9 beste dokumentskannere for hjem og kontor i 2022

Er du overveldet av papir? Lei av arkivskap og et rotete skrivebord? Du leser kanskje denne gjennomgangsartikkelen fordi du bestemte deg for at det er på tide å bli papirløs. Du vil kanskje aldri helt eliminere papir fra kontoret ditt, men du kan enkelt lage en elektronisk versjon av hvert stykke papir du har. Dokumentene dine blir enklere å få tilgang til, lettere å finne og enklere å dele. For å komme i gang trenger du en kvalitetsdokumentskanner.

En dokumentskanner er utformet for å raskt skanne flersidige dokumenter og gjøre dem om til søkbare elektroniske dokumenter. De har vanligvis pålitelige arkmatere som kan inneholde dusinvis av sider med papir, kan skanne begge sider av en side samtidig, og leveres med programvare som kan lagre alle disse sidene i en søkbar PDF.

Mange er nå trådløse, så de trenger ikke å bo på skrivebordet koblet til datamaskinen. De kan skanne til flere steder, inkludert datamaskiner, mobile enheter og skyen.

Fujitsus ScanSnap iX1500 anses av mange som den beste dokumentskanneren som er tilgjengelig. Jeg er enig, og har en på mitt eget kontor. Den er rask og pålitelig, og den store berøringsskjermen lar deg skanne lange dokumenter til en rekke steder uten at en datamaskin er involvert.

For mobil bruk, Doxie Q er definitivt verdt å vurdere. Den er lett og liten, batteridrevet, tilbyr en grunnleggende arkmater, kan kobles trådløst til enhetene dine, og til og med skanne til et SD-kort uten at andre enheter er nødvendige.

De fleste brukere vil være helt fornøyde ved å velge en (eller begge) av disse skannerne, men de er ikke dine eneste alternativer. Vi inkluderer en rekke andre høyt rangerte skannere som også kan passe deg. Les videre for å finne ut hva som er best for deg.

Hvorfor stole på meg for denne kjøpsguiden?

Jeg har vært gjennom de samme kampene med papirarbeid som deg. For seks år siden hadde jeg skuffer, skuffer og esker fulle av papirer, og det var ikke alltid lett å finne det rette dokumentet. Jeg var en ivrig Evernote-bruker og hadde vurdert å bli papirløs en stund. Etter å ha gjort litt research, kjøpte jeg den Fujitsu ScanSnap S1300i.

Før jeg begynte å skanne alle disse sidene brukte jeg litt tid på å eksperimentere med innstillinger og finne ut hva jeg ville. Jeg konfigurerte til slutt den medfølgende programvaren til å lage flersidige PDF-er, utføre OCR slik at PDF-ene var søkbare, og sende dem rett til Evernote. Skanning på den måten gikk raskt og uanstrengt og skjedde ved å trykke på en knapp på skanneren.

Deretter kom det harde arbeidet: måneder med skanning. Jeg gjorde det på fritiden, vanligvis bare noen få minutter av gangen, noen ganger lenger. Jeg hadde veldig få problemer. Noen ganger satte en side seg fast (på grunn av en stifting eller rift), men når jeg først løste det, fortsatte maskinskanningen fra der hvor papirstoppen oppsto. Jeg trengte ikke starte på nytt. Totalt sett var prosessen veldig jevn.

Jeg kastet de fleste dokumentene når de ble skannet. Det var noen økonomiske dokumenter jeg måtte oppbevare i flere år av juridiske årsaker, så jeg la disse i store, tydelig merkede konvolutter og lagret dem. Jeg beholdt noen dokumenter av sentimentale grunner. Eventuelle nye papirer ble skannet etter hvert som de kom inn, men jeg prøvde å minimere dette ved å sørge for at regninger og annen korrespondanse ble sendt til meg.

Jeg har vært veldig fornøyd med måten alt fungerte på. Å kunne få tilgang til og organisere dokumentene mine digitalt har gjort en stor forskjell. Så i år bestemte jeg meg for å oppgradere til Fujitsu ScanSnap iX1500.

