Kan du oppheve sendingen av en e-post? (Her er det virkelige svaret)

Du trykker på send-knappen for en e-post du nettopp skrev og innser så at den gikk til feil person, inneholdt noe du ikke skulle ha sagt, eller er full av skrivefeil. Uansett vil du ta den tilbake før mottakeren leser den. Det skjer med oss ​​alle, og det kan være en skikkelig kvalmende følelse.

Hva kan du gjøre? Kan du oppheve sendingen av meldingen? Vel, ja og nei. Det er et litt vanskelig spørsmål. Det avhenger av e-postklienten du bruker. Det korte svaret er at du kan, i noen begrensede tilfeller. Så selv om det er mulig, er det ikke noe du bør regne med.

La oss ta en titt på å ikke sende e-poster – hvorfor du trenger det i utgangspunktet, og muligheten for å gjøre det med forskjellige tjenester og klienter. Vi skal også se på hvordan du unngår å måtte oppheve sendingen av en e-post.

Hvorfor må jeg oppheve sendingen av en e-post?

Det er situasjoner der vi sender en melding, for så å oppdage at vi ikke var helt klare til å sende den eller ikke burde ha sendt den i det hele tatt.

Jobben min krever ofte at jeg jobber med sensitiv informasjon. Jeg må sikre at det jeg sender går til de riktige personene, og at det er informasjon de kan se. Dette er et scenario der avsending av en e-post virkelig kan være en redningsmann. Hvis jobben din er på linjen, ønsker du ikke å sende sensitiv informasjon til feil person. Forhåpentligvis, hvis du gjør det ved et uhell, kan du oppheve sendingen av meldingen før det er for sent.

En mer vanlig feil er å sende en melding full av skrivefeil. Det kan være flaut, men det er ikke verdens undergang – med mindre det er for en potensiell arbeidsgiver eller klient. I så fall kan det bety å miste en jobbprospekt eller kunde.

En annen feil er å sende en sint e-post til en kollega, sjef eller noen andre. Når vi handler i sinne uten å stoppe oss selv, vil vi ofte reagere på noe og skrive noe vi skulle ønske vi ikke hadde gjort. Trykk på send-knappen tankeløst, og du kan være i en ekkel situasjon.

I næringslivet er en av de vanligste feilene å adressere en e-post til feil person. Du skriver inn mottakerens navn, og autofyll legger noen ganger inn feil mottaker.

Avslutter sending av e-post

Muligheten til å oppheve sendingen av en e-post avhenger av tjenesten og e-postklient du bruker. Hvis du bruker Gmail, kan du oppheve sendingen, men du må være rask med det. Hvis du bruker Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server, kan du kanskje huske den. Andre apper eller tjenester kan ha måter å ta en tvilsom e-post tilbake på. Mange andre, som Yahoo, gjør det ikke.

Gmail
Du kan oppheve sendingen av en melding i Gmail, men det er en begrenset tid til å gjøre det. Du har bare sekunder til å handle, og du må gjøre det før du klikker på et annet vindu eller fane. Når du har gått bort fra e-postskjermen eller tiden har gått, er meldingen sendt.

«Unsend»- eller «Angre»-funksjonen i Gmail opphever ikke sendingen av e-posten. Det som skjer er at det er en forsinkelse før meldingen går ut. Når du klikker på ‘Send’-knappen, ‘holdes’ meldingen tilbake i den konfigurerte tiden. Når du trykker på ‘Angre’-knappen, sender ikke Gmail meldingen.

Du kan konfigurere forsinkelsen til å være fra 5 til 30 sekunder. Dette kan settes opp i fanen ‘Generelt’ i Gmail-innstillingene. Se nedenfor.

Prosessen med å fjerne en e-post er ganske enkel. Når du har klikket ‘send’ på meldingen din, vises et varsel nederst til venstre i Gmail-vinduet. Det skal se ut som bildet nedenfor.

Klikk på ‘Angre’-knappen, og det vil stoppe meldingen fra å bli sendt. Gmail åpner den opprinnelige meldingen og lar deg endre den og sende den på nytt. Det er alt som skal til.

