9 melhores scanners de documentos para casa e escritório em 2022

Você está sobrecarregado com papel? Cansado de armários e uma mesa desordenada? Você pode estar lendo este artigo de revisão porque decidiu que é hora de ficar sem papel. Você pode nunca eliminar totalmente o papel do seu escritório, mas pode facilmente fazer uma versão eletrônica de cada pedaço de papel que tiver. Seus documentos serão mais fáceis de acessar, encontrar e compartilhar. Para começar, você precisará de um scanner de documentos de qualidade.

Um scanner de documentos é projetado para digitalizar rapidamente documentos de várias páginas e transformá-los em documentos eletrônicos pesquisáveis. Eles normalmente apresentam alimentadores de folhas confiáveis ​​que podem conter dezenas de páginas de papel, podem digitalizar ambos os lados de uma página de uma só vez e vêm com software que pode salvar todas essas páginas em um PDF pesquisável.

Muitos agora são sem fio, então eles não precisam viver em sua mesa conectado ao seu computador. Eles podem digitalizar para vários locais, incluindo computadores, dispositivos móveis e a nuvem.

ScanSnap iX1500 da Fujitsu é considerado por muitos como o melhor scanner de documentos disponível. Eu concordo, e tenho um no meu próprio escritório. É rápido e confiável, e sua grande tela sensível ao toque permite digitalizar documentos longos para vários locais sem a necessidade de um computador.

Para uso móvel, o Doxie Q definitivamente vale a pena considerar. É leve e pequeno, alimentado por bateria, oferece um alimentador básico de folhas, pode se conectar sem fio aos seus dispositivos e até digitalizar para um cartão SD sem a necessidade de outros dispositivos.

A maioria dos usuários ficará perfeitamente feliz ao escolher um (ou ambos) desses scanners, mas eles não são suas únicas opções. Incluímos vários outros scanners de alta classificação que também podem ser adequados para você. Continue lendo para descobrir qual é o melhor para você.

Por que confiar em mim para este guia de compra?

Já passei pelas mesmas lutas com a papelada que você. Há seis anos eu tinha bandejas, gavetas e caixas cheias de papéis e nem sempre era fácil encontrar o documento certo. Eu era um usuário perspicaz do Evernote e estava pensando em ficar sem papel por um tempo. Depois de fazer algumas pesquisas, comprei o Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de mergulhar na digitalização de todas essas páginas, passei algum tempo experimentando as configurações e descobrindo o que queria. Finalmente configurei o software incluído para criar PDFs de várias páginas, executar OCR para que os PDFs fossem pesquisáveis ​​e enviá-los diretamente para o Evernote. A digitalização dessa maneira era rápida e fácil e acontecia com o pressionar de um botão no scanner.

Em seguida veio o trabalho duro: meses de digitalização. Eu fazia isso no meu tempo livre, geralmente apenas alguns minutos de cada vez, às vezes mais. Tive pouquíssimos problemas. Ocasionalmente, uma página ficava atolada (por causa de um grampo ou rasgo), mas assim que eu desbloqueava, a digitalização da máquina continuava de onde ocorreu o atolamento. Eu não tive que começar de novo. No geral, o processo foi muito tranquilo.

Descartei a maioria dos documentos depois de digitalizados. Havia alguns documentos financeiros que eu tive que manter por vários anos por razões legais, então eu os coloquei em envelopes grandes e claramente rotulados e os guardei no armazenamento. Guardei alguns documentos por motivos sentimentais. Qualquer nova papelada era digitalizada à medida que chegava, mas tentei minimizar isso certificando-me de que minhas contas e outras correspondências fossem enviadas para mim.

Fiquei muito feliz com a forma como tudo funcionou. Poder acessar e organizar meus documentos digitalmente fez uma enorme diferença. Então este ano eu decidi atualizar para o Fujitsu ScanSnap iX1500.

Aqui está o porquê:

• Sua bandeja de documentos pode conter mais folhas de papel, para que eu possa iniciar mais facilmente alguns projetos de digitalização em grande escala, incluindo uma grande coleção de manuais de treinamento de cursos que fiz.
• É sem fio, então não precisa ficar na minha mesa.
• Posso colocá-lo em algum lugar mais acessível para que outros membros da família possam usá-lo.
• Por ser sem fio, eles podem escanear diretamente para seus próprios telefones, então não preciso enviar suas escaneamentos do meu computador.
• Como ele pode digitalizar diretamente para a nuvem, não são necessários computadores ou dispositivos. É uma solução tudo-em-um.