Her er hvorfor:

• Dokumentskuffen har plass til flere papirark, slik at jeg lettere kan begynne på noen storskala skanneprosjekter, inkludert en stor samling opplæringsmanualer fra kurs jeg har gjennomført.
• Den er trådløs, så den trenger ikke å bo på skrivebordet mitt.
• Jeg kan plassere den et sted mer tilgjengelig slik at andre familiemedlemmer kan bruke den.
• Fordi det er trådløst, kan de skanne rett til sine egne telefoner, så jeg slipper å sende dem skanningene fra datamaskinen min.
• Fordi den kan skanne direkte til skyen, kreves ingen datamaskiner eller enheter. Det er en alt-i-ett-løsning.

For å legge til min egen erfaring med å bruke dokumentskannere, sjekket jeg nøye ut andre skannere også, tatt i betraktning bransjetesting og brukeranmeldelser. Jeg håper denne oppsummeringen hjelper deg med å gjøre ditt eget valg av en dokumentskanner.

Beste dokumentskanner: Vinnerne

Beste valg: Fujitsu ScanSnap iX1500

De Fujitsu ScanSnap iX1500 er uten tvil den beste dokumentskanneren du kan kjøpe. Den er trådløs og har en stor berøringsskjerm som gjør den enkel å bruke, og tilbyr svært rask tosidig fargeskanning på opptil 50 ark om gangen. Skanninger behandles slik at de til og med ser bedre ut enn originaldokumentet, og den medfølgende programvaren vil lage søkbare flersidede PDF-filer.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 50 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 30 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, USB
• Vekt: 7.5 lb, 3.4 kg

ScanSnap iX1500 er nesten universelt ansett som den beste dokumentskanneren som er tilgjengelig, om enn en rimelig dyr en. De eneste som ikke ser ut til å like det er brukere av den foregående modellen, ScanSnap iX500.

Mange av disse brukerne føler at den forrige skanneren føltes mer robust og at det var enklere å trykke på en enkelt knapp enn å håndtere den nye berøringsskjermen. Som et resultat ga mange av dem iX1500 en én-stjernes rangering – ganske urettferdig spør du meg.

Selv om iX500 nå er utgått, er den fortsatt tilgjengelig for kjøp og er inkludert som et alternativ nedenfor. Er den bedre enn iX1500 på alle måter? Absolutt ikke, og mange brukere er begeistret for oppgraderingen. Det er den nye 4.3-tommers berøringsskjermen som gjør den enklere å bruke, og hvis du skanner direkte til skyen fungerer den som en frittstående enhet uten behov for en datamaskin.

Hvorfor er ScanSnap iX1500 så populær? Den har en utmerket kombinasjon av hastighet, funksjoner og brukervennlighet. Den er rask, skanner begge sider med opptil 30 sider per minutt (selv om tre skannere oppført nedenfor er raskere), og skanningen er stillegående. 50 ark papir får plass i den pålitelige automatiske dokumentmateren, og det er utrolig enkelt å koble til over Wi-Fi til datamaskinen eller mobilenheten.

Så er det den medfølgende programvaren som automatisk forbedrer skanningen og fjerner tomme sider, og gir mulighet for OCR.

Skanneren registrerer automatisk størrelsen på papiret og om det er i farger eller svart-hvitt, roterer automatisk skanningen hvis du legger papiret på feil måte, og kan til og med bestemme bildekvalitetsinnstillingene som kreves av dokumentet.

Selv om det er veldig intelligent, kan du også fortelle skanneren nøyaktig hva den skal gjøre. Den enkleste måten å gjøre det på er ved å lage flere skanneprofiler som forhåndsdefinerer skanneinnstillingene og hvor det skannede dokumentet sendes. Et ikon for hver profil er tilgjengelig på skannerens berøringsskjerm for maksimal bekvemmelighet. Skanneren er ganske kompakt og tilgjengelig i sort eller hvit.

Det følger ikke med en brukermanual, selv om det er en god en tilgjengelig på nettet. Jeg liker spesielt den detaljerte delen ‘Bruk’ som forklarer i detalj hvordan du bruker skanneren for en lang liste med programmer, inkludert deling av dokumenter, skanne magasiner, lage et fotoalbum, organisere postkort og skanne konvolutter og kvitteringer.

Men skanneren er ikke perfekt. Noen brukere påpeker at bilder mister litt kvalitet, og det er sant – det er tross alt ikke en fotoskanner. Noen brukere rapporterte om feil i den medfølgende programvaren, men de fleste av dem ser ut til å ha blitt løst etter påfølgende oppdateringer. Jeg venter fortsatt på at teknisk støtte skal hjelpe meg med et problem om lagring i skyen, og det ser ut til at jeg ikke er alene. Men jeg er sikker på et positivt resultat.

