7 etapas para adicionar uma assinatura de e-mail profissional no Gmail
Com o advento das mensagens instantâneas, mensagens de texto, bate-papo por vídeo, mídias sociais e muito mais, muitos se esqueceram do e-mail. No mundo dos negócios, porém, o e-mail ainda é um método crítico de comunicação.
Se você é um usuário regular de e-mail, especialmente para negócios, é importante que seus e-mails pareçam profissionais. Ter uma assinatura profissional na parte inferior de suas mensagens pode ajudar bastante na formalização de emails que você envia para colegas de trabalho, gerentes e clientes.
Então como você faz isso? Se você ainda não tem uma assinatura de e-mail ou tem uma, mas esqueceu como alterá-la, veio ao lugar certo.
Neste artigo, mostraremos como adicionar ou alterar sua assinatura de e-mail e torná-la profissional.
Índice analítico
Como adicionar uma assinatura no Gmail
Adicionar uma assinatura no Gmail é fácil e pode ser feito rapidamente. Basta usar os seguintes passos:
Etapa 1: vá para as configurações do Gmail
No Gmail, clique no ícone Configurações no canto superior direito da tela.
Role para baixo e encontre a seção ‘Assinatura’. Estará quase no final da página. Quando estiver lá, clique no botão “Criar novo”.
Etapa 4: digite o nome da assinatura
Após inserir o nome, clique no botão “Criar”. Acabei de usar meu nome no exemplo abaixo, mas você pode digitar o que quiser.
Passo 5: Digite sua assinatura
Na janela de texto do lado direito do nome, você pode inserir todas as informações que deseja que estejam em sua assinatura. Você pode formatar texto e até adicionar imagens ou links de URL, se desejar.
Quais informações você deve adicionar para tornar sua assinatura de e-mail profissional? Consulte a seção abaixo para obter mais detalhes.
Etapa 6: definir padrões de assinatura
Você precisará selecionar uma assinatura a ser usada para novas mensagens e outra para responder ou encaminhar mensagens. Você pode adicionar mais de um, então você pode escolher diferentes para novas mensagens e responder/encaminhar mensagens. Se você tiver várias assinaturas, todas elas aparecerão na lista suspensa.
Etapa 7: salvar as alterações
Não se esqueça de rolar até a parte inferior da tela e salvar suas alterações. Uma vez que você tem, você está feito.
Como atualizar sua assinatura do Gmail
Talvez seja necessário atualizar sua assinatura quando receber um novo número de contato ou cargo. Talvez você queira alterá-lo para parecer mais profissional. Seja qual for o caso, se você não gostar da aparência da sua assinatura, não se preocupe. É fácil de modificar.
Para atualizá-lo, basta seguir os mesmos passos que foram usados para criar o novo. Quando você chegar à seção de assinatura em suas configurações (Etapa 2), clique no nome e faça as alterações na janela de texto do lado direito.
É simples assim. Não se esqueça de ir até o final da página e salvar suas configurações.
Como fazer sua assinatura do Gmail parecer profissional
Existem várias maneiras de tornar sua assinatura de e-mail profissional. Comece com seu nome completo, seguido de informações relacionadas ao seu trabalho ou cargo. A seguir estão as coisas que irão agregar mais valor.
1. Nome
Você provavelmente deseja usar seu nome formal em vez de apelidos ou nomes abreviados, a menos que tenha um ambiente de trabalho ou clientes mais casuais.
2. Título
Forneça seu cargo. Isso pode ser crítico, especialmente para destinatários que podem não conhecê-lo bem ou que não trabalharam com você no passado.
3. Nome da empresa
Se você trabalha para uma empresa, deixe-os saber para quem você está trabalhando. Se você não trabalha para uma empresa específica, pode colocar “Empreiteiro Independente” ou “Desenvolvedor Freelancer”.
Ao adicionar informações da empresa, você pode adicionar o logotipo da sua empresa. Pergunte se sua empresa tem um formato padrão para assinaturas de e-mail.
4. Certificações
Você pode querer listar quaisquer certificações que você ou sua empresa tenham. Algumas certificações vêm com um logotipo ou símbolo que você também pode adicionar.
5. Informações para contato
Forneça formas alternativas para o destinatário entrar em contato com você. Adicione seu número de telefone, site comercial ou qualquer outra informação de contato. Você também pode incluir seu endereço de e-mail, mesmo que já esteja na mensagem na seção “De”. Não faz mal tê-lo onde alguém pode encontrá-lo facilmente.
Você pode considerar vincular a qualquer conta de mídia social profissional, como o LinkedIn.
7. Foto
Incluir uma foto sua é opcional, embora possa ser bom para as pessoas verem com quem estão se comunicando. Apenas certifique-se de usar uma foto com aparência profissional.
O que você não deve incluir na sua assinatura do Gmail
Não exagere. Adicionar muitas informações tornará sua assinatura confusa e difícil de ler. Se estiver cheio de informações com as quais ninguém se importa, há uma boa chance de o destinatário ignorá-las completamente.
Às vezes, você verá as pessoas incluirem uma citação favorita em sua assinatura do Gmail. Eu evitaria adicionar algo assim, a menos que seja um lema ou slogan que sua empresa use. Citações opinativas, políticas ou controversas podem ofender alguém – e o local de trabalho não é onde você quer fazer isso.
Evite tornar sua assinatura do Gmail uma distração. Não faça isso tão atraente que tire o corpo da sua mensagem de e-mail.
A assinatura deve fornecer informações que digam às pessoas quem você é, o que faz, para quem trabalha, como entrar em contato com você e talvez por que elas podem confiar em você. Nada disso deve prejudicar sua mensagem.
Por que preciso de uma assinatura de e-mail para o Gmail?
As assinaturas de e-mail dão um ar de profissionalismo às suas comunicações. Eles são uma parte vital da sua mensagem, mesmo que sejam preenchidos automaticamente antes de você apertar o botão enviar.
Uma boa assinatura de e-mail economiza tempo. Se você enviar muitos e-mails, adicionar seu nome e informações na parte inferior automaticamente pode evitar muita frustração e confusão.
Também evita que você esqueça de fornecer suas informações de contato, o que pode acontecer quando você está com pressa para enviar uma mensagem vital.
Por fim, uma assinatura do Gmail fornece consistência. Ele envia as mesmas informações, corretamente, todas as vezes. Você já se preocupou se forneceu o número de telefone correto ou se perguntou se o destinatário não saberia de quem é o seu e-mail?
Seu endereço de e-mail pode ser muito diferente do seu nome real. Uma assinatura de e-mail no Gmail garante que o destinatário saiba de quem é a mensagem.
Palavras finais
As assinaturas de e-mail podem ser uma parte vital de suas mensagens do Gmail. Eles fornecem informações importantes sobre você e oferecem aos leitores formas alternativas de entrar em contato com você. Eles economizam tempo preenchendo o essencial para você automaticamente. Por fim, eles garantem que você envie consistentemente as mesmas informações para todos os seus destinatários.
Depois de configurar sua assinatura de e-mail para o Gmail, revise-a com frequência e mantenha-a atualizada sempre que alguma informação for alterada.
Espero que este artigo tenha ajudado você a criar sua assinatura de e-mail profissional no Gmail. Por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco com quaisquer perguntas ou comentários.
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