Para adicionar à minha própria experiência de uso de scanners de documentos, verifiquei cuidadosamente outros scanners, levando em consideração os testes do setor e as avaliações dos usuários. Espero que este resumo o ajude a fazer sua própria escolha de um scanner de documentos.

Melhor Scanner de Documentos: Os Vencedores

Melhor escolha: Fujitsu ScanSnap iX1500

A Fujitsu ScanSnap iX1500 é sem dúvida o melhor scanner de documentos que você pode comprar. É sem fio e oferece uma grande tela sensível ao toque que facilita o uso e oferece digitalização em cores duplex muito rápida de até 50 folhas por vez. As digitalizações são processadas para que tenham uma aparência ainda melhor do que o documento original, e o software incluído criará arquivos PDF de várias páginas pesquisáveis.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 30 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Peso: 7.5 libras, 3.4 kg

O ScanSnap iX1500 é quase universalmente considerado o melhor scanner de documentos disponível, embora seja razoavelmente caro. As únicas pessoas que parecem não gostar são os usuários do modelo anterior, o ScanSnap iX500.

Muitos desses usuários acham que o scanner anterior parecia mais robusto e que pressionar um único botão era mais fácil do que lidar com a nova tela sensível ao toque. Como resultado, muitos deles deram ao iX1500 uma classificação de uma estrela – bastante injustamente, se você me perguntar.

Embora o iX500 tenha sido descontinuado, ele ainda está disponível para compra e está incluído como opção abaixo. É melhor que o iX1500 em todos os sentidos? Absolutamente não, e muitos usuários estão entusiasmados com a atualização. Há aquela nova tela sensível ao toque de 4.3 polegadas que facilita o uso e, se você digitalizar diretamente para a nuvem, ela opera como um dispositivo autônomo sem a necessidade de um computador.

Por que o ScanSnap iX1500 é tão popular? Ele tem uma excelente combinação de velocidade, recursos e facilidade de uso. É rápido, digitalizando ambos os lados de até 30 páginas por minuto (embora os três scanners listados abaixo sejam mais rápidos), e a digitalização é silenciosa. 50 folhas de papel cabem em seu confiável alimentador automático de documentos e a conexão via Wi-Fi ao seu computador ou dispositivo móvel é muito fácil.

Depois, há o software integrado que aprimora automaticamente a digitalização e remove as páginas em branco e oferece a opção de OCR.

O scanner detecta automaticamente o tamanho do papel e se é colorido ou preto e branco, gira automaticamente a digitalização se você colocar o papel de maneira errada e pode até decidir sobre as configurações de qualidade de imagem exigidas pelo documento.

Embora seja muito inteligente, você também pode dizer com precisão ao scanner o que fazer. A maneira mais fácil de fazer isso é criando vários perfis de digitalização que predefinam as configurações de digitalização e para onde o documento digitalizado é enviado. Um ícone para cada perfil está disponível na tela sensível ao toque do scanner para máxima conveniência. O scanner é bastante compacto e está disponível em preto ou branco.

Ele não vem com um manual do usuário, embora haja um bom disponível online. Gosto particularmente da seção “Uso” detalhada que explica em detalhes como usar o scanner para uma longa lista de aplicativos, incluindo compartilhamento de documentos, digitalização de revistas, criação de um álbum de fotos, organização de cartões postais e digitalização de envelopes e recibos.

Mas o scanner não é perfeito. Alguns usuários apontam que as imagens perdem um pouco de qualidade, e isso é verdade – afinal, não é um scanner de fotos. Alguns usuários relataram bugs no software empacotado, mas a maioria deles parece ter sido resolvida por atualizações subsequentes. Ainda estou esperando o suporte técnico para me ajudar com um problema sobre como salvar na nuvem e parece que não estou sozinho. Mas estou confiante de um resultado positivo.