De fleste brukere virker begeistret over skanneren. iX1500 er ganske holdbar, og en bruker oppdaterte anmeldelsen etter et år for å rapportere at alt fortsatt fungerte pålitelig – motorer, valser, mater og programvare. Den lykkes med å ta en kompleks jobb og gjøre den så rask og enkel som mulig.

Les min fulle ScanSnap iX1500 anmeldelse hvis du vil lære mer om denne skanneren.

Mest bærbar: Doxie Q

Hvis du leter etter en skanner for bærbar bruk, anbefaler jeg Doxie Q. Det oppladbare batteriet kan håndtere 1,000 skanninger på hver lading, så du trenger ikke å ha med deg en strømkabel. Og du kan lagre skanningene dine direkte på 8 GB SD-minne, slik at du ikke engang trenger å slå på datamaskinen.

Hvis du ønsker å bruke datamaskinen eller iOS-enheten din, er skanneren trådløs, slik at du ikke trenger å ha med deg en USB-kabel, og den åpne dokumentmateren lar deg skanne dokumenter på opptil åtte sider.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 8 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Nei,
• Skannehastighet: 8 spm (ensidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, USB,
• Vekt: 1.81 lb, 0.82 kg.

Doxie Q er slank og kompakt, og det er skanneren jeg ville valgt hvis jeg gjorde mye skanning på veien, borte fra kontoret. Den er spesielt designet for mobil bruk, og du trenger ikke å ha med deg en strømkabel, USB-kabel eller en datamaskin.

Som standard vil skanningene dine gå direkte til et minnekort, og dette er flott for mobilbruk, men det betyr også at du må utføre OCR på datamaskinen senere, som et ekstra trinn. Hvis du foretrekker det, kan du også skanne til datamaskinen via USB ved å aktivere Connected Scanning, men selv da utfører du en automatisk import fra SD-kortet i stedet for å skanne direkte til datamaskinen.

For bærbar bruk virker denne skanneren nær ideell, men noen kompromisser ble gjort for å oppnå portabiliteten. Den er treg – nesten en fjerdedel av hastigheten til vår vinnerskanner ovenfor – har en ganske begrenset automatisk dokumentmater, og kan ikke skanne utføre tosidig skanning. Å bruke det vil kreve mer tid og krefter, men du kan gjøre det på veien uten engang å slå på datamaskinen.

For en bærbar skanner virker det rimelig – men ikke hvis det er din eneste skanner. Doxie Q er altfor treg hvis du også vil bruke den regelmessig på kontoret.

Hvis du vil ha én skanner som kan gjøre alt, anbefaler jeg Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W nedenfor. De er raskere og kan skanne begge sider av siden samtidig mens de forblir ganske bærbare. Men de går ikke på batteri, og S1300i tilbyr ikke en trådløs tilkobling – du må slå på datamaskinen og koble skanneren til en USB-port.

Andre flotte beste dokumentskannere

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Selv om den nå er avviklet, er den ScanSnap iX500 er fortsatt veldig populær og er fortsatt tilgjengelig. Selv om den bare har en enkelt knapp og ingen berøringsskjerm, elsker mange brukere dens enkelhet og fleksibilitet – å starte en skanning med et kort trykk vil utføre en annen type skanning enn et langt trykk. Noen brukere føler at denne skanneren ser bedre ut og føles solidere enn etterfølgeren, iX1500 (over).

Et øyeblikk:

• Arkmater: 50 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 25 spm,
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, USB
• Vekt: 6.6 lb, 2.99 kg.

Bortsett fra mangelen på berøringsskjerm, er iX500 veldig lik iX1500 ovenfor: den har samme 50-arks mater, 600 dpi oppløsning, Wi-Fi og USB-grensesnitt og kompakt design. Den skanner litt tregere (men fortsatt i tosidig), og lar deg sette opp skanneprofiler, selv om du ikke finner et ikon for hver av dem på skanneren.

Brukere kaller det en arbeidshest. Den har vært tilgjengelig siden 2013, så det har vært mange muligheter til å teste holdbarheten, og noen brukere skanner hundrevis av sider hver dag. Det ser ut til å være en favoritt på advokatkontorer, der ansatte må håndtere en vanvittig mengde papirarbeid. Ett advokatkontor kjøpte et i 2022, og da det døde i 2022 gikk de ut med en gang og kjøpte et annet.

