Jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook (5 prostych kroków)

Właśnie skończyłeś pisać pilną wiadomość e-mail do współpracowników i spieszysz się z jej wysłaniem — nie masz czasu na korektę. Naciskasz przycisk wysyłania. Następnie, zaraz po tym, realizacja uderza: wysłałeś informacje o całej grupie, których nie powinni widzieć. Łykać.

Co robisz? Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, a Twoi adresaci korzystają z programu Outlook i szybko podejmujesz działania, możesz mieć możliwość przywołania wiadomości, zanim ktokolwiek ją zobaczy.

To może być strzał z daleka, ale widziałem, jak działa. Gotowy do wypróbowania? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.

Dlaczego miałbym odwoływać?

Czasami pracuję z poufnymi informacjami i popełniłem błąd, wysyłając je do niewłaściwej osoby. Jest to prawdopodobnie najgorszy scenariusz, ponieważ przywołanie wiadomości nie zawsze działa. Zdecydowanie nie powinieneś na nim polegać, jeśli chodzi o prywatne dane. Przyjrzymy się poniżej, kiedy wycofania działają, a kiedy nie.

Z drugiej strony wysyłanie poczty z literówkami nie jest tak wielką sprawą. Tak, to żenujące, ale to nie koniec świata. Może nawet dać ci wyobrażenie o tym, kto faktycznie czyta twoje wiadomości, kiedy je wysyłasz. Przypomnienie może prawdopodobnie pomóc ci wyzdrowieć po katastrofie gramatycznej — ale znowu nie licz na to.

Oto doozy: jeśli jesteś na kogoś zdenerwowany lub zły iw ferworze napisz mu zjadliwą, niefiltrowaną, krzywdzącą wiadomość – taką, która niszczy relacje. To może postawić cię w skrzynce zranionej, bez względu na to, czy jest to szef, współpracownik, przyjaciel, czy ktoś znaczący. To mi się przydarzyło — naprawdę żałuję, że nie miałem wtedy przycisku powrotu!

Czasami nie zwracamy uwagi na autouzupełnianie, gdy zwracamy się do wiadomości i zbyt późno odkrywamy, że trafiła ona do niewłaściwej osoby. Dostałem e-maile przeznaczone dla kogoś innego; to się zdarza cały czas. Jeśli masz szczęście, wycofanie może zadziałać i uchronić Cię przed pomyłką.

Jestem pewien, że są inne sytuacje, o których nie myślę, ale rozumiesz. Wysyłanie wiadomości e-mail, której nie chcesz, jest łatwe. Przyjrzyjmy się, jak przywołać wiadomości e-mail w aplikacji Microsoft Outlook.

Kroki, aby odwołać wiadomość e-mail

Poniższe kroki pozwolą ci próba aby przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook. Pamiętaj, że czas jest czynnikiem krytycznym. Musisz to zrobić, zanim osoba go otworzy! Istnieją również inne czynniki, na które nie masz wpływu, które mogą spowodować niepowodzenie procesu. Więcej o nich przeczytasz w następnej sekcji.

Oto co robić:

1. Wybierz folder elementów wysłanych

W okienku nawigacji lub folderów po lewej stronie programu Outlook wybierz folder ‘Elementy wysłane’.

2. Znajdź wysłaną wiadomość

Na liście wysłanych pozycji znajdź i wybierz tę, którą chcesz przywołać. Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć go w osobnym oknie.

3. Wybierz akcję do przywołania

W oknie wybierz zakładkę „Wiadomość”. Następnie w sekcji „Przenieś” wybierz „Więcej akcji przenoszenia”.

Teraz wybierz „Przywołaj tę wiadomość”.

4. Wybierz Opcje

Musisz zdecydować, czy chcesz „Usuń nieprzeczytane kopie wiadomości”, czy „Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp nową wiadomością”. Możesz również wybrać opcję otrzymywania wiadomości z informacją o pomyślnym zakończeniu przywracania. Zaznacz pole, jeśli chcesz otrzymać potwierdzenie. Jest to zalecane, ponieważ może to być jedyny sposób, w jaki wiesz, czy to działa.

Kliknij OK.’ Jeśli wybrałeś zastąpienie wiadomości, otworzy się nowe okno z wiadomością. Wprowadź niezbędne zmiany, a następnie kliknij „Wyślij”, gdy będziesz gotowy do wysłania.

5. Poszukaj potwierdzenia

Zakładając, że zarejestrowałeś się w celu otrzymywania powiadomienia, zobaczysz komunikat informujący o tym, co się stało. Poinformuje Cię, do kogo została wysłana oryginalna wiadomość e-mail, jej temat i godzina wysłania. Zobaczysz, czy wycofanie się powiodło, wraz z datą i godziną wycofania.

Czego potrzebujesz do powrotu do pracy

Jeśli więc gwiazdy są wyrównane, czy przywoływanie wiadomości e-mail działa? Szczerze mówiąc, to strzelanka do kości. To powiedziawszy, jest to możliwe, więc przyjrzyjmy się, co musi się stać, aby wycofanie e-maila zakończyło się sukcesem.

Aplikacja Outlook

Pierwszym wymaganiem jest używanie aplikacji komputerowej Microsoft Outlook. Nie będzie można przywołać z interfejsu internetowego Microsoftu.