A maioria dos usuários parece entusiasmada com o scanner. O iX1500 é bastante durável, e um usuário atualizou sua análise após um ano para relatar que tudo ainda estava funcionando de forma confiável – motores, roletes, alimentadores e software. Ele consegue pegar um trabalho complexo e torná-lo o mais rápido e fácil possível.

Leia meu completo Revisão do ScanSnap iX1500 se você quiser saber mais sobre este scanner.

Mais Portátil: Doxie Q

Se você está procurando um scanner para uso portátil, recomendo o Doxie Q. Sua bateria recarregável pode gerenciar 1,000 varreduras em cada carga, para que você não precise carregar um cabo de alimentação. E você pode salvar suas digitalizações diretamente em sua memória SD de 8 GB, para que nem precise ligar o computador.

Se você quiser usar seu computador ou dispositivo iOS, o scanner é sem fio para que você não precise carregar um cabo USB com você, e o ADF aberto permite digitalizar documentos de até oito páginas.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 8 folhas,
• Digitalização frente e verso: Não,
• Velocidade de digitalização: 8 ppm (face única),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1.81 lb, 0.82 kg.

O Doxie Q é fino e compacto, e é o scanner que eu escolheria se digitalizasse muito na estrada, fora do escritório. Ele foi projetado especificamente para uso móvel e você não precisará carregar um cabo de alimentação, cabo USB ou até mesmo um computador.

Por padrão, suas digitalizações irão diretamente para um cartão de memória, e isso é ótimo para uso móvel, mas também significa que você terá que executar o OCR em seu computador mais tarde, como uma etapa adicional. Se preferir, você também pode digitalizar para o seu computador via USB ativando a Digitalização Conectada, mas mesmo assim você está realizando uma importação automatizada do cartão SD em vez de digitalizar diretamente para o computador.

Para uso portátil, este scanner parece próximo do ideal, mas alguns compromissos foram feitos para alcançar sua portabilidade. É lento – quase um quarto da velocidade do nosso scanner vencedor acima – tem um alimentador automático de documentos bastante limitado e não pode digitalizar em frente e verso. Usá-lo exigirá mais tempo e esforço, mas você pode fazê-lo na estrada sem sequer ligar o computador.

Para um scanner portátil, isso parece razoável – mas não se for o seu único scanner. O Doxie Q é muito lento se você também quiser usá-lo regularmente no escritório.

Se você deseja um scanner que pode fazer tudo, recomendo o Fujitsu ScanSnap S1300i ou o Brother ADS-1700W abaixo. Eles são mais rápidos e podem digitalizar os dois lados da página de uma vez, mantendo-se bastante portáteis. Mas eles não funcionam com bateria, e o S1300i não oferece conexão sem fio – você terá que ligar o computador e conectar o scanner a uma porta USB.

Outros ótimos scanners de documentos

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Embora agora descontinuado, o ScanSnap iX500 ainda é muito popular e ainda está disponível. Embora tenha apenas um único botão e nenhuma tela sensível ao toque, muitos usuários adoram sua simplicidade e flexibilidade – iniciar uma digitalização com um toque curto realizará um tipo de digitalização diferente de um toque longo. Alguns usuários acham que este scanner parece melhor e mais robusto que seu sucessor, o iX1500 (acima).

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 25 ppm,
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB
• Peso: 6.6 lb, 2.99 kg.

Além da falta de tela sensível ao toque, o iX500 é muito parecido com o iX1500 acima: possui o mesmo alimentador de 50 folhas, resolução de 600 dpi, interfaces Wi-Fi e USB e design compacto. Ele escaneia um pouco mais devagar (mas ainda em duplex) e permite que você configure perfis de escaneamento, embora você não encontre um ícone para cada um deles no scanner.

Os usuários chamam isso de burro de carga. Está disponível desde 2013, então tem havido muitas oportunidades para testar sua durabilidade, e alguns usuários digitalizam centenas de páginas todos os dias. Parece ser um favorito em escritórios de advocacia, onde os funcionários precisam lidar com uma quantidade louca de papelada. Um escritório de advocacia comprou um em 2022 e, quando morreu em 2022, eles saíram imediatamente e compraram outro.