En annen bruker kjøpte en for et skanningsprosjekt de trodde ville ta uker og ble ferdig på en dag. Det skyldes ikke bare hastigheten til skanneren, men også brukervennligheten.

Men etter noen brukerkommentarer å dømme, ser det ut til at det ikke er like enkelt å sette opp Wi-Fi som med iX1500. Noen brukere syntes programvaren var vanskeligere å sette opp enn de forventet, og disse brukerne kommer fra både Windows- og Mac-leirene. Men når ScanSnap-programvaren er satt opp, har tiden det tar fra du trykker på Skann-knappen til du får en søkbar, flersidig PDF-fil, en tendens til å være betydelig raskere enn skrivere fra andre produsenter.

2. RavenScanner Original

De RavenScanner Original er en høyt rangert skanner med mange funksjoner til felles med vinneren vår. Den har en stor berøringsskjerm for skanning uten datamaskin, en 50-arks dokumentmater, en maksimal oppløsning på 600 dpi, og fungerer enten trådløst eller kablet (men bruker Ethernet i stedet for USB). Skannehastigheten er imidlertid nesten halvparten av vinneren vår.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 50 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 17 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, Ethernet,
• Vekt: 6.17 lb, 2.8 kg.

Du kan gjøre enda mer fra skannerens berøringsskjerm enn med vinneren vår. I likhet med ScanSnap iX1500 kan RavenScanner sende dine skannede dokumenter til en rekke steder, inkludert skyen, men kan også e-poste eller fakse dem direkte fra skanneren, og kan lagre til en tilkoblet flash-stasjon. Du kan til og med gjøre grunnleggende dokumentredigering ved å bruke den 7-tommers berøringsskjermen.

Denne skanneren er et nytt produkt for 2019, så det er vanskelig å måle hvordan den tåler langvarig bruk. Brukere virker veldig fornøyde så langt, og skanneren har den høyeste vurderingen av noen i denne anmeldelsen, men har ennå ikke nok anmeldelser til å gi den vurderingen for mye vekt. Brukere elsker å kunne skanne uten datamaskin og sammenligner det veldig positivt med Fujitsu-skannere.

Hvis du ser etter noe litt kraftigere og er villig til å betale ekstra, tilbyr selskapet også en dyrere skanner med bedre spesifikasjoner, RavenScanner Pro. Den har en 8-tommers berøringsskjerm, 100-arks mater, og kan skanne 60 sider per minutt.

3. Epson DS-575

De Epson DS-575 ligner på vinneren vår når den er lukket, men har en rekke knapper og lys i stedet for en berøringsskjerm. Den har også lignende spesifikasjoner, inkludert en litt raskere skannehastighet. Selv om den har eksistert lenger enn iX1500, har den ikke fått samme trekkraft på markedet.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 50 ark, 96 anmeldelser,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 35 spm (dobbeltsidig)
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, USB,
• Vekt: 8.1 lb, 3.67 kg.

Epson DS-575 har mer til felles med den eldre ScanSnap iX500 enn den nye iX1500. Den tilbyr trådløs eller USB-tilkobling, lar deg skanne til datamaskinen, mobilenheten eller skyen, og inkluderer en 50-arks mater og svært raske dupleksskannetider. Profiler kan opprettes for ulike typer skanninger. Men den har ikke berøringsskjerm, noe som gjør deg mer avhengig av datamaskinen eller enheten når du velger skannealternativer.

Forbrukeranmeldelser er generelt positive. Brukere fant programvaren enklere å installere enn Fujitsus – selv om de klaget over å måtte laste den ned – men mindre kapabel når den først ble installert. Brukere fant også ut at det ikke er så smertefritt å komme seg etter en papirstopp som ved bruk av en ScanSnap – men heldigvis virker papirstopp ganske sjeldent – ​​og svart-hvitt-skanninger er ikke av samme kvalitet som fargeskanninger.