Microsoft Exchange

Musisz korzystać z systemu pocztowego Microsoft Exchange. Ty i odbiorca musicie znajdować się na tym samym serwerze wymiany. Jeśli jest to sytuacja w pracy, istnieje szansa, że ​​będziesz korzystać z tego samego serwera Exchange, co Twoi współpracownicy. Oznacza to, że może to zadziałać dla nich, ale nie z nikim spoza Twojej firmy.

Otwarte wiadomości

Przywołanie będzie działać tylko wtedy, gdy odbiorca nie otworzył jeszcze wiadomości e-mail. Kiedy już go otworzą, będzie już za późno. Został pobrany na ich lokalną skrzynkę odbiorczą.

Skonfigurowany do ignorowania żądania

Program Outlook można skonfigurować tak, aby wiadomości nie mogły być przywoływane ze skrzynki odbiorczej. Jeśli tak jest w przypadku odbiorcy, wycofanie nie zadziała.

Przekierowana poczta

Jeśli osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, ma skonfigurowane reguły przenoszenia wiadomości do innych folderów, które obejmują Twoją wiadomość, przywoływanie nie będzie działać. Działa tylko wtedy, gdy wiadomość jest nieprzeczytana i pozostaje w skrzynce odbiorczej danej osoby.

Zapobiegaj wysyłaniu wiadomości e-mail, które muszą zostać odwołane

Jak widzieliśmy, wiadomość z programu Outlook można cofnąć, ale istnieje duża szansa, że ​​wycofanie się nie powiedzie. Najlepszym sposobem radzenia sobie z żałosnymi wiadomościami e-mail jest przede wszystkim ich nie wysyłanie. Brzmi prosto, ale wiem, że tak nie jest. W rzeczywistości zdarza się to każdemu z nas, ale jest kilka rzeczy, które możemy zrobić, aby zapobiec ich wysyłaniu.

Poniższa metoda może brzmieć dziwnie, ale jest pomocna: możesz skonfigurować program Outlook tak, aby miał opóźnienie przed wysłaniem wiadomości e-mail. Oznacza to, że po naciśnięciu przycisku wysyłania wiadomość pozostaje w Twojej skrzynce nadawczej przez określony czas przed jej wysłaniem. Daje to możliwość usunięcia/anulowania wiadomości e-mail, zanim zostaną faktycznie wysłane. Aby uzyskać instrukcje, jak to zrobić, spójrz na ten artykuł od Microsoft.

Moim zdaniem najlepiej jest dokładnie przejrzeć lub zweryfikować to, co napisałeś przed wysłaniem. Wiem, że czasami się spieszymy, ale autokorekta wyłapie 95% Twoich błędów. Jeśli nie jesteś dobry w korektach, wypróbuj narzędzie do sprawdzania gramatyki, takie jak Grammarly, którego można użyć do przeglądania tekstu w programie Outlook.

Wielokrotne czytanie wiadomości e-mail może zapobiec wielu problemom. Dzięki temu wiesz, co wysyłasz. Nie zapomnij przejrzeć listy odbiorców (nawet listy CC) i tematu, ponieważ w tym miejscu często pojawiają się problemy.

Jeśli chodzi o paskudny e-mail, którego żałujesz, że wysyłasz do swojego współpracownika, może być trochę inaczej. Odkryłem, że najlepiej w tym celu najpierw napisać wiadomość. Nie adresuj go jeszcze do nikogo, ponieważ nie chcesz go przypadkowo wysłać.

Kiedy już to napiszesz, przeczytaj ponownie. Następnie odejdź od komputera lub przynajmniej od Outlooka. Wróć do niego około 15 do 20 minut później i przeczytaj go ponownie. Czy jesteś zadowolony z tego, co powiedziałeś? Czy tak chcesz komunikować się z tą osobą?

Odejście daje szansę, aby zapobiec tej gorącej reakcji, gdy mówisz rzeczy, których żałujesz. Umożliwi to również zrewidowanie tekstu, jeśli możesz wymyślić spokojniejszy sposób na wyjaśnienie swojego problemu.

Jeśli uważasz, że Twoja wiadomość jest zbyt surowa lub nieodpowiednia, zawsze możesz ją usunąć i później napisać nową. Jeśli naprawdę jesteś gotowy, aby go wysłać, wypełnij pole „Do” imieniem odbiorcy i wyślij. Ten proces przynajmniej daje ci szansę na ochłodzenie się i upewnienie się, że podejmujesz racjonalną decyzję.

Ostatnie słowa

Jeśli jesteś w powiązaniu z powodu wiadomości e-mail, której żałujesz wysłania, możliwe, że funkcja przywracania programu Outlook pomoże Ci usunąć wiadomość e-mail, zanim odbiorcy ją przeczytają.

Ta funkcja zdecydowanie nie jest czymś, na czym powinieneś polegać. Wiele zmiennych wpływa na jego działanie. Istnieje szansa, że ​​osoba przeczyta go, zanim wyślesz prośbę o wycofanie.

Najlepszą praktyką jest nie spiesz się, sprawdzaj swoje e-maile i staraj się nie wysyłać reaktywnych wiadomości, o których nie myślałeś. Innymi słowy, zapobieganie jest najlepszym lekarstwem na e-maile pełne ubolewania.