før du trykker på send-knappen.
En god e-postsignatur sparer tid. Hvis du sender ut mange e-poster, kan det å legge til navn og informasjon automatisk nederst spare mye frustrasjon og forvirring.
Det forhindrer deg også fra å glemme å oppgi kontaktinformasjonen din, noe som kan skje når du har det travelt med å sende ut en viktig melding.
Til slutt gir en Gmail-signatur konsistens. Den sender den samme informasjonen, riktig, hver gang. Har du noen gang bekymret deg hvis du har oppgitt riktig telefonnummer eller lurer på om mottakeren din ikke vet hvem e-posten din kommer fra?
E-postadressen din kan være mye forskjellig fra det faktiske navnet ditt. En e-postsignatur i Gmail sikrer at mottakeren vet hvem meldingen kommer fra.
Avsluttende ord
E-postsignaturer kan være en viktig del av Gmail-meldingene dine. De gir viktig informasjon om deg og gir leserne alternative måter å kontakte deg på. De sparer tid ved å fylle ut det viktigste for deg automatisk. Til slutt sikrer de at du konsekvent sender den samme informasjonen til alle mottakerne.
Når du har konfigurert e-postsignaturen din for Gmail, sørg for å gjennomgå den ofte og sørge for at du holder den oppdatert når noen av informasjonen din endres.
Jeg håper denne artikkelen har hjulpet deg med å designe din profesjonelle e-postsignatur i Gmail. Ta gjerne kontakt med oss med spørsmål eller kommentarer.
Siste artikler