Et annet veldig likt alternativ fra Epson er ES-500W. Den har identiske spesifikasjoner og en veldig lik design, men er svart i stedet for hvit. Et problem med Epsons utvalg er mangel på differensiering. Disse skannerne er så like at det er vanskelig å vite hvorfor du velger den ene fremfor den andre. Ikke-trådløse versjoner av begge skannerne er også tilgjengelige til redusert pris.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

De S1300i er ScanSnap iX1500s lillebror. Det er halve hastigheten og må kobles til datamaskinen for å fungere. Den er kraftigere enn Doxie Q, men ikke like bærbar. Jeg brukte en til å skanne tusenvis av papirark i flere år, og hadde aldri noe problem.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 10 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 12 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: USB,
• Vekt: 3.09 lb, 1.4 kg.

Selv om det ikke er like raskt som vinneren vår, er 12 dobbeltsidige sider per minutt ikke dårlig. (Men merk at hastigheten synker til bare 4 spm når du bruker USB-strøm, så for større skannejobber vil du definitivt koble til strømmen.) Hvis du har et stort etterslep med papirarbeid å skanne, får du jobben gjort dobbelt så raskt med iX1500, men hvis portabilitet eller pris er viktig for deg, er denne skanneren et utmerket alternativ.

Dokumentmateren rommer bare 10 sider, men noen ganger klarte jeg å få plass til flere. Og for veldig store dokumenter lyktes jeg med å legge til flere sider da det siste arket ble skannet for å produsere en enkelt flersidig PDF-fil som inneholder hver side.

Enkeltknappoperasjonen var ganske intuitiv, og jeg var i stand til å lage en rekke skanneprofiler på datamaskinen min. Jeg var imidlertid ikke i stand til å velge dem fra skanneren, slik du kan med iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

For en bærbar skanner, Brother ADS-1700W har mange funksjoner. Den har en 2.8-tommers berøringsskjerm, trådløs tilkobling og en 20-arks automatisk dokumentmater. Den kan utføre tosidig skanning med raske 25 spm (betydelig raskere enn de andre bærbare skannerne vi dekker).

Men du må koble den til en stikkontakt. Den har ikke et batteri som Doxie Q eller fungerer med USB-strøm som ScanSnap S1300i.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 20 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 25 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, mikro-USB,
• Vekt: 3.3 lb, 1.5 kg.

I likhet med ScanSnap iX1500 kan du lage snarveier for spesifikke typer skanninger, og disse vil vises som ikoner på berøringsskjermen. Du kan skanne direkte USB-flashminne, slik at skanning uten datamaskin er mulig.

Alternativt kan du skanne direkte til datamaskinen eller mobilenheten. Imidlertid ble brukere overrasket over å finne ut at skanneren ikke kan skanne direkte til skyen, FTP eller e-post uten hjelp fra en datamaskin. Den offisielle nettsiden ser ut til å være litt misvisende her.

Skannehastighetene er betydelig høyere enn andre bærbare skannere, og den automatiske dokumentmateren kan ta 20 ark, bedre enn konkurrentene igjen. Det gjør dette til en utmerket skanner hvis du vil bruke den både på kontoret og på veien. Mens du må ha med deg en strømledning, gjør Wi-Fi-tilkoblingen det valgfritt å bære en mikro-USB-kabel.

Selv om jeg tror Doxie Q tilbyr den beste bærbare opplevelsen – du trenger ikke koble til strømmen eller ta med en datamaskin – er ADS-1700W et bedre valg for brukere som prioriterer raskere skanning og en dokumentmater med større kapasitet. Bare vær oppmerksom på at den er dobbelt så tung, og du må ha med deg en strømkabel.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

La oss gå til noen dyrere alternativer. De Brother ADS-2800W er større og tyngre enn vinneren vår, men tilbyr raskere 40 spm skanning og et utvalg av Wi-Fi, Ethernet og USB. Den er designet for små til mellomstore arbeidsgrupper og støtter skannedestinasjoner som er mer relevante for det miljøet, for eksempel nettverksmapper, FTP, SharePoint og USB-minnestasjoner.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 50 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 40 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Vekt: 10.03 lb, 4.55 kg.

I likhet med ScanSnap iX1500 lar ADS-2800 deg skanne til en rekke destinasjoner direkte fra enhetens (litt mindre) 3.7-tommers berøringsskjerm. Det skannede bildet er optimalisert ved å fjerne hull, rydde opp i kanter og fjerne bakgrunnsstøy.

