2 raske måter å sette inn en PDF i Word (med trinn)

Hvis du bruker Microsoft Word for arbeid, kan muligheten til å sette inn en PDF-fil i et dokument være kritisk. Som teknisk forfatter og programvareingeniør bruker jeg denne funksjonen ofte.

Når jeg har en rapport laget i PDF-format fra et annet program, og jeg trenger å sette den inn i et Word-dokument, kan det være en tidsbesparelse å bruke denne funksjonen. Jeg ønsker ikke å måtte skrive inn all den informasjonen på nytt i Word.

Heldigvis trenger jeg ikke det, og det vil ikke du heller. Med noen få enkle trinn kan du enkelt sette inn PDF-en i dokumentet ditt. Finn ut hvordan nedenfor.

Raske merknader

Det er flere metoder du kan bruke for å sette inn en PDF i et Word-dokument.

En rask og enkel måte er å åpne PDF-dokumentet, velge all teksten, kopiere den og deretter lime den inn i Word.

Denne metoden fungerer for noe tekst, men hvis PDF-en har noen formatering, vil du mest sannsynlig miste den; det vil ikke se riktig ut etter at du har limt det inn i Word. I tillegg kan du miste data. Av disse grunnene anbefaler vi ikke denne løsningen.

De andre metodene er å sette inn PDF-filen eller å dra og slippe den inn i Word-dokumentet. Jeg foretrekker å sette det inn som et objekt; Jeg føler at jeg har mer kontroll over hvor det går og hvordan det legges til. Vi dekker begge metodene nedenfor.

Å lenke eller ikke å lenke

Når du bruker en av metodene nedenfor for å sette inn PDF-en din, må du bestemme om du vil at den skal kobles til Word-dokumentet eller ikke. Hva betyr det?

Linked

Å koble til PDF-en kan være flott hvis informasjonen i den vil endres eller oppdateres. Å bruke en lenke er på en måte som å ha en snarvei: Når du klikker på ikonet i Word-dokumentet, åpner du den faktiske PDF-filen på dens eksterne plassering.

Eventuelle endringer du gjør i PDF-en vil vises i Word-dokumentet; det vil ikke være nødvendig å oppdatere den hver gang PDF-en endres. Høres bra ut, ikke sant?

Ulempen? PDF-en er ikke innebygd i selve Word-dokumentet. På grunn av dette må du alltid oppbevare en kopi av PDF-en på samme sted som du koblet den til. Hvis Word-dokumentet ikke finner PDF-filen, kan det ikke åpne og vise den.

Fjernet tilknytning

Hvis du velger å ikke koble, vil Word legge inn PDF-en i Word-dokumentet. PDF-en vil være en del av dokumentet; uansett hvor du sender det, kopierer det eller åpner det, vil Word-dokumentet fortsatt ha PDF-filen inni seg.

Det positive: du trenger ikke å bekymre deg for å sende PDF-en og Word-dokumentet når du deler.

Det negative: hvis du trenger å gjøre oppdateringer til PDF-filen, vil de ikke automatisk dukke opp i Word. Du må slette PDF-filen fra Word-dokumentet og deretter sette den inn på nytt.

Metode 1: Sette inn som et objekt

Metode 1 er den foretrukne metoden. Det gir mye kontroll og presisjon.

Merk: Skjermbildene nedenfor er fra en eldre versjon av MS Word. Trinnene forblir imidlertid de samme i nyere versjoner av Word.

Trinn 1: Klikk på plasseringen i Word-dokumentet der du vil sette inn PDF-filen.

Trinn 2: I Microsoft Word, klikk på ‘Sett inn’-menyfanen.

Trinn 3: Velg ‘Objekt’ for å sette inn et objekt.

Dette alternativet er vanligvis plassert øverst til høyre på verktøylinjen. I nyere versjoner av Word kan det hende det bare viser et ikon med et lite vindu i delen som heter ‘Tekst’. Hold markøren over ikonene for å identifisere den som er merket med «Objekt».

Trinn 4: Velg fanen ‘Opprett fra fil’.

Når objektvinduet kommer opp, vil du se to faner. Velg den som er merket ‘Opprett fra fil.’

Trinn 5: Velg PDF-filen din.

Klikk på ‘Bla gjennom’-knappen, naviger til mappen der PDF-filen er lagret, og velg filen.

Trinn 6: Velg alternativene dine.

Hvis du ønsker å sette inn PDF-en som en lenke (som diskutert ovenfor), merk av for ‘Link til fil’.

Hvis du vil at filen bare skal vises som et ikon, merker du av for ‘Vis som ikon’. Det vil vise et ikon som representerer PDF-filen; Hvis du dobbeltklikker på den, åpnes PDF-en. Hvis du ikke merker av i denne boksen, vil den sette inn hele dokumentet i Word-dokumentet.

Når du er ferdig med valgene, klikker du på ‘OK’-knappen. PDF-en vil bli satt inn i dokumentet ditt. Se eksemplene nedenfor. Bildet til venstre viser PDF-en, mens bildet til høyre viser kun et ikon.

Metode 2: Dra-og-slipp

Dra-og-slipp-metoden er enkel, men det er en ulempe: du har ikke mye kontroll over hvordan PDF-en er satt inn.

PDF-filen vil bli koblet fra; avhengig av hvilken versjon av Word du bruker, vil den falle inn som et ikon eller som selve dokumentet. Jeg har en gammel 2010-versjon av Word som legger inn hele PDF-en. Da jeg prøvde det i Word 365, viste det imidlertid bare et ikon.

Følgende er trinnene for dra-og-slipp-metoden. Jeg bruker en eldre versjon av Word på en Windows 7-maskin, så din kan se annerledes ut. Trinnene utføres imidlertid på samme måte i nyere versjoner av Word.

Trinn 1: Rull til plasseringen i Word-dokumentet der du vil sette inn PDF-filen.

Trinn 2: Åpne Windows Filutforsker og naviger til PDF-en du ønsker å sette inn.

Trinn 3: Velg PDF-en og dra den inn i Word-dokumentet.

For å velge og dra filen, klikk på PDF-en med venstre museknapp og hold den nede, og dra deretter filen forsiktig slik at den er over toppen av Word-dokumentet.

Når den er på stedet du ønsker, slipper du venstre museknapp, og PDF-filen blir plassert på det stedet.

Hvis du får problemer med hvordan PDF-en presenteres, kan du alltid slette den fra dokumentet og sette den inn på nytt.

Det avslutter denne opplæringsartikkelen. Jeg håper du finner det nyttig. Som alltid, gi meg beskjed hvis du har problemer med å prøve å sette inn en PDF i et Word-dokument.