Czy możesz cofnąć wysłanie e-maila? (Oto prawdziwa odpowiedź)

Naciskasz przycisk wysyłania wiadomości e-mail, którą właśnie napisałeś, a potem zdajesz sobie sprawę, że trafiła ona do niewłaściwej osoby, zawierała coś, czego nie powinnaś była mówić, lub jest pełna literówek. Tak czy inaczej, chcesz go odebrać, zanim odbiorca go przeczyta. Zdarza się to każdemu z nas i może to być naprawdę obrzydliwe uczucie.

Co możesz zrobić? Czy możesz cofnąć wiadomość? No tak i nie. To dość trudne pytanie. Zależy to od używanego klienta poczty e-mail. Krótka odpowiedź brzmi, że możesz, w niektórych ograniczonych przypadkach. Tak więc, nawet jeśli jest to możliwe, nie należy na to liczyć.

Przyjrzyjmy się niewysyłaniu e-maili — dlaczego w pierwszej kolejności musiałbyś to robić i możliwościom tego z różnymi usługami i klientami. Przyjrzymy się również, jak uniknąć konieczności cofania wysłania wiadomości e-mail.

Dlaczego miałbym cofnąć wysłanie e-maila?

Zdarzają się sytuacje, w których wysyłamy wiadomość, a potem odkrywamy, że nie byliśmy do końca gotowi do jej wysłania lub w ogóle nie powinniśmy jej wysyłać.

Moja praca często wymaga pracy z poufnymi informacjami. Muszę upewnić się, że to, co wysyłam, trafia do właściwych osób i że są to informacje, które mogą zobaczyć. To jeden ze scenariuszy, w którym niewysłanie wiadomości e-mail może być naprawdę zbawicielem. Jeśli Twoja praca jest na linii, nie chcesz wysyłać poufnych informacji do niewłaściwej osoby. Miejmy nadzieję, że jeśli zrobisz to przez przypadek, możesz cofnąć wiadomość, zanim będzie za późno.

Częstszym błędem jest wysyłanie wiadomości pełnej literówek. To może być krępujące, ale to nie koniec świata – chyba że dla potencjalnego pracodawcy lub klienta. W takim przypadku może to oznaczać utratę potencjalnej pracy lub klienta.

Innym błędem jest wysłanie gniewnego e-maila do współpracownika, szefa lub kogokolwiek innego. Kiedy działamy w gniewie, nie powstrzymując się, często reagujemy na coś i piszemy coś, czego chcielibyśmy nie zrobić. Bezmyślnie naciśnij przycisk wysyłania, a możesz znaleźć się w nieprzyjemnej sytuacji.

W świecie biznesu jednym z najczęstszych błędów jest kierowanie e-maila do niewłaściwej osoby. Wpisujesz nazwę odbiorcy, a autouzupełnianie czasami wprowadza nieprawidłowego odbiorcę.

Nie wysyłam e-maila

Możliwość cofnięcia wysłania wiadomości e-mail zależy od usługi i klient e-mail ty używasz. Jeśli korzystasz z Gmaila, możesz cofnąć wysyłanie, ale musisz to zrobić szybko. Jeśli używasz aplikacji Microsoft Outlook na serwerze Microsoft Exchange, możesz ją przywrócić. Inne aplikacje lub usługi mogą mieć sposoby na odzyskanie wątpliwej wiadomości e-mail. Wiele innych, takich jak Yahoo, tego nie robi.

gmail
Możesz cofnąć wysłanie wiadomości w Gmailu, ale jest na to ograniczony czas. Masz tylko sekundy na podjęcie działania i musisz to zrobić, zanim klikniesz jakiekolwiek inne okno lub kartę. Wiadomość została wysłana po odejściu od ekranu poczty e-mail lub po upływie czasu.

Funkcja „Cofnij wysłanie” lub „Cofnij” w Gmailu tak naprawdę nie cofa wysłania wiadomości e-mail. To, co się dzieje, to opóźnienie przed wysłaniem wiadomości. Po kliknięciu przycisku „Wyślij” wiadomość zostanie „wstrzymana” przez skonfigurowany czas. Gdy klikniesz przycisk „Cofnij”, Gmail nie wyśle ​​wiadomości.

Możesz skonfigurować opóźnienie od 5 do 30 sekund. Można to skonfigurować na karcie „Ogólne” w ustawieniach Gmaila. Zobacz poniżej.

Proces cofania wysłania wiadomości e-mail jest dość prosty. Po kliknięciu „wyślij” w wiadomości w lewym dolnym rogu okna Gmaila pojawi się powiadomienie. Powinien wyglądać jak na poniższym obrazku.