Outro usuário comprou um para um projeto de digitalização que eles achavam que levaria semanas e terminou em um dia. Isso se deve não apenas à velocidade do scanner, mas também à facilidade de uso.

Mas a julgar pelos comentários de alguns usuários, parece que configurar o Wi-Fi não é tão fácil quanto com o iX1500. Alguns usuários acharam o software mais difícil de configurar do que esperavam, e esses usuários vêm dos campos Windows e Mac. Mas uma vez que o software ScanSnap é configurado, o tempo necessário para pressionar o botão Digitalizar para obter um PDF pesquisável de várias páginas tende a ser significativamente mais rápido do que as impressoras de outros fabricantes.

2. RavenScanner Original

A Raven Scanner Original é um scanner altamente classificado com muitos recursos em comum com o nosso vencedor. Ele tem uma grande tela sensível ao toque para digitalização sem computador, um alimentador de documentos para 50 folhas, uma resolução máxima de 600 dpi e funciona com ou sem fio (mas usa Ethernet em vez de USB). Sua velocidade de digitalização é quase a metade do nosso vencedor, no entanto.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 17 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 6.17 lb, 2.8 kg.

Você pode fazer ainda mais com a tela sensível ao toque do scanner do que com o nosso vencedor. Assim como o ScanSnap iX1500, o RavenScanner pode enviar seus documentos digitalizados para vários locais, incluindo a nuvem, mas também pode enviá-los por e-mail ou fax diretamente do scanner e salvá-los em uma unidade flash conectada. Você pode até mesmo fazer a edição básica de documentos usando a tela sensível ao toque de 7 polegadas.

Este scanner é um novo produto para 2019, por isso é difícil avaliar como ele resiste ao uso a longo prazo. Os usuários parecem muito felizes até agora, e o scanner tem a classificação mais alta de todos nesta análise, mas ainda não tem análises suficientes para dar muito peso a essa classificação. Os usuários adoram poder digitalizar sem um computador e compará-lo muito positivamente com os scanners Fujitsu.

Se você procura algo um pouco mais poderoso e está disposto a pagar mais, a empresa também oferece um scanner mais caro com especificações melhores, o Raven Scanner Pro. Ele tem uma tela sensível ao toque de 8 polegadas, alimentador de 100 folhas e pode digitalizar 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

A Epson DS-575 parece semelhante ao nosso vencedor quando fechado, embora tenha uma série de botões e luzes em vez de uma tela sensível ao toque. Ele também possui especificações semelhantes, incluindo uma velocidade de digitalização um pouco mais rápida. Embora exista há mais tempo que o iX1500, não ganhou a mesma força no mercado.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 50 folhas, 96 revisões,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 35 ppm (frente e verso)
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, USB,
• Peso: 8.1 lb, 3.67 kg.

O Epson DS-575 tem mais em comum com o antigo ScanSnap iX500 do que com o novo iX1500. Oferece conectividade sem fio ou USB, permite digitalizar para seu computador, dispositivo móvel ou nuvem e inclui um alimentador de 50 folhas e tempos de digitalização duplex muito rápidos. Os perfis podem ser criados para diferentes tipos de varreduras. Mas não possui tela sensível ao toque, tornando você mais dependente do seu computador ou dispositivo ao escolher as opções de digitalização.

As avaliações dos consumidores são geralmente positivas. Os usuários acharam o software mais fácil de instalar do que o da Fujitsu – embora reclamassem de ter que baixá-lo – mas menos capazes depois de instalado. Os usuários também descobriram que a recuperação de um atolamento de papel não é tão fácil quanto ao usar um ScanSnap – embora, felizmente, os atolamentos pareçam bastante raros – e as digitalizações em preto e branco não têm a mesma qualidade das digitalizações em cores.

Outra alternativa muito semelhante da Epson é o ES-500W. Tem especificações idênticas e um design muito semelhante, mas é preto em vez de branco. Um problema com a linha da Epson é a falta de diferenciação. Esses scanners são tão semelhantes que é difícil saber por que você escolheria um em vez do outro. Versões sem fio de ambos os scanners também estão disponíveis a um preço reduzido.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

A S1300i é o irmão mais novo do ScanSnap iX1500. É metade da velocidade e precisa ser conectado ao seu computador para funcionar. É mais poderoso que o Doxie Q, mas não tão portátil. Eu usei um para digitalizar milhares de folhas de papel por vários anos e nunca tive problemas.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 10 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 12 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Peso: 3.09 lb, 1.4 kg.