Men til tross for den høye skannehastigheten, ble en bruker frustrert over hvor lang tid det tok å behandle dokumentet etter skanning. Han rapporterte at ett 26-siders dokument tok 9 minutter og 26 sekunder, og skanneren var ubrukelig i løpet av den tiden. Det ser ut til at han brukte en kraftig datamaskin, og jeg er ikke sikker på om noen brukerfeil var involvert.

Programvaren høres mer begrenset ut enn Fujitsus. For eksempel, når du starter skanninger fra berøringsskjermen, kan bare én datamaskin være målet. For å sende skanninger til andre datamaskiner må du starte skanningen fra den datamaskinen.

Hvis du vil ha mer kraft og er villig til å betale for det, bør du vurdere Bror ImageCenter ADS-3000N. Den tilbyr enda raskere 50 spm skanning, og er designet for mellomstore til store arbeidsgrupper, men har ikke berøringsskjerm eller støtter Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

Fujitsus ScanSnap-serie med skannere er designet for hjemmekontoret. De fi-7160 er en av deres arbeidsgruppeskannere. Den koster betydelig mer, men har en dokumentmater som kan ta 80 sider (i stedet for 50), og skanner med 60 spm (i stedet for 30). Enheten er imidlertid større og tyngre og mangler berøringsskjerm.

Et øyeblikk:

• Arkmater: 80 ark,
• Dobbeltsidig skanning: Ja,
• Skannehastighet: 60 spm (dobbeltsidig),
• Maksimal oppløsning: 600 dpi,
• Grensesnitt: USB,
• Vekt: 9.3 lb, 4.22 kg.

Denne skanneren er designet for å gjøre det mulig for en arbeidsgruppe å skanne store flersidige dokumenter raskere enn noen gang. For å oppnå dette tilbyr den en raskere skannehastighet og større dokumentmater enn noen annen skanner vi dekker, og den er vurdert til å håndtere enorme 4,000 skanninger om dagen. Hvis målet ditt er å ta en no-nonsense tilnærming for å fullføre en stor skannejobb, er fi-7160 et godt valg.

Men denne kraften har en pris: denne skanneren tilbyr ikke trådløs tilkobling eller berøringsskjerm. Du må holde skriveren koblet til USB-porten på én datamaskin på kontoret, og velge skannealternativene fra den medfølgende programvaren som kjører på den datamaskinen.

Brukere synes det er en solid skanner når de behandler store mengder papir ved et enkelt skrivebord, for eksempel på et advokatkontor, og mange kontorer kjøper flere enheter. Kvaliteten på utgangen er svært høy, og med riktig konfigurasjon kan du normalt bare starte en skanning ved å trykke på knappen på maskinen.

Hvorfor gå papirløs?

‘Hvor er det dokumentet?’ ‘Hvorfor er skrivebordet mitt så rotete?’ ‘Skriver vi alfabetisk?’ ‘Kan du kopiere det til meg?’ ‘Jeg tror det er på side 157.’ ‘Beklager, jeg la dokumentet hjemme.’

Det er seks ting du aldri trenger å si når du først blir papirløs. Hver bedrift bør vurdere det. Her er seks gode grunner:

• Du sparer plass. Du kan få tilgang til alle dokumentene dine fra datamaskinen eller mobilenheten. Du vil ikke ha hauger med papir på skrivebordet eller et rom fullt av arkivskap.
• Søke. Du finner informasjonen du ønsker lettere. Du vil kunne søke etter filen du trenger, og hvis optisk tegngjenkjenning er utført, søk etter tekst i filen også.
• Tilgang når som helst, hvor som helst. Du kan få tilgang til alle dokumentene dine fra datamaskinen og ta dem med deg på en mobilenhet.
• Dokumentorganisering. Bruk filsystemet til å organisere og synkronisere dokumentene dine, eller plasser dem i et dokumentbehandlingssystem som Confluence, Microsoft SharePoint eller Adobe Document Cloud for større fleksibilitet.
• Deling og kommunikasjon. Digitale dokumenter kan nås av alle på kontoret ditt, og enkelt deles med andre via e-post og ulike skytjenester.
• Sikkerhet. Digitale dokumenter kan enkelt sikkerhetskopieres, passordbeskyttes og lagres på sikre medier.

Hva du trenger å vite på forhånd om å bli papirløs

Å skanne alle papirdokumenter på kontoret ditt er en stor jobb. Ikke gjør det vanskeligere enn det trenger å være. Det begynner med å velge riktig verktøy for jobben.