Kliknij przycisk ‘Cofnij’, aby zatrzymać wysyłanie wiadomości. Gmail otworzy oryginalną wiadomość i umożliwi jej zmodyfikowanie i ponowne wysłanie. To wszystko.

MS Outlook
Metoda odsyłania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook jest zupełnie inna. MS Outlook nazywa to „przywoływaniem”. Zamiast opóźniać wysłanie wiadomości o kilka sekund, tak jak robi to Gmail, wysyła polecenie do klienta poczty e-mail odbiorcy i prosi o jego usunięcie. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy odbiorca nie przeczytał wiadomości i jeśli oboje korzystacie z serwera Microsoft Exchange.

Istnieje kilka innych czynników, które muszą być spełnione, aby wycofanie zadziałało. Przywołanie wiadomości obejmuje przejście do wysłanych wiadomości w Outlooku, znalezienie wysłanej wiadomości e-mail, otwarcie jej i znalezienie wiadomości „przywołaj” w menu (patrz obrazek poniżej). Program Outlook poinformuje Cię, czy wycofanie się powiodło.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak korzystać z przywracania programu Microsoft Outlook, zapoznaj się z naszym artykułem: Jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook.

Narzędzia i porady

Istnieje wiele innych usług i klientów poczty e-mail; wiele z nich ma jakiś rodzaj funkcji unsend lub undo. Większość działa podobnie do Gmaila, gdzie występuje opóźnienie w wysyłaniu. Jeśli jesteś ciekawy, jak działają inne usługi/klienci, spójrz na ustawienia lub konfigurację swojej poczty e-mail i sprawdź, czy może to opóźnić wysyłanie.

Microsoft Outlook ma ustawienie opóźnienia, więc jeśli nie możesz użyć funkcji przywracania, możesz mieć opóźnienie. Aby zatrzymać e-mail, musisz przejść do skrzynki nadawczej i usunąć go, zanim zostanie wysłany. Wiele innych klientów ma podobne funkcje, które można zaimplementować.

Mailbird to przykład klienta poczty e-mail, który można skonfigurować tak, aby opóźniał wysyłanie wiadomości.

Większość klientów ma funkcje, które można skonfigurować w celu ochrony przed wysyłaniem niechcianych wiadomości e-mail.

Zapobieganie żałosnym wiadomościom e-mail

Chociaż wiadomości e-mail można cofnąć, istnieje duża szansa, że ​​przywołanie nie powiedzie się lub nie naciśniesz wystarczająco szybko przycisku „cofnij”. Najlepszą metodą radzenia sobie z żałosnymi wiadomościami e-mail jest ich nie wysyłanie.

Dokładnie przejrzyj swoje wiadomości przed ich wysłaniem: korekta zapobiegnie wysyłaniu e-maili z literówkami. A jeśli nie lubisz korekty? Weź Grammarly rachunek. To niezwykle pomocna aplikacja.

Wielokrotne czytanie wiadomości. Większość problemów często pojawia się w przypadku wysyłania e-maili na zły adres lub zepsucia tematu, dlatego należy dokładnie przejrzeć te obszary.

Jeśli chodzi o złośliwe e-maile, których żałujesz, że je wysyłasz — najlepsza praktyka sprowadza się do trzech słów: NIE KLIKNIJ WYŚLIJ. Jest taka historia, że ​​Abraham Lincoln za każdym razem, gdy był wściekły, pisał straszliwy list do stronnictwa, które go obrażało. Wtedy NIE WYSŁAŁ GO. Zamiast tego, jego polityka polegała na pozostawieniu listu w szufladzie na trzy dni.

Potem otwierał szufladę, ponownie czytał list (często ze znacznie chłodniejszą głową) i decydował, czy go wysłać. W 100% przypadków nie wysłał go. Jaka jest tutaj lekcja? NIE KLIKNIJ WYŚLIJ, gdy jesteś emocjonalny. Odejdź, wróć i poświęć trochę czasu, aby zdecydować, czy naprawdę chcesz wysadzić swojego przyjaciela, ukochaną osobę lub współpracownika.

Ostatnie słowa

Wysłanie żałosnego e-maila może być kłopotliwe. W niektórych przypadkach może to kosztować cię pracę, klienta lub przyjaciela. Dlatego tak ważne jest dokładne przejrzenie wiadomości przed ich wysłaniem. Jeśli wiadomości zostaną wysłane przez pomyłkę, możesz je cofnąć, zanim zostaną opublikowane lub zostaną przeczytane.

Mamy nadzieję, że ten artykuł okaże się pomocny. Prosimy o kontakt w przypadku jakichkolwiek pytań lub komentarzy.