Embora não seja tão rápido quanto o nosso vencedor, 12 páginas frente e verso por minuto não é ruim. (Mas observe que a velocidade cai para apenas 4 ppm ao usar energia USB, portanto, para trabalhos de digitalização maiores, você definitivamente desejará conectá-lo à energia.) Se você tiver uma enorme quantidade de papelada para digitalizar, conseguirá o trabalho feito duas vezes mais rápido com o iX1500, mas se a portabilidade ou o preço forem importantes para você, este scanner é uma excelente alternativa.

O alimentador de documentos comporta apenas 10 páginas, mas às vezes consegui encaixar mais. E para documentos muito grandes, consegui adicionar mais páginas à medida que a última folha estava sendo digitalizada para produzir um único PDF de várias páginas que contém todas as páginas.

A operação de um único botão foi bastante intuitiva e consegui criar vários perfis de digitalização no meu computador. Não consegui selecioná-los no scanner, como você pode fazer com o iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compacto

Para um scanner portátil, o Irmão ADS-1700W tem muitos recursos. Ele tem uma tela sensível ao toque de 2.8 polegadas, conectividade sem fio e um alimentador automático de documentos de 20 folhas. Ele pode realizar a digitalização duplex a uma velocidade de 25 ppm (significativamente mais rápido do que os outros scanners portáteis que cobrimos).

Mas você precisa conectá-lo a uma tomada. Ele não tem bateria como o Doxie Q ou funciona com alimentação USB como o ScanSnap S1300i.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 20 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 25 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, micro USB,
• Peso: 3.3 lb, 1.5 kg.

Assim como o ScanSnap iX1500, você pode criar atalhos para tipos específicos de digitalizações, e eles serão exibidos como ícones na tela sensível ao toque. Você pode digitalizar diretamente a memória flash USB, portanto, é possível digitalizar sem computador.

Como alternativa, você pode digitalizar diretamente para seu computador ou dispositivo móvel. No entanto, os usuários ficaram surpresos ao saber que o scanner não pode digitalizar diretamente para a nuvem, FTP ou e-mail sem a ajuda de um computador. O site oficial parece ser um pouco enganador aqui.

As velocidades de digitalização são significativamente mais rápidas do que outros scanners portáteis, e o alimentador automático de documentos pode conter 20 folhas, melhor do que a concorrência novamente. Isso o torna um excelente scanner se você quiser usá-lo no escritório e na estrada. Embora você precise levar um cabo de alimentação com você, a conexão Wi-Fi torna opcional o transporte de um cabo micro-USB.

Embora eu ache que o Doxie Q oferece a melhor experiência portátil – você não precisa conectar na tomada ou levar um computador – o ADS-1700W é a melhor escolha para usuários que priorizam uma digitalização mais rápida e um alimentador de documentos de maior capacidade. Esteja ciente de que é duas vezes mais pesado e você terá que carregar um cabo de alimentação com você.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Vamos recorrer a algumas opções mais caras. o Irmão ADS-2800W é maior e mais pesado do que o nosso vencedor, mas oferece digitalização mais rápida de 40 ppm e opções de Wi-Fi, Ethernet e USB. Ele foi projetado para grupos de trabalho pequenos e médios e oferece suporte a destinos de digitalização mais relevantes para esse ambiente, como pastas de rede, FTP, SharePoint e unidades de memória flash USB.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 50 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 40 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10.03 lb, 4.55 kg.

Assim como o ScanSnap iX1500, o ADS-2800 permite digitalizar para vários destinos diretamente da tela sensível ao toque de 3.7 polegadas (um pouco menor) do dispositivo. A imagem digitalizada é otimizada removendo perfurações, limpando bordas e removendo ruídos de fundo.

Mas, apesar da velocidade de digitalização rápida, um usuário ficou frustrado com o tempo que levou para processar o documento após a digitalização. Ele relatou que um documento de 26 páginas levou 9 minutos e 26 segundos, e o scanner ficou inutilizado durante esse tempo. Parece que ele estava usando um computador poderoso, e não tenho certeza se houve algum erro de usuário envolvido.