Du eier sannsynligvis allerede en skanner – sannsynligvis en planskanner koblet til en rimelig skriver. Du kan bli fristet til å begynne med den skanneren, men du vil sannsynligvis angre. Å plassere hver side på skanneren manuelt og sakte skanne én side om gangen er en oppskrift på frustrasjon. Det er mer sannsynlig at du gir opp enn å fullføre. En jobb som vil ta sekunder på høyre skanner vil ta deg timer.

En dokumentskanner er designet for raskt å skanne store flersidige dokumenter. De har en dokumentmater som lar deg skanne opptil 50 sider om gangen, og vil vanligvis skanne begge sider av papiret samtidig (dupleksskanning). Den medfølgende programvaren vil lagre dem som flersidige PDF-filer og utføre optisk tegngjenkjenning for å gjøre dem søkbare – alt i sanntid.

Men det er nyttig å ha andre typer skannere i nærheten. En fotoskanner vil gjøre en mer nøyaktig jobb med bilder, og en planskanner vil håndtere innbundet materiale og delikat papir bedre. En skanneapp på telefonen din lar deg skanne en kvittering på en restaurant der og da, i stedet for å måtte huske å gjøre det senere.

Når du har skannet alle dokumentene dine, hold deg oppdatert etter hvert som nye papirer kommer inn, og prøv å stoppe flommen. Hvis det er et alternativ for å motta papirene elektronisk, ta det!

Hvordan vi valgte disse beste dokumentskannerne

Positive forbrukervurderinger

Jeg har skannet dokumenter i årevis, men har bare reell erfaring med to skannere, så jeg trenger å trekke på et bredere spekter av erfaringer. I denne anmeldelsen har jeg tatt bransjetester og forbrukeranmeldelser i betraktning.

Tester fra bransjeeksperter gir et detaljert bilde av hva du kan forvente av en skanner. For eksempel har Wirecutter brukt 130 timer på å undersøke og teste en rekke skannere over en årrekke. Forbrukeranmeldelser er like nyttige. Noen som har kjøpt en skanner for sine egne penger har en tendens til å være ærlige og ærlige om sine positive og negative opplevelser.

I denne oversikten har vi inkludert skannere med en forbrukervurdering på 3.8 stjerner og over, fortrinnsvis med anmeldelser fra hundrevis av brukere.

Kablet eller trådløs

Tradisjonelt satt en dokumentskanner på skrivebordet og koblet til en av datamaskinens USB-porter. I mange situasjoner fungerer det perfekt, og det var mitt oppsett i mange år.

Men det gjør det vanskelig for andre å få tilgang til skanneren og legger til rot på skrivebordet ditt. Når en skanner brukes av flere personer, er det fornuftig å velge en trådløs modell som kan plasseres sentralt og skanne til en rekke steder, inkludert mobile enheter, eller til og med direkte til skyen.

Rask skanning på flere sider

Som et første skritt vil mange mennesker ha et stort etterslep med papirarbeid som må skannes. Det var absolutt min erfaring. I så fall kan en rask skanner spare deg for uker med arbeid.

Velg en skanner med en automatisk dokumentmater (ADF) som lar deg skanne opptil 50 ark samtidig. Det er spesielt nyttig for svært lange dokumenter der du forventer å ha en flersidig PDF. Se også etter høye skannehastigheter (målt i sider per minutt eller ppm), og muligheten til å skanne begge sider av papiret samtidig.

Portabilitet

Hvis jobben din tar deg bort fra kontoret i flere dager av gangen, kan det være lurt å kjøpe en mer bærbar skanner. Mange av de mest bærbare dokumentskannerne har ikke arkmater. De er egnet for å skanne bare én side om gangen, men blir frustrerende med større jobber.

Så vi har bare inkludert bærbare skannere med en ADF i denne oversikten. Hvis du kjøper en ny skanner for dette formålet, anbefaler jeg Doxie Q. Hvis du foretrekker å kjøpe bare én skanner for både på kontoret og på reise, tilbyr Fujitsu ScanSnap S1300i eller Brother ADS-1700W en bedre balanse mellom funksjoner.

Noen andre gode dokumentskannere som er verdt å komme inn på denne anbefalte listen? Gi oss beskjed om din mening.