MS Outlook
Microsoft Outlooks metode for å fjerne sendingen av en e-post er svært forskjellig. MS Outlook kaller det ‘gjenkalling’. I stedet for å utsette sendingen av meldingen i noen sekunder som Gmail gjør, sender den en kommando til mottakerens e-postklient og ber om å fjerne den. Dette fungerer selvfølgelig bare hvis mottakeren ikke har lest meldingen, og hvis dere begge bruker en Microsoft Exchange-server.

Det er noen få andre faktorer som må være på plass for at tilbakekallingen skal fungere. Å tilbakekalle meldingen omfatter å gå til de sendte meldingene i Outlook, finne den sendte e-posten, åpne den og finne ‘gjenkallings’-meldingen på menyen (se bildet nedenfor). Outlook vil da gi deg beskjed om tilbakekallingen var vellykket.

Hvis du vil se flere detaljer om hvordan du bruker tilbakekallingen av Microsoft Outlook, kan du sjekke artikkelen vår: Hvordan huske en e-post i Outlook.

Verktøy og tips

Det finnes forskjellige andre e-posttjenester og klienter; mange har en eller annen form for unsend- eller angrefunksjon. De fleste fungerer på samme måte som Gmail, hvor det er en forsinkelse i sendingen. Hvis du er nysgjerrig på hvordan andre tjenester/klienter fungerer, se på innstillingene eller konfigurasjonen for e-posten din og se om det kan forsinke sendingen.

Microsoft Outlook har en forsinkelsesinnstilling slik at hvis du ikke kan bruke tilbakekallingsfunksjonen, kan du ha en forsinkelse. For å stoppe e-posten må du gå til utboksen og slette den før den sendes. Mange andre klienter har lignende funksjoner som kan implementeres.

Mailbird er et eksempel på en e-postklient som kan konfigureres til å forsinke sending av meldinger.

De fleste klienter har funksjoner som kan settes opp for å beskytte deg mot å sende uønskede e-poster.

Forhindre beklagelige e-poster

Selv om e-postmeldinger kan tas tilbake, er det en god sjanse for at tilbakekallingen mislykkes eller at du ikke trykker på ‘angre’-knappen raskt nok. Den beste metoden for å håndtere beklagelige e-poster er å ikke sende dem i utgangspunktet.

Gjennomgå meldingene dine grundig før du sender dem: Korrekturlesing vil hindre deg i å sende ut e-poster med skrivefeil. Hva om korrekturlesing ikke er din greie? Få en Grammarly regnskap. Det er en ekstremt nyttig app.

Leser meldingen på nytt flere ganger. De fleste problemene oppstår ofte ved å sende e-post til feil adresse, eller ved å rote til emnelinjen, så pass på å gå gjennom disse områdene spesifikt.

Når det gjelder den sinte e-posten du angrer på at du sendte – den beste praksisen koker ned til tre ord: IKKE TRYKK SEND. Det er en historie om at Abraham Lincoln, hver gang han var sint, ville skrive et forrykende brev til den fornærmende parten. Han SENDTE DET IKKE. I stedet var policyen hans å legge brevet i en skuff i tre dager.

Etter det åpnet han skuffen, leste brevet på nytt (ofte med et mye kjøligere hode) og bestemte seg for om han skulle sende det. 100 % av gangene sendte han den ikke. Hva er lærdommen her? IKKE TRYKK SEND når du er emosjonell. Gå bort, kom tilbake og ta deg tid til å bestemme om du virkelig vil sprenge vennen din, kjære eller kollega i luften.

Avsluttende ord

Å sende en beklagelig e-post kan være pinlig. I noen tilfeller kan det koste deg en jobb, klient eller venn. Derfor er det viktig å gjennomgå meldinger grundig før du sender dem. Hvis meldinger blir sendt ved en feiltakelse, kan du forhåpentligvis oppheve sendingen før de kommer ut eller blir lest.

Vi håper at du finner denne artikkelen nyttig. Ta gjerne kontakt med oss ​​for spørsmål eller kommentarer.