O software soa mais limitado que o da Fujitsu. Por exemplo, ao iniciar digitalizações a partir da tela sensível ao toque, apenas um computador pode ser o destino. Para enviar verificações para outros computadores, você precisa iniciar a verificação nesse computador.

Se você quer mais poder e está disposto a pagar por isso, considere o Irmão ImageCenter ADS-3000N. Ele oferece digitalização ainda mais rápida de 50 ppm e foi projetado para grupos de trabalho médios a grandes, mas não possui tela sensível ao toque ou suporte a Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

A série de scanners ScanSnap da Fujitsu foi projetada para o home office. o fi-7160 é um de seus scanners de grupo de trabalho. Custa significativamente mais, mas tem um alimentador de documentos que pode conter 80 páginas (em vez de 50) e digitaliza a 60 ppm (em vez de 30). No entanto, o aparelho é maior e mais pesado e não possui tela sensível ao toque.

Em resumo:

• Alimentador de folhas: 80 folhas,
• Digitalização frente e verso: Sim,
• Velocidade de digitalização: 60 ppm (frente e verso),
• Resolução máxima: 600 dpi,
• Interface: USB,
• Peso: 9.3 lb, 4.22 kg.

Este scanner foi projetado para permitir que um grupo de trabalho digitalize documentos grandes de várias páginas mais rápido do que nunca. Para conseguir isso, ele oferece uma velocidade de digitalização mais rápida e um alimentador de documentos maior do que qualquer outro scanner que cobrimos, e está classificado para lidar com enormes 4,000 digitalizações por dia. Se o seu objetivo é adotar uma abordagem prática para concluir um grande trabalho de digitalização, o fi-7160 é uma boa escolha.

Mas esse poder tem um custo: este scanner não oferece conectividade sem fio ou tela sensível ao toque. Você terá que manter a impressora conectada à porta USB de um computador no escritório e selecionar suas opções de digitalização no software incluído em execução naquele computador.

Os usuários o consideram um scanner sólido ao processar grandes volumes de papel em uma única mesa, por exemplo, em um escritório de advocacia, e muitos escritórios compram várias unidades. A qualidade da saída é muito alta e, com a configuração correta, normalmente você pode iniciar uma digitalização pressionando o botão na máquina.

Por que ir sem papel?

“Onde está esse documento?” “Por que minha mesa está tão bagunçada?” “Nós arquivamos em ordem alfabética?” “Você pode fotocopiar para mim?” “Acho que está na página 157.” “Desculpe, deixei o documento em casa.”

São seis coisas que você nunca terá que dizer quando acabar sem papel. Toda empresa deve considerá-lo. Aqui estão seis boas razões:

• Você economiza espaço. Você pode acessar todos os seus documentos do seu computador ou dispositivo móvel. Você não terá pilhas de papel em sua mesa ou uma sala cheia de armários.
• Pesquisa Você pode encontrar as informações que deseja com mais facilidade. Você poderá pesquisar o arquivo de que precisa e, se o reconhecimento óptico de caracteres tiver sido executado, pesquisar também o texto dentro do arquivo.
• Acesse a qualquer hora, em qualquer lugar. Você pode acessar todos os seus documentos do seu computador e levá-los com você em um dispositivo móvel.
• Organização de documentos. Use o sistema de arquivos para organizar e sincronizar seus documentos ou coloque-os em um sistema de gerenciamento de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint ou Adobe Document Cloud para maior flexibilidade.
• Compartilhamento e comunicação. Os documentos digitais podem ser acessados ​​por qualquer pessoa em seu escritório e facilmente compartilhados com outras pessoas por e-mail e vários serviços em nuvem.
• Segurança. Documentos digitais podem ser facilmente copiados, protegidos por senha e armazenados em mídia segura.

O que você precisa saber antecipadamente sobre a eliminação do papel

Digitalizar todos os documentos em papel em seu escritório é um grande trabalho. Não torne isso mais difícil do que precisa ser. Isso começa com a escolha da ferramenta certa para o trabalho.

Você provavelmente já possui um scanner – provavelmente um scanner de mesa conectado a uma impressora barata. Você pode ficar tentado a começar com esse scanner, mas provavelmente vai se arrepender. Colocar cada página no scanner manualmente e digitalizar lentamente um lado de cada vez é uma receita para a frustração. É mais provável que você desista do que termine. Um trabalho que levaria segundos no scanner certo levará horas.

Um scanner de documentos foi projetado para digitalizar rapidamente documentos grandes de várias páginas. Eles têm um alimentador de documentos que permite digitalizar até 50 páginas por vez, e normalmente digitaliza ambos os lados do papel de uma só vez (digitalização duplex). O software incluído irá armazená-los como PDFs de várias páginas e realizar o reconhecimento óptico de caracteres para torná-los pesquisáveis ​​– tudo em tempo real.

Mas é útil manter outros tipos de scanners por perto. Um scanner de fotos fará um trabalho mais preciso com imagens, e um scanner de mesa lidará melhor com materiais encadernados e papéis delicados. Um aplicativo de digitalização em seu telefone permitirá que você digitalize um recibo em um restaurante ali mesmo, em vez de ter que se lembrar de fazer isso mais tarde.

Depois de digitalizar todos os seus documentos, mantenha-se atualizado à medida que novos documentos chegam e tente impedir a inundação. Se houver a opção de receber essa papelada eletronicamente, aceite!

Como escolhemos esses melhores scanners de documentos

Avaliações positivas do consumidor

Eu escaneio documentos há anos, mas só tenho experiência real com dois scanners, então preciso me basear em uma gama mais ampla de experiências. Nesta análise, levei em consideração os testes do setor e as análises de consumidores.

Testes feitos por especialistas do setor fornecem uma visão detalhada do que esperar de um scanner. Por exemplo, o Wirecutter gastou 130 horas pesquisando e testando uma variedade de scanners ao longo de vários anos. As avaliações dos consumidores são igualmente úteis. Alguém que comprou um scanner com seu próprio dinheiro tende a ser honesto e sincero sobre suas experiências positivas e negativas.

Neste resumo, incluímos scanners com uma classificação do consumidor de 3.8 estrelas ou superior, de preferência com comentários deixados por centenas de usuários.

Com fio ou sem fio

Tradicionalmente, um scanner de documentos ficava em sua mesa e era conectado a uma das portas USB do seu computador. Em muitas situações isso funciona perfeitamente, e foi minha configuração por muitos anos.

Mas dificulta o acesso de outras pessoas ao scanner e adiciona confusão à sua mesa. Quando um scanner é usado por várias pessoas, faz sentido escolher um modelo sem fio que possa ser colocado em um local central e digitalizar para vários locais, incluindo dispositivos móveis ou até mesmo diretamente para a nuvem.

Digitalização rápida de várias páginas

Como passo inicial, muitas pessoas terão um enorme acúmulo de papelada que precisa ser digitalizada. Essa foi certamente a minha experiência. Nesse caso, um scanner rápido pode economizar semanas de trabalho.

Escolha um scanner com alimentador automático de documentos (ADF) que permite digitalizar até 50 folhas de uma vez. Isso é particularmente útil para documentos muito longos em que você espera ter um PDF de várias páginas. Procure também velocidades de digitalização rápidas (medidas em páginas por minuto ou ppm) e a capacidade de digitalizar ambos os lados do papel ao mesmo tempo.

Portabilidade

Se o seu trabalho o afasta do escritório por dias seguidos, talvez você queira comprar um scanner mais portátil. Muitos dos scanners de documentos mais portáteis não possuem um alimentador de folhas. Eles são adequados para digitalizar apenas uma página de cada vez, mas tornam-se frustrantes com trabalhos maiores.

Portanto, incluímos apenas scanners portáteis com ADF neste resumo. Se você está comprando um segundo scanner para esta finalidade, eu recomendo o Doxie Q. Se você preferir comprar apenas um scanner tanto para o escritório quanto para viajar, o Fujitsu ScanSnap S1300i ou Brother ADS-1700W oferece um melhor equilíbrio de recursos.

Algum outro bom scanner de documentos que valha a pena entrar nesta lista recomendada? Nos deixe saber sua opinião.